【正文】 因有團隊活動，參會者請備休閑裝。會議議程如下：…… 會議地點在XX國際會議中心中餐廳，會議提供午餐及茶點。十、請柬、邀請函的7項信息與范文 有?些會議或活動需要邀請某些特定的人來參加，因此，要給相關(guān)人員發(fā)送請柬或邀請函，請柬與邀請函的內(nèi)容為被邀請者提供了會議的相關(guān)信息，為了讓被邀請者了解會議信息，請柬與邀請函的內(nèi)容應體現(xiàn)7類信息。會議相關(guān)的印刷品，包括：請柬、會議宣傳單、代表名錄、會議日程表、參會人員信息登記表、會議評估反饋表、住宿安排表、居住區(qū)域地圖、城市地圖、天氣預報、廣告材料等。會場布置總體要求 會場布置要與會議的內(nèi)容相匹配，根據(jù)會議內(nèi)容可把會場布置為：喜慶熱鬧的、動感活躍的、嚴謹商務的等等。會場布置雖然是個細節(jié)，但卻是整個會議的一個面子問題，給參會者留下對會議的第一印象，是非常重要的。如果由于各種原因無法親自去踩點，可由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價，了解場地的設施等級。③飯店 飯店：有適合大型活動的房間，同時也提供餐飲服務。①賓館、酒店 許多賓館有專門接待商務會議的業(yè)務，由于賓館同時能夠提供住宿和餐飲，因此，對于有食宿需求的會議，是很合適的選擇。由于減少了租用場地與設備，選擇內(nèi)部地點開會可以節(jié)省費用，適合于內(nèi)部會議與活動。會議場所的費用，通常在整個預算中占比較大，同時，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個重要的事情。九、會議物品采購清單與采購人員安排 在會議的三類相關(guān)人員中，會議籌備人員往往還要負責所有會議相關(guān)物品的采購、訂制與租賃，在采購前列一個采購清單，并安排好會議采購人員，會使采購進行得有條不紊，且不會產(chǎn)生遺漏。 雜費　　雜費是指會議與活動過程中，產(chǎn)生的一些臨時性費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等?！　〔椟c基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。會議籌辦者應明確酒店應當關(guān)閉或者開放的服務項目及范圍。對于這些單項服務支持，籌辦時應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。　?、跁h設施租賃費用：此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備（一般都自帶）等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術(shù)支持與維護費用。③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。會議預算包括以下6項內(nèi)容： 交通費用　　交通費用可以細分為：　?、俪霭l(fā)地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通費。 會議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細的會議地址、會議內(nèi)容的具體時間安排。 會議日程與會議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時間安排。 會議前期的籌備過程中要考慮的，如主席臺的座位安排與姓名牌如何擺放？主持人是否要準備串詞？發(fā)言的人是否要準備投影設備？嘉賓是否要有標志？表演的人是否需要道具與服裝，等等，都要在參會人員名單確定后，進行準備。在來賓抵達時，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。根據(jù)來賓的其他需要安排相應車輛進行服務。如果是車隊行進，出發(fā)前應明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，以免行進中發(fā)生錯位。乘車座位安排應適當寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。用車接客時，應主動打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時，接待人應先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。六、接待車輛接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。宴請時根據(jù)需要安排打印席卡。根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請客人點或預先點好。根據(jù)來賓的生活習慣、飲食愛好、民族特點，結(jié)合本地飲食特色定餐。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。房間布置：客人抵達前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時檢查房間內(nèi)設施是否能正常使用，按照要求為房間配水果 ( 需每天更換 )。同行卡可隨乘車號一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。熟知房間數(shù)量及類型（標準間、商務房、工作人員房間）及同行卡。提前召開有關(guān)部門協(xié)調(diào)會，明確任務分工，落實到人（會議記錄、照相、攝像）領(lǐng)導審批接待計劃，申請接待費用?？腿说诌_前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。 根據(jù)來賓級別確定接待規(guī)格和接待方式。四、制定接待程序，落實各項細節(jié)： 在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要表演、比賽，等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準備和制定接待計劃。（3）參加人員會議要邀請哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請嗎？主管部門的領(lǐng)導是否邀請？等等，都要想周全了。這就要求接待人員加強靈活應變能力、臨場發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損作企業(yè)形象的問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節(jié)都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。在接待過程中，要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。然后報請領(lǐng)導批準后實施。在接到接待任務時，我們首先了解來賓的基本情況及要求，如：來賓人數(shù)、姓名、性別、職務、職稱、年齡、民族、宗教信仰、帶隊人、來訪目的、方式、來訪起訖日期、來訪路線、交通工具、生活習慣、飲食愛好、禁忌及其它要求等，這是我們做好接待工作的