【導讀】本技能和與之相關(guān)的交際能力，有一定的文字使用運用能力。中央廣播電視大學現(xiàn)代文員專業(yè)（?？疲┑膶W生。其中形成性考核成績占考核成績的20%，期末考試成績占考核成績的80%。期末考試采用問卷筆試（閉卷）形式，卷面滿分為100分，考試時間為90分鐘。教材《辦公室管理》全書以及聯(lián)系實際的有關(guān)內(nèi)容。分別為：10%、10%、20%、、30%、30%。本學科本次考試有下列4種資料，可供學員復(fù)習應(yīng)考用。本資料今天上午已經(jīng)上傳，大家可以通過它掌握考試的考點。答題時加以注意。1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。執(zhí)行上司交辦事項。16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。

　　

【正文】 、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關(guān)系作用。進言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時 ⑶適地 ⑷適度 3．來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么？ (1)受理的范圍是 :國家機關(guān) ,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件 。職工 ,群眾直接給機關(guān) ,單位領(lǐng)導的信件 . (1 分 ) (2)及時拆封 .拆封時 ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方 .對急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時 ,報告上司 ,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理 .拆開后在裝訂時 ,信紙在前 ,信封在后 ,要一并裝訂 . (2 分 ) (3)認真閱讀 .把握信中的主要內(nèi)容 ,也可用顏色筆為領(lǐng)導標明信中的重點 ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39?；?可與前信印證 等 .提供領(lǐng)導復(fù)信所需要的資料 . (2 分 ) (4)逐項登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時間 ,收發(fā)日期 ,主要內(nèi)容 ,要求 ,收信單位 (人 )以及承辦后 的情況 ,結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載 ,便于統(tǒng)計 ,查找和催辦 . (1分 ) (5)認真處理 .處理信伺 :應(yīng)該按照 分級負責 ,歸口辦理 的原則 ,進行轉(zhuǎn)辦 ,交辦或自辦 . (2 分 ) (6)及時復(fù)信 .復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對組織的信任 .復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信 ,或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進行 . (2 分 ) 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ p170— 171 (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以 確認 (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式 (早餐會、午餐會等 )、所需要的時間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應(yīng)準備約會所需要的文件資料。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作 ，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178— 181 （ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) ((2 分 ) （ 2） 電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設(shè)置日程表 ,報警系統(tǒng) ,一周計劃以及其他提示事項 ,文員 應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 .(3 分 ) 人工提示系統(tǒng)的做法 :設(shè)置基本辦公日程表 ((1 分 ),固定活動日期一覽表 ((1 分 ),使用提示 25 性備忘錄 ((1 分 ),準備約會表 ((1 分 ),準備特殊提示卡 (1 分 ),準備交往提示文件 ((1 分 ). 6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ p137 （ 1）會議名稱；（ 2）會議 記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156— 159 遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本 。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 （ 1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時 要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預(yù)先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事 及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報告，內(nèi)容要按 5W2H的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237— 238 讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 (1)單位印章 ,套印章 ， 鋼印 ,領(lǐng)導人簽名章 ,其他印章 ； （ 2） 刻制公章有兩種情況 :一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā) ； 另一種由法人代表申請 ,經(jīng)主管部門批準 ,公安部門登記后由專門刻制廠刻制 ； 公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應(yīng)專人專用 ； 加蓋公章 ,是哪一級的公章 ,須經(jīng)哪一級的負責人批準 ,并審核簽名 ；將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項詳細登記 ； 功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不 能顛倒 ； 凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效 。 11． 按照 2020 年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 (1)命令 (令 )； (2)決定 ； (3)公告 。通告 ； (4)通知 、 通報 ； (5)議案 ； (6)報告 ； (7)請示 ； (8)批復(fù) :意見 ； (9)函 ； (1 0)會議紀 要。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 P255— 256 (1)版頭 ,發(fā)文字號 ,印刷順序號 ； (2)密級 ,緊急程度 ； (3)簽發(fā)人姓名 ； 4)公文標題 ； 5)主送機關(guān) ； 6)正文 ,附件 ； (7)發(fā)文機關(guān) ,成文日期 ,機關(guān)印章 ； 8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍 ； 9)主題詞 ； (10)抄送單位 ,印發(fā)說明 。 26 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 P259— 263 (1)擬稿 . (2)核稿 .是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實 (3)簽發(fā) .指機關(guān)領(lǐng)導人對文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 (4)編號 .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 (5)繕印 .對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清 ,復(fù)印或排版印制 . (6)校對 ,指將文件的謄寫稿 ,打印稿或清樣按定 稿核對校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章 . (8)登記 (9)分發(fā) .指對準備發(fā)出的文件 :進行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書的立卷特征 ?通常可以按照哪幾種特征立卷？ p265— 267 (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷 ,稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷 ； (3)按作者特征立卷 ； (4)按文種特征立卷 ； (5)按時間特征立卷 ； (6)按地區(qū)特征立卷 ；(7)按通訊者特征立卷 ； (8)在運用六個特征立卷時 ,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷 。 四、設(shè)計題 1．小李是剛到公司的文 員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做 ?(P13) 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機 ,右手做記錄 。電腦放在右邊 ； 新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的標識條 ； 各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi) ； 參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里 ； 公司 印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi) ； 墨水放置在儲物架底層 ,復(fù)印紙放在下面幾層 。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121) (1)接受任務(wù) ； (2)了解來賓 ； (3)制訂計劃 ； 4)預(yù)訂食宿 ； 5)迎接來賓 ； 6)商議日程 ；7)安排會談 ； 8)陪同參觀 ； (9)送別客人 ； (10)接待小結(jié) 。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和 27 銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？ (P123) (1)會議的名稱 ； (2)出席會議者的姓名或組織 ,部門的名稱 ； (3)日期 ,時間 (開始到結(jié)束的預(yù)定時刻 )； (4)地點 :(具體在幾樓幾號會議室 )；（ 5)議題 (或者議事日程 )； (6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處 ,電話號碼等 ； (7)開會所在地 ,建筑物名稱 ,幾 樓 ,電話號碼 (必要時可附上地圖 )； (8)注意事項 ,是否備有餐點 ,有否停車場 ,或當天應(yīng)備的資料等 。 4．文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細節(jié)？ (P145) 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準備和開好這次座談會？(P150) (1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者 ,能獨立思考 ,有主見又敢于發(fā)表意見者 ； (2)座談會以小型為主 ,人數(shù)以七 ,八人為宜 ； 3)座談會上 ,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合 ； 4)主持人 負責引導 ,組織 ,可不做記錄 ； (5)詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做 ； 6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定 ,可長可短 ； (7)會場應(yīng)準備些飲料 ,茶點 ,邊吃邊談 ,可使氣氛輕松 。 6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) (1)要替搭車回去的人安排車子 (2)在接待處暫時代為保管的衣物 ,不要遺失或被人錯領(lǐng) ,冒領(lǐng) (3)有留話時 ,切記務(wù)必傳達 (4)檢查會場 有無物品遺漏 (5)要為參加會議的人員送行 (6)文秘人員離去前 ,要檢查煙灰缸 ,字紙簍有無易燃的東西 ,如有 ,則必須加以熄滅 (7)桌 ,椅早先若有移動 ,必須還原 。洗滌煙灰缸 ,茶具等 ,并收拾妥當 ,倒去垃圾 (8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回 (9)關(guān)緊門窗并上鎖 。 7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作30 天、一天工作 8 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10 元。請計算會議的成本。 (P161) (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T n+后勤開支 28 (2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10元， (2400247。 30247。 8) (3)S—— 參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5 元。 (600247。 30247。 8) (4)T—— 參加會議人員人均到會時間為 5 小時； (5)n—— 參加 會議人數(shù)為 50 人 (46+4)； (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù) ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財務(wù)部門報銷 ,或者結(jié)算預(yù)支的出差費用 (2)回到公司上班后 ,應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報 .如果是與上司同行的 ,可根據(jù)上司 的原始記錄整理出報告 ,送上司過目或批準 ,然后存檔備案 (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來有用 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員 ,分別去函或去電表示感謝 。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準備工作，在準備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？ (P186)履行哪些職責？ (P1182) (1)準備旅行計劃和旅館信息 .旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點 ,是乘飛機還是汽車 ,火車或輪船 ,出發(fā)和到達的日期及時間 ,座位情況 ,旅館情況 . (2)制定約會計劃 .約會計劃表包括 :城市名和省 (州 )名 (如果是國外旅行 ,寫明城市名和國家名 ),日期和時間 ,與上司約會者的姓名 ,公司和地址 ,電話號碼 . (3)為商務(wù)洽談收集