【正文】 圖 1： A4型公文用紙頁邊及版心尺寸 圖 2：公文首頁版式 圖 3：上報公文首頁版式 圖 4：公文末頁版式 圖 5：聯(lián)合行文公文末頁版式 1 圖 6：聯(lián)合行文公文末頁版式 2 。 ? 為方便從事公文處理的同志準確理解和掌握本標準，在標準說明之后附有 6張公文式樣。 12 式樣 ? A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖 1；公文首頁版式見圖 2；上報公文首頁版式見圖 3；公文末頁版式見圖 4；聯(lián)合行文公文末頁版式 1見圖 5；聯(lián)合行文公文末頁版式 2見圖 6。會議紀要不加蓋印章。 ? 本標準規(guī)定會議紀要的標識用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)自定。至于用作公文種類的會議紀要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在標題中顯示。其他要素從本標準相關(guān)要素說明。其標識位置同8． 1． 4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。 ? (6)命令 (令 )的版記格式從本標準相關(guān)規(guī)定，只有一點不同，即命令 (令 )不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點要注意。簽名章左空 2字標識簽發(fā)人職務，命令的簽發(fā)人應是發(fā)文機關(guān)的最高領(lǐng)導；如果是聯(lián)合命令，職務應標全稱，此時可用簡稱，如“ 部部長”，因為發(fā)文機關(guān)標識已使用全稱了。 ? (4)正文之下空 l行標識簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機關(guān)平時應制備。正文標識格式執(zhí)行標準對正文的規(guī)定。令號的編制自發(fā)第 1號令開始，不受年度限制，這與發(fā)文字號不同，發(fā)文字號序號以年度為限。如果是聯(lián)合發(fā)布命令 (令 )，在首位的發(fā)文機關(guān)也要在此處標識，其余機關(guān)下移，“命令 (令 )”字右側(cè)上下居中。發(fā)文機關(guān)標識用紅色小標宋體字；字號由發(fā)文機關(guān)酌定，但要掌握在不超過上級機關(guān)的字號的程度，可以同等大小，但不能超過。因此命令(令 )的發(fā)文機關(guān)應以批準本機關(guān)成立文件核定的全稱為準。本標準對命令 (令 )的格式規(guī)定具體為： ? (1)發(fā)文機關(guān)名稱應用全稱，不能用簡稱包括規(guī)范化簡稱。因此本標準特別規(guī)定了命令 (令 )的格式，而且是比照國務院命令 (令 )的現(xiàn)行格式設(shè)計的。 《 辦法 》 規(guī)定，命令 (令 )適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定。其他要素從本標準相關(guān)要素說明。在簽發(fā)人簽名章下空 1行右空 2字標識成文日期。 11． 2 命令格式 ? 命令標識由發(fā)文機關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號白發(fā)文機關(guān)酌定。首頁不放頁碼，最后一行 (第 22行 )文字下邊緣與文武線距離 6mm。這樣設(shè)計，可保證“信函式”公文與“文件式”公文的版心基本一致，只不過將發(fā)文機關(guān)標識移出了版心。由于不加“文件”二字，這時的發(fā)文機關(guān)名稱一般不用簡稱，如國務院這種，“信函式”公文，機關(guān)名稱便標識為“中華人民共和國國務院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡稱標識為“國務院文件”。這種公文除了不標識簽發(fā)人以外，其他各要素均與“文件式”公文相同。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。發(fā)文字號下空l行標識公文標題。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。每行居中排 28個字。其他要素從本標準相關(guān)要素說明。其標識位置同 8． l． 4，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。其他要素從本標準相關(guān)要素說明。命令標識上邊緣距版心上邊緣 20mm，下邊緣空 2行居中標識令號；令號下空 2行標識正文；正文下空 1行右空 4字標識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空 2字標識簽發(fā)人職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務應標識全稱。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。發(fā)文字號下空 l行標識公文標題。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。每行居中排 28個字。 ? 公文如需附 A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最后一頁時，為避免表格的脫落，所以應使表格處于封三之前位置，而不應將表格貼在封四上。對于橫排 A4表格的頁碼，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。 ? 在實際工作中，有些公文需要附一些表格。 條文注解 ? 10 公文中表格 ? 公文如需附表，對橫排 A45氏型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。 10 公文中表格 ? 公文如需附表，對橫排 A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。也就是說，頁碼只標識到公文主體部分結(jié)束的那頁。 ? 本標準規(guī)定頁碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。單頁碼居右空 l字，雙頁碼居左空 1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。 9 頁碼 ? 用 4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行， ? 數(shù)碼左右各放一條 4號一字線，一字線距版心下邊緣 7mm。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是 4的倍數(shù)，此時版記應置于該空白處，以免造成不必要的浪費。 (2)公文的篇幅如果在一個折頁 (即有四面 )以上，這時公文的頁數(shù)一般應是 4的倍數(shù)，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少 (一般不會超過 3面 )。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準確認定公文是否完整。之所以這樣規(guī)定，是為了保證公文的完整性。 本標準規(guī)定版記置于最后一面 (封四 )，版記的最后一個要素置于最后一行。要注意最后一個要素之下要有一條反線，具體標識方法可參見標準中的圖 4。 8． 3． 4 版記中的反線 版記個各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 本標準規(guī)定印發(fā)機關(guān)左空 1字，印發(fā)時間右空 l字，并且只能占一行位置。了印發(fā)日期以公文付印的時間為準，是為了界定生效時間與印發(fā)時間的區(qū)別。一般來說，公文在領(lǐng)導簽發(fā)之后，也就是生效時間之后，往往需要經(jīng)過打字、校對、復核等環(huán)節(jié)。有的發(fā) 文機關(guān)沒有專門的辦公廳(室 )或文秘部門，也可標識發(fā)文機關(guān)。 印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，發(fā)文機關(guān)已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。印發(fā)機關(guān)左空 l字，印發(fā)日期右空 1字。本標準特別說明，標識方法與抄送機關(guān)的標識方法相同，即也要注意上面提到的三點。 三是抄送機關(guān)間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了防止在抄送機關(guān)之后私自加入其他的抄送機關(guān)，同樣有防止變造公文之意。 本標準規(guī)定抄送機關(guān)標識于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關(guān)居左空 l字，這與主題詞頂格標識不同。 8． 3． 2 抄送機關(guān) 公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下 l行；左右各空 1字，用 3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號 5抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。 本標準規(guī)定主題詞居左頂格標識，“主題詞”三字用黑體，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空 1字。公文主題詞通常由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責制定和發(fā)布。 主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。 附注應用圓括號括入，左空 2字標識在成文時間的下一行。 附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發(fā)至縣團級”、 “此件可見報”等，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。因此本標準實施后，各單位要注意改掉標注“此頁無正文”的習慣。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。 為了堵上這個缺口，本標準作了規(guī)定，即在出現(xiàn)上述情況時，以采取調(diào)整行距或字距的措施加以解決。 現(xiàn)行公文常出現(xiàn)一種“此頁無正文”的格式，即當正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第 l行頂格標識“此頁無正文”，并用圓括號括起。 本標準對兩個或兩個以上印章的排列還規(guī)定只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套， 以保證印章排列整齊、美觀。成文時間標識在最后一排印章之下空 l行位置，右空 2個字。在具體排布印章時應使主辦機關(guān)的印章在前，協(xié)辦機關(guān)的印章按照發(fā)文機關(guān)標識的順序依次排布。為了防止出現(xiàn)空白印章，本標準做了這樣的規(guī)定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現(xiàn)空白的印章。現(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設(shè)備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。其余要求均同一個印章。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排 3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2字標識成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過 3mm。 8． 2． 6． 2 聯(lián)合行文印章 當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各 空 7字；主力、機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。另一種稱之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章 (行政機關(guān)的部門印章或?qū)Ｓ糜≌掠性S多是這種樣式 )。讀者可對照現(xiàn)行國務院文件和本標準所附的樣式來掌握。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執(zhí)行。此話說來簡單，但執(zhí)行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變造”公文。 對只蓋一個印章的單一機關(guān)發(fā)文，本標準規(guī)定落款處 (即成文日期之上 )不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。鑒于行政機關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《 中華人民共和國刑法． 》 第二百八十條規(guī)定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關(guān)的公文、證件、 印章的，處 3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴重的，處 3年以上 10年以下有期徒刑”。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 8． 2， 6． 1 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在 8， 2． 6條會分別介紹。為了加強其準確性，本標準規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。四是對標識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標識要與正文空 l行，左空 2字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第 l行。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。因此，本標準對此做了較詳細的規(guī)定。為了保證這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件 (或帶序號 )。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼 (如“附件： 1． ”)；附件名稱后不加標點符號。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行權(quán)易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關(guān)名稱之下第 1行開始標注，每起一自然段均要左空 2字。 8． 2． 3 公文正文 主送機關(guān)名稱下 l行，每自然段左空 2字，回行頂格。 標識主送機關(guān)時應標明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。本標準又講了當主送機關(guān)過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關(guān)名稱移至版記中的主