【正文】 之內(nèi)進(jìn)行移交。合同移交要徹底，合同份數(shù)要完整，任何部門和個(gè)人不得將合同存留在部門或個(gè)人處。紙質(zhì)合同和合同電子檔案蓋章時(shí)交回集團(tuán)辦。辦公室檔案員接收合同及相關(guān)資料時(shí)，交接雙方填寫《檔案（合同）移交登記薄》（見附件2），列明檔案（合同）名稱、簽訂時(shí)間、應(yīng)移交份數(shù)、資料種類（原件/復(fù)印件）說明、其他資料名稱、交接時(shí)間，并由移交人和接收人分別簽字認(rèn)可。具體移交資料包括：（1）合同正式文本及附件。（2）合同會(huì)簽單。 （3）審查會(huì)簽意見書。（4）與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。 （5）合同他方當(dāng)事人資信證明材料。（6）雙方或有的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。 第二條 合同履行期間產(chǎn)生的檔案資料的移交合同履行中形成的有關(guān)資料，在合同履行結(jié)束前，由承辦部門保管。合同履行完全結(jié)束后，移交辦公室與合同等資料一起存檔、保管。具體包括：（1）合同履行中的有關(guān)電傳、信函、電報(bào)、圖表等。 （2）有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。 （3）有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。（4）其它應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料。第三條 合同檔案的使用（借閱）管理檔案借閱分為借出和查閱兩種方式。檔案查閱（1）查閱資料必須在檔案室進(jìn)行。（2）查閱資料不允許查閱與申請(qǐng)無關(guān)的資料。（3）凡查閱的資料一律不準(zhǔn)復(fù)印。檔案借出（1）所有檔案的借閱，須履行申請(qǐng)借閱手續(xù)，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)（具體見附件3《檔案（合同）借閱申請(qǐng)表》）后檔案管理員方可予以借閱。公司重要文件、保密文件、重要證照原則上不予借閱，確因工作需要必須借閱的，須由董事長簽字批準(zhǔn)。（2）檔案員對(duì)所有借出的文件資料應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)份數(shù)，并填寫《檔案（合同）借閱登記表》（具體見附件4）。（3）借出的資料必須在規(guī)定的時(shí)間歸還，超出借閱時(shí)間必須由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（4）借閱人員對(duì)所借資料須妥善保管，保守機(jī)密，保證安全，任何人不得在所借資料上亂寫、畫、涂改、剪裁、拆散或擅自復(fù)印轉(zhuǎn)借，更不得損壞和丟失。（5）借閱資料不允許中途轉(zhuǎn)借他人，必須歸還后再辦手續(xù)。（6）原則上只提供復(fù)印件借出，如需要原件和借出不歸還的資料，須由部門經(jīng)理簽字，并報(bào)董事長批準(zhǔn)。（7）原則上，不允許外來人員或單位借閱檔案資料，確屬工作需要借出的，必須由公司相關(guān)人員帶領(lǐng)辦理有關(guān)手續(xù)。第九章 附則本制度由集團(tuán)辦公室進(jìn)行解釋和修訂。本制度從2009年7月1日起實(shí)施，2012年4月第一次修訂。2013年9月第二次修訂。第十章 附件附件1：合同會(huì)簽單附件2：檔案（合同）移交登記表附件3：檔案（合同）借閱申請(qǐng)表附件4：檔案（合同）借閱登記表附件5：合同授權(quán)委托書榮民集團(tuán)合同會(huì)簽單附件1 年 月 日 合同名稱合同編號(hào)合同對(duì)方名稱合同金額合同內(nèi)容概要經(jīng)辦部門意見經(jīng)辦人主管領(lǐng)導(dǎo)意見相 關(guān) 部 門 會(huì) 簽 意 見財(cái)務(wù)部預(yù)算部集團(tuán)辦總裁辦前期部設(shè)計(jì)部 營銷部工程部采購部法律顧問意見法務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)意見房產(chǎn)總經(jīng)理意見集團(tuán)副總裁意見董事長審批意見 注：“相關(guān)部門會(huì)簽意見”欄，由經(jīng)辦部門根據(jù)合同內(nèi)容和性質(zhì)的不同按“√”來選擇會(huì)簽部門，但所有合同須有財(cái)務(wù)部會(huì)簽意見。95 / 95附件2 檔案（合同）移交登記表序號(hào)檔案（合同）名稱合同簽訂時(shí)間份數(shù)資料種類移交人接收人接收時(shí)間原件復(fù)印件 檔案（合同）借閱申請(qǐng)表附件3借閱部門借閱人申請(qǐng)時(shí)間借閱事由借閱檔案名稱檔案編號(hào)部門經(jīng)理意見辦公室主任審批意見主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見總經(jīng)理審批意見總裁審批意見借閱時(shí)間 經(jīng)辦人（簽字）： 借閱人（簽字）：歸還時(shí)間 經(jīng)辦人（簽字）： 借閱人（簽字）：備 注附件4 檔案（合同）借閱登記表 序號(hào)檔案（合同）名稱借閱形式及時(shí)間份數(shù)種類經(jīng)手人歸還時(shí)間現(xiàn)場借閱時(shí)間借出時(shí)間原件復(fù)印件附件5授權(quán)委托書委托人： 法定代表人： 職務(wù)： 代理委托人： 工作單位： 職務(wù)： 茲委托代理委托人與 簽訂 合同 授予代理權(quán)如下：代為洽談協(xié)議，商定協(xié)議內(nèi)容；作為代理人在簽署協(xié)議；受托人在行使本委托書下的委托事項(xiàng)，委托人對(duì)受托人行為承擔(dān)全部法律責(zé)任。本委托書有效期限至協(xié)議簽訂日期止。 單位公章： 法定代表人： 年 月 日會(huì)議管理制度第一章 總則為了使集團(tuán)各類工作信息在各部門之間快速有效傳遞，做好上情下達(dá)和下情上報(bào)工作，進(jìn)一步提高公司各項(xiàng)工作的計(jì)劃性，不斷改進(jìn)管理方法，有效提升管理效率，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。特制訂公司會(huì)議管理制度。 第二章 會(huì)議類型（一）例行性會(huì)議周工作例會(huì)、月工作例會(huì)、半年總結(jié)大會(huì)、年度總結(jié)大會(huì)；（二）專題性會(huì)議市場及銷售工作會(huì)議、工程管理會(huì)議、財(cái)務(wù)工作會(huì)議、行政人力工作會(huì)議、項(xiàng)目可行性研究分析討論會(huì)議、黨工團(tuán)組織有關(guān)會(huì)議等。（三）其他會(huì)議部門會(huì)議等。第三章 各類會(huì)議規(guī)定（一）周工作例會(huì)會(huì)議時(shí)間：每周六上午上班后召開，會(huì)議時(shí)間原則上不超過一小時(shí)。會(huì)議主持：總經(jīng)理。參加人：公司部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）以上管理人員。會(huì)議內(nèi)容（1）各部門經(jīng)理匯報(bào)本部門上周工作完成情況及存在問題，同時(shí)匯報(bào)本周工作安排；（2）各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所分管部門上周及本周工作進(jìn)行補(bǔ)充匯報(bào)，并做系統(tǒng)性安排。（3）總裁結(jié)合各項(xiàng)工作進(jìn)展情況，對(duì)上周工作中存在的進(jìn)度和質(zhì)量方面的問題進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，并對(duì)本周工作進(jìn)行整體性部署。有關(guān)要求會(huì)后由各部門向總裁辦提交下周工作中需要協(xié)調(diào)解決的問題，并由整理編制形成《公司周工作計(jì)劃》印發(fā)至各部門執(zhí)行，同時(shí)對(duì)會(huì)議上安排的重要事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦。（二）月工作例會(huì)會(huì)議時(shí)間：每月28日召開，遇到特殊情況時(shí)可順延至本月最后一天。會(huì)議主持：總裁。參加人：公司部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）以上管理人員。會(huì)議內(nèi)容（1）各部門經(jīng)理匯報(bào)本部門本月工作完成情況及存在問題，同時(shí)匯報(bào)下月工作安排；（2）各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所分管部門本月及下月工作進(jìn)行補(bǔ)充匯報(bào)，并做系統(tǒng)性安排。（3）總裁結(jié)合各項(xiàng)工作進(jìn)展情況，對(duì)上月工作中存在的進(jìn)度和質(zhì)量方面的問題進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，并對(duì)本月重點(diǎn)工作進(jìn)行整體性部署。（4）總裁對(duì)公司有關(guān)重大活動(dòng)和事項(xiàng)進(jìn)行通報(bào)和部署。有關(guān)要求會(huì)后辦公室整理形成《公司月重點(diǎn)工作計(jì)劃》印發(fā)至各部門執(zhí)行，同時(shí)對(duì)會(huì)議上安排的重要事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦。（三）半年總結(jié)大會(huì)會(huì)議時(shí)間：每年7月份召開。會(huì)議主持：總裁。參加人：公司全體員工。會(huì)議內(nèi)容（1）對(duì)集團(tuán)上半年各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)；（2）對(duì)集團(tuán)下半年各項(xiàng)工作進(jìn)行計(jì)劃、安排；有關(guān)要求（1）會(huì)前總裁辦發(fā)通知，要求各部門對(duì)上半年工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下半年工作進(jìn)行安排，并形成書面總結(jié)安排材料；（2）總裁辦起草《集團(tuán)上半年工作總結(jié)及下半年工作安排》，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審定；（3）會(huì)后總裁辦將《集團(tuán)上半年工作總結(jié)及下半年工作安排》印發(fā)至各部門學(xué)習(xí)實(shí)施。（四）年度總結(jié)大會(huì)會(huì)議時(shí)間：每年1月份召開前一年度工作總結(jié)大會(huì)。會(huì)議主持：總裁。參加人：公司全體員工。會(huì)議內(nèi)容（1）對(duì)集團(tuán)全年各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)；（2）對(duì)集團(tuán)下一年度各項(xiàng)工作進(jìn)行計(jì)劃、安排；（3）表彰先進(jìn)。有關(guān)要求（1）會(huì)前辦公室發(fā)通知，要求各部門對(duì)年度工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下年度工作進(jìn)行安排，并形成書面總結(jié)安排材料；（2）總裁辦起草《集團(tuán)年度工作總結(jié)及下年度工作安排》，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審定；（3）會(huì)前集團(tuán)辦公室做好先進(jìn)集體和個(gè)人的評(píng)選工作；（4）會(huì)后總裁辦將《集團(tuán)年度工作總結(jié)及下年度工作安排》印發(fā)至各部門學(xué)習(xí)實(shí)施。（五）專題性會(huì)議市場及銷售工作會(huì)議、工程管理會(huì)議、財(cái)務(wù)工作會(huì)議、行政人力工作會(huì)議、項(xiàng)目可行性研究分析討論會(huì)議、黨工團(tuán)組織有關(guān)會(huì)議等專題性會(huì)議的召開時(shí)間不定，根據(jù)需要確定會(huì)議時(shí)間；會(huì)議主持人原則上由工作分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任；會(huì)議參加人為工作相關(guān)部門的相關(guān)人員；會(huì)議內(nèi)容為工作范圍內(nèi)的一些需要議定和確定的具體事項(xiàng)。（六）其他會(huì)議各部門每周須定期召開例行會(huì)議，除此之外，還需召開不定期工作碰頭會(huì)。部門定期周例會(huì)的召開時(shí)間每周末或周一，但其召開時(shí)間不得與公司會(huì)議或其他活動(dòng)的時(shí)間相沖突。部分業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)工作需要召開日工作晨會(huì)。部門不定期會(huì)議主要根據(jù)需要來確定。部門會(huì)議的主持人：部門負(fù)責(zé)人。部門會(huì)議的參加人：部門全體人員。部門會(huì)議的內(nèi)容：聽取部門各位員工工作匯報(bào)；傳達(dá)公司有關(guān)精神；通報(bào)公司近期重要工作和重大事項(xiàng)；講評(píng)部門工作要點(diǎn)、安排布置部門周工作計(jì)劃；對(duì)某一項(xiàng)工作進(jìn)行研究和討論；落實(shí)各項(xiàng)管理措施、幫助部門所屬員工解決工作中遇到的困難和問題。 第四章 會(huì)議要求（一）做好會(huì)議計(jì)劃各類會(huì)議需提前向參會(huì)人發(fā)出通知，重要的例行性會(huì)議和專題性會(huì)議應(yīng)有書面的會(huì)議通知，列明會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、會(huì)議內(nèi)容及需要參會(huì)人準(zhǔn)備的事項(xiàng)。需要使用公司會(huì)議室或需要聯(lián)系外部會(huì)議場所的，會(huì)議牽頭部門應(yīng)提前向總裁辦進(jìn)行申請(qǐng)，講明參加人數(shù)，設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備等有關(guān)會(huì)務(wù)工作，以使總裁辦對(duì)會(huì)議室的使用進(jìn)行統(tǒng)籌安排和調(diào)度，由前臺(tái)負(fù)責(zé)填寫《會(huì)議室使用情況一覽表》并提前做好相關(guān)會(huì)務(wù)工作。（二）做好會(huì)議記錄工作各類會(huì)議，必須要有會(huì)議記錄，要做到專人記錄和管理。（1）各類例行性會(huì)議的記錄由總裁辦文字秘書負(fù)責(zé)。（2）各類專題性會(huì)議的記錄工作由該會(huì)議主持人指定參會(huì)的具體人員負(fù)責(zé)。（3）部門會(huì)議的記錄工作由部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)。（4）一些重要的例行性會(huì)議和專題性會(huì)議，應(yīng)根據(jù)需要由會(huì)議記錄人形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人和辦公室審定后印發(fā)并遵照?qǐng)?zhí)行。（5）重要的例行性會(huì)議和專題性會(huì)議，還應(yīng)進(jìn)行錄音、攝影、攝像等形式的記錄。（6）每月底總裁辦對(duì)會(huì)議的召開、記錄及落實(shí)情況進(jìn)行檢查，并作為考核部門及有關(guān)當(dāng)事人的依據(jù)之一。 （二）注重會(huì)議質(zhì)量各類會(huì)議主持人會(huì)前應(yīng)與參會(huì)人員充分溝通，做到心中有數(shù)。對(duì)議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法，并對(duì)此負(fù)責(zé)。各類會(huì)議力求精簡高效用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話，部署的工作做了沒有，做到什么程度，沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化或細(xì)化的答復(fù)，禁止和杜絕模棱兩可或一句話籠統(tǒng)而過的現(xiàn)象。 （三）力求會(huì)議實(shí)效會(huì)議議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會(huì)負(fù)責(zé)人要按照落實(shí)要求，層層進(jìn)行傳達(dá)貫徹，務(wù)必使直接執(zhí)行人明確要做什么、為什么要做、怎么做、什么時(shí)候做完，使工作執(zhí)行者對(duì)工作目標(biāo)、計(jì)劃和過程控制清晰明了。 （四）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律公司各類例行性會(huì)議和專題性會(huì)議，統(tǒng)一由總裁辦進(jìn)行提前通知。與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，應(yīng)認(rèn)真做好參會(huì)準(zhǔn)備，并準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不得遲到和早退，更不得無故缺席。對(duì)因事確實(shí)不能參會(huì)的，需提前向辦公室或會(huì)議主持人請(qǐng)假?？梢源韰⒓拥臅?huì)議，應(yīng)在請(qǐng)假前指定代理人參加會(huì)議，并由代理人做好會(huì)議記錄以便在會(huì)后向請(qǐng)家人傳達(dá)會(huì)議精神。參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄。會(huì)后