公司檔案整理規(guī)范ppt課件-資料下載頁(yè)
2025-01-10 09:53本頁(yè)面
【正文】 備注 用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等，填寫不下時(shí)，可加注標(biāo)志 *號(hào)，填入備考表中。 六、編目 ? 歸檔目錄與盒內(nèi)文件應(yīng)相符； ? 目錄一式 4份，一份裝盒，另外三份裝訂后，自身存一份，向檔案館移交兩份。 ? 歸檔目錄要求打印，不能手寫。 六、編目 七、編制備考表 ? 備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，用于對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。需要填寫的項(xiàng)目如下： （ 1）盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：對(duì)盒內(nèi)歸檔文件收集的齊全程度，文件本身的狀況（字跡模糊、缺損等）均應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。 （ 2）整理人：負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。 （ 3）檢查人：檢查歸檔文件整理質(zhì)量人員的姓名，由負(fù)有檢查職責(zé)人員填寫，由其對(duì)歸檔文件齊全完整情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。 （ 4）日期：整理完畢的日期。（第二年的第二季度完成整理） 備考表格式： 八、裝盒 ? 按件號(hào)順序裝盒，切勿把不同年度和不同保管期限的混裝。（整理技巧：可將相同文號(hào)的裝在一起） ? 背脊及封面的填寫：要求整潔，美觀。 （ 1）封面上的立檔單位名稱可蓋章，或定制印刷 （ 2）背脊盡量不用手寫，可用數(shù)字章或整體打印后貼在背脊上。 檔案盒的封面： 用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱 檔案盒盒脊： 項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。 其中起止件號(hào)僅填寫室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用 “ － ” 連接。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫 謝謝大家！
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