會(huì)議管理技巧ppt課件-資料下載頁(yè)
2024-11-03 17:13本頁(yè)面
【正文】 才是 120分 明天，你會(huì)開(kāi)會(huì)了嗎？ 七、反思 ： 以總經(jīng)理安排人資會(huì)議通知開(kāi)會(huì)為例來(lái)說(shuō)明一下我們的工作應(yīng)該怎么做 ？ ? 一段秘書(shū)的做法： 發(fā)通知 —— 用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。 ? 二段秘書(shū)的做法： 確認(rèn)通知到人 —— 發(fā)通知后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。 ? 三段秘書(shū)的做法： 確認(rèn)與會(huì)者 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前 30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒(méi)有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。 ? 四段秘書(shū)的做法： 檢查會(huì)議設(shè)備 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門(mén)上貼上小條：此會(huì)議室某天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。 ? 如果象四段秘書(shū)這樣做，是不是就會(huì)保證應(yīng)會(huì)人員會(huì)全部到位？即使到不了位的，總經(jīng)理是不是也會(huì)提前知道？ ? 這四段秘書(shū)還不絕，再看看更高段位秘書(shū)的做法： ? 五段秘書(shū)的做法： 準(zhǔn)備會(huì)議資料 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，然后給與會(huì)者發(fā)去過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考。 ? 六段秘書(shū)的做法： 做記錄 —— 發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。 ? 七段秘書(shū)的做法： 發(fā)記錄 —— 會(huì)后整理好會(huì)議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請(qǐng)求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。 ? 八段秘書(shū)的做法： 幫助主管跟催 —— 將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書(shū)面?zhèn)渫洠唤o總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。 ? 九段秘書(shū)的做法： 做流程 —— 把上述過(guò)程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的“ 會(huì)議 ” 流程，讓任何一個(gè)秘書(shū)都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴(lài)于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！ ? 同樣是秘書(shū)，你會(huì)給一段秘書(shū)與九段秘書(shū)付同樣的錢(qián)嗎？ 張永久
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