【正文】 記錄人：楊某 （ 4）項目工作終結(jié)報告 項目工作終結(jié)報告的主要內(nèi)容 ? 項目業(yè)主 /客戶對項目 /階段的最初要求 ? 項目或項目階段最初確定的主要目標和指標 ? 項目或項目階段實際作業(yè)的簡要描述 ? 項目或項目階段結(jié)果和預(yù)期的對比 ? 項目或項目階段目標的實現(xiàn)程度說明 ? 項目所需善后事宜的說明 ? 提供給業(yè)主 /客戶的所有交付物說明 ? 項目成果的最后測試數(shù)據(jù) ? 項目或項目階段的經(jīng)驗與教訓(xùn) （ 1）項目會議的類型 ? 情況評審會議 ? 解決問題會議 ? 技術(shù)評審會議 項目會議溝通的管理 情況評審會議 ? 自上次以來取得的成果； ? 成本、進度計劃和工作范圍的進展情況； ? 成本、進度計劃和工作范圍的趨勢； ? 成本、進度計劃和工作范圍的預(yù)測； ? 成本、進度計劃和工作范圍的差異； ? 糾正措施； ? 改進的機會； ? 行動細目分配。 問題解決會議 ?描述問題； ?找出問題的潛在原因； ?收集數(shù)據(jù)并找出最可能的原因； ?找出可能的解決方案； ?評價備選方案； ?確定最佳解決方案； ?修訂項目計劃； ?實施解決方案； ?確定問題是否得到了解決。 技術(shù)設(shè)計評審會議 大多數(shù)技術(shù)性項目一般采用兩種設(shè)計評審會議： ? 當承約商已經(jīng)完成了最初的概念說明、圖形或流程圖時進行的最初設(shè)計評審會議。該會議的目的是，在承約商訂購交貨期較長的原材料之前，獲得客戶對設(shè)計方案符合技術(shù)要求的批準 (從而不延誤項目進速 )。 ? 當承約商已經(jīng)完成詳細說明、圖形、屏幕和報告格式等事項時進行的最終設(shè)計評審會議。該會議的目的是在承約商開始建設(shè)、裝配和生產(chǎn)項目交付之前獲得客戶的批準。 （ 2）如何有效地召開會議 ? 會前管理工作 ? 會議期間管理工作 ? 會后管理工作 會前 ? 確定會議是否真正必要，或者另一種方式是否更適合一些； ? 確定會議的目的。例如，該會議是為了交流信息、計劃、收集情況或意見、制定政策、解決問題，還是為了評估項目進展情況？ ? 確定誰需要參加會議，說明會議目的。 ? 事先將會議議程表分發(fā)給與會者。 ? 準備直觀教具或要分發(fā)的材料。 ? 安排會議室。 表 7 1 4 客戶項目評審會議日程表 與客戶的 項目評審會議 議程 8 : 0 0 A M 開會評論 J e f f 8 : 1 5 技術(shù)評審 ? 系統(tǒng)設(shè)計 J o e ? 培訓(xùn) Ca t h y ? 安裝計劃 J i m 1 0 : 0 0 休息 1 0 : 1 5 項目進展情況 J e f f ? 進度 ? 成本 1 1 : 0 0 變更建議 J o e 1 1 : 4 5 決策及行動細目 J e f f 1 2 : 0 0 討論 ( 午餐盒飯 ) 1 : 0 0 休會 會議期間 ?按時開會。 ?指定記錄員。 ?評審會議的目的和議程表。 ?主持而不支配會議。 表 7 12 團隊會議行為準則 團隊會議 小組質(zhì)量管理 行為準則 ? 圍繞所討論的主題。 ? 按時到會和休會。 ? 每次只讓一個人講。 ? 每個人都有義務(wù)參加。 ? 做好準備，坦率、誠實、誠懇。 ? 限制使用挖苦和嘲諷的言辭。 ? 會議的總體氣氛是積極向上的。 ? 消除消極性。 ? 提出建設(shè)性批評。 ? 集中注意力。先理解，然后是被理解。 ? 不要閑聊。 ? 主意屬于大家，而不是個人。 ? 做出決定后，團隊步調(diào)要一致，要團結(jié)。 ? 加強積極行為。 ? 保持冷靜，如果失去冷靜，你就錯了 —— 其他人也一樣。 表 7 13 會議效果檢查表 會議的效果如何？ 很 差 有一些 很好 1 ．會議表是否發(fā)送及時以保證出席？ 1 2 3 4 5 2 ．議程安排合理嗎？ 1 2 3 4 5 3 ．給每一個細目安排的時間充足嗎？ 1 2 3 4 5 4 ．會議室布置合適嗎？ 1 2 3 4 5 5 ．適當?shù)娜藛T參加會議嗎？ 1 2 3 4 5 6 ．會議按時開始嗎？ 1 2 3 4 5 7 ．與會者知道他們?yōu)槭裁幢谎垎幔? 1 2 3 4 5 8 ．理解會議目標嗎？ 1 2 3 4 5 9 ．每項議程細目的目標清楚嗎？ 1 2 3 4 5 10 ．會議按計劃進行且不允許離題嗎？ 1 2 3 4 5 11 ．所有與會者均得以參加嗎？ 1 2 3 4 5 12 ．與會者相互聆聽嗎？ 1 2 3 4 5 13 ．領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)控制嗎？ 1 2 3 4 5 14 ．會議是一種積極向上的氣氛嗎？ 1 2 3 4 5 15 ．會議按時結(jié)束嗎？ 1 2 3 4 5 16 ．決議和行動細目形成文件并分發(fā)了嗎？ 1 2 3 4 5 17 ．會議是對時間有價值地利用嗎？ 1 2 3 4 5 會后 在會后 24小時內(nèi)公布會議成果。總結(jié)文件應(yīng)該簡潔，如果可能，應(yīng)盡量寫在一張紙上?？偨Y(jié)文件應(yīng)該明確所做的決定，并列出行動細目，包括誰負責(zé)、預(yù)計完工日期和預(yù)期的交付物。 表 7 14 行動細目表 行動細目 ( 自 3 月 2 日項目情況評審會議 ) 行動 負責(zé)人 時間 1 ．評審系統(tǒng)要求文件 T y le r 3 月 10 日 2 ．安排與客戶的評審會議 J i m 3 月 11 日 3 ．將對計算機的訂單從 15 改為 20 Magg ie 3 月 19 日 4 ．評價數(shù)據(jù)輸入的條形碼和光學(xué)特征辨認系統(tǒng) Ha nna h 3 月 19 日 （ 3）項目會議溝通的成果 ? 解決存在的問題 ? 審定變更的請求 ? 審定的糾偏行動 ? 更新的組織過程資產(chǎn) ? 更新的項目管理計劃