7學(xué)校檔案管理工作規(guī)范]規(guī)范檔案管理-資料下載頁
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【正文】 五）綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。 九、檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì) （一）檔案的鑒定。 綜合檔案室應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定。 在 分管校長領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和相關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊(cè)，經(jīng)分管校長批準(zhǔn)后，方可存毀。 銷毀檔案必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。 （二）檔案的統(tǒng)計(jì)。 建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳并指定專人負(fù)責(zé)，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。 按上級(jí)主管部門和學(xué)校 要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。 對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問題，提出改進(jìn) 第 11 頁 共 12 頁 措施、 建議，并報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱。 十、檔案的開發(fā)利用 （一）檔案人員要熟悉庫藏，主動(dòng)為校領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供利用服務(wù)。 要充分發(fā)揮各校優(yōu)勢，加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，定期跟蹤服務(wù)，提高其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 綜合檔案室內(nèi)應(yīng)有閱覽室和復(fù)印設(shè)備，為利用者提供方便。 （二）珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。 （三）建立健 全利用手續(xù)。 凡利用庫藏檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)批準(zhǔn)才能給予利用。 利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，留檔案室存查。 學(xué)校檔案一般不外借，特殊情況，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借出。對(duì)借出的檔案室要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報(bào)告，并根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。 十一、檔案的編研和學(xué)術(shù)研究 （一）學(xué)校檔案室應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究、 第 12 頁 共 12 頁 整理、編輯。自編或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。 編研的重要參考資料包括。學(xué)校沿革、歷任校領(lǐng)導(dǎo)（含副職）簡介、學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、年鑒、學(xué)校大事記（可與黨辦、校辦合編）、重要檔案史料匯編、重要專題文件匯編（如學(xué)生運(yùn)動(dòng)、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等）、重要會(huì)議簡介等。 檔案室對(duì)編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。印發(fā)前應(yīng)報(bào)有關(guān)部分或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。 （二）各學(xué)校應(yīng)積極參加本系統(tǒng)的檔案學(xué)術(shù)與業(yè)務(wù)研討活動(dòng)。
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