辦公室的會議管理ppt課件-資料下載頁
2025-01-09 07:52本頁面
【正文】 偏離議程時，提醒與會者嚴(yán)格按照議程進(jìn)行會議 ▼ 會議上，當(dāng)部分與會者沉默時，向會議主持人建議，盡可能讓更多的人提出問題和回答 ▼ 當(dāng)與會者以某種錯誤的或者片面的情況作為解決問題的根據(jù)時，在征得會議主持人同意后，應(yīng)向與會者如實反映真實情況 ▼ 當(dāng)會議作出的決定與現(xiàn)行的政策或規(guī)定相抵觸時，應(yīng)主動提出有關(guān)政策或規(guī)定，請與會者注意 會間的組織服務(wù) — 會場服務(wù) ● 應(yīng)對突發(fā)事件 ▼ 會前要盡可能多的想象會議過程中可能發(fā)生的問題，多考慮幾套應(yīng)對的方案 ▼ 頭腦要保持清醒，反映要敏捷，判斷要準(zhǔn)確，迅速弄清事件的來龍去脈 ▼ 采取措施要迅速，盡快形成應(yīng)變方案并實施 ▼ 要舉一反三，勤于思索，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn) 會間的組織服務(wù) — 會議記錄 ● 會議記錄者的責(zé)任 準(zhǔn)確真實記錄與會者的重要發(fā)言以及相關(guān)決議 及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚 適時作總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行 向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤 ●為會議記錄做好準(zhǔn)備工作 在開會之前提前到達(dá)，并安排好用作會議記錄的地方 準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆以及用于會議記錄的紙張 準(zhǔn)備錄音機和充足的磁帶以補充手工記錄 會間的組織服務(wù) — 會議記錄 會議記錄要求三要素 ● 完整 會議記錄必須體現(xiàn)會議的實際進(jìn)程，會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，不要遺漏 ● 簡潔 會議記錄是會議進(jìn)程的簡潔記載，不應(yīng)當(dāng)與報告混肴 ● 準(zhǔn)確 內(nèi)容表述要真實，重要的意思應(yīng)當(dāng)記原話，不得任意取舍增刪 會間的組織服務(wù) — 會議記錄 會議記錄的順序 會議描述 與會者 姓名 缺席者和 缺席原因 宣讀上次 會議記錄 會議結(jié)果 秘書簽名 會議主席 簽名 下次會議 日期 其他事項 會議記錄 整理日期 會間的組織服務(wù) — 會議記錄 會議記錄的技巧：一快、二要、三省、四代 一塊：書寫運筆快 記得快。字要寫的小一些、輕一點，多寫連筆字 二要：擇要而記 ● 記錄一次會議，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或者有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。 ● 記錄一個人的發(fā)言，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。 ● 記一句話，要記這句話的中心詞，修飾語可以不記。 會間的組織服務(wù) — 會議記錄 三?。涸谟涗浿姓_使用省略法 ● 一是使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱 ● 二是省略詞語和句子中的附加成分 四代：較為簡單的寫法代替復(fù)雜的寫法 ● 可用姓代替全名 ● 可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字 ● 可用漢語拼音代替生詞難字 ● 可用外語符號代替某些詞匯 會間的組織服務(wù) — 會議記錄存檔 這類檔案包括： 與會者的名單 聯(lián)系地址 會議記錄 會議紀(jì)要 會議的組織情況 其他有關(guān)資料 會后的善后處理 — 會場清理 水杯、茶具清理 退還設(shè)備及器材 會議文件回收 ● 大中型會議在會議結(jié)束前應(yīng)開具清退文件目錄，發(fā)給與會人員。會議結(jié)束后，按清單全部收回文件。 ● 日常工作會議，可以在會議結(jié)束后將文件當(dāng)場收回。 會后的善后處理 — 印發(fā)會議紀(jì)要 ● 對于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要在會后立即請教 發(fā) 言人進(jìn)行完善 ● 在會議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成會議紀(jì)要。內(nèi) 容 :會議概況、決策思想、主要議題、基本經(jīng)驗和會 議討論 \決定的重大問題等 ● 根據(jù)會議的性質(zhì)和機要的內(nèi)容來確定 ● 根據(jù)印發(fā)范圍，接收者簽字確認(rèn) ● 將接受者簽字確認(rèn)的會議記錄加以校對，經(jīng)由 領(lǐng)導(dǎo)簽字后統(tǒng)一印刷，蓋章后發(fā)給會議決策執(zhí)行人 完善會 議記錄 簽發(fā)會 議執(zhí)行 起草會 議紀(jì)要 確定印 發(fā)范圍 接收者 確認(rèn)
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