【文章內(nèi)容簡介】 數(shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第 l行。 并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。 《 辦法 》 規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。 編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。 一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“ 1”編為“ 01”，如果單編“ l”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第 1行。 8． 1． 2 秘密等級和保密期限 如需標(biāo)識秘密等級，用 3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 l行，兩字之間空 l字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用 3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。 秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù) 《 辦法 》 的 規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍 的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。 保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后 標(biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★ 3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為 3個月， 過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等 級兩字之間應(yīng)空 l字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空 l字距離，以使該字段不致過長。 8． 1． 3 緊急程度 如需標(biāo)識緊急程度，用 3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，兩字之間空 1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第 1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第 2行。 緊急程度是對公文送達時限的要求。根據(jù) 《 辦法 》 規(guī)定，緊 急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第 l行。 如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標(biāo)識時，按照秘密等級 在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 8． 1． 4 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特 定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機關(guān)標(biāo)識上 邊緣至版心上邊緣為 25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空 2行向下依次標(biāo)識 (見圖三 )。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm 15mm(高 寬 )。 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前， “文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機關(guān) 全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。 有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加“文件”二字， 如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加 “文件”二字。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因為小標(biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字號，本標(biāo)準(zhǔn)以 22mm 15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22mm 15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機關(guān)標(biāo)識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。 關(guān)于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2行 )位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述 3項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm十 25mm＝ 62mm的距離。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至 版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm一25mm＝ 55mm的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭 37mm十 25mm十 55mm＝ 117mm。 各行政機關(guān)在設(shè)計文件“紅頭”時，兩種形式均應(yīng)具備，即 平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為117mm。 關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)上下居中。 本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這 一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多 (我們曾發(fā)現(xiàn)過有 14家聯(lián)合行文 )，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止 (還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置 )。 8， 1． 5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空 2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“ 〔 ]”括入；序號不編虛位 (即 1不編為 O01)，不加“第”字。 發(fā)文字號之下 4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準(zhǔn)確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、 “國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“ 87”、“ 93”等均屬標(biāo)識不正確。年份應(yīng)用六角括號“ 〔 〕 ”括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“ ( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號。 序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號不編虛位，不加“第” (有的單位加“字” )等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。 發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空 2行，規(guī)定在發(fā)文字號之下 4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是 3行位置，發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第 3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可 )。發(fā)文字號應(yīng)居中。 8， 1． 6 簽發(fā)人 上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空 1字，簽發(fā)人姓名居右空 1字；簽發(fā)人用 3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用 3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l行，其他簽發(fā)人姓名從第 2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標(biāo)識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負(fù)責(zé)。因此上報的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第 3行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空 1字，簽發(fā)人則右空 1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人 (會簽人 )”三字用仿宋體，簽發(fā)人 (會簽人 )姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人 (會簽人 )的姓名突出、醒目。 如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標(biāo)注會簽人，這時的標(biāo)識方法是，發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果 3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空 1字和簽發(fā)人．姓名居右空 l字的要求不變。 8， 2 主體 8． 2． 1 公文標(biāo)題 紅色反線下空 2行，用 2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空 2行標(biāo)識，居中排布。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。 例如，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機關(guān)多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長以及下面講到的主送機關(guān)多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關(guān)多但主辦機關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標(biāo)題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。 8． 2． 2 主送機關(guān) 標(biāo)題下空 l行，左側(cè)頂格用 3專仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主送機關(guān)在標(biāo)題下空 l行頂格標(biāo)識，回行時仍頂格。本標(biāo)準(zhǔn)又講了當(dāng)主送機關(guān)過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關(guān)在標(biāo)題下也可以不空 1行，道理不再贅述。 標(biāo)識主送機關(guān)時應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機關(guān)的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。 8． 2