公司檔案室管理制度-資料下載頁
2025-01-15 21:34本頁面
【正文】 紙質檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調用。 （ 3）每年 7 月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。 檔案的存放 檔案建目后應存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。 裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。 檔案室環(huán)境 檔案室內(nèi)應放置滅火器（干粉或 1211），檔案專員要了解其性能 并能熟練使用。檔案柜架應經(jīng) 常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。 檔案專員負責對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。 檔案意外損毀的處理 檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案專員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。 檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，檔案專員或借用人應請有關部門協(xié)助設法重新補制。在進行補救工作的同時，經(jīng)理應組織對事件發(fā)生的原因進行調查，追究有關人員的責任。 （ 七 ） 保密 嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁 在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容； 打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀； 嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容； 嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業(yè)務自行經(jīng)辦或處理； 嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業(yè)務秘密轉交給其它單位從事與本司業(yè)務相關的工作； 嚴禁與工作無關的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地； 公司領導 或與公司利益密切相關的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露； 對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵；對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰；對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關對其依法處理。 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。 六、 檔案員職責 負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作； 認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。 定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當 及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。 歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。 做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。 每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查找。 七 、 附則 （一） 在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。 （二） 本制度自印發(fā)試行之日起
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