【導(dǎo)讀】精益管理源于精益生產(chǎn)。對全世界17個國家90多個汽車制造廠的調(diào)查和對比分。了精益生產(chǎn)中所包含的新的管理思維。為戰(zhàn)略管理理念。精益管理要求企業(yè)的各項活動都必須運用。的核心就是以最小。盡可能多的價值，為顧客提供需要的產(chǎn)品和及時的服務(wù)。與服務(wù)的同時，把浪費降到最低程度。這一思想和方法論與平時我們。們努力消除的對象。提高工作質(zhì)量和服務(wù)對象的滿意度。提高部門和個人的工作能力。缺乏主動精神，被動等待上級的指示和下級匯報。各部門各自為政，相互制約，缺乏主動溝通協(xié)作精神，缺乏團(tuán)隊意識，工作效率低下。缺乏明確的規(guī)章、制度、流程，造成工作職責(zé)不清；到位，失職是管理中最大的浪費。源，包括物質(zhì)資源、信息資源、精神資源、關(guān)系資源等。它包括兩方面的支出：一是維持行政機(jī)關(guān)自身。運行的費用；二是為了履行本機(jī)關(guān)所承擔(dān)的職能而消耗的費用。理拖沓推倭，行政機(jī)關(guān)效率低下，增加了行政成本。

　　

【正文】 ，或者說難點，并非僅僅是糾正某處錯誤，或者打掃某處垃圾； 5S 管理的核心是要通過持續(xù)有效的改善活動 ，塑造一絲不茍的敬業(yè)精神，培養(yǎng)勤奮、節(jié) 44 儉、務(wù)實、守紀(jì)的職業(yè)素養(yǎng)。? 按 Mak的建議，公司開始了推進(jìn) 5S 管理的第二步：推行后兩個? S?，一個是整潔（ Seiketsu），另一個是素養(yǎng)（ Shitsuke）。 整潔的基本含義是?如何保持清潔狀態(tài)?，也就是如何堅持下去，使清潔、有序的工作現(xiàn)場成為日常行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)；素養(yǎng)的基本含義是?陶冶情操，提高修養(yǎng)?，也就是說，自覺自愿地在日常工作中貫徹這些非常基本的準(zhǔn)則和規(guī)范，約束自己的行為，并形成一種風(fēng)尚。 Mak 進(jìn)一步說明道，后兩個? S?其實是公司文化的集中體現(xiàn)。很難想 象，客戶會對一個到處是垃圾、灰塵的公司產(chǎn)生信任感；也很難想象，員工會在一個紀(jì)律松弛、環(huán)境不佳、浪費隨處可見的工作環(huán)境中，產(chǎn)生巨大的責(zé)任心，并確保生產(chǎn)質(zhì)量和勞動效率；此外，更不用說在一個?臟、亂、差?的企業(yè)中，信息系統(tǒng)竟然會發(fā)揮巨大的作用。 ?零?報告 若干個月后，又是一個春光明媚的日子。 當(dāng) K公司的侯總，帶領(lǐng)新的客戶參觀自己的數(shù)字印刷車間的時候，在他心底里涌動著一種強(qiáng)烈的自豪感。車間布局整齊有序，貨物碼放井井有條，印刷設(shè)備光亮可鑒，各類標(biāo)識完整、醒目。 公司的電腦網(wǎng)絡(luò)和 MIS系統(tǒng)，在沒有增加新的投資的情 況下，也好像?煥發(fā)了青春?，帶給侯總的是一系列?零報告?：發(fā)貨差錯率為零，設(shè)備故障率為零，事故率為零，客戶投訴率為 45 零，員工缺勤率為零，浪費為零…… 在參觀者嘖嘖有聲的稱贊中，侯總感到，引進(jìn)一套先進(jìn)設(shè)備的背后，原來是如此淺顯又深奧的修養(yǎng)?工夫?，真應(yīng)了那句老話：工夫在?詩?外。 五 、 附件 1. 行政 管理工作中的“七種浪費” 豐田生產(chǎn)方式中所歸納的 ?七種? 浪費，主要發(fā)生在生產(chǎn)現(xiàn)場，但是產(chǎn)生這些浪費的深層次的原因是什么？如果僅僅關(guān)注現(xiàn)場存在的問題，而不解決被現(xiàn)象所掩蓋的本質(zhì)問題，無疑是舍本逐末，即使表面上轟 轟烈烈，但實際效果也很有限。為了能使 推行精益管理 活動深入有效地開展下去，我們 整理了行政管理中七種浪費 ，來引導(dǎo)大家共同參與這項工作。 七種浪費之一：等待的浪費 管理工作中的等待浪費主要有以下幾種情況： 等待上級的指示。上級不安排工作就坐等，上級不指示就不執(zhí)行，上級不詢問就不匯報，上級不檢查就拖著辦。缺乏主動精神，多干事多吃虧。很多工作的完成，是在幾次檢查、催辦下完成的。 等待外部的回復(fù)。我已與你聯(lián)系過了，什么時候回復(fù)不是我能決定的。等待其它部門或其他人的聯(lián)系。你不找我去協(xié)助，我 46 就可以躲避。對其它相關(guān)工作不關(guān) 心，多一事不如少一事。 等待下級的匯報。任務(wù)雖已布置，但是沒有檢查，沒有監(jiān)督。不主動去深入實際調(diào)查研究，掌握第一手資料，只是被動地聽下級的匯報，沒有核實，然后作決定或向上級匯報，出了問題責(zé)任往下級身上一推。 上述情況，在工作中是大量存在的，這種缺乏工作責(zé)任心、主動性和工作積極性，滿足現(xiàn)狀、消極怠工的情況引發(fā)的浪費所造成的危害更大，危害單位的正常運行。 七種浪費之二：協(xié)調(diào)不力的浪費 管理中相互配合、協(xié)調(diào)不力，造成工作停滯浪費主要有下述幾種情況： 工作進(jìn)程的協(xié)調(diào)不力。某項工作在兩個部門間協(xié)調(diào)不利、交接不清，工作 進(jìn)度受到影響，相互之間都不主動聯(lián)系。某些工作應(yīng)哪個部門負(fù)責(zé)沒有明確界定，處于部門間的斷層，工作缺乏協(xié)作精神和交流意識，認(rèn)為應(yīng)該別的部門負(fù)責(zé)，結(jié)果工作沒人管了，原來的小問題被拖成了大問題。 領(lǐng)導(dǎo)指示的貫徹協(xié)調(diào)不力。對單位領(lǐng)導(dǎo)的工作指示和相關(guān)會議布置的工作沒有傳達(dá)，內(nèi)部沒有有效的協(xié)調(diào)組織落實，致使單位的要求在本部門停滯，沒有得到有效地貫徹，形成工作盲區(qū)。 信息傳遞的協(xié)調(diào)不力。信息在相關(guān)部門、相關(guān)人員手中停滯，使應(yīng)該得到這些信息的相關(guān)部門掌握不到；信息不能匯總、分類，停滯在分散之中；沒有對信息充分的分析、核實和利 用，發(fā)揮效 47 應(yīng)，停滯在原始狀態(tài)之中；信息不準(zhǔn)確，造成決策判斷失誤。 業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)不力。部門間協(xié)調(diào)不力，相互制約、不溝通、各自為政、部門利益第一，形成獨立的部門割裂，促成協(xié)調(diào)的障礙，沒有或不能及時維護(hù)系統(tǒng)，使業(yè)務(wù)流程不能順利流轉(zhuǎn)，造成后續(xù)流程的停滯，原有職責(zé)的不適應(yīng)性不是橫向流轉(zhuǎn)而是折向運行，造成流程的缺項停滯。 協(xié)調(diào)不力是管理工作中最大的浪費之一，它使組織不能形成凝聚力，缺乏團(tuán)隊意識、協(xié)調(diào)精神，導(dǎo)致工作效率的低下。 七種浪費之三：閑置的浪費 我們把管理工作中的庫存浪費稱之為?閑置?。機(jī)構(gòu)重疊，職能重疊，形成 人浮于事，使資源要素不能有效的利用，發(fā)揮最大的作用，造成閑置的浪費。 固定資產(chǎn)的閑置。辦公場所偏大，辦公設(shè)備過于追求功能完備，檢測裝備重復(fù)投資等等，非常容易導(dǎo)致固定資產(chǎn)的閑置，從而出現(xiàn)設(shè)備利用率不足，導(dǎo)致資源浪費，成本升高。 職能的閑置或重疊。設(shè)定了部門職能，但在實際工作中，有的職能卻沒有發(fā)揮作用，造成了部門職能的閑置。兩個部門承擔(dān)類似的工作，好像是誰都負(fù)責(zé)，其實是誰也不負(fù)責(zé)。 工作程序復(fù)雜化形成的閑置。在某些情況下，對于某些不十分重要的任務(wù)，上級其實只承擔(dān)簽字的職能，但如果無上級的簽字或認(rèn)可，則工作就無法 進(jìn)行，會出現(xiàn)等待和停滯等浪費。原來比較簡單的事，一些部門非要寫個報告，填個報表，由于報表內(nèi) 48 容太多，即使保存后再想使用也找不到，那么就再提供一份吧。 人員的閑置。人多好辦事，都強(qiáng)調(diào)本部門工作的重要性，增加人員，三個人干兩個的人工作，為了避免上級人浮于事的批評，以重疊的交替安排工作造成工作量不滿，勞動紀(jì)律渙散。 扁平化管理、業(yè)務(wù)流程再造等等，是工作流程化、規(guī)范化、職責(zé)化的有效措施，可以從流程中職責(zé)到位杜絕閑置的浪費。 七種浪費之四：無序的浪費 缺乏明確的規(guī)章、制度、流程，工作中容易產(chǎn)生混亂，這是人所周知的。但是 如果有令不行、有章不循，按個人的意愿行事造成的無序浪費，更是非常糟糕的事。 職責(zé)不清造成的無序。由于制度、管理等方面的原因，造成某項工作好像兩個部門都管，卻糾纏不休，整天扯皮，使原來的有序反而變成無序。某個部門某個人，當(dāng)看到某項工作比較緊急，如果不做就會影響到單位利益時，挺身而出，進(jìn)行了補(bǔ)位。這時就出現(xiàn)了一種怪現(xiàn)象：那么，今后這項工作就由你們來做吧，責(zé)任部門反而放任不管了，這也是一種無序。 業(yè)務(wù)能力低下造成的無序。素質(zhì)低下、能力不能滿足工作需要都造成工作的無序。應(yīng)該承擔(dān)某項工作的部門和人員，以不會干等為理由 ，堂而皇之地拒絕承擔(dān)該項工作，更是一種無序的浪費。當(dāng)出現(xiàn)部門和人員變更時，工作交接不力、協(xié)作不到位，原來形成的工作流程經(jīng)常被推翻，人為增加從無序恢復(fù)到有序的時間。 49 有章不循造成的無序。隨心所欲，把單位的規(guī)章制度當(dāng)成他人的守則，沒有自律、不以身作則，威信下降，不按制度進(jìn)行管理考核造成無章無序的管理，影響職工的積極性和創(chuàng)造性，相互攀比，影響部門的整體工作效率和質(zhì)量。 業(yè)務(wù)流程的無序。各部門大多考慮某項工作在本部門能否得到認(rèn)真貫徹，而很少考慮如何協(xié)助相關(guān)部門順利實施。通常考慮以本部門為中心，而較少以工作為中心，不 是部門支持流程，而是要求流程圍繞部門轉(zhuǎn)，從而導(dǎo)致流程的混亂，工作無法順利完成，需要反復(fù)協(xié)調(diào)，加大管理成本。 七種浪費之五：失職的浪費 失職的浪費是管理中的最大浪費，責(zé)任心不強(qiáng)的表現(xiàn)形式之一是應(yīng)付。顧名思義，應(yīng)付就是工作雖然干了，但是不主動、不認(rèn)真，敷衍搪塞了事，不是追求最好的結(jié)果，從而缺乏實際效果，這種浪費在工作中是經(jīng)常見到的。 在 ISO9000體系管理中，許多應(yīng)該日常進(jìn)行的工作基本上沒有認(rèn)真去做，不重視日常規(guī)范管理，缺乏基礎(chǔ)工作，審核前突擊進(jìn)行表面工作，來應(yīng)付審核，則實際效果就可想而知了。 對上級布置的工 作，沒有按計劃要求去完成，做一些表面文章，去應(yīng)付檢查。如果再加上承擔(dān)檢查工作的人員也進(jìn)行應(yīng)付，或者礙于情面不予指出，就會形成空對空。 在涉及系統(tǒng)性和流程性工作時，某些環(huán)節(jié)特別是前段如果不認(rèn)真，則將對后續(xù)工作產(chǎn)生較大的影響，例如行政許可中，前期 50 資料審查不認(rèn)真、不細(xì)致，就會導(dǎo)致后期現(xiàn)場審核等環(huán)節(jié)出現(xiàn)多種浪費。 在工作中沒有計劃，沒有自查，做事只做前面，隨著時間的推移，后面的就忘做了甚至不做了。工作缺乏主動，讓做什么事，只是應(yīng)付了事，而不是自己嚴(yán)格要求要做得更好。應(yīng)做的事，不會做，說一聲不會做就不用再做了，不會也 不學(xué)，不認(rèn)為站在這個崗位上不會做應(yīng)當(dāng)做的事是一種恥辱，更有甚者，告訴如何去做都不做。 失職的浪費主要是責(zé)任心不強(qiáng)、素質(zhì)低下和工作質(zhì)量差等失誤造成的，但管理考核及職責(zé)的不明確使其沒有受到制約和監(jiān)督。 七種浪費之六：低效的浪費 低效的含義包括： 工作的低效率或者無效率。相對于管理工作的高效率而言，低效率造成的隱性浪費是非常大的；原來只要一個人承擔(dān)的工作，需要兩個以上人員來完成；應(yīng)該按計劃完成的任務(wù)反復(fù)拖期。 錯誤的工作，是一種負(fù)效率。沒有一次把事情做好就是最大的浪費，應(yīng)該正確完成的工作被做錯，會出現(xiàn)返工、重做、 糾正等浪費，甚至影響到整體。如果是高效率地完成了錯誤的工作，則損失更大。更可怕的是，這種錯誤在某種程度上是被允許的，會被以各種各樣的原因、理由來掩蓋住，從而反復(fù)發(fā)生，造成類似的浪費。 51 我們允許的是創(chuàng)造性的失誤，而不允許反復(fù)發(fā)生低級的錯誤。 低效率是由什么原因造成的呢？ 管理人員的低素質(zhì)導(dǎo)致工作的低效率。學(xué)習(xí)能力的不足、危機(jī)意識的淡化，造成許多人員的素質(zhì)滿足不了工作的需求。在每個組織中，人員的素質(zhì)肯定是參差不齊的，抱怨是沒有用的，更不能把責(zé)任推到普通員工的身上，只有低素質(zhì)的管理者，而沒有絕對低素質(zhì)的員工。高素 質(zhì)的管理者能夠通過培訓(xùn)指導(dǎo)，人盡其才，用人所長，有效地帶領(lǐng)員工完成任務(wù)。一頭獅子帶一群羊和一頭羊帶一群獅子是完全不一樣的。 方法不當(dāng)也是低效率的原因之一。人員安排不得當(dāng)，會導(dǎo)致低效率。計劃安排不合理，工作難以按期完成。順序安排有問題，會造成主次不分，重點工作無人做?！? 固步自封的僵化思想是低效率的溫床。過去的成功經(jīng)驗、過去行之有效的方法。 不繼續(xù)提高自己，使用原有的一套來面對千變?nèi)f化的內(nèi)部和外部環(huán)境，不僅導(dǎo)致了低效率，甚至?xí)侠壅麄€組織的前進(jìn)腳步，成為整個組織前進(jìn)的絆腳石。 七種浪費之七：管理成本的浪費 管理成本是企業(yè)成本構(gòu)成的一項重要組成部分，而我們現(xiàn)在談的行政機(jī)關(guān)的行政成本。 廣義上的行政成本是指政府的行政行為所耗費的各種資源，包括物質(zhì)資源、信息資源、精神資源、關(guān) 52 系資源等。狹義上的行政成本是指行政機(jī)關(guān)在履行其職能的過程中所花費的各種支出。它包括兩方面的支出：一是維持行政機(jī)關(guān)自身運行的費用；二是為了履行本機(jī)關(guān)所承擔(dān)的職能而消耗的費用。 管理必須依?理?行事，?理?在行政管理中具體指?目標(biāo)、指標(biāo)、計劃?，通過確立計劃、執(zhí)行計劃、考核計劃、改善計劃，可以最直觀地涉及有形成本概念和浪費現(xiàn)象。 計劃編制無依據(jù)。單位沒 有下達(dá)指標(biāo)，部門無法編制自身的工作目標(biāo)。單位的目標(biāo)、指標(biāo)下達(dá)后卻不知道怎么分解。部門領(lǐng)導(dǎo)沒有告訴做什么工作，不知編制計劃。計劃不如變化快，無法序時地編制計劃。綜合部門不催不報計劃或忘記申報計劃，沒有日常工作的積累和統(tǒng)計基礎(chǔ)，沒有定額標(biāo)準(zhǔn)無法編制計劃等。沒有計劃工作概念，沒有長遠(yuǎn)工作規(guī)劃，工作隨想隨做，為完成綜合計劃部門的要求臨時?拍腦子?，上報的計劃缺乏可執(zhí)行性、漏洞百出，需要計劃綜合部門另外花費大量的時間和人力去分析和查找錯誤，重新修改和調(diào)整，造成極大的浪費。 計劃執(zhí)行不嚴(yán)肅。有計劃但領(lǐng)導(dǎo)沒有給我，我不知 道計劃的內(nèi)容所以無法執(zhí)行。計劃變化過快使計劃無法執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)臨時交代或安排的工作所以沒有計劃。計劃工作由于前道環(huán)節(jié)工作沒有完成致使計劃無法完成。計劃由于各種原因被迫頻繁調(diào)整。單位制訂的目標(biāo)、指標(biāo)由于執(zhí)行有困難而不予落實執(zhí)行，按照自己想象的內(nèi)容去執(zhí)行。計劃編制后根本不看，至于計劃的內(nèi)容是什么都不知道。如：降底行政成本的計劃、降底行政成本的項目計劃 53 不嚴(yán)格執(zhí)行，束之高閣。 計劃查核不認(rèn)真。計劃考核反正由單位的專門部門進(jìn)行，日常我就不用再進(jìn)行比照了。計劃出現(xiàn)了偏差，理由要么是計劃報大了，要么是計劃漏報了，而沒有從問題 的現(xiàn)象出發(fā)，認(rèn)真分析形成的原因，以及下一步的糾正措施。 計劃處置完善不到位。計劃執(zhí)行情況由于沒有認(rèn)真地分析，自然無法了解和掌握計劃地進(jìn)度和完成情況、存在問題。即便通過別的部門發(fā)現(xiàn)了問題，也不現(xiàn)檢討反省、客觀地分析存在差異地原因，進(jìn)而找出改善措施，而是一味強(qiáng)調(diào)理由，推卸責(zé)任。計劃問題發(fā)現(xiàn)后，措施也編制了，但在下期的計劃中又沒有體現(xiàn)或糾正，致使問題長此以往地存在。 費用投入與收入（收益）不配比。花同樣的錢其收益是一樣的嗎？花 100 元是否受到了 10000 元的收入或利益。由于自身責(zé)任心不強(qiáng)或管理失誤造成的隱性損失浪 費計算過嗎？用錢后的目的達(dá)到了嗎？達(dá)到了多少？大家是否都仔細(xì)計算過、分析過？ 綜上所述，行政管理工作中的七種浪費要比豐田生產(chǎn)方式所指出的生產(chǎn)現(xiàn)場中的七種浪費嚴(yán)重的多，但是解決起來也困難得多。因為生產(chǎn)現(xiàn)場中的浪費大多數(shù)可以量化，然而管理工作大多為軟性指標(biāo)，具有較大的彈性，要想進(jìn)行量化和細(xì)化相對較困難。而且大家大多司空見慣，多一事不如少一事，即使上級要求，也是緊一陣后松一陣，形成反復(fù)，而如果不能對行政管理工作中的浪費形成共識，齊抓共管，