【導讀】有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī)，制定本制度。法正確，手續(xù)齊備，符合時限。六、本企業(yè)根據(jù)權(quán)責發(fā)生制的原則記帳。本、費用，應(yīng)當在同一會計期間登記入帳。除另有規(guī)定者外，企業(yè)不得自行調(diào)整財產(chǎn)的帳面價。年度的，應(yīng)當作為資本支出；支出的效益僅及于本會計年度的，應(yīng)當作為收益支出。實際支付的款項含有已宣告發(fā)放的股利或者應(yīng)計利息的，應(yīng)將這部分股利或者利息。壞帳準備應(yīng)當單獨核算，并在資產(chǎn)負債表中作為應(yīng)收款項的減項單獨反映。于已提壞帳準備的帳面余額，應(yīng)當按其差額相應(yīng)調(diào)減壞帳準備的帳面余額。實際發(fā)生的壞帳應(yīng)當與壞帳準備先行沖抵。在資產(chǎn)負債表長期投資類下單列項目反映。產(chǎn)，應(yīng)當在輔助性備查帳中登記，并在資產(chǎn)負債表的附注中予以說明。

　　

【正文】 存檔（應(yīng)付會計核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請單時部門主管應(yīng)注意的事項： a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明 b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明 c. 此申請單只限于部門主管簽署 d. 部門主管必須緊記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商之報價，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品之應(yīng)用。 主題：采購制度及程序 生效日 期： 3. 檢定申請單 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 當采購部收到采購申請單后，應(yīng)作出以下覆查，以防錯漏。 簽署核對 檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準確。 數(shù)量核對 覆查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請表上之數(shù)量是否正確，因過多或過少都會產(chǎn)生很多不良后果。 過多存貨引起的問題有： a. 流動資金減少而束縛于存貨成本， b. 保險費及存貨成本增加， c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗， d. 貨品有被盜之危險而招損 存貨不足引起的問題： a. 出品產(chǎn)生缺項，令到客人不滿或令整個預(yù)定的供應(yīng)計劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和 物業(yè)公司形象 b. 匆忙的定單導致價格或品質(zhì)上的不可預(yù)控， 4. 供應(yīng)商 ＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商 我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報價及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得： a. 營業(yè)代表的來訪 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子 c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告 d. 展覽會 e. 有關(guān)部門的介紹 選 擇供應(yīng)商 在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時要考慮以下條件： a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持 物業(yè)公司 貨品水準，數(shù)量及交貨期有一定的保障， b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合 物業(yè)公司 要求的物品，令 物業(yè)公司 保持一貫穩(wěn)定水準， c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項，運輸及保險費用，且聯(lián)系方便，易於隨時檢查合同的執(zhí)行情況， d. 價格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合 物業(yè)公司 要求，選擇供應(yīng)商便選擇 價格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合 物業(yè)公司 要求的供應(yīng)商， e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與 物業(yè)公司 的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。 ＝＝＝＝＝＝＝ 物業(yè)公司 的制度，報價單需要最少三家作出比較，但要視貨品質(zhì)量和 種類，和貨源供應(yīng)而定。 主題：采購制度及程序 生效日期： 報價種類 口頭報價：口頭報價只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量價格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場采購?fù)?，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)絕對避免。 書面報價：這是最完善的報價方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進行，以免臨時發(fā)生變化， 投標方式：對于價值大的工程項目，最好發(fā)出投標之邀請信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報價，過期作廢， 物業(yè) 公司 對于每一份報價要保守秘密以求取得公平競爭，擇優(yōu)選取。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 選擇貨品時，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細分析報價單中資料，以確保正確的選擇。 樣本測試 a. 當需要某種貨品時，采購部可要求供應(yīng)商提供樣品 b. 樣品交予需求部門進行種種測試及提供意見，例如：布草洗滌的測試等 c. 為求公平，供應(yīng)商的名字無需提供給需求部門 d. 在進行測試時，采購職員需在場證明 e. 測試需由需求部門提供書面報告給采購部 7. 議價 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 通常物品的 價值和數(shù)量較大時，我們可以和供應(yīng)商作議價以進一步達成對 物業(yè)公司 較為有利的協(xié)議，而且我們不單可在價格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量，交貨期或一切細節(jié)，通過議價，價格可減低，這樣，對 物業(yè)公司 有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍 應(yīng)盡力嘗試。 a. 小數(shù)值的購買 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 唯一供應(yīng)的來源 c. 法律規(guī)定的價格 d. 已定折扣之價目表 e. 緊俏的市場商品 8. 決定 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 當一切步驟完成后，采購部便 可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當欄目內(nèi)，連同所有的報價單和推薦供應(yīng)商之報告交給財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準。 9. 定購 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購申請表一經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購部，采購部可按第 2 項的安排分派采購申請單給規(guī)定的部門，而采購人員應(yīng)立刻準備采購單給供應(yīng)商，及時進行采購物料。 采購定單 采購定單乃 物業(yè)公司 正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價格必須與已批準之采購申請表相同。 采購定單一式六份： 第一份：供應(yīng)商 第二，三份：采購部 第四份：會計部 第五份：收貨部 第六份：需求部門 主題：采購制度及程序 生效日期： a. 采購定單必須之資料： — 貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān)資料 — 采購申請單之號碼 — 定單日期 — 需求部門 — 品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價，交貨期，運輸方式及驗收標準 — 總值 — 付款方法 b. 采購定單中的有效簽名： 采購定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋 物業(yè)公司 的合同專用章外，另需按 物業(yè)公司 規(guī)定 的分級授權(quán)加簽，例如： — 總值在 元人民幣以下，只需 財務(wù)經(jīng)理簽字批準 — 總值在 元人民幣以上，需要 財務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準 合同 有關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項目或高總值及數(shù)量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細則。 a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來確認雙方的責任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后 ，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力 合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 工程合同細則應(yīng)詳細列明： — 工作范圍－物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 — 規(guī)格，質(zhì)量標準及驗收標準和方法 — 其他費用－雜項開支，超時，利息，工人工資，保險等的承擔 — 完成工期和工程進度界定方法 — 延期完工之賠償 — 保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定 — 工程進度款，保障金等的付款方法和規(guī)定 c. 物 品或服務(wù)性采購合同細則應(yīng)列明： — 詳細的采購項目標的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 — 交貨期限，運輸方法及交貨地點 — 付款細則和驗收方法 — 維修保養(yǎng)方法及收費 — 保證的年限 — 接受或拒絕貨品程度和處理方法 — 什么情形下可取消合同 — 合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障） 10. 其他 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購定單之跟蹤 當定單發(fā)出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨 以下情況乃采購部需要跟催的： a. 貨品未能依期交貨 b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入 c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商 d. 唯一來源但有問題的供應(yīng)商 e. 供應(yīng)商未能履行合同的責任 采購定單的取消 a. 物業(yè)公司 欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法給財務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。 b. 供應(yīng)商欲取消定單： 如供應(yīng)商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個供應(yīng)商，并立即通知需 求部門，為保障 物業(yè)公司 利益，供應(yīng)商必須賠償 物業(yè)公司 人力，時間及其他經(jīng)濟損失。 c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細細則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。 收貨 收貨乃收貨組之責任，但采購仍對貨品作出必要的檢查，以保障 物業(yè)公司 購入 適當貨品，當送到的貨品有問題時，數(shù)量不符，品質(zhì)摻假，過時未到，采購部便需被即時知會，以作進一步行動。 主題：采購制度及程序 生效日期： 檔案儲存 要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存，這樣便有快捷之資料存查。 主題：采購制度及程序 生效日期： a. 采購部需存兩份采購單，但檔案儲存編排便有不同之處 一份是以順號碼方式排列，此檔案資料永遠保留。 另一份乃依據(jù)部門劃分，然后才依號碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意后可毀滅。 b. 供應(yīng)商及出品資料： 為方便隨時提供資料予部門參考，采購部需將所有供應(yīng)商目錄，小冊子儲 入檔案備查。 c. 價目記錄： 每類貨品備有一份詳細的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應(yīng)商，價 目，采購日期，折扣，數(shù)量清楚列明 ，以便日后作價格走勢分析或重購時之存查。 d. 存貨及用量記錄： 此記錄乃由倉務(wù)提供，采購部可從報告中得知每月用量和存貨，該等資料 對采購部協(xié)助財務(wù)部預(yù)計未來用量以配合市場價，是很有幫助的。 e. 供應(yīng)商記錄： 當選擇供應(yīng)商時，采購部需考慮其過去表現(xiàn)，如交貨是否依時，服務(wù)水準，價格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購部作參考及評價。 f. 其他檔案： 全 物業(yè)公司 有關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲存妥當，待有需要時翻查。 注意 ：為避免資料之遺失，借出之資料必 須登記及退還。 主題：采購制度及程序 生效日期： 三．食品及飲料之采購程序 11. 采購申請及訂單 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 物業(yè)公司 中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食物卻不能，例如罐頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購部更需與廚務(wù)部，餐飲部和成本會計部密切合作，作出適當?shù)牟少彙? 因為食物飲料需要每天都有不同種類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營業(yè)情況比較復(fù)雜，申請購買的手續(xù)也跟其他方 法不同。 a. 倉庫部需每天把表內(nèi)存貨報告一欄填好交回廚師長 b. 根據(jù)倉務(wù)部之資料，廚師長再憑自己的經(jīng)驗預(yù)測，菜牌之需求，填寫適 當之數(shù)量簽署購貨表，并于指定日期前交回采購部處理， c. 采購部收到每日市場購貨表后把適當?shù)墓┴浬毯蛢r格填上，并由采購 部經(jīng)理簽核， d. 此表然后再經(jīng)廚師長，餐廳經(jīng)理和采購部經(jīng)理批準后，采購部便可以電話落單或直接到市場選購。 雜貨 雜貨之采購申請需填寫每周雜貨訂貨表，（此表可作訂單使用） a. 倉務(wù)部需每周把入存貨表填好，交回廚師長， 主題 ：采購制度及程序 生效日期： b. 根據(jù)倉務(wù)部之資料，廚師長再把需求數(shù)量填上并交回采購部， c. 采購部收到每周雜貨訂貨表后，把適合的供應(yīng)商和價格填上，并由采購部經(jīng)理簽署， 如不采用雜貨訂貨表，可用采購申請單代替， d. 此表然后再經(jīng)財