【正文】 為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進(jìn)一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個主要問題作一些說明。反饋通常由秘書部門承擔(dān)，但有些承辦件也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)秘書部門同意后直接反饋。同時，要建立健全催辦工作制度，落實責(zé)任制，從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行，做到逐級負(fù)責(zé)，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實處。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報請一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機(jī)關(guān)或來文機(jī)關(guān)。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。這一點(diǎn)與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，“凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。國務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級上報的公文”，這一點(diǎn)在收文辦理中要注意。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見?！　　敖?jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。同時，“請示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項?！　?．公文要素。國務(wù)院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm 297mm），左側(cè)裝訂。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復(fù)?！　∈瘴牡怯浭俏募幚淼闹匾罁?jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上?！　『炇盏墓囊鶕?jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。在較大機(jī)關(guān)，由于發(fā)往的機(jī)關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立“文件分送登記”、“機(jī)要信投遞登記”、“掛號信投遞登記”手續(xù)制度。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。并要注意以下兩點(diǎn)：　　。五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。《公文處理辦法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。　　發(fā)文登記工作，要注意以下幾點(diǎn)：一是對收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，各級行政機(jī)關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力?！昂灠l(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時間”。　　公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個程序?！　。ㄈ└袷?。審核的重點(diǎn)是：　　（一）行文?！　。ㄋ模┲鞴懿块T及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益?；虬l(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡稱《細(xì)則》）都可以解決。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點(diǎn)、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。　　對領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。　　公文是為解決具體問題而制發(fā)的。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措　　施和辦法，確保草擬的公文“符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考?！　鴦?wù)院新發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章“公文辦理”分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述?！　⌒形囊?guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。對下級機(jī)關(guān)的“請示”應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對“報告”可不答復(fù)，對“意見”根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)?！钡日Z?！被颉皩４藞蟾妫堉苤?。二是發(fā)文的時間不同?！皥蟾妗保哼m用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。”（《辦法》第二十二條）。特別是對上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定?！保ā掇k法》第二十條）　?。ㄋ模┱莆章?lián)合行文的要求。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意?！保ā掇k法》第十五條）　　（三）按照劃定的范圍行文?！掇k法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等；不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相行文，一般用“函”?！彪`屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。對下行文，一定要符合實際，有針對性。有些單位，搞了一次機(jī)關(guān)職工文體活動也要給上級行一份“服告”，似乎是想說明他們機(jī)關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文?！　∫弧猿中形脑瓌t，提高行文效用　　“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第四講　行文規(guī)則　　行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。　　5．頁碼。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 ～。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號?！　?．抄送機(jī)關(guān)。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是實現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。按照《省實施＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》“公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號?！　?．附件。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送?！　?．主送機(jī)關(guān)。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作的通知》等。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。整個意思就是省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。聯(lián)合行文時，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。為了使國家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會議認(rèn)為”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料?！　〉诙糠质菍憰h精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。正文可以分為兩個部分。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。　　第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。　　第二，要有分寸?！　〗Y(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成?！　∫庖娨话阌梢?、正文和結(jié)尾三部分組成。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：　　第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝?！　∨鷱?fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的?！　∨鷱?fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機(jī)關(guān)。不要動輒請示，把矛盾上交?！　≌埵疽话阌烧埵臼掠?、請示事項、結(jié)尾三部分組成。請求上級機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。請示可以分為三種類型。這是答復(fù)上級機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機(jī)關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告?！　「鶕?jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。　　議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可?！　∵@類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短?！　∠Ｍ鸵螅劝▽Ρ槐碚谜叩拿銊詈推谕职▽V大群眾的號召和希望。第三，要重點(diǎn)突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些?！　⊥▓蠛屯ㄖ季哂兄獣孕院椭笇?dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。　　5．任免通知。　　3．要求執(zhí)行和周知性通知。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。　　五、通知通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。　　通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。標(biāo)題下可依公告單獨(dú)編號。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布?！　〉谝活愂窍驀鴥?nèi)外宣布重大事項的公告。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過?！　?．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項”。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南Ｍ?。嘉獎令的正文一般包?個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨(dú)寫這部分了。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。這是采取重大強(qiáng)制性行政措施時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成?！　∶睿睿┯?個特點(diǎn)，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。行政機(jī)關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護(hù)政府機(jī)關(guān)的形象。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。在實際中，由于編制有限，多數(shù)機(jī)關(guān)很難做到這一點(diǎn)。人類在發(fā)展，社會在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)正在蓬勃興起，行政機(jī)關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機(jī)關(guān)的文秘工作不再是“萬精油”、“大雜燴”，而是一