【正文】 規(guī)范 》 附錄 A。項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見(jiàn)《 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》（ DA/T28）；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專門(mén)業(yè)務(wù)編制。 73文件歸檔時(shí)間（ 7點(diǎn)） 企業(yè)文件歸檔時(shí)間主要有 2種：定期歸檔和隨時(shí)歸檔。一般情況，管理類、科技類、會(huì)計(jì)類文件都采用定期歸檔；而臨時(shí)歸檔、即時(shí)歸檔等方式都屬于隨時(shí)歸檔，這是收集企業(yè)文件的補(bǔ)充形式，也是確保企業(yè)文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項(xiàng)目改擴(kuò)建、設(shè)備開(kāi)箱等文件的收集歸檔適用于此種方式。 733經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后第二年一季度歸檔。 733科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)形成的文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔， (竣工驗(yàn)收后 3個(gè)月內(nèi)向相關(guān)單位檔案機(jī)構(gòu)移交 ) 周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 733產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。 733會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交。 733電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類或內(nèi)容的其它載體歸檔時(shí)間一致。 邏輯歸檔：是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。電子文件的邏輯歸檔可實(shí)時(shí)或定時(shí)進(jìn)行，權(quán)限移交到檔案部門(mén)后，檔案部門(mén)要做如下幾件工作： （ 1）對(duì)照文件歸檔范圍對(duì)電子文件進(jìn)行界定； （ 2）按照有關(guān)規(guī)定對(duì)查詢歸檔電子文件進(jìn)行授權(quán)； （ 3）對(duì)接收的電子文件及時(shí)進(jìn)行著錄標(biāo)識(shí)； （ 4）對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行備份安全保護(hù)。 物理歸檔：是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定期完成，物理歸檔的主要有 8點(diǎn)要求： （ 1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔； （ 2）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝； （ 3）目前推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體； （ 4）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽； （ 5）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件； （ 6）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔，并附 《 歸檔電子文件登記表 》 ； （ 7）對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄； （ 8）歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 電子文件的歸檔管理目前仍然實(shí)行 “ 雙套制 ” ，即具有永久保存價(jià)值的文字或圖表形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)或縮微品載體形式的文件，歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。 電子文件歸檔時(shí)，還應(yīng)注意收集： （ 1）支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)； （ 2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料； （ 3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說(shuō)明、操作手冊(cè)等，以及電子文件形成過(guò)程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、操作手冊(cè)等。 733磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相對(duì)應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。 733更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其它活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。 73文件歸檔要求（ 3點(diǎn)） 734企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門(mén)、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 責(zé)任制主要內(nèi)容： （ 1）注意文件的形成； （ 2）注意文件的收集和積累； （ 3）按單位確定的文件整理辦法進(jìn)行預(yù)整理； （ 4）注意將預(yù)整理后的文件及時(shí)移交歸檔。 734歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長(zhǎng)久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。 734歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 大家都知道： 檔案具有 2個(gè)基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。一般情況下，文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原件文件只具備參考借鑒作用，而往往不具備依據(jù)憑證作用。 734非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 734歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 734兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求，主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 734文件形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě) 《 檔案交接登記表 》 （見(jiàn)附錄 B表 ）。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。 四、企業(yè)檔案收集工作要求 (2款 ) 檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，是將企業(yè)的檔案信息資源進(jìn)行集中管理的重要環(huán)節(jié)，檔案齊全完整的程度與整理質(zhì)量的高低，都可以通過(guò)收集工作直接反映出來(lái)。 74文件歸檔的交接（ 2點(diǎn)） 741文件形成部門(mén)應(yīng)按期將 《 檔案交接登記表 》 隨同已整理的文件向檔案部門(mén)移交。 741檔案部門(mén)接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在 《 檔案交接登記表 》 簽字后各保留一份。 74檔案與資料的收集（ 5點(diǎn)） 742企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有 的檔案。 742企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案。 742企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)道本單位的新聞資料。 742企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。 742企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。 五、企業(yè)檔案整理工作要求 (9款 ) 檔案的整理是檔案工作 6大環(huán)節(jié)（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用）之一，是開(kāi)展檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。 75檔案部門(mén)應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。 企業(yè)構(gòu)成全宗的條件： （ 1）具有企業(yè)法人資格； （ 2）屬于獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)核算實(shí)體。 75分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有文字說(shuō)明。 企業(yè)檔案分類方案一般由編制說(shuō)明、類目表、類別號(hào)三部分組成。 75類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。 目前，企業(yè)檔案一級(jí)類目號(hào)多采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)，即管理 — GL、產(chǎn)品 —CP、科學(xué)技術(shù)研究 —KY、基本建設(shè) —JS、設(shè)備儀器 —SB、會(huì)計(jì) —KJ、干部職工 —ZG；二級(jí)及二級(jí)以下類別號(hào)采用雙位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)（其中產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備類檔案其項(xiàng)目有代號(hào)的，優(yōu)先采用代號(hào)（型號(hào)）進(jìn)行編寫(xiě)）；案卷號(hào)則采用但單位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)。 75全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號(hào)。 75根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號(hào)編制方法見(jiàn) 《 檔號(hào)編制規(guī)則 》 （ DA/T13）。 75檔號(hào)可采用 “ [全宗號(hào) ]分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)） 案卷號(hào)（或件號(hào)或盤(pán)、盒、張?zhí)枺?” （ [ ]表示可選）結(jié)構(gòu)。 75紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào)?；ヒ?jiàn)號(hào)是反映同一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號(hào)。 75按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 企業(yè)常用的檔案檢索目錄有 3種： （ 1）檔案總目錄； （ 2）分類目錄； （ 3）底圖檔案目錄。 檔 案 總 目 錄 檔 案 分 類 目 錄 底 圖 檔 案 目 錄 75檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見(jiàn) 《 全宗卷規(guī)范 》 （ DA/T12）。 六、企業(yè)檔案保管工作要求 (3款 ) 76檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。 76檔案入庫(kù)前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。 76庫(kù)房管理（ 4點(diǎn)） 763庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備放火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能（見(jiàn) 《 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范 》 [JGJ25]）。 庫(kù)房管理應(yīng)貫徹 “ 以防為主，防治結(jié)合 ” 的原則，具備基本的保護(hù)措施。 763庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合 《 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范 》（ JGJ25）、 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB/T18894）和《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 （ DA/T15）對(duì)各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記（登記表參見(jiàn) 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》附錄 B的圖 ）。 一般檔案庫(kù)房溫度控制在 1424℃ ，相對(duì)濕度控制在 4560﹪ 。 763庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。 763庫(kù)藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到帳物相符。庫(kù)藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說(shuō)明。 七、企業(yè)檔案鑒定工作要求 (6款 ) 選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，通過(guò)科學(xué)的鑒定，才能把有價(jià)值的文件轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案，使企業(yè)的知識(shí)信息得到有效保存，因此，鑒定工作是形成檔案的關(guān)鍵。 77企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。 77檔案保管期限應(yīng)根據(jù)企業(yè)文件對(duì)企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值確定。 77檔案保管期限一般分為永久和定期兩種，會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 。 定期中實(shí)行標(biāo)時(shí)制，一般分為 30年和 10年。 77 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。 77定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為 30年和 10年。 77企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫(xiě)銷毀清冊(cè)（參見(jiàn) 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 附錄 B圖 ），經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。 八、企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作要求 (3款 ) 78檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 78建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫(kù)情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。 78檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性。 九、企業(yè)檔案利用工