【正文】 隨同檔案一起移交。這主要有立檔單位的組織沿革、全宗介紹、立檔單位和全宗歷史考證、案卷目錄（歸檔文件目錄）一式三份，其中一份在檔案館簽后退回移交機關，另外還有其他檔案目錄、索引等。現(xiàn)行機關移交檔案時，必須根據(jù)移交目錄，同接收檔案的有關檔案館一起清點核對，并在交接文據(jù)上簽字蓋章，以便明確交接雙方的責任。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 (二 )館藏檔案收集的要求 （ 2）撤銷機關。由撤銷機關組織人力將檔案整理好向檔案館移交。機關撤銷或合并時，如有尚未辦理完畢的文件，應轉交給原機關的職能繼任者或有關機關繼續(xù)辦理后整理保存。機關撤銷、合并時，將全部檔案進行清理和鑒定并保管好，按規(guī)定向各有關檔案館移交，或由其職能繼任機關代管。一個機關的一部分業(yè)務或其中的一個部門劃歸給另一個機關時，原來該機關在從事此部分業(yè)務工作活動中形成的檔案，應作為原機關檔案的有機整體的一個組成部分。如果接收機關需要查考使用這部分檔案，雙方可通過協(xié)商等方式，用借閱、復制等辦法解決。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 (二 )館藏檔案收集的要求 （ 3）歷史檔案。對于歷史檔案，要從以下幾個方面做好收集工作： 一是要收集散失于一些國家機關、社會組織中的歷史檔案。 二是要征集收藏于個人手中的歷史檔案。 三是要征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案。 四是要收集黨史征集辦公室、政協(xié)文史組織及其他學術歷史研究部門所征集到的歷史檔案。 五是要收集散失國外的歷史檔案。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 第二節(jié) 檔案的鑒定與銷毀 一、 檔案鑒定工作 基本內(nèi)容 一是制訂鑒定檔案價值的有關標準，如檔案保管期限表；二是具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限；三是挑出本無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或作相應的處理。 二、檔案保管期限表 1）順序號，是在系統(tǒng)排列的各條款前面統(tǒng)一編排的號碼。 2）條款，是一組類型相同的文件的名稱或標題。 3）保管期限，是根據(jù)各類文件的保存價值所確定的保存年限，列于每一條款之后。 4）附注，是在條款之后對條款及其保管期限所作的必要的注解或說明。 5）說明，是指列出檔案保管期限表的適用范圍、檔案保管期限表的制訂依據(jù)、保管期限的結構、保管期限表的計算方法，以及其他應當說明的事項。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 甄別及判定檔案價值，以決定檔案的存毀。 三、檔案的銷毀 1）檔案銷毀清冊。為供機關領導人審查、批準應銷毀的檔案，必須編制銷毀清冊。檔案銷毀清冊一般以全宗為單位編制，至少一式兩份，一份檔案館（室）留存，一份送有關領導審查批準，如果要報檔案行政機關備案則需一式三份。 2）立檔單位和全宗簡要說明。為便于機關領導人或主管領導機關審查、批準檔案銷毀清冊，了解必要的情況，檔案館（室）在送審清冊的同時，還須附上一份立檔單位和全宗情況的簡要說明。 3）銷毀檔案的方法。準備銷毀的檔案，在未批準前應單獨系統(tǒng)保管，以便審批時檢查和未批準時拿出保存。為保守檔案的機密，嚴禁將要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。無論采用什么方法銷毀，均須指派兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明 “ 已銷毀 ” 字樣和銷毀日期，并履行簽字手續(xù)，以示負責。 文書工作與檔案管理 第六章 檔案的收集與鑒定 檔案的整理與保管 全宗 分類方法 檔案保管 第七章 檔案的整理與保管 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 第一節(jié) 全宗 一、全宗與立檔單位的概念 全宗即一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。一個獨立的社會組織形成的全部檔案稱為組織全宗；一個著名人物形成的全部檔案稱為人物全宗。 立檔單位指形成全宗的獨立社會組織或著名人物，也叫全宗形成者。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 二、易混全宗的區(qū)分 1）一個獨立的機關、企事業(yè)單位內(nèi)部機構的黨組織、團組織、工會和行政機構的檔案構成一個全宗。 2）新成立的機關單位，一個機關單位分為兩個以上的機關單位，幾個機關單位合并為一個機關單位，一般都應分別建立新的全宗。 3）一個機關單位改變了領導關系或名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務范圍沒有發(fā)生變化，仍接續(xù)原來的全宗。 4）臨時機構一般不建立全宗，其檔案應納入其主管機關全宗。但屬于政府、黨委直接領導、執(zhí)行全局性任務、為期較長的機構，應建立全宗。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 三、全宗號 全宗號是檔案館（室）給定每個全宗的代碼。全宗號用四位代碼標志，第一位用漢語拼音字母標志全宗屬類，后三位用阿拉伯數(shù)字標志某一屬類全宗的順序號。例如，某檔案館藏舊政權檔案的第 3號全宗，應當標志為 “ J003”， J為全宗屬類代碼，003為全宗的順序號。在一個檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應重復。檔案館屬類內(nèi)的各個全宗按進館排列次序編流水號，在一個屬類內(nèi)，不應有重復的全宗順序號。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 第二節(jié) 分類方法 分類方法 年度分類法 組織機構分類法 問題分類法 復式分類法 年度分類法就是按檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分成各個類別。 就是按立檔單位的內(nèi)部組織機構對檔案進行分類。 又稱事由分類法，即按檔案文件內(nèi)容所涉及的問題對檔案進行分類。 指把兩種基本分類法結合起來，同時結合保管期限對檔案進行分類的方法。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 第三節(jié) 編制檔號 一、檔號的概念 檔號是檔案室（館）在整理和管理檔案的過程中以字符形式賦予檔案的一種代碼。代碼是一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號。 二、檔號的結構 檔號的結構分為四種： 1）全宗號 — 案卷目錄號 — 案卷號 — 件、頁（張）號。 2）全宗號 — 歸檔文件目錄號 — 盒號 — 件號（適用 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 以 “ 件 ” 為單位整理的方法）。 3）全宗號 — 類別號 — 案卷號 — 件、頁（張）號。 4）類別號 — 項目號 — 案卷號 — 件、頁（張）號。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 。 第四節(jié) 檔案的保管工作 檔案保管是指對已整理好并排架入庫的檔案進行的日常維護、保護性工作。它是檔案管理的基本環(huán)節(jié)之一。 檔案保管工作有兩個基本任務：一是維護檔案實體的秩序狀態(tài)，使其在存放和使用中始終有序；二是保護檔案實體的安全和完整，不丟失損毀、不泄密，并盡量延長檔案物質(zhì)形體的自然壽命。簡言之， “ 維護秩序 “ 、 “ 保護實體 ” 是檔案保管工作的兩個基本方面。 一、 檔案的保管概念 二、 檔案保管工作任務 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 “ 八防 ” 措施： 1）防火。要求在裝具的選用、電器及其線路的安裝方面消除一切隱患，還必須設置消防器材。 2）防盜。要求庫房門窗堅固，盡量安裝防盜報警裝置，離開庫房時嚴格檢查并鎖好房門。 3）防水。要求庫房建在地勢較高、有利于防洪的位置，庫房內(nèi)及附近不能有水源。4）防潮。要求每天測量庫房濕度，發(fā)現(xiàn)濕度過低時及時調(diào)整。 5）防霉。要求定期檢查檔案文件，放置防霉藥品，發(fā)現(xiàn)有霉變跡象應及時通風。6）防蟲。要求入庫時對檔案進行滅菌消毒，在庫房內(nèi)定期檢查，放置防蟲藥品，搞好庫房衛(wèi)生，破壞蟲子的生存環(huán)境。 7）防塵。要求庫房及裝具有良好的密封性，并搞好庫房及裝具衛(wèi)生，保持清潔。 8）防光。要求庫房盡量無窗；若有窗，也應盡可能小，安裝磨砂玻璃或有色玻璃，并配置窗簾，照明燈具應為白熾燈。 三、 檔案的庫房管理 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 。 1）適宜的溫濕度 根據(jù)研究表明，適宜的庫房溫度應在 14℃ ～ 20℃ 之間，相對濕度應在50％～ 65％之間。 2）控制和調(diào)節(jié)溫濕度的辦法 對庫房進行嚴格的封閉；使用增溫、增濕或降溫、減濕等機械設備；利用自然氣候合理組織通風。 四、庫房的溫濕度控制 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 為便于管理，調(diào)卷可填寫一張卡片放在所調(diào)出的案卷的位置上，在卡片上注明所調(diào)案卷的基本概況，還卷時再把它取下。這張卡片就叫檔案代卷卡。 五、檔案存放位置索引和檔案代卷卡 為便于了解檔案存放情況和迅速取放檔案，可用索引的形式將檔案存放情況反映出來。 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 表 7— 1 檔案存放位置索引表一 全宗名稱： 全宗號： 案卷目錄號 案卷目錄名稱 起止卷號 存放位置 樓 樓層 房間 列 柜架 層（格、箱） 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 表 7— 2 檔案存放位置索引表二 樓： 房間： 樓層： 列 柜架 層（格、箱） 存放檔案 全宗號 全宗名稱 案卷目錄號 案卷目錄名稱 起止卷號 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 表 7— 3 檔案代卷卡 檔案號： 份數(shù)： 張數(shù) ： 借閱者 部 門 借出日期 歸還日期 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 第五節(jié) 全宗卷 全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。 1）檔案的收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄、檔案來源和價值說明等。 2）檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結。 3）檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示、批復和檔案銷毀清冊等。 4）檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保管措施，檔案的搶救與修復情況的報告等。 5）檔案統(tǒng)計：檔案收進、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表等。 6）檔案利用：全宗指南，控制使用范圍說明，檔案匯編，檔案產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益的典型事例等。 7）檔案管理新技術的應用：計算機輔助管理等情況的文字說明材料。 一、 全宗卷概念 二、全宗卷的主要內(nèi)容 文書工作與檔案管理 第七章 檔案的整理與保管 檔案的檢索 檔案著錄與標引 檔案檢索工具 檔案的計算機檢索 第八章 檔案的檢索 文書工作與檔案管理 第八章 檔案的檢索 第一節(jié) 檔案的著錄和標引 一、檔案的著錄 檔案著錄是在編制檔案檢索工具時，對檔案內(nèi)容和形式及各種特征加以分析、選擇和記錄的過程。 檔案著錄工作 檔案著錄項目 標志符號 著錄格式 著錄細則 文書工作與檔案管理 第八章 檔案的檢索 （一）檔案著錄項目 1）題名與責任說明項。該項包括正題名、并列題名、副題名及說明性文字、文件編號、責任者、附件六個單元 2）稿本與文種項。該項包括稿本與文種兩個單元。 3）密級與保管期限項。該項包括文件密級、保管期限兩個單元。 4）時間項。這是指著錄文件的產(chǎn)生時間或案卷的起止時間。 5）載體類型及形態(tài)項。該項包括載體類型、規(guī)格、數(shù)量及單位三個單元 6）附注與提要項。該項包括附注、內(nèi)容提要兩個單元。 7）排檢與編號項。該項包括分類號、檔案館代號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞等六個單元。以上七個項目中正題名、責任者、時間、排檢與編號項為主要著錄項目，其余為選擇項目。 文書工作與檔案管理 第八章 檔案的檢索 （二）標志符號 “ .－ ” 表示各大項，置于下列內(nèi)容之前：稿本與文種項，密級與保管期限項，時間項，載體形態(tài)項，附注項。 “ =”表示著錄中出現(xiàn)的并列題名，置于并列題名之前。 “ ： ” 用于說明性的著錄項目之前，副題名及說明題名的文字、文件編號、文種、保管期限、規(guī)格、數(shù)量及單位。 “ /”置于第一責任者之前。 “ ； ” 置于多個責任者、多個文件編號之間。 “ ， ” 置于相同責任者、身份省略的責任者之間。 “ +”置于每個附件之前。 文書工作與檔案管理 第八章 檔案的檢索 （二）標志符號 “ [ ]”表示自擬的著錄內(nèi)容，同時也用于文件編號中的年度。 “ （ ） ” 置于下列內(nèi)容兩端：責任者所屬機構，責任者真實姓名，責任者職責或身份，外國責任者及姓名原文，中國責任者的時代，歷史檔案中的朝代紀年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉換后的公元紀年。 “ ？ ” 用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與 “ [ ]”配合使用。 “ ”用于間隔檔案的起止日期、檔號、電子文檔號、縮微號各層次。 “ …” 表示節(jié)略的內(nèi)容。