【正文】 ）嚴(yán)格檢查供應(yīng)方的材料、設(shè)備及訂貨的數(shù)量和質(zhì)量。 （ 9）檢查供應(yīng)方的所有安全設(shè)施和工地照明。 （ 10）審核供應(yīng)方提交的每月完成的工程量及相應(yīng)的月結(jié)算財務(wù)報表，處理價格調(diào)整中有關(guān)問題并審查簽署月支付證書，及時報采購方審核、支付。 （ 11）處理好各類索賠問題，在與采購方和供應(yīng)方協(xié)商后，提出處理意見。 （ 12）審批供應(yīng)方派往現(xiàn)場的施工項目經(jīng)理及其他進場人員的技術(shù)水平、工作能力、工作態(tài)度等各項素質(zhì)。有權(quán)隨時撤換不稱職和不聽從管理的各類工作人員。 （ 13）審核供應(yīng)方要求將有關(guān)設(shè)備、施工機械、材料等物品進、出海關(guān)的報告，并及時向采購方發(fā)出要求辦理海關(guān)手續(xù)的公函。 （ 14）記錄好施工日記，保存一份質(zhì)量檢查記錄，以備每月結(jié)算及日后查核時用。 （ 15）工程收尾階段，核實竣工工程量，核算工程的最終支付，組織或參加竣工驗收。 （ 16）簽發(fā)合同條款中規(guī)定的各類證書與報表。 （ 17）定期向采購方提供工程情況報告，并根據(jù)工地發(fā)生的實際情況及時向采購方呈報工程變更報告。 （ 18）協(xié)助調(diào)解采購方和供應(yīng)方之間的各種矛盾。當(dāng)采購方或供應(yīng)方違約時，按合同條款的規(guī)定，作出初步的裁定，并有責(zé)任在仲裁、質(zhì)詢或訴訟的情況下出庭作證。 （ 19）在缺陷責(zé)任期內(nèi)，檢查工程可能發(fā)生的缺陷，并在缺陷責(zé)任期滿后，簽發(fā)缺陷責(zé)任終止證書。 二、嚴(yán)密的管理手段 （一）嚴(yán)格的審批程序 （二）完善的通信和交通設(shè)備 （三）規(guī)范的現(xiàn)場會議制度 （四）健全的合同文件管理系統(tǒng) （一）嚴(yán)格的審批程序 根據(jù) FIDIC條件的基本原則，進行合同管理，就必須按照各個條款中所規(guī)定的報批程序和審查批復(fù)的時限辦事，如若不然，就會構(gòu)成不同程度的違約，任何無理拖延都是不允許的，都有損于履行合同的嚴(yán)肅性。以下舉例說明。 例如，采購方與供應(yīng)方相互發(fā)出的一切指令、通知必須通過工程師發(fā)出，而不能越過工程師直接向?qū)Ψ桨l(fā)出。因為如果違反了這一文件流程，就會產(chǎn)生“令出多門”現(xiàn)象，造成管理上的混亂。 又如，供應(yīng)方的月報表或月結(jié)算單上報后，工程師應(yīng)在一定時限內(nèi)核證，簽發(fā)月支付證書報送采購方，采購方則應(yīng)在接到該證書的一定時限內(nèi)向供應(yīng)方付款，否則要按合同規(guī)定的利率支付利息。 一般在采購合同的專用條件中對于許多報批程序都規(guī)定了適合本工程的具體時限，對采購方、供應(yīng)方和工程師都有約束力，這樣為合同的順利履行提供了基礎(chǔ)。 （二）完善的通信和交通設(shè)備 在工程特別是大型工程的實施中，如果沒有便利的通信和交通條件，就不能有效地進行管理。按照國際慣例，采購方已經(jīng)把合同管理的任務(wù)委托給工程師，那么工程師的通信和交通設(shè)備是否齊全和便利，就是一件十分重要的事情。 在招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中，對監(jiān)理工程師的通信和交通工具的配備，都有詳細的規(guī)定。為工程師及時地提供這些設(shè)備，是供應(yīng)方的合同義務(wù)。 在一個工程采購合同中，工程師只有一名，一般都要由他指派一名工程師代表來行使職權(quán)，而工程師代表又可以指派任何數(shù)量的監(jiān)理人員（根據(jù)工程復(fù)雜程度的需要）來協(xié)助他完成工作。因此工程師班子，在大型工程中，通信設(shè)備應(yīng)當(dāng)包括一般的電話系統(tǒng)、手機以及電報、電傳等設(shè)備；交通設(shè)備應(yīng)包括一定數(shù)量的越野汽車、面包車等，以保證工程師及時到場和及時處理，從而避免重大的經(jīng)濟損失或工程事故。 （三）規(guī)范的現(xiàn)場會議制度 在合同管理中，現(xiàn)場會議是采購方和工程師做好工程管理的一種有效措施。按照不同的任務(wù)和目的，現(xiàn)場會議可分為：第一次現(xiàn)場會議、例行現(xiàn)場會議和日?，F(xiàn)場協(xié)調(diào)會議三種形式。 第一次現(xiàn)場會議的任務(wù)是介紹工程師和供應(yīng)方的班子的人員與辦事機構(gòu)、制定行政例行程序、檢查開工前的各項準(zhǔn)備工作、陳述供應(yīng)方的工程進度計劃等。 例行現(xiàn)場會議是工程開工后定期召開的現(xiàn)場會議，其任務(wù)是解決施工中的有關(guān)工程進度、工程質(zhì)量、工程費用以及延期、索賠等問題。例行現(xiàn)場會議一般為每月 1~2次，緊急需要時可隨時召開。 第一次現(xiàn)場會議和例行現(xiàn)場會議都必須有正式的會議議程，以便事先做好準(zhǔn)備工作，避免遺漏事項。會議要做詳細的記錄，該記錄一旦被工程師和供應(yīng)方認可，就成為正式文件，對雙方均有約束力。 日?，F(xiàn)場協(xié)調(diào)會議（可以是每日，也可每隔幾日），是由工程師和供應(yīng)方指派的人員對當(dāng)日施工中存在的問題和次日的工作安排進行協(xié)調(diào)，它有利于互通信息和工作的相互配合，有利于及早發(fā)現(xiàn)問題，并針對問題及時作出改進和糾正。 （四）健全的合同文件管理系統(tǒng) 采購合同文件管理是合同管理的基礎(chǔ)工作之一，也是合同管理中的重要一環(huán)。雙方簽署合同并組建項目合同部之后，合同部負責(zé)人應(yīng)馬上派遣專人建立起自己的文件管理系統(tǒng)，盡快開始所有合同文件的整理分類和歸檔工作。有些項目管理者在招標(biāo)階段就著手做此工作，這樣就為以后的合同文件管理工作打好了基礎(chǔ)。 合同文件管理系統(tǒng)建立之后，要建立嚴(yán)格的接收和發(fā)出合同文件的登記和借閱制度。不允許隨意將任何文件私自帶走，也不能在查閱時搞亂文件原來存放的順序。為了穩(wěn)妥，可以將所有正式簽署的合同文本拷貝一份，作為“閱視件”，當(dāng)合同管理人員或其他人員需要查閱合同文本時，只允許查“閱視件”，而將原件妥善保管以免損壞丟失。同時還要注意文件存放的安全性，尤其是防盜、防火和防潮問題。合同文件在一個采購項目中都屬于機密文件，任何泄密都有可能給項目帶來不可彌補的損失，所以要特別注意合同文件的保密問題。 合同文件主要包括以下內(nèi)容： （ 1）招投標(biāo)階段文件：全套招標(biāo)文件，標(biāo)書釋疑，投標(biāo)人發(fā)來的信函，標(biāo)書的補遺，對標(biāo)書中有關(guān)問題的澄清，評標(biāo)文件等。 （ 2）正式合同文件：包括合同協(xié)議書、中標(biāo)函、投標(biāo)書、合同條件，規(guī)范、圖紙、標(biāo)價的工作量表以及所有輔助資料表和附件等。 （ 3）會議紀(jì)要：采購項目在實施的全過程中作為最主要的交流方式是合同雙方召開的多次會議。與合同管理有關(guān)的會議主要有：招標(biāo)文件澄清會；標(biāo)前會議；合同簽訂前的談判會議；設(shè)計、技術(shù)協(xié)調(diào)會；周（月、季）例會；施工協(xié)調(diào)會；變更、索賠會議；項目進度審查會等。 所有這些會議都要在會議結(jié)束時形成會議紀(jì)要，以記錄雙方的觀點，雙方就某一問題所應(yīng)采取的行動，各方應(yīng)負的責(zé)任和會上達成的協(xié)議等。這些會議紀(jì)要都是非常重要的合同文件，是協(xié)調(diào)合同各方行動和解決爭端的主要依據(jù)。對于會議紀(jì)要，要建立審閱制度，可由與會的一方起草會議紀(jì)要后，送交對方（以及有關(guān)各方）傳閱核簽。會議紀(jì)要的核簽一般應(yīng)規(guī)定期限，如果在此期限內(nèi)不返回修改意見，即認為同意。 （ 4）來往信函。在采購活動的整個過程中，供應(yīng)方和采購方進行了大量信息交流，從而產(chǎn)生了很多來往的信函。這些信函在合同正式簽訂以后，要和正式簽署的合同文本一起，分類整理歸檔以備使用。這些信函都具有合同文件的效力，是合同支付、結(jié)算索賠及解決雙方之間爭端的重要依據(jù)。 來往信函可以分為：信件、傳真、傳送件和電子郵件等。一般來講，重要文件不能以電子郵件的形式傳送，為了提高效率可先用電子郵件發(fā)過去，隨后提交原件。 按照國際慣例，從合同部發(fā)出去的任何一份信函，都必須經(jīng)合同部負責(zé)人簽發(fā)。發(fā)往采購項目部以外的正式信函，則必須有合同部負責(zé)人審核，由項目經(jīng)理正式簽發(fā)。 （ 5）合同管理報表。在采購合同管理中，建立健全各類合同管理報表，對于提高合同管理的效率，便于各級領(lǐng)導(dǎo)了解采購項目合同管理情況和狀態(tài)都是非常必要的。這項工作在采購項目開始前期，就應(yīng)設(shè)計相關(guān)的合同管理報表的格式，在合同履行過程中再根據(jù)實際需要不斷修改完善。 常用的合同管理報表有：主合同支付匯總表；主合同變更、索賠申請匯總表；批準(zhǔn)變更、索賠匯總表；分包費用支出預(yù)算表；分包合同匯總一覽表；分包合同支付匯總表；分包合同變更、索賠匯總表；保險單匯總監(jiān)控表；履約保函、擔(dān)保匯總監(jiān)控表等等。 本章內(nèi)容到此結(jié)束