【正文】 ”，最后標上“通知”。主題詞標在文件的抄送欄之上，頂格寫。(二)1988年12月和1994年4月修訂的詞表中曾列入本詞表中而不再繼續(xù)用作標引的主題詞，用黑體單列在區(qū)域分類的最后部分。第三層是類屬詞，如“體制”、“職能”、“編制”等。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟”、“財政、金融”類等。(一)詞表共由15類1049個主題，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。３．當聯(lián)合行文需要加蓋三個以上印章時，成文時間標識在最后一排印章的下面，右空２字。也就是說后一種情況的成文時間與正文的垂直距離較前一種小。成文時間右空４字，與上面正文的垂直距離視印章而定。二、成文時間的標識位置依據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》，成文時間的標識位置有三種情況，下面予以說明?！埃啊笔前⒗當?shù)字，屬于阿拉伯文字系統(tǒng)，應(yīng)與其它阿拉伯數(shù)字“１、２、３”等搭配使用，而不能與漢字的數(shù)字“二”搭配使用。如“二○○二年”不能簡寫為“○二年”。（四）成文時間的書寫及成文時間的標識位置１．用漢字而不用阿拉伯數(shù)字。而通告的事項一般都比較具體，諸如宣布交通、秩序安全方面的事項，行政部門宣布需要遵守公務(wù)管理方面的事項?熏職能部門宣布的業(yè)務(wù)性事項等等，常見的有稅務(wù)局關(guān)于征稅的通告、機動車管理部門關(guān)于機動車輛檢驗的通告、銀行關(guān)于發(fā)行新版人民幣的通告、房產(chǎn)管理局宣布對商品房銷售面積進行檢查的通告等。(三)公告和通告的區(qū)別公告：重要事項應(yīng)該是那些國內(nèi)外普遍關(guān)注，具有極大影響的事項，諸如宣布有關(guān)國家的政治、經(jīng)濟、軍事、科技、文化、教育、人事、外交等方面重要事項，常見的有國家重要領(lǐng)導崗位的變動、國家領(lǐng)導人的出訪或其他重大活動、重要科技成果的公布、重要軍事行動的公布等等，如公布中國科學院院士名單，公布我國向太平洋發(fā)射運載火箭試驗，公布確認全國人大代表資格，公布中國名酒和中國優(yōu)質(zhì)酒的品牌、商標和生產(chǎn)企業(yè)，公布國家貨幣出入境限額，公布實行夏時制等等。比如起草規(guī)范性公文時，往往需要有關(guān)部門對草擬的公文提出意見，有關(guān)部門在提意見時，過去用“函”回復，新《辦法》發(fā)布后，就多用“意見”了?！耙庖姟笨梢陨闲?、下行，也可以平行。因為例1中鄉(xiāng)一級政府和上一級財政局，例2中縣電業(yè)局和縣直各單位，例3中市教育局和縣政府，均屬于不相隸屬的關(guān)系，因此這些相關(guān)單位之間行文，只能用函。例例2和例3屬文種錯用。與函最易混淆的文種主要有：請示、通知、批復、意見等。二是如果不是規(guī)章性文件，可以選擇黨政兩個機關(guān)能夠共同使用的文種，比如“決定”、“通知”、“意見”等，均在可以選擇的范圍之內(nèi)。如果黨政兩家聯(lián)合用“規(guī)定”行文，那么就表明此“規(guī)定”既是黨內(nèi)規(guī)章，同時也是行政規(guī)章，這顯然是不合適的。行政機關(guān)包括國務(wù)院、省政府和有立法權(quán)的市一級政府，在制定法規(guī)或行政規(guī)章時可以用“規(guī)定”這一文種。所以，在行政機關(guān)的文件中，直接用“規(guī)定”這一文種發(fā)文顯然是錯誤的。所以，黨的系統(tǒng)用“規(guī)定”這一文種是無可非議的。乍看起來，黨政部門聯(lián)合發(fā)個“規(guī)定”無何不可，但是，對照《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》(以下簡稱《條例》)和《辦法》就可以發(fā)現(xiàn)它的問題所在。（十三）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項注意事項：（一）行政機關(guān)使用“規(guī)定”這一文種，和“條例”、“辦法”一樣，是用來制定行政規(guī)章的例如：5.《中共市委市人民政府關(guān)于加強廉政建設(shè)的規(guī)定》在例5中，是以市委和市政府黨政兩家名義共同制發(fā)的公文，這篇公文使用“規(guī)定”文種是錯誤的。以上，望關(guān)照。經(jīng)測算，共需資金30萬元。結(jié)尾，用慣用結(jié)語，一般不離開“函”字，如去函的結(jié)語為“特此函商”，“特此函告”，“請即復函”等；回函的結(jié)語為“特此函復”，等等?！耙庖姟笨梢陨闲小⑾滦?，也可以平行。特此批復。三、建筑材料和施工力量請自行組織。二、投資400萬元，分二次撥款。省經(jīng)濟研究中心一九九○年月日 `（十）批復適用于答復下級機關(guān)的請示事項。根據(jù)總發(fā)【19】號文件精神，劉同志符合立功條件，望予嘉獎。該同志長期從事農(nóng)業(yè)經(jīng)濟的研究工作，做出了許多卓著成績，多次受到領(lǐng)導的好評，并為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)創(chuàng)造了顯著效益。由于中心尚無工會組織，故未能及時參加工會的有關(guān)活動。(2)注意政策的請示，政策問題是個原則性問題，凡把握不準時，都應(yīng)及時請示，以便工作主動?；S一九九○年十一月十日【簡析】：(1)“擬用”用得好，工廠“擬用”這筆資金給職工晉升工資和發(fā)獎金，先行請示，這是請示的關(guān)鍵一環(huán)。二、擬用1990年全廠超額利潤的10%一次性為全廠職工每人增發(fā)獎金平均100元，具體金額按勞動出勤率和完成定額計算。為全面貫徹按勞分配原則，進一步調(diào)動職工的勞動積極性，現(xiàn)就兩項勞資政策問題請示如下：一、擬用1990年全廠超額利潤的10%為全廠職工晉升工資?！菊咝哉埵尽炕S關(guān)于貫徹按勞分配政策兩個具體問題的請示省勞動廳：按勞分配，是社會主義分配的基本原則，也是社會主義優(yōu)越性之一。（八）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。縣與市無隸屬關(guān)系，但縣的環(huán)保工作做得好，并是全省的先進單位，而且“他們的經(jīng)驗基本也適于”市。文中已明確寫出“現(xiàn)將《縣環(huán)保局關(guān)于開展環(huán)保自檢互檢工作的總結(jié)報告》轉(zhuǎn)發(fā)給你們”，故不必再于正文之后落款之前標出附件標題；縣“總結(jié)報告”也不以“附件”出現(xiàn)，而是該“通知”的直接發(fā)出件，即為同一件。現(xiàn)將《縣環(huán)保局關(guān)于開展環(huán)保自檢互檢工作的總結(jié)報告》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，望參照執(zhí)行，以推動我市環(huán)保工作的深入開展。近年來，他們通過開展環(huán)保自檢和互檢，有效地推動了環(huán)保工作的深入開展，并取得了良好效果。（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。二是指揮性和指導性：因為決定是對重要事項或重大行動做出安排，這對下級機關(guān)就有指揮性和指導性。各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位經(jīng)常使用決定，比如一些表彰、處分、機構(gòu)編制、人事安排等事項都可用決定行文。這里的重要事項，是指帶有全局性或具有重大意義和影響的事項，重大行動是指對社會產(chǎn)生巨大影響的行動。（二）決定決定是各級黨政機關(guān)普遍使用的一種下行公文。1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1994年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》同時廢止。有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前，各級行政機關(guān)可以制定本機關(guān)或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。外事方面的公文，按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。第五十三條 密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定檔案部門。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當進行登記。第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時，應(yīng)該加蓋復印機關(guān)的證明章。第四十七條 公開發(fā)布的行政機關(guān)的公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。第四十六條 上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關(guān)經(jīng)負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。第八章 公文管理第四十四條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第四十條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。第三十七條 送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第三十五條 公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第六章 收 文 辦 理第三十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應(yīng)當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。（七）應(yīng)當使用國家法定計量單位。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。第二十五條 草擬公文應(yīng)當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。第二十二條 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。第二十一條 “請示”應(yīng)當一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當責令糾正或撤銷。第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。聯(lián)合行文應(yīng)當明確主辦部門。第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。第四章 行 文 規(guī) 則第十三條 行文應(yīng)當確有必要，注重效用。第十二條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫、排版）。（十三）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十二）公文應(yīng)當標注主題詞。電報以發(fā)出日期為準。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。（八）公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。其中，“請示“應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。（三）發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。（二）緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。第三章 公文格式第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（十二）函 ：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。（十）批復 ：適用于答復下級機關(guān)請示事項。（八）報告 ：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。（六）通報 ：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（四）通告 ：適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。（二）決定 ：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。第八條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。第六條 各級行政機關(guān)的負責人應(yīng)當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。第四條 公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第二條 行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。按照《憲法》和《地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組 織法》的規(guī)定，國務(wù)院和國務(wù)院各部委可以發(fā)布命令，地方各級人民政 府(包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府)均可以發(fā)布命令，地方各級政府所屬的工作部門也可 以發(fā)布命令。什 么時候用“命令”，什么時候使用“令”，要視情況。(一)命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行 政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。這說明“指示”這個文種 并不是絕對不可使用。本《辦法》規(guī)范的13個文種，肯定是行政機關(guān)的 通用文種，但根據(jù)工作需要，這13個文種不敷使用的時候，也可以考慮增 加新的文種。對一些公文的適用范圍也作了調(diào)整。第九條共分十三項，主要是規(guī)范國家 行政機關(guān)的公文種類及各文種的適用范圍。就我們辦公廳來說，文秘部門不只是指文電處，《吉林