【正文】 至是動畫、視頻內(nèi)容，使演講內(nèi)容更形象，便于理解。所以，電腦也是會議室常備的音像輔助設備之一。投影儀 投影儀可以把計算機屏幕上的內(nèi)容放大顯示到幕布上，使更多的觀眾看到，屬于會議室的重要設備。 在準備計算機及投影儀的時候，一定要準備好相應的電源設備，并為突然停電的意外事故做好準備。畫架、活動掛圖 畫架上面可掛多層白板紙，方便在會計過程中，由主持人、演講人、報告人記下與會人員的討論過程、重要觀點，畫架也可以用白板代替。展板 展板是便攜式的圖板，展示會議相關(guān)的內(nèi)容或宣傳信息，由會議組織者事前準備好，擺放在會議室相關(guān)位置。音響設備視會議室的大小及演講者的需要，提供麥克風、音箱等，必要的音響設備。其他設置 錄像機、電視機、膠片投影儀、幻燈片投影儀等，隨著電腦的普及，這些類型的音像輔助設備使用的越來越少了。 會議時，要使用何種音像輔助設備需事先與演講人、報告人進行溝通，并按他們的要求準備。如果會議場地沒有足夠的音像輔助設備，就需要會議籌備人員通過其他方式，如租賃、借用，事先在會議場地布置好。四、會場布置要注意的幾個細節(jié) 會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。會場布置通常由會議場所提供方和會議籌備人員配合完成，在會場布置之前，通常會出個會場布置方案，甚至畫出會場布置的效果圖，報告給會議領(lǐng)導小組來審批。會場布置總體要求 會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的，等等。會議場所的室外布置 會議場所的室外及入口布置可根據(jù)需要選擇：主會標歡迎拱門、條幅彩球、鮮花、氦氣球地毯展架、易拉寶、廣告板引導牌燈箱簽到臺休息座椅等五、會議場所的室內(nèi)布置 會議場所的室內(nèi)布置可根據(jù)需要選擇：會標、背景板主席臺\聽眾席、演講臺的布置，可參考：會議室座位安排的五種方式鮮花、彩球、彩帶等裝飾音像輔助設備燈光、電源設備茶點，可參考：會議的食品飲料安排獎品、禮品、活動道具桌牌、名牌攝像設備，等第三章 會議過程控制一、會議接待的2點注意事項 會議接待是參會人員對會議評估的重要之一，會議接待是整個會議過程中重要的一個環(huán)節(jié)，會議接待方案準備、會議接待禮儀、會議接待注意事項，也是學習組織、籌備一個會議的重要內(nèi)容，對于大型會議，應該準備專門的會議接待方案。 會議接待中要注意的事項為：妥當安排接待人員 會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當?shù)匕才藕谩? 對會議接待人員要進行培訓，使他們熟悉會議的日程安排、會議場地情況、意外情況處理辦法案等。充足準備接待資料 在接待處應該準備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。接待處應該準備的資料和材料如下：胸卡或吊牌參會人員名單參會人員登記表、簽到表辦公用品，如鉛筆、紙張、記錄本會議日程關(guān)于會議地點、衛(wèi)生間設施、停車、用餐地址等信息會議相關(guān)印刷品會議評估反饋表其他會議信息為每個參會人員準備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。二、會議意外事件處理、意外事件處理預案 會議過程千頭萬緒，方方面面的事情很多，參會的人員較多，組織者要對會議過程進行控制，需要制定意外事件處理預案以應對會議過程中的突發(fā)事件、緊急事件。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預案呢？ 會議前詳細的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個方面最有可能出現(xiàn)問題：人員 會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因為生病、其他重要事項而無法出席會議，或者因為交通問題，而無法準時到達會議現(xiàn)場。 處理預案：為每個重要角色準備后備人選；會議前與他們聯(lián)系，以確保無缺席情況出現(xiàn)，安排會議接待人員及時反饋交通、天氣變化；及時調(diào)整會議日程，例如增加提問時間，以應對某個發(fā)言人的缺席。 場地 會議場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預定的會議室無法按時提供；為參會人員預訂的客房不足；會議場地的設備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。 處理預案：大型會議的場地出現(xiàn)意外，最難處理，因為會議通知已經(jīng)發(fā)出，大量參會人員已經(jīng)匯集過來了，很難準備一個備選地點，因此，會議場地在選擇時，一定要選擇有信譽的地方，以降低出現(xiàn)意外事件的可能性，一旦出現(xiàn)意外，要能為大家及時提供備選場地，或者是備選日程安排。 音像輔助設備 音像輔助設備也較易出現(xiàn)問題，如投影儀的燈泡突然不亮；電源不足；音響系統(tǒng)故障，等等。 處理預案：在會議籌備時，一定要了解會議的音像輔助設備的狀況，保障設備能夠運轉(zhuǎn)，確保能及時找到設備維護的人員或服務商，必要的情況下，要準備備選設備。組織者在參會時，要攜帶一些必要的備用品，如：白板、白板筆、膠片，等。 會議資料 會議資料可能會出現(xiàn)短缺；或者因為復印設備、打印設備的故障而無法按時按量提供；會議相關(guān)印刷品的供應商，可能無法按時將資料送達等等。 處理預案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時無法解決，要及時向參會人員進行解釋，并說明能夠提供資料的時間或備選方法。 其他意外情況 其他可能存在的問題，如參會人數(shù)不足，或超過預期；突發(fā)安全事故，等等。寧可累死在路上，也不能閑死在家里！寧可去碰壁，也不能面壁。是狼就要練好牙，是羊就要練好腿。什么是奮斗？奮斗就是每天很難，可一年一年卻越來越容易。不奮斗就是每天都很容易，可一年一年越來越難。能干的人，不在情緒上計較，只在做事上認真；無能的人！不在做事上認真，只在情緒上計較。拼一個春夏秋冬！贏一個無悔人生！早安！—————獻給所有努力的人.學習好幫手