【正文】 有規(guī)范性又有普適性，才能使公文平易而不失莊重。應注意以下幾點： （ 1） 冷靜、客觀的文風 公文不是個人、個性化的寫作，字里行間不能帶有任何個人的偏好和感情色彩，應以一種實事求是的態(tài)度和公正公允的視角，對有關事物、事務、事項進行敘述、議論和說明，體現(xiàn)出一種冷靜、客觀的文風。 （ 2）言說直呈其意 公文在運用語言表達意思時應開門見山：直陳事實而不多事刻畫和渲染，直提意見、要求而不曲折委婉，淺顯說明而不晦澀艱深，不宜采用夸張、婉曲、雙關、反語等修辭手段，更要力戒假話、大話、空話。應注意以下兩點： （ 1）切忌雕琢堆砌 公文語言與文學語言迥然相異，公文語言的第一要義是準確達意，因而應力求明白、直接，絕不刻意求生動、形象，更忌浮華艷麗、辭藻堆砌。 ② 先全后簡 首次使用某縮略語時，應當先使用完整形態(tài)的原詞語，然后注明“以下簡稱 ”，便可將縮略語在本篇公文中使用了。如“云南師范大學”節(jié)縮為“云南師大”，“政治協(xié)商會議”簡化為“政協(xié)”，就是符合規(guī)范的。使用縮略語，是使公文語言簡明的有效方法。有不少文言詞語已成為公文常用的“模式語”，用以表達相當固定的意思，例如“悉（驚悉、欣悉）”、“頃（頃接、頃奉）”、“務（務希、務求）”、“當（當否、不當）”、“毋（毋庸、毋須）”、“亟（亟待、亟須）”、“經(jīng)（業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)）”“均”、“系”、“茲”、“該”等等。 （ 2）組句酌用文言詞 文言詞匯多為單音節(jié)詞（單字詞），在形式上就自有其簡短特點，而且不少文言詞在當代仍富有生命力和表現(xiàn)力，因此在各類現(xiàn)代文體寫作中仍被人們采用。大多數(shù)漢語詞匯，在其基本意義之外還有若干引申意義和比喻意義，而公文遣詞造句時，一般都應當用其基本意義。語言欲求簡明，應注意以下幾點： （ 1）遣詞用其基本義 公文的用詞力求語義明確、單一，一般不用容易產(chǎn)生歧義或造成誤解的詞語。 公文中常用的模糊語有 “ 近來 ” 、“ 有關方面 （ 單位 、 人士 、 地區(qū) ） ” 、 “ 各地 ” 、 “ 大部分 ” 、 “ 屢屢 ” 、 “ 約 ” 、“ 酌情 ” 、 “ 基本 ” 等等 。 （ 4） 適用模糊語勾勒概略 當公文要表達概略情況或反映本身就具有模糊性的事物時 ， 可適當使用模糊語言 。如“精神文明建設要切實加強，政治體制改革要繼續(xù)深入”，其中“切實”、“繼續(xù)”就是使語意更為準確的附加語。特別需要費心精選的是組句的中心詞，因為它們是表意的關鍵詞匯。同義詞在詞義輕重、褒貶意義、語體風格、范圍大小、程度深淺等諸多方面細微區(qū)別，寫作者應當善能加以辨析，從中精選出最恰當?shù)囊粋€來準確地表達意思。為使公文用語準確，要注意以下幾點： （ 1） 精選同義詞準確達意 漢語擁有詞匯量浩若煙海，詞匯的豐富為達意的準確提供了條件，同時也增加了選詞的難度。 準確，是公文語言的本質(zhì)特點、要求，它是公文語言其它特點的前提和條件。 （三）公文語言規(guī)范 公文在長期的形成、發(fā)展和實踐過程中，逐步形成了一種特殊的公文語體。 經(jīng)批準在報刊等大眾傳媒上全文發(fā)布的公文，應視為正式公文，具備法定效力，可不另行文，發(fā)文機關可印制少量文本存檔備查。 （ 5）不要多頭請示、報告 。 （ 3）請示、報告除領導直接交辦的外， 不得以機關名義向上級機關負責人報送請示， 應歸秘書部門統(tǒng)一處理。各機關在一般情況下，應向直接上級請示，不得越級行文請示問題。 （ 1）向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應同時抄送直接上級機關； （ 2）因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關； （ 3）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關； （ 4）上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，必要時應當抄送其另一上級機關。 （ 2）未經(jīng)各部門協(xié)商一致的有關問題，部門擅自行文的，上級機關應當責令糾正或撤銷。 （ 4）部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外，不得向外正式行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。 （ 1）黨政各職能部門，在自己的權限內(nèi)，可以相互行文，可以向下級機關相關業(yè)務部門行文；也可以根據(jù)本級黨委或政府的授權和有關規(guī)定，對下級黨委或政府直接行文；此外，除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級黨委或政府正式行文。 行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短，以克服文牘主義。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。 第二十二條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送 “ 請示 ” 、“ 意見 ” 和 “ 報告 ” 。 第二十一條 “ 請示 ” 應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。如擅自行文 ，上級機關應當責令糾正或撤銷。 第十八條 屬于主管部門職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管部門處理。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。 第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。規(guī)定如下： 第十三條 行文應當確有必要，注重效用。主要表現(xiàn)在本應使用規(guī)定、決定、意見、報告、通知、通報等公文，卻使用計劃類、總結類、簡報類事務文書，以 “ 要點 ” 、 “ 打算 ” 、“ 安排 ” 、 “ 小結 ” 、 “ 體會 ” 、 “ 設想 ”等形式行文，如 《 中共 省委 2022年工作要點 》 、 《 縣人民政府關于 2022年二季度的工作安排 》 ，就是明顯的誤用文種，正確的做法可能應是選用通知、意見或決定。常見的生造文種有 《 關于 的思路 》 、 《 關于 的請求 》 、 《 關于 的吹風 》 ，另外還有“匯報”、“構想”、“思考”、“框架結構”等生造文種也常被一些單位作為正式公文使用。最常見的是將報告和請示兩個文種合二而一，并稱 “ 請示報告 ” ，在向上匯報工作、反映情況的同時提出請示事項。再如請示和函的混用：不分行文對象是上級機關或不相隸屬機關，凡是有所請求均使用請示。這種現(xiàn)象常常表現(xiàn)為公告與通告、決議與決定、請示與報告、條例與規(guī)定、請示與函等幾組相近文種混用。 然而，在公文實踐中，文種選用的混亂現(xiàn)象相當普遍和嚴重，應予高度重視和治理。而且， 《 條例 》 、 《 辦法 》 中對各公文文種的屬性劃分、職能分工、相互關系的設計也是合理的，各文種既相對獨立又相互銜接，有機地形成了一個較為完善的公文體系。例如，向上級匯報工作、反映情況選用報告行文，提出建議則選用意見行文。 （ 3）按組織之間的工作關系選用文種 組織之間的工作關系主要隸屬（上下級）關系和不相隸屬關系兩大類型，隸屬關系的組織之間行文，應選用上行文（下級向上級行文）和下行文（上級向下級行文），不相隸屬關系的組織之間行文，選用平行文。 （ 2）按組織的級別權限選用文種 18種黨政公文并非各級組織均可選用，其中大部分公文確可通用（如通知、通報、請示、報告等等），有的卻只能是一定級別的機關才可選用。公文文種的選用應遵循以下原則： （ 1）按組織系統(tǒng)的職能范圍選用文種 黨的機關與行政機關各有其職能、分工范圍，因而在文種選用上亦有一定的區(qū)分。 公文文種的選用是公文寫作的第一個重要環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)之重要，不僅在于任何文章、文書的寫作都必須“適體”即表達一定的文本內(nèi)容需要一定的文本體裁，還在于公文的文種選用有著嚴格的規(guī)范和規(guī)定。 （一）公文文種規(guī)范 關于公文文種規(guī)范問題， 《 條例 》 、 《 辦法 》 分別有專章表述。具體而言，公文規(guī)范就是指 《 條例 》 、《 辦法 》 和 《 格式 》 中的有關規(guī)定和有關標準，以及人們在長期公文實踐中總結出的一些已被公認的原則，它是我國現(xiàn)行公文處理工作應遵循的準則。 會議紀要不加蓋印章。 （ 3）會議紀要格式 會議紀要標識由“ 會議紀要”組成。在簽發(fā)人簽名章下一行右空 2字標識成文時間。 （ 2）命令格式 命令標識由發(fā)文機關名稱加 “ 命令 ” 或 “ 令 ” 組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。每行居中排 28個字。 （ 3）印發(fā)機關和印發(fā)日期 公文印發(fā)機關名稱通常是該機關的秘書部門，印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字書寫。 六是當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可只在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。 四是一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。 三是先標類別詞，再標類屬詞；在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞，如《 國務院關于加強水土保持工作的通知 》 。 主題詞標注的原則和方法： 一是上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞。 （ 1）主題詞 主題詞是用以揭示文件基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的詞語，公文應當標注主題詞。 （ 8）附注 公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。電報以發(fā)出日期為準。 此外， 《 格式 》 對印章使用還作出如下規(guī)定：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識 “ 此頁無正文 ” 的方法解決。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。 （ 6）機關印章 這是公文作者合法性及公文效力的標志。 （ 5）發(fā)文機關署名 俗稱落款，應使用機關全稱或規(guī)范化簡稱。 （ 4）附件說明 這是對附屬于正件的其他文件或材料的說明。 （ 3）正文 這是文件的主體部分。 （ 2）主送機關 這是指收受、辦理文件的單位，俗稱抬頭。 （ 1）公文標題 《 辦法 》 規(guī)定：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關 。 （ 5）簽發(fā)人 這是代表機關核準并簽發(fā)公文的領導人。如“ 國發(fā) ﹝2022﹞3 號 ” 、 “ 國辦發(fā)﹝2022﹞21 號 ” 。在民族區(qū)域自治地區(qū)，版頭可并用自治民族的文字和漢字印制。由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加 “ 文件 ” 二字或者加括弧標明文種名稱組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。 《 辦法 》 規(guī)定：發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關應當排列在前。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （ 2）緊急程度 這是對公文送達和辦理的時間標志，標注在眉首部分右上角，密級下方位置。如： 0000132標識為本份文件的第 132份。 《 辦法 》 規(guī)定：涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中， “ 絕密 ” 、 “ 機密 ” 、級公文還應當標明份數(shù)序號。眉首部分是公文首頁紅色反線以上的部分；主體部分是紅色反線以下至主題詞（不含）之間的部分；版記部分是主題詞以下的部分。 眉首 主體 版記 份號 秘密等級 緊急程度 發(fā)文機關標識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 標題 主送機關 正文 附件說明 印章 成文日期 附注 主題詞 抄送機關 印發(fā)機關 印發(fā)日期 印刷份數(shù) 份號： 0000030 機密 ★ 15年 特 急 □ □ 省 人 民 政 府 文 件 □府 [2022]1號 簽發(fā)人： ⅩⅩⅩ 關于 Ⅹ Ⅹ Ⅹ Ⅹ Ⅹ Ⅹ 的批復 ⅩⅩ 市人民政府： ⅩⅩ