會議管理技巧ppt課件-資料下載頁
2025-10-25 17:13本頁面
【正文】 才是 120分 明天，你會開會了嗎？ 七、反思 ： 以總經理安排人資會議通知開會為例來說明一下我們的工作應該怎么做 ？ ? 一段秘書的做法： 發(fā)通知 —— 用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準備相關會議用品，并參加會議。 ? 二段秘書的做法： 確認通知到人 —— 發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。 ? 三段秘書的做法： 確認與會者 —— 發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前 30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。 ? 四段秘書的做法： 檢查會議設備 —— 發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室某天幾點到幾點有會議。 ? 如果象四段秘書這樣做，是不是就會保證應會人員會全部到位？即使到不了位的，總經理是不是也會提前知道？ ? 這四段秘書還不絕，再看看更高段位秘書的做法： ? 五段秘書的做法： 準備會議資料 —— 發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關的資料，供他們參考。 ? 六段秘書的做法： 做記錄 —— 發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。 ? 七段秘書的做法： 發(fā)記錄 —— 會后整理好會議記錄（錄音）給總經理，然后請求總經理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。 ? 八段秘書的做法： 幫助主管跟催 —— 將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然后經當事人確認后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經理與當事人一人一份，并定期跟蹤各項任務的完成情況，并及時匯報總經理。 ? 九段秘書的做法： 做流程 —— 把上述過程幫成標準化的“ 會議 ” 流程，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務體系！ ? 同樣是秘書，你會給一段秘書與九段秘書付同樣的錢嗎？ 張永久
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