【正文】 第二，三份：采購(gòu)部 第四份：會(huì)計(jì)部 第五份：收貨部第六份：需求部門(mén)主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：a. 采購(gòu)定單必須之資料： —貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān)資料 —采購(gòu)申請(qǐng)單之號(hào)碼 —定單日期 —需求部門(mén) —品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價(jià)，交貨期，運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) —總值 —付款方法b. 采購(gòu)定單中的有效簽名： 采購(gòu)定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋物業(yè)公司的合同專用章外，另需按物業(yè)公司規(guī)定的分級(jí)授權(quán)加簽，例如： —總值在 元人民幣以下，只需 財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn) —總值在 元人民幣以上，需要 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準(zhǔn) 合同有關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品之定購(gòu)，我們可以用采購(gòu)合同代替采購(gòu)定單，采購(gòu)合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細(xì)則。a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來(lái)確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：b. 工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明： —工作范圍－物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 —規(guī)格，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法 —其他費(fèi)用－雜項(xiàng)開(kāi)支，超時(shí)，利息，工人工資，保險(xiǎn)等的承擔(dān) —完成工期和工程進(jìn)度界定方法 —延期完工之賠償 —保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定 —工程進(jìn)度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務(wù)性采購(gòu)合同細(xì)則應(yīng)列明： —詳細(xì)的采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 —交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn) —付款細(xì)則和驗(yàn)收方法 —維修保養(yǎng)方法及收費(fèi) —保證的年限 —接受或拒絕貨品程度和處理方法 —什么情形下可取消合同 —合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）10. 其他＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購(gòu)定單之跟蹤當(dāng)定單發(fā)出后，采購(gòu)部需跟催整個(gè)過(guò)程直至滿意收貨 主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：以下情況乃采購(gòu)部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商d. 唯一來(lái)源但有問(wèn)題的供應(yīng)商e. 供應(yīng)商未能履行合同的責(zé)任 采購(gòu)定單的取消a. 物業(yè)公司欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能的問(wèn)題及可行解決方法給財(cái)務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。b. 供應(yīng)商欲取消定單： 如供應(yīng)商欲取消定單，采購(gòu)部必須能夠找到另一個(gè)供應(yīng)商，并立即通知需 求部門(mén)，為保障物業(yè)公司利益，供應(yīng)商必須賠償物業(yè)公司人力，時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細(xì)細(xì)則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。 收貨 收貨乃收貨組之責(zé)任，但采購(gòu)仍對(duì)貨品作出必要的檢查，以保障物業(yè)公司購(gòu)入 適當(dāng)貨品，當(dāng)送到的貨品有問(wèn)題時(shí)，數(shù)量不符，品質(zhì)摻假，過(guò)時(shí)未到，采購(gòu)部便需被即時(shí)知會(huì)，以作進(jìn)一步行動(dòng)。 檔案儲(chǔ)存要有完善的采購(gòu)資料，必須有完善之檔案儲(chǔ)存，這樣便有快捷之資料存查。主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：a. 采購(gòu)部需存兩份采購(gòu)單，但檔案儲(chǔ)存編排便有不同之處 一份是以順號(hào)碼方式排列，此檔案資料永遠(yuǎn)保留。另一份乃依據(jù)部門(mén)劃分，然后才依號(hào)碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后可毀滅。b. 供應(yīng)商及出品資料：為方便隨時(shí)提供資料予部門(mén)參考，采購(gòu)部需將所有供應(yīng)商目錄，小冊(cè)子儲(chǔ) 入檔案?jìng)洳?。c. 價(jià)目記錄：每類貨品備有一份詳細(xì)的采購(gòu)記錄，該記錄中將一切曾采購(gòu)的供應(yīng)商，價(jià) 目，采購(gòu)日期，折扣，數(shù)量清楚列明，以便日后作價(jià)格走勢(shì)分析或重購(gòu)時(shí)之存查。d. 存貨及用量記錄：此記錄乃由倉(cāng)務(wù)提供，采購(gòu)部可從報(bào)告中得知每月用量和存貨，該等資料 對(duì)采購(gòu)部協(xié)助財(cái)務(wù)部預(yù)計(jì)未來(lái)用量以配合市場(chǎng)價(jià)，是很有幫助的。e. 供應(yīng)商記錄：當(dāng)選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部需考慮其過(guò)去表現(xiàn)，如交貨是否依時(shí)，服務(wù)水準(zhǔn)，價(jià)格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購(gòu)部作參考及評(píng)價(jià)。f. 其他檔案：全物業(yè)公司有關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲(chǔ)存妥當(dāng)，待有需要時(shí)翻查。 注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：三．食品及飲料之采購(gòu)程序11. 采購(gòu)申請(qǐng)及訂單＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝物業(yè)公司中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長(zhǎng)時(shí)間，但有些食物卻不能，例如罐頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購(gòu)部更需與廚務(wù)部，餐飲部和成本會(huì)計(jì)部密切合作，作出適當(dāng)?shù)牟少?gòu)。因?yàn)槭澄镲嬃闲枰刻於加胁煌N類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營(yíng)業(yè)情況比較復(fù)雜，申請(qǐng)購(gòu)買的手續(xù)也跟其他方法不同。a. 倉(cāng)庫(kù)部需每天把表內(nèi)存貨報(bào)告一欄填好交回廚師長(zhǎng)b. 根據(jù)倉(cāng)務(wù)部之資料，廚師長(zhǎng)再憑自己的經(jīng)驗(yàn)預(yù)測(cè)，菜牌之需求，填寫(xiě)適 當(dāng)之?dāng)?shù)量簽署購(gòu)貨表，并于指定日期前交回采購(gòu)部處理，c. 采購(gòu)部收到每日市場(chǎng)購(gòu)貨表后把適當(dāng)?shù)墓┴浬毯蛢r(jià)格填上，并由采購(gòu) 部經(jīng)理簽核，d. 此表然后再經(jīng)廚師長(zhǎng)，餐廳經(jīng)理和采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部便可以電話落單或直接到市場(chǎng)選購(gòu)。 雜貨 雜貨之采購(gòu)申請(qǐng)需填寫(xiě)每周雜貨訂貨表，（此表可作訂單使用）a. 倉(cāng)務(wù)部需每周把入存貨表填好，交回廚師長(zhǎng)，主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：b. 根據(jù)倉(cāng)務(wù)部之資料，廚師長(zhǎng)再把需求數(shù)量填上并交回采購(gòu)部，c. 采購(gòu)部收到每周雜貨訂貨表后，把適合的供應(yīng)商和價(jià)格填上，并由采購(gòu)部經(jīng)理簽署， 如不采用雜貨訂貨表，可用采購(gòu)申請(qǐng)單代替，d. 此表然后再經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部便可以購(gòu)貨。每日市場(chǎng)訂貨表及每周雜貨表均一式四份： 原 稿－－收貨部 第一副本－－采購(gòu)部 第二副本－－成本控制部 第三副本－－廚務(wù)部12 選擇供貨商＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝大數(shù)量食物和飲料的購(gòu)買可采用合約形式，固定價(jià)格，并可確保貨源，采購(gòu)部，廚房，餐廳和成本會(huì)計(jì)部，必須合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較，選定供應(yīng)商?；旧喜少?gòu)部應(yīng)邀請(qǐng)供貨商對(duì)物業(yè)公司經(jīng)常使用的餐飲用料提供每十日一次的報(bào)價(jià)，在綜合市場(chǎng)的價(jià)格后與各供貨商確定固定的十日供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期內(nèi)供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供物業(yè)公司所需的物料。采購(gòu)部應(yīng)與廚房，成本控制，每十日進(jìn)行一次市場(chǎng)調(diào)查，用以檢查前十日的定價(jià)和對(duì)未來(lái)十日的定價(jià)的參考，主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：每次市場(chǎng)調(diào)查所得的價(jià)格資料應(yīng)編成報(bào)表，連同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，附在每期的十日議價(jià)單的后面存檔備查，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽署后，此十日定價(jià)單應(yīng)發(fā)給收貨部，成本控制部和餐廳。對(duì)供應(yīng)商的選擇，除考慮其價(jià)格是否合理外，亦可考慮到供應(yīng)能力，和購(gòu)貨水平的穩(wěn)定性，下面幾點(diǎn)必須注意的比較方面：a. 哪一家供應(yīng)商的價(jià)格最低b. 哪一家供應(yīng)商的質(zhì)量最高c. 哪一家有提供相同水平的供貨經(jīng)驗(yàn)四．小額現(xiàn)金購(gòu)買當(dāng)物品的價(jià)格是低于議定的小額現(xiàn)金零用數(shù)量時(shí)，(RMB100,00），各部門(mén)主管可自行先購(gòu)，但必須先查看貨倉(cāng)是否有存貨或代用品。當(dāng)贖回現(xiàn)金時(shí)必須填寫(xiě)零用金單，連同發(fā)票一起交回財(cái)務(wù)部，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，取回現(xiàn)金。五．采購(gòu)的德行因采購(gòu)部是直接與供應(yīng)商接觸的部門(mén)，故其所聘用的職員必須有誠(chéng)實(shí)，不偏私之作風(fēng)，才可成功地處理其工作，為防止舞弊，除物業(yè)公司訂立的員工守則內(nèi)之有關(guān)規(guī)定外，下列各項(xiàng)規(guī)定采購(gòu)部職員亦應(yīng)嚴(yán)格遵守：1. 嚴(yán)禁職員將物業(yè)公司資料或供應(yīng)商資料外泄，以保供應(yīng)商之間的公平竟?fàn)帯?. 嚴(yán)禁職員收取供應(yīng)商提供的任何利益3. 職員嚴(yán)禁與供應(yīng)商除在公事聯(lián)絡(luò)外有任何私人（除正常社交活動(dòng)外）往來(lái)4. 職員需以公正的態(tài)度，客觀地處理每次選擇5. 職員除獲物業(yè)公司批準(zhǔn)外，不得兼任其他任何職務(wù)，6. 職員在任職期間，禁止經(jīng)營(yíng)或以任何形式參與經(jīng)營(yíng)牟利或牟利之商業(yè)活動(dòng)7. 職員應(yīng)主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)系，密切配合營(yíng)業(yè)運(yùn)作，要主動(dòng)尋找貨源8. 要確立貨比三家的精神，即使是緊俏商品，除確屬獨(dú)家經(jīng)營(yíng)的情況外，亦應(yīng)設(shè)法多找貨源比較主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：9. 要對(duì)本身的工作有投入感，盡量做到對(duì)各項(xiàng)物料的來(lái)源和價(jià)格，心中有數(shù)，在工作上要注意快速，準(zhǔn)確，節(jié)約，高質(zhì)量的辦事方向，以最低成本，購(gòu)入最高質(zhì)量的物料，所以事前的市場(chǎng)資料應(yīng)有充分的掌握，10. 對(duì)客商和物業(yè)公司的員工要保持友善和禮貌的態(tài)度，公正廉明地完成每一項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)。六．系統(tǒng)采購(gòu)作業(yè)流程采購(gòu)部的事物管理工作由采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)，采購(gòu)經(jīng)理向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括：1. 組織采購(gòu)部人員進(jìn)行采購(gòu)工作，統(tǒng)一采購(gòu)管理2. 進(jìn)行市場(chǎng)信息調(diào)查，編制物價(jià)報(bào)告3. 控制采購(gòu)行為，控制物料成本，節(jié)約資金支出4. 協(xié)助存貨管理，避免庫(kù)存積壓5. 分析進(jìn)貨傾向，穩(wěn)定貨源供應(yīng)，6. 協(xié)調(diào)質(zhì)量控制，平衡物料比重，7. 調(diào)查同行作業(yè)傾向，支持廚房超前導(dǎo)向作業(yè)，8. 研究業(yè)務(wù)改良，提高作業(yè)效益。為了使采購(gòu)部經(jīng)理能順利執(zhí)行以上8項(xiàng)指標(biāo)：采購(gòu)經(jīng)理享有以下的工作職權(quán)：1. 接受及辦理行政辦及財(cái)務(wù)審批同意的采購(gòu)申請(qǐng)單的采購(gòu)工作2. 拒絕及退回不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)單3. 拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)要求4. 核查采購(gòu)申請(qǐng)單，進(jìn)行采購(gòu)，報(bào)價(jià)工作，選擇及建議選定供貨商5. 在獲得財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能簽訂采購(gòu)合同及采購(gòu)確認(rèn)文件6. 安排采購(gòu)人員的采購(gòu)工作7. 督導(dǎo)并評(píng)估采購(gòu)人員的工作表現(xiàn)8. 嚴(yán)格要求采購(gòu)人員遵守物業(yè)公司各項(xiàng)規(guī)章制度及采購(gòu)紀(jì)律9. 控制及檢查采購(gòu)物料的質(zhì)量，數(shù)量10. 拒絕接受不符合采購(gòu)訂單或其他采購(gòu)文件指定標(biāo)準(zhǔn)的物料采購(gòu)部的人員編制結(jié)構(gòu)采購(gòu)部經(jīng)理 食品采購(gòu) 物品采購(gòu)采購(gòu)部的工作流程：市場(chǎng)資料搜集：應(yīng)盡可能在平時(shí)多做市場(chǎng)調(diào)查，掌握市場(chǎng)信息，對(duì)物業(yè)公司的各種物料事先掌握最新資料和供貨渠道及價(jià)格，避免在使用部門(mén)提出要求后方才開(kāi)始尋找貨源和有關(guān)資料的被動(dòng)情況。資料管理：所有的市場(chǎng)供貨資料，訂貨文件，采購(gòu)記錄等應(yīng)集中由專人管理，避免造成分散，脫節(jié)，無(wú)法跟查，從而導(dǎo)致工作出現(xiàn)漏單，重復(fù)或中途擱置等情況。采購(gòu)申請(qǐng)單的收單記錄：所有各部門(mén)送交的采購(gòu)單應(yīng)統(tǒng)一交由專人辦理登記后，再交專人具體辦理詢價(jià)，議價(jià)，采購(gòu)等具體工作。定價(jià)和建議供貨商：在完成詢價(jià)和議價(jià)工作后，應(yīng)進(jìn)行比較報(bào)價(jià)，決定選擇供貨商，完成采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)需要填寫(xiě)的各項(xiàng)物料的資料，交送財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂貨單和合同的發(fā)出：在采購(gòu)申請(qǐng)單獲得必需的批準(zhǔn)簽署后，將送回采購(gòu)部，并按以下部門(mén)分發(fā)； 首聯(lián)－－收貨部 二聯(lián)－－采購(gòu)部 三聯(lián)－－會(huì)計(jì)部 四聯(lián)－－申請(qǐng)部門(mén) 主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：其中的三聯(lián)和四聯(lián)應(yīng)在完成登記后即時(shí)發(fā)給會(huì)計(jì)部和申請(qǐng)部門(mén)，首聯(lián)及二聯(lián)則交采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行分派，按每張采購(gòu)申請(qǐng)單的性質(zhì)，制作采購(gòu)訂貨單（一般市場(chǎng)和百貨項(xiàng)目）和采購(gòu)定單（進(jìn)口，或大批量訂貨，或?qū)Ψ讲唤邮苡嗀浐贤瑔挝坏亩ㄙ?gòu)）或采購(gòu)合同。在完成采購(gòu)訂貨單，采購(gòu)定單，或合同后，首聯(lián)和前述三種定購(gòu)文件的其中一種副本應(yīng)即時(shí)交到收貨部，作為收貨授權(quán)文件，有關(guān)的定購(gòu)文件的其他副聯(lián)亦應(yīng)交給采購(gòu)部存檔備查。到貨核查：收貨組在每日完成收貨工作后應(yīng)將收貨記錄和相關(guān)的采購(gòu)申請(qǐng)單首聯(lián)和有關(guān)訂貨文件在送成本控制組前先交到采購(gòu)部進(jìn)行核查。經(jīng)采購(gòu)部核查加簽后的收貨記錄等文件應(yīng)即時(shí)送給成本控制辦理入帳。訂貨單和合同的核查：采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)到貨情況檢查每張采購(gòu)定單和合同的執(zhí)行情況，并在該訂貨文件確已完成后在該訂貨文件上加蓋“完成”字樣的印章，以資分辨完成及未完成的采購(gòu)事項(xiàng)的跟進(jìn)，已完成的訂貨文件應(yīng)按供應(yīng)商區(qū)分存檔備查。跟進(jìn)采購(gòu)：采購(gòu)部應(yīng)對(duì)經(jīng)辦的工作養(yǎng)成凡事跟催跟辦的習(xí)慣，不可找籍口放緩，拖遲，放棄，或以任何理由不予跟催，在確實(shí)有困難時(shí)應(yīng)即時(shí)向上一級(jí)主管人員請(qǐng)示，要清楚認(rèn)識(shí)到拖延任何一項(xiàng)采購(gòu)要求都可能令物業(yè)公司蒙受不可估測(cè)的損失或在運(yùn)轉(zhuǎn)上靈。進(jìn)口物料的采購(gòu)；按物業(yè)公司規(guī)定，所有的進(jìn)口物料的采購(gòu)必須通過(guò)正常渠道按有關(guān)的正式手續(xù)去進(jìn)行。根據(jù)現(xiàn)行的采購(gòu)政策，只有在國(guó)內(nèi)確實(shí)無(wú)法購(gòu)買的項(xiàng)目，或國(guó)內(nèi)未有可接受的代用品，或在國(guó)內(nèi)購(gòu)買的價(jià)格高于國(guó)外時(shí)方可辦理進(jìn)口采購(gòu)，所有進(jìn)口采購(gòu)的辦理由采購(gòu)部經(jīng)理執(zhí)行，其程序如下：1. 當(dāng)采購(gòu)項(xiàng)目無(wú)法在國(guó)內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，即轉(zhuǎn)為國(guó)外采購(gòu)，制作“采購(gòu)申請(qǐng)單變更事項(xiàng)通知單”，正本通知申請(qǐng)部門(mén)，報(bào)經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)以后將采購(gòu)申請(qǐng)單轉(zhuǎn)采購(gòu)部辦理進(jìn)口采購(gòu)。2. 采購(gòu)部在接到申請(qǐng)單后應(yīng)填具專門(mén)送至供貨單位的報(bào)價(jià)單，通知供貨單位的負(fù)責(zé)人對(duì)所購(gòu)物品進(jìn)行報(bào)價(jià)和提供貨品