【正文】 　　一、公文立卷歸檔的范圍　　公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內(nèi)容上除了把公文銷毀內(nèi)容歸入第八章“公文管理”而外，其他方面并無大的改變。第七講　公文歸檔　　　新發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定?！　∽詈笮枰赋龅氖?，按照《甘肅省實施（國家行政機關公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發(fā)文機關反饋辦理結果。其范圍主要是：上級機關主送本機關并需要具體實施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門及下級機關主進本機關的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機關發(fā)來商洽、征詢事務需辦理或答復的函件。催辦工作一般由負責文件處理工作的秘書人員承擔，也可以配備專職的催辦人員。需要說明的是，處理意見或處理結果是代表一定的機關和部門的，決不能以個人名義答復問題。如有分歧，應報送領導裁決，或接領導意見再次會商，取得處理結果。未經(jīng)領導批辦的公文，可以遵循有關的方針、政策的精神、有關規(guī)定或慣例等進行辦理。第三，在仔細研究來文內(nèi)容、要求和領導批辦意見的基礎上，認真辦理。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作?！　∪?、承辦是收文辦理的重點　　承辦是指機關有關部門或有關人員對應辦復的文件根據(jù)領導批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關主送本機關的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領導同意后方可分發(fā)。緊急公文，應當明確辦理時限。對重要公文應當先送機關分管業(yè)務負責人批示，再按批示意見辦理。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件；本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件；平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件。緊急公文，應當明確辦理時限。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標準，要及時退回文件呈報部門并說明理由。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應按不規(guī)范文件退回送文單位。原國務院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和時間等部分組成。因此，在收文時要嚴格把握，按照國務院《辦法》執(zhí)行?！倍瓏鴦赵恨k公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。特別是去年國務院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關規(guī)定外，更需注意以下幾點：　　1．公文用紙。因為“請示”是要求上級機關答復的，而“報告”可不答復；有的文件由于沒有與有關部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理?！弊龊脤徍税殃P工作既有利于糾正來文機關行文的錯誤，嚴格公文的有關處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理?！　《徍斯ぷ魇鞘瘴霓k理的關鍵　　《國家行政機關公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。如，可分為中共中央文件、國務院文件、省委文件、省政府文件、省直機關各部門文件、下級機關文件等。（2）分類式登記法。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關文件、下級機關文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關商洽問題和需要答復的文件、上級機關如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴肅性，也可以科學、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率?！　∫弧⒑炇?、登記是收文辦理的基礎工作　　嚴格程序是保證收文準確、規(guī)范、高效辦理的基礎。第六講　收文辦理收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關秘書工作的重要組成部分。在一般機關，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領導同志的文件，更要嚴格履行登記手續(xù)。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關領導和有關部門；外投是由機要通信人員送出?！　∑摺l(fā)文的分送　　分送是指從發(fā)文機關到收文機關的運行過程。有領導人簽字并確認符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關印章。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關公文格式》執(zhí)行?！　×l(fā)文的用印　　機關印章是代表機關職權的一種憑證和標志。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。如國務院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。沒有領導簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清?！　“l(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標題、發(fā)文范圍、主題詞等?！　。ǘ┌l(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用?！　　豆奶幚磙k法》要求“經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審”。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復核環(huán)節(jié)。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。　　五、公文復核、登記　?。ㄒ唬┕膹秃耸枪恼接≈魄拔拿夭块T進行的最后一次復審。”　　公文已經(jīng)負責人簽發(fā)，即意味著正式生效?！安块T不應將代擬稿直接送本級政府負責人簽批?！　∷摹⒐暮灠l(fā)　　關于公文的簽發(fā)權限，《公文處理辦法》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)”。草擬公文單位的負責人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理的領導進行審核；與公文涉及工作有關的領導和分管副秘書長（副主任）進行復審。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標點、語句和邏輯結構是否準確、合理；計量單位是否符合國家標準；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。是否符合《公文處理辦法》和《細則》的有關規(guī)定，文種是否恰當；文稿結構是否符合公文寫作要求。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關部門的相關規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關要求等。是否確需行文，行文方式是否恰當。負責核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴格把關。如上級機關一旦裁定，就要堅決服從，認真執(zhí)行，自覺維護公文的權威性，保證公文的執(zhí)行效用。　?。ㄈ┙?jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負責人會簽后，報請上級機關協(xié)調(diào)或裁決。為了解決這一問題，在擬制公文中應該注意以下幾點：　?。ㄒ唬┓采婕捌渌块T的事項，擬文部門要主動與有關部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷?！　奈覀冝k理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權范圍事項的公文雖然進行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。提出“取得一致意見后方可行文”。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認真學習，認真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴肅性。比如：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應用前后不一，或該用阿拉伯數(shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等?！　。ㄋ模┮?、結構層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范?！　　豆奶幚磙k法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應當認真貫徹執(zhí)行。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務性是機關文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領導意圖。領會領導意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：　　1．機關領導布置這個寫作任務的目的、背景是什么？　　2．機關領導要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？　　3．機關領導對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？　　4．機關領導對文稿的文種有什么要求？　　5．受文對象是誰？　　6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？　　如果在動筆之前，能夠把這些問題準確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關領導的寫作意圖。機關領導決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法?！　。ǘ┮J真領會機關領導的意圖?！豆奶幚磙k法》還特別強調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明”。　　機關文秘人員在接受一項具體的寫作任務后，首先應該翻閱上級的有關文件，學習黨和國家有關的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限?！　♂槍ι鲜鰩讉€方面的問題。一是使用文種不當；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準確?！　∫?、草擬公文公文處理辦法》第二十五條關于草擬公文應當做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了“發(fā)文辦理是指以　　本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應當進行復核的要求。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關的工作作風、工作效率和工作水平。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執(zhí)行?！耙庖姟弊鳛橄滦形模l(fā)文機關應當明確下級機關是否遵照執(zhí)行和參照執(zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見供對方參考。下級政府向上一級政府的“請示”、“意見”，由上一級政府答復，也可以授權其辦公廳（室）或者主管部門答復。上級機關在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。這次《辦法》還增加了“意見”這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！被颉皩４苏埵荆堄柚甘??！钡日Z。三是正文中的結束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知?！皥蟾妗币话闶窃谑潞螅丛谀稠椆ぷ魅蝿胀瓿芍?，或上級機關明確要求答復有關問題時制發(fā)?！皥蟾妗笔菫榱俗屔霞壷狼闆r，而“請示”是為了讓上級對下級機關的請求做出答復或批準?！罢埵尽保哼m用于向上級機關請求指示、批準，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定?！掇k法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請示”與“報告”的作用?！　　皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項?！　。ǘι闲形牡捏w式要從嚴把關。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對于保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義?！保ā掇k法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’?！　。ㄒ唬安块T之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文?！　∪栏裥形囊?，規(guī)范行文體式　　《辦法》在“行文規(guī)則”中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確規(guī)定?！　　巴壵?、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文?！　?．“向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關?！保ā掇k法》第十七條）　　3．“屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。聯(lián)合行文應當明確主辦部門?！　?．“政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文?！保ā掇k法》第十五條）　　2．“部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文?！　。ǘ﹪栏褡袷叵拗茥l件。就是文件內(nèi)容、事項是不是行文機關和授文機關職權和職責內(nèi)的事宜。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用“通告”、“通知”、“通報”、“意見”等；上級機關向下級機關行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復”、“意見”等。明確了這一點就便于確定文種。要向某一個機關行文，必須搞清楚和行文機關是上下級關系、下上級關系、平行關系。　　《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。制發(fā)平行文件，要注意明確職權，防止推諉扯皮，搞公文旅行。豈不知這樣的文件到上級機關，文秘部門就有責任按“廢紙”處理，根本到不了領導同志手中。對于向上級的“報告”也要注意研究所報告的事情有無必要。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的“文山”問題，使領導機關和領導同志有更多的時間深入基層，議大事，