辦公室的會(huì)議管理ppt課件-資料下載頁(yè)
2025-01-09 07:52本頁(yè)面
【正文】 偏離議程時(shí)，提醒與會(huì)者嚴(yán)格按照議程進(jìn)行會(huì)議 ▼ 會(huì)議上，當(dāng)部分與會(huì)者沉默時(shí)，向會(huì)議主持人建議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和回答 ▼ 當(dāng)與會(huì)者以某種錯(cuò)誤的或者片面的情況作為解決問(wèn)題的根據(jù)時(shí)，在征得會(huì)議主持人同意后，應(yīng)向與會(huì)者如實(shí)反映真實(shí)情況 ▼ 當(dāng)會(huì)議作出的決定與現(xiàn)行的政策或規(guī)定相抵觸時(shí)，應(yīng)主動(dòng)提出有關(guān)政策或規(guī)定，請(qǐng)與會(huì)者注意 會(huì)間的組織服務(wù) — 會(huì)場(chǎng)服務(wù) ● 應(yīng)對(duì)突發(fā)事件 ▼ 會(huì)前要盡可能多的想象會(huì)議過(guò)程中可能發(fā)生的問(wèn)題，多考慮幾套應(yīng)對(duì)的方案 ▼ 頭腦要保持清醒，反映要敏捷，判斷要準(zhǔn)確，迅速弄清事件的來(lái)龍去脈 ▼ 采取措施要迅速，盡快形成應(yīng)變方案并實(shí)施 ▼ 要舉一反三，勤于思索，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 會(huì)間的組織服務(wù) — 會(huì)議記錄 ● 會(huì)議記錄者的責(zé)任 準(zhǔn)確真實(shí)記錄與會(huì)者的重要發(fā)言以及相關(guān)決議 及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚 適時(shí)作總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行 向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤 ●為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作 在開(kāi)會(huì)之前提前到達(dá)，并安排好用作會(huì)議記錄的地方 準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆以及用于會(huì)議記錄的紙張 準(zhǔn)備錄音機(jī)和充足的磁帶以補(bǔ)充手工記錄 會(huì)間的組織服務(wù) — 會(huì)議記錄 會(huì)議記錄要求三要素 ● 完整 會(huì)議記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程，會(huì)議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見(jiàn)，不要遺漏 ● 簡(jiǎn)潔 會(huì)議記錄是會(huì)議進(jìn)程的簡(jiǎn)潔記載，不應(yīng)當(dāng)與報(bào)告混肴 ● 準(zhǔn)確 內(nèi)容表述要真實(shí)，重要的意思應(yīng)當(dāng)記原話，不得任意取舍增刪 會(huì)間的組織服務(wù) — 會(huì)議記錄 會(huì)議記錄的順序 會(huì)議描述 與會(huì)者 姓名 缺席者和 缺席原因 宣讀上次 會(huì)議記錄 會(huì)議結(jié)果 秘書(shū)簽名 會(huì)議主席 簽名 下次會(huì)議 日期 其他事項(xiàng) 會(huì)議記錄 整理日期 會(huì)間的組織服務(wù) — 會(huì)議記錄 會(huì)議記錄的技巧：一快、二要、三省、四代 一塊：書(shū)寫(xiě)運(yùn)筆快 記得快。字要寫(xiě)的小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字 二要：擇要而記 ● 記錄一次會(huì)議，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或者有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄。 ● 記錄一個(gè)人的發(fā)言，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過(guò)程可以不記。 ● 記一句話，要記這句話的中心詞，修飾語(yǔ)可以不記。 會(huì)間的組織服務(wù) — 會(huì)議記錄 三?。涸谟涗浿姓_使用省略法 ● 一是使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱 ● 二是省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分 四代：較為簡(jiǎn)單的寫(xiě)法代替復(fù)雜的寫(xiě)法 ● 可用姓代替全名 ● 可用筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字 ● 可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字 ● 可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯 會(huì)間的組織服務(wù) — 會(huì)議記錄存檔 這類檔案包括： 與會(huì)者的名單 聯(lián)系地址 會(huì)議記錄 會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議的組織情況 其他有關(guān)資料 會(huì)后的善后處理 — 會(huì)場(chǎng)清理 水杯、茶具清理 退還設(shè)備及器材 會(huì)議文件回收 ● 大中型會(huì)議在會(huì)議結(jié)束前應(yīng)開(kāi)具清退文件目錄，發(fā)給與會(huì)人員。會(huì)議結(jié)束后，按清單全部收回文件。 ● 日常工作會(huì)議，可以在會(huì)議結(jié)束后將文件當(dāng)場(chǎng)收回。 會(huì)后的善后處理 — 印發(fā)會(huì)議紀(jì)要 ● 對(duì)于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要在會(huì)后立即請(qǐng)教 發(fā) 言人進(jìn)行完善 ● 在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上加工整理而成會(huì)議紀(jì)要。內(nèi) 容 :會(huì)議概況、決策思想、主要議題、基本經(jīng)驗(yàn)和會(huì) 議討論 \決定的重大問(wèn)題等 ● 根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和機(jī)要的內(nèi)容來(lái)確定 ● 根據(jù)印發(fā)范圍，接收者簽字確認(rèn) ● 將接受者簽字確認(rèn)的會(huì)議記錄加以校對(duì)，經(jīng)由 領(lǐng)導(dǎo)簽字后統(tǒng)一印刷，蓋章后發(fā)給會(huì)議決策執(zhí)行人 完善會(huì) 議記錄 簽發(fā)會(huì) 議執(zhí)行 起草會(huì) 議紀(jì)要 確定印 發(fā)范圍 接收者 確認(rèn)
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