【正文】 抓落實(shí)?！保ā掇k法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點(diǎn)。我們在實(shí)際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行處。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差177。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空?！　。?）裝訂要求。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％．M80％?！　。?）印刷要求?！　。?）排版規(guī)格?！　?．當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙?！　。?）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機(jī)關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星?！　∷?、其他　　1．格式中的幾個(gè)用線。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字?！　?．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對齊。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。　　1．主題詞。上行文的“請示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。指需要說明的其他事項(xiàng)。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。　　6．發(fā)文機(jī)關(guān)印章。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“Ｏ”）。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。數(shù)字、年份不能回行。　　3．公文正文。標(biāo)識(shí)位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時(shí)要居中書寫，用2號(hào)小標(biāo)宋體字?！　?．公文標(biāo)題。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時(shí)，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號(hào)繼續(xù)保持為4mm。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。標(biāo)識(shí)位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位，即不編為001，不加“第”字。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，如“政發(fā)〔1999〕82號(hào)”，“政發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82號(hào)”指發(fā)文序號(hào)。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí)，必須保證公文首頁顯示正文。字號(hào)一般應(yīng)小于22mmX 15mm。標(biāo)識(shí)位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。對一些特定公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（函件）?！　?．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識(shí)“特提”、“特急”、“加急”、“平急”?！　?．緊急程度。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限?！　　９姆輸?shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)?！　∫弧⒚际撞糠帧　≈饕獦?biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。第三講　 公文格式作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)管理活動(dòng)中起著十分重要的作用?！　〉谌瑫?huì)議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確?！　〉诙?，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要?！　∽珜憰?huì)議紀(jì)要應(yīng)注意：　　第一，會(huì)議紀(jì)要是對所有會(huì)議材料的概括、綜合和提煉，因此，要寫好紀(jì)要必須做好處理材料的工作?！　∪糁挥幸粋€(gè)議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。辦公會(huì)議紀(jì)要的這部分。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。　　第一部分簡要敘述會(huì)議組織情況，可以寫出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員（辦公會(huì)議的列席人員通常寫在正文之后）等。如：省人民政府省長辦公會(huì)議紀(jì)要、省人民政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會(huì)議紀(jì)要?！　∞k公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會(huì)議名稱加紀(jì)要。　　十三、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要：“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待?！　∽珜懞?yīng)注意：　　第一，要寫的內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“特此復(fù)函”、“此復(fù)”等。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。　　正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法?！　≥^為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：　　開頭，包括標(biāo)題、編號(hào)和受文單位。　　十二、函函：“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。”　　意見是《辦法》中新增加的文種。正文結(jié)尾可寫上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫?！　〉谌?，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有時(shí)以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時(shí)，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考?！　∨鷱?fù)如果不同意下級(jí)的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時(shí)作出相應(yīng)安排?！　∨鷱?fù)事項(xiàng)是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示?！　∨鷱?fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項(xiàng)兩部分。它是對某項(xiàng)具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級(jí)有約束力，特別是關(guān)于重要事項(xiàng)或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用?！　∈⑴鷱?fù)批復(fù)：“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)”?！　〉谒?，它的格式也包括標(biāo)題。如果一項(xiàng)請示涉及不止一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項(xiàng)請示的上級(jí)機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時(shí)間?！　〉诙晃囊皇聻橐?，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個(gè)請示里，使上級(jí)無法批復(fù)，影響工作。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請示上級(jí)的才可行文請示。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報(bào)告混淆，寫作時(shí)尤其要注意。　　第三種是請求批轉(zhuǎn)的?！　〉诙N是請求批示、解決問題的?！　〉谝环N是請求指示的?！　【拧⒄埵菊埵荆骸斑m用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由?！　?．答復(fù)報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級(jí)了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作?！　?．情況報(bào)告。前一類就是呈報(bào)上級(jí)的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級(jí)作的專題報(bào)告?！　ｎ}性的工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項(xiàng)或某一方面的工作向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的報(bào)告?！　【C合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來寫。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。　　1．工作報(bào)告?！　“?、報(bào)告報(bào)告：“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。七、議案議案：“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)”。有的除批評錯(cuò)誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。其懲戒作用十分突出。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對當(dāng)時(shí)形勢需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律?！　”碚脹Q定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對先進(jìn)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的決定，它通常寫在通報(bào)的末尾部分。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。第二，要實(shí)事求是，不能任意夸大、渲染。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)?！　∠冗M(jìn)事跡是這類通報(bào)的主要內(nèi)容。通報(bào)可分為表揚(yáng)性通報(bào)、批評性通報(bào)、情況通報(bào)等。有的還寫明任期和待遇　　六、通報(bào)通報(bào)：“適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)?！庇械膹?qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價(jià)、提出要求。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。　　2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。二是對非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。如：《省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。因此，我們在擬制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：　　1．標(biāo)題。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問題：一是標(biāo)題繁瑣。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會(huì)議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性?！　⊥ㄖ鞘褂玫帽容^多的一種公文。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。二要體現(xiàn)方針政策。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。通告的正文主要是針對某些事項(xiàng)作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動(dòng)的規(guī)范，要求遵循。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等?！　∷?、通告通告：“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。　　公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機(jī)關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。　　第二類是宣布影響面很大的專門事項(xiàng)的公告。它通常以國家機(jī)關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項(xiàng)。公告可以分為三種類型。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國發(fā)〔1999〕23號(hào)）等?！　?．關(guān)于重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)的決定。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快?！　Q定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文?！　《?、決定決定：“適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。撰寫嘉獎(jiǎng)令應(yīng)注意：第一，嘉獎(jiǎng)令并不常用，凡發(fā)令嘉獎(jiǎng)的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。要交代是什么機(jī)構(gòu)或什么會(huì)議決定給予嘉獎(jiǎng)，嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目是哪些?！　?yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎(jiǎng)令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎(jiǎng)對象的英雄模范事跡。這是上級(jí)對下級(jí)授予榮譽(yù)稱號(hào)，表彰、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)使用的令文。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個(gè)部分，而是篇段合一的?！　?zhí)行要求是命令事項(xiàng)的補(bǔ)充，對受令方提出要求和囑咐。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。　　命令事項(xiàng)是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強(qiáng)制性措施。行政令的正文一般分為3個(gè)部分，即命令緣由（引言）、命令事項(xiàng)（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）?！　?．行政令。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會(huì)議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布