辦公室事務(wù)與管理ppt課件-資料下載頁
2024-11-03 18:09本頁面
【正文】 】 秘書的職責(zé)是把多而雜的問題和事情安排好。 詳細(xì)的、清楚的工作日志、工作計(jì)劃和詳細(xì)的時(shí)間安排 每天、月、季度、年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表 還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺(tái)式日志等辦公輔助手段 工作日志 日志 9月 28日（星期五）， 2021 時(shí)間 地點(diǎn) 活動(dòng)內(nèi)容 備注 09： 00 辦公室 工作人員會(huì)議日程 09： 30 會(huì)議室 會(huì)議開始進(jìn)行 帶 A文件 10： 30 辦公室 會(huì)議結(jié)束，整理信函 10： 45 辦公室 信函分類處理，文件經(jīng)理簽字 11： 00 辦公室 打字機(jī)維修工維修打字機(jī) 11： 30 辦公室 約會(huì)提醒：王總會(huì)見貝爾先生 12： 00 銀行 匯款：人民幣、美元 14： 30 辦公室 工作人員會(huì)議記錄 15： 00 區(qū)郵政局 郵寄公司信函 17： 00 大森林酒店 18： 00開始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理 工作日志通常兩本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充 在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù) 輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可使用不同色彩 信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)） 當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化 上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作 自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí) 協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃 注意事項(xiàng) 秘書日志比上司日志更為細(xì)、詳、準(zhǔn)、繁 若有突發(fā)事件，立即更改，不得緩誤，并上傳下達(dá) 預(yù)有足夠的時(shí)間來安排會(huì)議 上司工作日志的內(nèi)容 上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容） 內(nèi)部接待的來訪者（要記錄清楚姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間） 單位外部參加會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)（要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、聯(lián)絡(luò)方式） 個(gè)人的安排（看?。? 私人的信息（親屬生日） 秘書日志內(nèi)容 包含上司日志內(nèi)容 上司各項(xiàng)工作活動(dòng)的準(zhǔn)備事宜 上司交辦的工作 自己職責(zé)中應(yīng)作的工作（撰寫總結(jié)、值班） 日志的變更 原定結(jié)束時(shí)間延長超時(shí) 追加緊急的或新添的項(xiàng)目 項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更 項(xiàng)目的終止或取消 注：應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍 針對變更，秘書應(yīng)注意 安排活動(dòng)之間要留 10分鐘左右的時(shí)間間隙 項(xiàng)目調(diào)整，應(yīng)遵循先急重后輕緩的原則 變更后，做好通知、說明原由，防止誤解 檢查變更后的日志，不要漏記和不作修改 注意事項(xiàng) 確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱 保持兩本工作日志的一致和準(zhǔn)確 應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安排的約會(huì)符合要求 熟悉上司用餐和休息的時(shí)間，以便避開上司的休息 ☆ ABCD排序法 一秘書周一要完成的工作如下，請你幫她安排下時(shí)間 ： 給某客戶打電話，與對方聯(lián)系上司下周四與他約會(huì)的事宜 復(fù)印下午部門經(jīng)理會(huì)議的資料 向人力資源部門寫報(bào)告，申請今年的休假日 復(fù)印一份給客戶的復(fù)信以備存，原件郵寄對方 拆封、分類和分發(fā)郵件 布置下午使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡 將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印備份，原件放置在傳閱夾給部門同事傳閱 為上司預(yù)定周末去天津的火車票（北京出發(fā)） 接待 3位訪客， 2個(gè)電話 ABCD法則 A類：重要且緊急，必須立即去做、優(yōu)先做 B類：重要而不緊急 C類：緊急但不重要 D類：有時(shí)間才做，既不重要也不緊急，可以不作 有效利用時(shí)間，事半功倍 區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作 明確自己的工作任務(wù)和職責(zé) 分清輕重緩急 合理分配精力，利用時(shí)間 使用辦公輔助手段組織工作
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