【正文】 人民服務的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位?！闭J真學習馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學習黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。作為文秘人員，還要有很強的無私奉獻、自我犧牲精神，甘當“無名英雄”，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。人類在發(fā)展，社會在進步，以信息技術(shù)為基礎的新經(jīng)濟正在蓬勃興起，行政機關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機關(guān)的文秘工作不再是“萬精油”、“大雜燴”，而是一門綜合性很強的專業(yè)。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在實際中，由于編制有限，多數(shù)機關(guān)很難做到這一點。新時期一個合格的行政機關(guān)文秘人員的業(yè)務知識結(jié)構(gòu)應當是，精通漢語語言文學，熟悉政治法律、經(jīng)濟管理，熟練運用辦公自動化技能。在此基礎上，結(jié)合本機關(guān)的主要工作任務，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務知識。但是只要我們持之以恒，以學為本，學以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。行政機關(guān)的公文處理工作任務多、責任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護政府機關(guān)的形象。否則，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患無窮。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強烈的責任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標準、嚴要求，謹慎細致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率?！　∠旅婢透鱾€文種作一介紹?！　∶睿睿┯?個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)?！　?．公布令。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文?！　∶罹売刹糠种仃U明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。　　3．嘉獎令。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。　　嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎者的勉勵和對大家的希望。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項”。各類決定的寫法：　　1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。　　2．處分決定的寫法有所不同，應寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過?！　∪⒐妫骸斑m用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。　　第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。加宣布國家領(lǐng)導人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布?！　〉谌愂窍蛱囟▽ο蟀l(fā)布的公告。標題下可依公告單獨編號。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語。　　通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。　　通告的標題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成?！　M制通告要注意三點：一要突出中心。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況。　　五、通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。　　按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。另外，還要注意在標題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標點符合?？梢圆扇煞N辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜日報＞）發(fā)行工作會議紀要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《日報》發(fā)行工作會議紀要的通知，就簡明多了。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應看具體情況而定。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明?！　?．要求執(zhí)行和周知性通知?！　?．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當使用習慣用語?！　?．任免通知。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。　　通報和通知都具有知曉性和指導性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。　?。ㄒ唬┍頁P性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細些。直述式通報在介紹先進事跡時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上，說明其意義?！　∠Ｍ鸵?，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。”　?。ǘ┡u性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。　　這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。　　議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可?！　　　　∈￠L　宋照肅　　　　二 000年十一月二十三日　　八、報告：“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問”?！　?．工作報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。格式上，每一部分可標出序數(shù)分項寫，或列出小標題來寫?！　【C合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報?！　ｎ}性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告?！　?．情況報告。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導工作?！　?．答復報告。正文包括答復依據(jù)、答復事項兩部分，寫法比較自由。　　九、請示：“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準”?！　〉谝环N是請求指示的?！　〉诙N是請求批示、解決問題的?！　〉谌N是請求批轉(zhuǎn)的。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習慣用的有“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否？請指示”、“當否？請批復”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。　　第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應當以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間?！　〉谒模母袷揭舶祟}?！　∈⑴鷱停骸斑m用于答復下級機關(guān)的請示事項”。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規(guī)作用?！　∨鷱偷恼姆譃榕鷱透鶕?jù)、批復事項兩部分?！　∨鷱褪马検侵饕糠?，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復或具體指示?！　∨鷱腿绻煌庀录壍恼埵?，則應簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應安排。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復問題時，應寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考?！　〉谌鷱鸵欢ㄒ忻鞔_的受文單位。正文結(jié)尾可寫上“特此批復”、“此復”，也可以不寫?！薄　∫庖娛恰掇k法》中新增加的文種。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為下行文，可用于領(lǐng)導機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求?！　∈?、函:“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”?！　≥^為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：　　開頭，包括標題、編號和受文單位。　　正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復函的“待此復函”、“此復”等。　　撰寫函件應注意：　　第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應以禮相待。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話?！　∈?、會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。　　辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負擔問題的會議紀要。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀要、甘肅省人民政府常務會議紀要等?！　〉谝徊糠趾喴獢⑹鰰h組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。辦公會議紀要的這部分?！　∪糁挥幸粋€議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。　　撰寫會議紀要應注意：　　第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀要必須做好處理材料的工作。　　第二，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。　　第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準確。　　第三講　 公文格式　　作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。新中國成立以來，為了在全國統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1981年和 1987年，國務院辦公廳先后發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂?！　⌒隆掇k法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。　　一、眉首部分　　主要標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號?！　　Ｐ隆掇k法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號，“秘密”、“機密”、“絕密”公文均應標注保密期限。　　3．緊急程度。其中，電報應當分別標識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。　　4．發(fā)文機關(guān)標識。對一些特定公文可只標識發(fā)文機關(guān)名稱。標識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。字號一般應小于22mmX 15m。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如“政發(fā)〔1999〕82號”，“政發(fā)”指發(fā)文機關(guān)代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82號”指發(fā)文序號。標識位置在發(fā)文機關(guān)標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年代應用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm?！　?．公文標題。公文標題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。標識位置在標題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。　　3．公文正文。數(shù)字、年份不能回行。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。