會議管理技巧ppt課件-資料下載頁
2024-11-03 17:13本頁面
【正文】 才是 120分 明天，你會開會了嗎？ 七、反思 ： 以總經(jīng)理安排人資會議通知開會為例來說明一下我們的工作應(yīng)該怎么做 ？ ? 一段秘書的做法： 發(fā)通知 —— 用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。 ? 二段秘書的做法： 確認(rèn)通知到人 —— 發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。 ? 三段秘書的做法： 確認(rèn)與會者 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會前 30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。 ? 四段秘書的做法： 檢查會議設(shè)備 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室某天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會議。 ? 如果象四段秘書這樣做，是不是就會保證應(yīng)會人員會全部到位？即使到不了位的，總經(jīng)理是不是也會提前知道？ ? 這四段秘書還不絕，再看看更高段位秘書的做法： ? 五段秘書的做法： 準(zhǔn)備會議資料 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，也測試了設(shè)備，然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考。 ? 六段秘書的做法： 做記錄 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。 ? 七段秘書的做法： 發(fā)記錄 —— 會后整理好會議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。 ? 八段秘書的做法： 幫助主管跟催 —— 將會議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時匯報(bào)總經(jīng)理。 ? 九段秘書的做法： 做流程 —— 把上述過程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的“ 會議 ” 流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！ ? 同樣是秘書，你會給一段秘書與九段秘書付同樣的錢嗎？ 張永久
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