公司檔案室管理制度(已改無(wú)錯(cuò)字)
2023-02-15 21:34:36 本頁(yè)面
【正文】 時(shí)歸還。 （二）、借閱 借閱程序要求 （ 1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件 資料； （ 2）檔案人員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《 檔案借閱登記表 》上簽字，備查。 檔案的歸還 （ 1）借出的檔案原件，人事行政專員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。 （ 2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來(lái)面目且不應(yīng)無(wú)故扣押檔案。 其他規(guī)定 會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。 （三）、檔案復(fù)制 申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案專員調(diào)取檔案原件 進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用”字樣的印章，同時(shí)在登記表上登記。 所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當(dāng)事人自行復(fù)印，必須按程序辦理。 （ 四 ） 移交 需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交 登記表 》 ， 報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。 《檔案移交 登記表》 需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。 移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字 ， 《檔案移交登記表》 一式兩份，移交方 和接收方各一份并永久保管。 （五）銷毀 目的：判定檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷毀。 程序及要求 、人事行政專員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交經(jīng)理及行政財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。 、正式銷毀前檔案專員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì)；銷毀時(shí)應(yīng)有檔案專員和監(jiān)銷人同時(shí)在場(chǎng)；銷毀后檔案專員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。 、檔案銷毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。 會(huì)計(jì)檔案的銷毀 、會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見 ，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。 、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財(cái)務(wù)部共同派人員監(jiān)銷。 、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。 、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié) 時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案 保管清冊(cè)中列明。 （六） 檔案的保管 檔案的保管期限 人事行政專員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存兩類。 保管期限明細(xì)詳見四。 專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定 、公司各部門檔案（含會(huì)計(jì)檔案）：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對(duì)各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。 、電子版檔案的傳遞和保存 （ 1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版 檔案。 （ 2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與
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