【正文】 抓落實?！保ā掇k法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。我們在實際工作中必須嚴格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權限，規(guī)范行文體式?！秶倚姓C關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標識頁碼。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行處。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差177。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空?！　。?）裝訂要求。黑色油墨應達到色譜所標 BI100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％．M80％?！　。?）印刷要求?！　。?）排版規(guī)格?！　?．當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復印紙。　?。?）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。使用這條線的區(qū)別是，黨的領導機關如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關如國務院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星?！　∷摹⑵渌　?．格式中的幾個用線。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。　　3．印發(fā)機關和印發(fā)時間。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后?！　?．主題詞。上行文的“請示”文種中，應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。指需要說明的其他事項。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關加蓋印章。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。單一機關制發(fā)的公文蓋印的位置一般應上距正文2mm～4mm?！　?．發(fā)文機關印章。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“Ｏ”）。以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。附件名稱后不加標點符號。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。數(shù)字、年份不能回行?！　?．公文正文。標識位置在標題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。公文標題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字?！　?．公文標題。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。標識位置在發(fā)文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年代應用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。由發(fā)文機關代字、年份、序號組成，如“政發(fā)〔1999〕82號”，“政發(fā)”指發(fā)文機關代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82號”指發(fā)文序號。聯(lián)合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。字號一般應小于22mmX 15mm。標識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關標識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。對一些特定公文可只標識發(fā)文機關名稱（函件）?！　?．發(fā)文機關標識。其中，電報應當分別標識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”?！　?．緊急程度。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號，“秘密”、“機密”、“絕密”公文均應標注保密期限?！　　９姆輸?shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號?！　∫?、眉首部分　　主要標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等。第三講　 公文格式作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。　　第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準確?！　〉诙?，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要?！　∽珜憰h紀要應注意：　　第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要寫好紀要必須做好處理材料的工作?！　∪糁挥幸粋€議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。辦公會議紀要的這部分。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等?！　〉谝徊糠趾喴獢⑹鰰h組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。如：省人民政府省長辦公會議紀要、省人民政府常務會議紀要等。如：關于減輕農(nóng)民負擔問題的會議紀要?！　∞k公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要?！　∈h紀要會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待?！　∽珜懞⒁猓骸　〉谝唬獙懙膬?nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復函的“特此復函”、“此復”等。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際?！　≌氖呛闹饕糠郑床煌猛緛泶_定寫法。　　較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：　　開頭，包括標題、編號和受文單位?！　∈⒑骸斑m用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。作為下行文，可用于領導機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。”　　意見是《辦法》中新增加的文種。正文結(jié)尾可寫上“特此批復”、“此復”，也可以不寫。　　第三，批復一定要有明確的受文單位。有時以有關法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復問題時，應寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考?！　∨鷱腿绻煌庀录壍恼埵?，則應簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應安排?！　∨鷱褪马検侵饕糠?，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復或具體指示?！　∨鷱偷恼姆譃榕鷱透鶕?jù)、批復事項兩部分。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關于重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規(guī)作用?！　∈⑴鷱团鷱停骸斑m用于答復下級機關的請示事項”?！　〉谒?，它的格式也包括標題。如果一項請示涉及不止一個上級機關，應當以主管此項請示的上級機關為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間?！　〉诙?，要一文一事為宜，切忌把不相關聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。必須辦理而在自己職權范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習慣用的有“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否？請指示”、“當否？請批復”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關單位執(zhí)行”等。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意?！　〉谌N是請求批轉(zhuǎn)的?！　〉诙N是請求批示、解決問題的?！　〉谝环N是請求指示的。　　九、請示請示：“適用于向上級機關請求指示、批準”。正文包括答復依據(jù)、答復事項兩部分，寫法比較自由。　　3．答復報告。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導工作?！　?．情況報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告?！　ｎ}性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關所作的報告?！　【C合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報。格式上，每一部分可標出序數(shù)分項寫，或列出小標題來寫。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。　　1．工作報告。　　八、報告報告：“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。七、議案議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。其懲戒作用十分突出。這一部分要發(fā)掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。　　表彰決定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。先進事跡的意義和先進經(jīng)驗，是通報的主旨。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點?！　∠冗M事跡是這類通報的主要內(nèi)容。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。有的還寫明任期和待遇　　六、通報通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般采用“通知”。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復?！庇械膹娬{(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。　　2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。如：《省人民政府關于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點：　　1．標題。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。和其它下行文種相比，通知應用范圍更寬，具有廣泛性。　　通知是使用得比較多的一種公文。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。二要體現(xiàn)方針政策。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。正文之后，習慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等?！　∷?、通告通告：“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項?！　」鎯?nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關、事由、文體組成；由發(fā)文機關、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。如按《商標法》規(guī)定的注冊商標公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等?！　〉诙愂切加绊懨婧艽蟮膶ｉT事項的公告。它通常以國家機關名義或者授權新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。公告可以分為三種類型。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認識，增強執(zhí)行決定的自覺性。如：《國務院關于全面推進依法行政的決定》（國發(fā)〔1999〕23號）等?！　?．關于重大行動或重要事項的決定。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快?！　Q定是領導機關發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導作用的下行文?！　《?、決定決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。撰寫嘉獎令應注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些?！　?yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的?！　?zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方提出要求和囑咐。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論?！　∶钍马検敲畹闹黧w部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）?！　?．行政令。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領導機關批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布