【正文】 圖6：聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式2注：版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出。圖3：上報(bào)公文首頁(yè)版式注：版心實(shí)線框僅為示意，在印制公文時(shí)并不印出。 12 式樣 　　A4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸見圖1；公文首頁(yè)版式見圖2；上報(bào)公文首頁(yè)版式見圖3；公文末頁(yè)版式見圖4；聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式l見圖5；聯(lián)合行文公文末頁(yè)版式2見圖6?！　”緲?biāo)準(zhǔn)規(guī)定會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)自定。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。 　　(6)命令(令)的版記格式從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，只有一點(diǎn)不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點(diǎn)要注意。 　　(4)正文之下空l行標(biāo)識(shí)簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機(jī)關(guān)平時(shí)應(yīng)制備。令號(hào)的編制自發(fā)第1號(hào)令開始，不受年度限制，這與發(fā)文字號(hào)不同，發(fā)文字號(hào)序號(hào)以年度為限。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字；字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但要掌握在不超過上級(jí)機(jī)關(guān)的字號(hào)的程度，可以同等大小，但不能超過。本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)命令(令)的格式規(guī)定具體為： 　　(1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡(jiǎn)稱包括規(guī)范化簡(jiǎn)稱?！掇k法》規(guī)定，命令(令)適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。首頁(yè)不放頁(yè)碼，最后一行(第22行)文字下邊緣與文武線距離6mm。由于不加“文件”二字，這時(shí)的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡(jiǎn)稱，如國(guó)務(wù)院這種“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識(shí)為“中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)為“國(guó)務(wù)院文件”。兩線之間其他要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。 　　公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最后一頁(yè)時(shí)，為避免表格的脫落，所以應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。 　　在實(shí)際工作中，有些公文需要附一些表格。也就是說，頁(yè)碼只標(biāo)識(shí)到公文主體部分結(jié)束的那頁(yè)。單頁(yè)碼居右空l字，雙頁(yè)碼居左空1字。 　　(3)公文有附件。因?yàn)楣牡拈_始部分很明顯，即印有紅頭的首頁(yè)，而結(jié)束部分就是本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的版記。 　　8．3．5 版記的位置 　　版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。因此，印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡(jiǎn)化；本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，也有盡量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。一般來說，公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，也就是生效時(shí)間之后，往往需要經(jīng)過打字、校對(duì)、復(fù)核等環(huán)節(jié)。 　　印發(fā)機(jī)關(guān)不是指公文的發(fā)文機(jī)關(guān)，發(fā)文機(jī)關(guān)已有明顯的“紅頭”標(biāo)識(shí)或在公文標(biāo)題中顯示。本標(biāo)準(zhǔn)特別說明，標(biāo)識(shí)方法與抄送機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)方法相同，即也要注意上面提到的三點(diǎn)。 　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)于主題詞之下，要注意三點(diǎn)，一是抄送機(jī)關(guān)居左空l字，這與主題詞頂格標(biāo)識(shí)不同。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同， 同時(shí)要注意詞目之間不要加頓號(hào)，而是空l字。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。對(duì)公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)要加以注意。本標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時(shí)不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無正文”的方法解決。 　　這樣做是考慮到了防止在空白頁(yè)私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。同樣應(yīng)保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對(duì)齊。印章每排最多排3個(gè)，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。 　　三個(gè)單位聯(lián)合行文，會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章無法壓在成文日期上，也就會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章是空白印章。 　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡(jiǎn)稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。掌握的標(biāo)準(zhǔn)是，印章的圖案(如國(guó)徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的印章均帶有國(guó)微，把國(guó)微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負(fù)責(zé)的態(tài)度。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。 　　8．2．6 公文生效標(biāo)識(shí) 　　公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。公文如果沒有生效時(shí)間，在某種意義上說就是一紙空文。三是對(duì)一些細(xì)節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果正文之后的附件序號(hào)和名稱與附件的序號(hào)和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認(rèn)該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。 　　公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。 　　8．2．4 附件 　　公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。數(shù)字、 年份不能回行。如果因僅差一行就可以不擠出正文時(shí)，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下也可以不空1行，道理不再贅述。 　　8．2．2主送機(jī)關(guān) 　　標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3專仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。例如，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁(yè)必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。 　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識(shí)，居中排布。還要注意“簽發(fā)人(會(huì)簽人)”三字用仿宋體，簽發(fā)人(會(huì)簽人)姓名用楷體。 　　簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。發(fā)文字號(hào)應(yīng)居中。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。因此稱之為“六角括號(hào)”是基于與數(shù)學(xué)的中括號(hào)相區(qū)別。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡(jiǎn)化為好。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁(yè)必須顯示正文”這一明確要求。要注意，即使上述3項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識(shí)，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁(yè)邊起留出天頭37mm+25mm＝62mm的距離。 　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm15mm為高限，現(xiàn)行“國(guó)務(wù)院文件”的字號(hào)即是22mm15mm。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定。 　　聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識(shí)位置是居于版心右上角頂格第l行?！　?．1．3緊急程度 　　如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。 　　保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說明。 　　秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。 　　一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會(huì)使人不知其意，以為是誤印上去的。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。 　　并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對(duì)其進(jìn)行“解剖”，掌握其區(qū)別。 　　版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，界限比較明顯。 8公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則 　　本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。　　(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。 　　(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。因此一些公文在印制和裝訂時(shí)由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。 　　7．3印刷要求 　　雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過2mm。 　　公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。而且目前使用中的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、輕印刷機(jī)，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制A4型公文。而國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里買到的A4型紙其誤差不會(huì)超過lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。隨著國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國(guó)普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時(shí)各種辦公自動(dòng)化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙?jiān)谖覈?guó)作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢(shì)所趨。國(guó)際會(huì)議也無一不是采用A4型