公司檔案室管理制度(參考版)
2025-01-18 21:34本頁面
【正文】 （二） 本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。 每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。 歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。 定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng) 及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，經(jīng)理應(yīng)組織對(duì)事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。 檔案意外損毀的處理 檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，檔案專員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。檔案柜架應(yīng)經(jīng) 常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。 裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。 檔案的存放 檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號(hào)、日期。 （ 3）每年 7 月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。 、電子版檔案的傳遞和保存 （ 1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版 檔案。 專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定 、公司各部門檔案（含會(huì)計(jì)檔案）：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜內(nèi)。 （六） 檔案的保管 檔案的保管期限 人事行政專員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存兩類。 、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié) 時(shí)為止。 、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派人員監(jiān)銷。 會(huì)計(jì)檔案的銷毀 、會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見 ，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 、正式銷毀前檔案專員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì)；銷毀時(shí)應(yīng)有檔案專員和監(jiān)銷人同時(shí)在場(chǎng)；銷毀后檔案專員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。 （五）銷毀 目的：判定檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷毀。 《檔案移交 登記表》 需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。 所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當(dāng)事人自行復(fù)印，必須按程序辦理。 其他規(guī)定 會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。 檔案的歸還 （ 1）借出的檔案原件，人事行政專員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。 （ 2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事檔案員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。 （ 5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。 （ 3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。 五 、 檔案 日常 管理 （一）、查閱 查閱的授權(quán)范圍 （ 1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。 （五）
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