【正文】 規(guī)范 》 附錄 A。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見《 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》（ DA/T28）；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。 73文件歸檔時間（ 7點） 企業(yè)文件歸檔時間主要有 2種：定期歸檔和隨時歸檔。一般情況，管理類、科技類、會計類文件都采用定期歸檔；而臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是收集企業(yè)文件的補充形式，也是確保企業(yè)文件完整、準確、系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項目改擴建、設(shè)備開箱等文件的收集歸檔適用于此種方式。 733經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后第二年一季度歸檔。 733科研開發(fā)、項目建設(shè)形成的文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔， (竣工驗收后 3個月內(nèi)向相關(guān)單位檔案機構(gòu)移交 ) 周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。 733產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 733會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 733電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。 邏輯歸檔：是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。電子文件的邏輯歸檔可實時或定時進行，權(quán)限移交到檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： （ 1）對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定； （ 2）按照有關(guān)規(guī)定對查詢歸檔電子文件進行授權(quán)； （ 3）對接收的電子文件及時進行著錄標識； （ 4）對接收的電子檔案進行備份安全保護。 物理歸檔：是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定期完成，物理歸檔的主要有 8點要求： （ 1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔； （ 2）把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝； （ 3）目前推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體； （ 4）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標簽； （ 5）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件； （ 6）將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔，并附 《 歸檔電子文件登記表 》 ； （ 7）對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機讀目錄； （ 8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 電子文件的歸檔管理目前仍然實行 “ 雙套制 ” ，即具有永久保存價值的文字或圖表形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)或縮微品載體形式的文件，歸檔時應(yīng)同時保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。 電子文件歸檔時，還應(yīng)注意收集： （ 1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運行所需的操作系統(tǒng)； （ 2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料； （ 3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊等，以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計任務(wù)書、操作手冊等。 733磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相對應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。 733更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其它活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。 73文件歸檔要求（ 3點） 734企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 責(zé)任制主要內(nèi)容： （ 1）注意文件的形成； （ 2）注意文件的收集和積累； （ 3）按單位確定的文件整理辦法進行預(yù)整理； （ 4）注意將預(yù)整理后的文件及時移交歸檔。 734歸檔的文件應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機、復(fù)印機、掃描儀等）標稱的質(zhì)量要求。 734歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。 大家都知道： 檔案具有 2個基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。一般情況下，文件原件既具備依據(jù)憑證作用，也具備參考借鑒作用，而非原件文件只具備參考借鑒作用，而往往不具備依據(jù)憑證作用。 734非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。 734歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 734兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求，主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 734文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫 《 檔案交接登記表 》 （見附錄 B表 ）。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。 四、企業(yè)檔案收集工作要求 (2款 ) 檔案收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，是將企業(yè)的檔案信息資源進行集中管理的重要環(huán)節(jié)，檔案齊全完整的程度與整理質(zhì)量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來。 74文件歸檔的交接（ 2點） 741文件形成部門應(yīng)按期將 《 檔案交接登記表 》 隨同已整理的文件向檔案部門移交。 741檔案部門接收時應(yīng)認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在 《 檔案交接登記表 》 簽字后各保留一份。 74檔案與資料的收集（ 5點） 742企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有 的檔案。 742企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。 742企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。 742企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 742企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。 五、企業(yè)檔案整理工作要求 (9款 ) 檔案的整理是檔案工作 6大環(huán)節(jié)（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用）之一，是開展檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。 75檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。 企業(yè)構(gòu)成全宗的條件： （ 1）具有企業(yè)法人資格； （ 2）屬于獨立經(jīng)營的經(jīng)濟核算實體。 75分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應(yīng)附有文字說明。 企業(yè)檔案分類方案一般由編制說明、類目表、類別號三部分組成。 75類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。 目前，企業(yè)檔案一級類目號多采用其類目中有代表性的兩個漢字的大寫漢語拼音字母編寫，即管理 — GL、產(chǎn)品 —CP、科學(xué)技術(shù)研究 —KY、基本建設(shè) —JS、設(shè)備儀器 —SB、會計 —KJ、干部職工 —ZG；二級及二級以下類別號采用雙位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫（其中產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備類檔案其項目有代號的，優(yōu)先采用代號（型號）進行編寫）；案卷號則采用但單位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。 75全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。 75根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見 《 檔號編制規(guī)則 》 （ DA/T13）。 75檔號可采用 “ [全宗號 ]分類號（或項目代號或目錄號） 案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺?” （ [ ]表示可選）結(jié)構(gòu)。 75紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號?；ヒ娞柺欠从惩粌?nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號。 75按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 企業(yè)常用的檔案檢索目錄有 3種： （ 1）檔案總目錄； （ 2）分類目錄； （ 3）底圖檔案目錄。 檔 案 總 目 錄 檔 案 分 類 目 錄 底 圖 檔 案 目 錄 75檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見 《 全宗卷規(guī)范 》 （ DA/T12）。 六、企業(yè)檔案保管工作要求 (3款 ) 76檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。 76檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。 76庫房管理（ 4點） 763庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備放火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能（見 《 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范 》 [JGJ25]）。 庫房管理應(yīng)貫徹 “ 以防為主，防治結(jié)合 ” 的原則，具備基本的保護措施。 763庫房溫、濕度應(yīng)符合 《 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范 》（ JGJ25）、 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB/T18894）和《 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 》 （ DA/T15）對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記（登記表參見 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》附錄 B的圖 ）。 一般檔案庫房溫度控制在 1424℃ ，相對濕度控制在 4560﹪ 。 763庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。 763庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到帳物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。 七、企業(yè)檔案鑒定工作要求 (6款 ) 選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實質(zhì)內(nèi)容，通過科學(xué)的鑒定，才能把有價值的文件轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案，使企業(yè)的知識信息得到有效保存，因此，鑒定工作是形成檔案的關(guān)鍵。 77企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。 77檔案保管期限應(yīng)根據(jù)企業(yè)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。 77檔案保管期限一般分為永久和定期兩種，會計檔案的保管期限執(zhí)行 《 會計檔案管理辦法 》 。 定期中實行標時制，一般分為 30年和 10年。 77 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。 77定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為 30年和 10年。 77企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊（參見 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 附錄 B圖 ），經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。 八、企業(yè)檔案統(tǒng)計工作要求 (3款 ) 78檔案部門應(yīng)及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。 78建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。 78檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。 九、企業(yè)檔案利用工