公司檔案室管理制度-wenkub.com
2025-01-12 21:34 本頁面
【正文】 七 、 附則 （一） 在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。 （ 七 ） 保密 嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁 在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容； 打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀； 嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容； 嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理； 嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作； 嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地； 公司領(lǐng)導(dǎo) 或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露； 對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵；對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰；對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機(jī)關(guān)對其依法處理。 檔案專員負(fù)責(zé)對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進(jìn)行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。 （ 2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。 保管期限明細(xì)詳見四。 、監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。 、檔案銷毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。 移交前，按照清冊清點(diǎn)；移交后，在清冊上簽字 ， 《檔案移交登記表》 一式兩份，移交方 和接收方各一份并永久保管。 （三）、檔案復(fù)制 申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案專員調(diào)取檔案原件 進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用”字樣的印章，同時在登記表上登記。 （二）、借閱 借閱程序要求 （ 1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件 資料； （ 2）檔案人員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《 檔案借閱登記表 》上簽字，備查。 （ 4）跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。全部 檔案 組成后，要對 檔案 做統(tǒng)一排列并編寫檔號。 永久保存： （ 1）公司章程 、合同 （ 2）股東名冊 （ 3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則 （ 4）董事會及股東會記錄 （ 5）財(cái)務(wù)報表 （ 6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件 （ 7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 （ 8）工程設(shè)計(jì)圖 （ 9）公司規(guī)章制度 （ 10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書 10 年保存： （ 1）預(yù)算、決算書類 （ 2）會計(jì)憑證 （ 3）事業(yè)計(jì)劃資料 （ 4）其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書 1 年至 5 年保存： （ 1）期滿或解除之合約 （ 2）其他經(jīng)核定保存
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