【正文】 景名勝區(qū)開會的通知 》 就對黨政機(jī)關(guān)的會議活動作出了地點上的限制性規(guī)范。公文的這一作用，能使有關(guān)社會組織明確上級要求、了解下級情況、協(xié)調(diào)橫向關(guān)系，從而正確地行使職權(quán)，推動各項工作的開展。而用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、處理違規(guī)的公文，更是以宣傳教育為其基本作用，如表彰性通報、批評性通報、處理決定、嘉獎令等。 （五）憑據(jù)記載作用 每一份公文都是有關(guān)公務(wù)活動的執(zhí)行依憑和真實記錄，在其執(zhí)行期、有效期內(nèi)是辦理公務(wù)、聯(lián)系公務(wù)的依據(jù)和憑證；時過境遷喪失執(zhí)行效用后，它所記錄記載的內(nèi)容也還可以起到查核、見證、參考的憑據(jù)證明作用和歷史文獻(xiàn)作用。這里僅介紹幾種對公文寫作具有操作意義的分類。準(zhǔn)確地說，此類公文應(yīng)稱為“一般公文”或“普通公文”，因為其中某些文種（如命令、公告、通告等）并不能在所有的黨政機(jī)關(guān)及其他社會合法組織中“通用”。 （二）按發(fā)文機(jī)關(guān)所屬組織系統(tǒng)分 1．黨的機(jī)關(guān)公文 ? 即 《 條例 》 規(guī)定的 14種公文：決議、 決定 、指示、 意見 、 通知 、 通報 、公報、 報告 、請示 、 批復(fù) 、條例、規(guī)定、 函 、 會議紀(jì)要 。 （三）按行文方向分 上行文是下級組織向上級組織報送的公文，其典型文種是 報告 、 請示 。 下行文是上級組織向下級組織發(fā)送的公文，主要有 命令（令） 、 決定 、 指示 、 通知 、 決議 、條例 、 規(guī)定 、 批復(fù) 等。 平行文是向平級或不相隸屬組織傳遞的公文，主要有 函 和 議案 （議案在行文性質(zhì)與程序上，又具有上行特征）。 與平行性質(zhì)相近的還有所謂“ 泛行 ”，即受文者并非下級或不限于下級，而是廣大范圍（國內(nèi)外）或一定范圍的所有組織和人員的行文。 （四）按涉密程度分 按保密級別可分為普通公文、秘密公文、機(jī)密公文、絕密公文。 （六）按處理時限分 可分為平件、急件和特急件三類。 （七）按公文的來源分 按公文的來源分為收文、發(fā)文兩類。 （九）按公文的性質(zhì)和作用分 按公文的性質(zhì)和作用分類，則可分為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、商洽性公文、會議公文。 ? 公文格式的作用在于保證公文的完整性、正確性和有效性，并可以給日后的公文處理工作和檔案工作提供條件和方便。即：版頭、發(fā)文字號、份號、密級、緊急程度、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等 17項。 ? 《 格式 》 規(guī)定行政公文格式分為眉首、主體、版記三部分共 18項。 ? 本書在介紹公文格式的制作規(guī)范時，著重介紹 《 辦法 》 和 《 格式 》 中規(guī)定的各個項目。 公文的格式包括： 眉首、主體、版記 眉首 ：公文份數(shù)、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。 版記 ：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā) 日期。 附件： 1. ⅩⅩ ⅩⅩ Ⅹ 2. ⅩⅩ ⅩⅩ Ⅹ （印章） 二○○九年 Ⅹ 月 Ⅹ 日 附注： 1. ⅩⅩ ⅩⅩ Ⅹ 2. ⅩⅩ ⅩⅩ Ⅹ 主題詞： ⅩⅩ ⅩⅩ ⅩⅩ 抄送： ⅩⅩⅩⅩ ⅩⅩ 省人民政府辦公廳 年 月 日 （共印 ⅩⅩ 份） （二）公文格式的制作 根據(jù) 《 格式 》 的規(guī)定，“公文各要素劃分為眉首、主體和版記三部分”。 （ 1）秘密等級和保密期限 這是公文涉密程度的標(biāo)志，密級分為 “ 絕密 ” 、 “ 機(jī)密 ” 、 “ 秘密 ” 三級，標(biāo)注在文件首面右上角?！?格式 》 規(guī)定份號用七位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，其位置標(biāo)注在文件首面左上角。 《 條例 》 規(guī)定凡涉密公文均應(yīng)標(biāo)注份數(shù)序號。 《 辦法 》 規(guī)定：緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。 （ 3）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 這是公文眉首部分的中心標(biāo)識，是公文最重要的生效標(biāo)志之一。 《 條例 》 稱版頭。聯(lián)合行文，版頭可用主辦機(jī)關(guān)名稱，也可并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱。 （ 4）發(fā)文字號 《 辦法 》 規(guī)定發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份（ 《 條例 》 稱發(fā)文年度）和序號（ 《 條例 》 稱發(fā)文順序號）組成。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。《 辦法 》 規(guī)定上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人、會簽人姓名。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。用來表達(dá)文件的內(nèi)容。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文日期之前注明附件順序和名稱。須注意的是， 《 格式 》 規(guī)定：單一行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)明成文時間。 《 辦法 》 規(guī)定：公文除 “ 會議紀(jì)要 ” 和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 《 條例 》 規(guī)定，黨的公文除會議紀(jì)要和印刷有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。 （ 7）成文日期 這是公文形成或生效的時間標(biāo)志，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)或會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 行政公文成文日期中的數(shù)字應(yīng)用小寫漢字標(biāo)注，黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 。“請示”應(yīng)當(dāng)在此處注明聯(lián)系人的姓名和電話。其位置標(biāo)注在文件末頁下部，抄送范圍上方。 二是一份文件的主題詞最多不超過五個。先標(biāo)類別詞 “ 農(nóng)業(yè) ” ，再標(biāo)類屬詞 “ 水土保持 ” ，最后標(biāo)上 “ 通知 ” 。 五是根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行主配標(biāo)引。 （ 2）抄送機(jī)關(guān) 指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 （ 1）信函式格式 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋字體，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下 4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊 20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為 170mm。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣 20mm，下邊緣空 2行居中標(biāo)識令號；令號下空 2行標(biāo)識正文；正文下一行右空 4字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空 2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。 六、公文規(guī)范 所謂規(guī)范是指約定俗成的慣例和明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。 在此不對公文的諸多規(guī)范逐一詳介，僅簡要介紹與公文寫作密切相關(guān)的公文文種使用規(guī)范、公文行文規(guī)范、公文語言表達(dá)規(guī)范和公文其它規(guī)范這四個方面的內(nèi)容。在此略述文種的選用規(guī)范和應(yīng)當(dāng)避免的文種選用混亂現(xiàn)象這兩方面的內(nèi)容。公文文種選用不守規(guī)范不依規(guī)定，必導(dǎo)致“文不逮意，意不稱物”，難以完整、準(zhǔn)確地表達(dá)和實現(xiàn)行文意旨，不僅可能貽誤工作，還會鬧笑話有損組織形象。如通告等公文，就只能由行政機(jī)關(guān)制發(fā)（企事業(yè)單位和社會團(tuán)體亦可循例制發(fā)），黨的組織系統(tǒng)則不能選用。如命令、公告，制發(fā)者只能是縣級以上的行政機(jī)關(guān)；條例則是黨的中央組織才能制發(fā)的法規(guī)規(guī)章性公文。 （ 4）按公文的適用范圍選用文種 18種黨政公文各有其適用范圍即具體用途，行文者必須以 《 辦法 》 、 《 條例 》 關(guān)于公文種類的闡述為依據(jù)，掌握各文種具體各別的用途，選擇不同用途的文種辦理不同事由的公務(wù)。 《 條例 》 和 《 辦法 》 所規(guī)定的 18種公文，基本上能滿足各級各類社會組織實際工作中的公文應(yīng)用之需。嚴(yán)格按照 《 條例 》 、 《 辦法 》 的規(guī)定選取和使用公文文種，能夠有效地實現(xiàn)開展各種公務(wù)活動的行文意旨。概括起來，這種混亂現(xiàn)象主要表現(xiàn)在以下三個方面： （ 1）混用公文文種 ① 混用文種的現(xiàn)象之一 是不了解或不熟悉 《 條例 》 、 《 辦法 》 中關(guān)于各種公文的適用范圍，不辨相近文種的區(qū)別而在行文時混同使用。以公告與通告為例：不少單位無權(quán)發(fā)布公告，卻在應(yīng)該使用通告以周知有關(guān)事項時使用公告。 ②混用文種的現(xiàn)象之二 是將不同文種 “ 混合 ” 聯(lián)用。 （ 2）生造公文文種 生造文種是指不按 《 條例 》 、 《 辦法 》規(guī)定選用法定公文，隨心所欲生造文種并以正式公文行文的現(xiàn)象。 （ 3）誤用公文文種 誤用公文文種是指將其它應(yīng)用文、特別是事務(wù)文書，誤作為正式公文文種使用。 《 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 行文規(guī)則規(guī)定 行文規(guī)則即行文中應(yīng)遵循的規(guī)矩、要求和原則。 第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。 部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。 第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。 第二十條 向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。 “ 報告 ” 不得夾帶請示事項。 第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。 （二）公文行文規(guī)范 《 條例 》 和 《 辦法 》 均在第四章分別就黨政系統(tǒng)的行文規(guī)則作了若干規(guī)定，擇要言之，有以下九大行文規(guī)則。 各級黨政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，都應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示或報告。 （ 2）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。 （ 3）須經(jīng)上級審批的事項，經(jīng)上級同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)上級同意。 （ 1） 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。 （ 1）同級黨政機(jī)關(guān)、同級黨政各部門、上級黨政部門與下一級黨政機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文； （ 2）黨政機(jī)關(guān)及其部門與軍隊機(jī)關(guān)及其部門可以聯(lián)合行文； （ 3）黨政機(jī)關(guān)與同級人民團(tuán)體和行使黨政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文； （ 4）政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。 、報告的規(guī)則 下級向上級報請示、報告公文要注意以下五個問題： （ 1）按級請示、報告 。 （ 2）請示、報告一般應(yīng)一文一事 。 （ 4）上報的請示、報告不要同時抄發(fā)給下級機(jī)關(guān)。一份請示、報告只應(yīng)有一個主報機(jī)關(guān)，有關(guān)事項由這個機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)批復(fù)和處理；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報請示或報告，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報機(jī)關(guān)和抄報機(jī)關(guān)，由主報機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示或報告的事項。 對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機(jī)關(guān)的秘書部門可徑直退回下級呈報機(jī)關(guān)。公文語體與非應(yīng)用文類各體文章的語體相比，風(fēng)格迥異，個性特點十分鮮明，其主要特點和要求概括起來是八個字： 準(zhǔn)確、簡明、樸實、莊重 。 《 辦法 》 明確指出，公文應(yīng) “ 觀點明確，表述準(zhǔn)確 ” 。漢語詞匯量之大，原因之一在于同義詞甚多，一個基本意思的表達(dá)，可以選用的同義詞有若干，但其中必有一個是最恰當(dāng)?shù)摹９膶懽鲗τ谕x詞選用的要求尤其嚴(yán)格，有些同義詞的選用甚至具有標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性的要求，例如“發(fā)布”與“公布”，在其他文章的寫作或口語中完全是等義的，在公文中卻須區(qū)別使用，頒布較為重要的法規(guī)、規(guī)章用“發(fā)布”，印發(fā)一般性的、暫行、試行的規(guī)章或其它文件資料則應(yīng)當(dāng)用“公布”。 （ 2） 巧用附加語限定語意 選準(zhǔn)了中心詞有時還不能十分準(zhǔn)確地達(dá)意，某些概念的內(nèi)涵可能較為豐富，或外延較為寬泛，為了把握程度、范圍、性質(zhì)等方面的分寸，往往要在中心詞的前面加上附加語，對中心詞加以修飾和限制，這樣才能把一個意思表達(dá)得更為準(zhǔn)確。 （ 3） 善用關(guān)聯(lián)詞彰顯文脈 為達(dá)意的準(zhǔn)確 ， 脈絡(luò)的清晰 ， 結(jié)構(gòu)的嚴(yán)謹(jǐn) ， 公文中常常需使用多種關(guān)聯(lián)詞語 ， 特別是在公文的緣由部分 （ 或稱開頭 ， 導(dǎo)言部分 ） 為了把發(fā)文的原因 、根據(jù) 、 目的 、 經(jīng)過等恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出來 ，公文中常常選用 “ 由于 …… ”、 “ 根據(jù) …… ”、 “ 為了 …… ”、 “ 關(guān)于 …… ”、“ 經(jīng)研究 …… ”、 “ 鑒于 …… ”等關(guān)聯(lián)詞語 。 所謂模糊語言 ， 是指內(nèi)涵與外延具有不確定性的語言 ， 適當(dāng)使用這種語言 ， 非但不會有損公文的準(zhǔn)確性 ， 反而能使意思表達(dá)得更為準(zhǔn)確而得體 。