公司檔案室管理制度(編輯修改稿)
2025-02-11 21:34 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 系 (如表彰、總結(jié)大會(huì) )。 （ 6）其他具有保存價(jià)值。 b、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)等 c、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等 d、公司社會(huì)交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物 、歸檔要求： 底片、沖洗的照片、說(shuō)明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入專門負(fù)責(zé)人 電腦專用文件夾。 （五） 檔案 編號(hào) 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《 檔案登記目錄 表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編 號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 公司 檔案員 負(fù)責(zé)對(duì)各部門 文件材料 的 收集、整理，按照 《檔案登記目錄表》 條款“對(duì)號(hào)入座” ，各部門要積極配合公司檔案管理工作。 四 、 歸檔及保存年限 （一） 歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一 個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》 。 （二） 歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限 分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為 1 年， 5 年， 10 年。 永久保存： （ 1）公司章程 、合同 （ 2）股東名冊(cè) （ 3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則 （ 4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄 （ 5）財(cái)務(wù)報(bào)表 （ 6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件 （ 7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 （ 8）工程設(shè)計(jì)圖 （ 9）公司規(guī)章制度 （ 10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書 10 年保存： （ 1）預(yù)算、決算書類 （ 2）會(huì)計(jì)憑證 （ 3）事業(yè)計(jì)劃資料 （ 4）其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書 1 年至 5 年保存： （ 1）期滿或解除之合約 （ 2）其他經(jīng)核定保存 5 年的文書 1 年以下暫時(shí)保存： （ 1）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 （三） 公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。 （四） 歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。 （五） 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。全部 檔案 組成后，要對(duì) 檔案 做統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)。 五 、 檔案 日常 管理 （一）、查閱 查閱的授權(quán)范圍 （ 1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。 （ 2）部 門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。 （ 3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。 （ 4）跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 （ 5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無(wú)權(quán)查閱該檔案。 檔案查閱程序要求 （ 1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。 （ 2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事檔案員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即
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