【正文】 負(fù)責(zé)公文處理工作”。就是要按照“三個代表”的重要思想，堅持為人民服務(wù)的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位?！闭J(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。作為文秘人員，還要有很強(qiáng)的無私奉獻(xiàn)、自我犧牲精神，甘當(dāng)“無名英雄”，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。人類在發(fā)展，社會在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)正在蓬勃興起，行政機(jī)關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機(jī)關(guān)的文秘工作不再是“萬精油”、“大雜燴”，而是一門綜合性很強(qiáng)的專業(yè)。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在實際中，由于編制有限，多數(shù)機(jī)關(guān)很難做到這一點。新時期一個合格的行政機(jī)關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是，精通漢語語言文學(xué)，熟悉政治法律、經(jīng)濟(jì)管理，熟練運(yùn)用辦公自動化技能。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。行政機(jī)關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護(hù)政府機(jī)關(guān)的形象。否則，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患無窮。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率?！　∠旅婢透鱾€文種作一介紹。　　命令（令）有3個特點，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。　　1．公布令。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。這是采取重大強(qiáng)制性行政措施時使用的令文?！　∶罹売刹糠种仃U明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方了解執(zhí)行此令的重要性，增強(qiáng)執(zhí)行命令的自覺性。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。使受令方一目了然，易于執(zhí)行。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了?！　?．嘉獎令。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。　　嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南Ｍ５诙?，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運(yùn)用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項”。各類決定的寫法：　　1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。　　2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。　　三、公告公告：“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”?！　〉谝活愂窍驀鴥?nèi)外宣布重大事項的公告。如宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布?！　〉谌愂窍蛱囟▽ο蟀l(fā)布的公告。標(biāo)題下可依公告單獨編號。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語。　　通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。　　通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成?！　M制通告要注意三點：一要突出中心。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況?！　∥?、通知通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性?！　“础掇k法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點符號。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。有的補(bǔ)充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。　　3．要求執(zhí)行和周知性通知?！　?．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語?！　?．任免通知。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可?！　⊥▓蠛屯ㄖ季哂兄獣孕院椭笇?dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用?！　。ㄒ唬┍頁P(yáng)性通報：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。著重表彰先進(jìn)事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。　　希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望?！薄　。ǘ┡u性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生?！　∵@類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分?！　∽h案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。　　報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分?！　「鶕?jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。這是答復(fù)上級機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機(jī)關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。請示可以分為三種類型。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補(bǔ)充。請求上級機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機(jī)關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類?！　≌埵疽话阌烧埵臼掠?、請示事項、結(jié)尾三部分組成。撰寫請示應(yīng)注意：　　第一，要控制使用，當(dāng)用才用。不要動輒請示，把矛盾上交?！　〉谌?，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機(jī)關(guān)。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機(jī)關(guān)注意，及時處理?！　∨鷱?fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。　　批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：　　第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝?！　〉诙?，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。　　十一、意見意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。作為上行文，可用于向上級機(jī)關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項?！　∫庖娨话阌梢?、正文和結(jié)尾三部分組成。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成?！　『膽?yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機(jī)關(guān)之間、平級機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答?！　〗Y(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束?！　〉诙蟹执?。語氣應(yīng)力求平和、禮貌?！　〉谌‘?dāng)使用習(xí)慣用語。　　根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。正文可以分為兩個部分。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱?！　〉诙糠质菍憰h精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分?？梢詫憣ψh題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進(jìn)行分類和篩選；要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會議認(rèn)為”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。為了使國家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹?！　?．公文份數(shù)序號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“省人民政府文件”等。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。　　5．發(fā)文字號。整個意思就是省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。　　6．簽發(fā)人。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名?！　《?、主體部分　　主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等要素。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作的通知》等?；匦袝r要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義?！　?．主送機(jī)關(guān)。上行文一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，必須同時報送幾個主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。標(biāo)識在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格?！　?．附件。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：”。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂