【導(dǎo)讀】本技能和與之相關(guān)的交際能力，有一定的文字使用運(yùn)用能力。中央廣播電視大學(xué)現(xiàn)代文員專(zhuān)業(yè)（專(zhuān)科）的學(xué)生。其中形成性考核成績(jī)占考核成績(jī)的20%，期末考試成績(jī)占考核成績(jī)的80%。期末考試采用問(wèn)卷筆試（閉卷）形式，卷面滿(mǎn)分為100分，考試時(shí)間為90分鐘。教材《辦公室管理》全書(shū)以及聯(lián)系實(shí)際的有關(guān)內(nèi)容。分別為：10%、10%、20%、、30%、30%。本學(xué)科本次考試有下列4種資料，可供學(xué)員復(fù)習(xí)應(yīng)考用。本資料今天上午已經(jīng)上傳，大家可以通過(guò)它掌握考試的考點(diǎn)。答題時(shí)加以注意。1文書(shū)撰寫(xiě)按上司的口頭或書(shū)面指示完成信函。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。

　　

【正文】 、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時(shí) ⑶適地 ⑷適度 3．來(lái)信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么？ (1)受理的范圍是 :國(guó)家機(jī)關(guān) ,主管部門(mén)或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件 。職工 ,群眾直接給機(jī)關(guān) ,單位領(lǐng)導(dǎo)的信件 . (1 分 ) (2)及時(shí)拆封 .拆封時(shí) ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的地方 .對(duì)急信 ,要信 ,或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信 ,要處理及時(shí) ,報(bào)告上司 ,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理 .拆開(kāi)后在裝訂時(shí) ,信紙?jiān)谇?,信封在后 ,要一并裝訂 . (2 分 ) (3)認(rèn)真閱讀 .把握信中的主要內(nèi)容 ,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn) ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39。或 可與前信印證 等 .提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料 . (2 分 ) (4)逐項(xiàng)登記 .用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫(xiě)信時(shí)間 ,收發(fā)日期 ,主要內(nèi)容 ,要求 ,收信單位 (人 )以及承辦后 的情況 ,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載 ,便于統(tǒng)計(jì) ,查找和催辦 . (1分 ) (5)認(rèn)真處理 .處理信伺 :應(yīng)該按照 分級(jí)負(fù)責(zé) ,歸口辦理 的原則 ,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦 ,交辦或自辦 . (2 分 ) (6)及時(shí)復(fù)信 .復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對(duì)組織的信任 .復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信 ,或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(jìn)行 . (2 分 ) 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ p170— 171 (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以 確認(rèn) (3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式 (早餐會(huì)、午餐會(huì)等 )、所需要的時(shí)間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)； (6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)； (?)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)； (8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作 ，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178— 181 （ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) ((2 分 ) （ 2） 電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設(shè)置日程表 ,報(bào)警系統(tǒng) ,一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng) ,文員 應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 .(3 分 ) 人工提示系統(tǒng)的做法 :設(shè)置基本辦公日程表 ((1 分 ),固定活動(dòng)日期一覽表 ((1 分 ),使用提示 25 性備忘錄 ((1 分 ),準(zhǔn)備約會(huì)表 ((1 分 ),準(zhǔn)備特殊提示卡 (1 分 ),準(zhǔn)備交往提示文件 ((1 分 ). 6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ p137 （ 1）會(huì)議名稱(chēng)；（ 2）會(huì)議 記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？ p156— 159 遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本 。 8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 （ 1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí) 要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。（ 2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，事先要把要說(shuō)的事 及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按 5W2H的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237— 238 讓對(duì)方接受自己的看法而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺(jué)；用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說(shuō)什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 (1)單位印章 ,套印章 ， 鋼印 ,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 ,其他印章 ； （ 2） 刻制公章有兩種情況 :一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā) ； 另一種由法人代表申請(qǐng) ,經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn) ,公安部門(mén)登記后由專(zhuān)門(mén)刻制廠刻制 ； 公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用 ； 加蓋公章 ,是哪一級(jí)的公章 ,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,并審核簽名 ；將蓋用文件名稱(chēng) ,編號(hào) ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記 ； 功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不 能顛倒 ； 凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效 。 11． 按照 2020 年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類(lèi)幾種？ p255 (1)命令 (令 )； (2)決定 ； (3)公告 。通告 ； (4)通知 、 通報(bào) ； (5)議案 ； (6)報(bào)告 ； (7)請(qǐng)示 ； (8)批復(fù) :意見(jiàn) ； (9)函 ； (1 0)會(huì)議紀(jì) 要。 12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。 P255— 256 (1)版頭 ,發(fā)文字號(hào) ,印刷順序號(hào) ； (2)密級(jí) ,緊急程度 ； (3)簽發(fā)人姓名 ； 4)公文標(biāo)題 ； 5)主送機(jī)關(guān) ； 6)正文 ,附件 ； (7)發(fā)文機(jī)關(guān) ,成文日期 ,機(jī)關(guān)印章 ； 8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍 ； 9)主題詞 ； (10)抄送單位 ,印發(fā)說(shuō)明 。 26 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。 P259— 263 (1)擬稿 . (2)核稿 .是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí) (3)簽發(fā) .指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 (4)編號(hào) .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào) (5)繕印 .對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清 ,復(fù)印或排版印制 . (6)校對(duì) ,指將文件的謄寫(xiě)稿 ,打印稿或清樣按定 稿核對(duì)校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章 . (8)登記 (9)分發(fā) .指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件 :進(jìn)行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書(shū)的立卷特征 ?通常可以按照哪幾種特征立卷？ p265— 267 (1) 文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷 ,稱(chēng)為 立卷特征 ； (2)按問(wèn)題特征立卷 ； (3)按作者特征立卷 ； (4)按文種特征立卷 ； (5)按時(shí)間特征立卷 ； (6)按地區(qū)特征立卷 ；(7)按通訊者特征立卷 ； (8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí) ,需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷 。 四、設(shè)計(jì)題 1．小李是剛到公司的文 員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門(mén)別類(lèi)放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做 ?(P13) 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機(jī) ,右手做記錄 。電腦放在右邊 ； 新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條 ； 各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具用品盒內(nèi) ； 參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里 ； 公司 印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi) ； 墨水放置在儲(chǔ)物架底層 ,復(fù)印紙放在下面幾層 。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P121) (1)接受任務(wù) ； (2)了解來(lái)賓 ； (3)制訂計(jì)劃 ； 4)預(yù)訂食宿 ； 5)迎接來(lái)賓 ； 6)商議日程 ；7)安排會(huì)談 ； 8)陪同參觀 ； (9)送別客人 ； (10)接待小結(jié) 。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00 到 12： 00 召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和 27 銷(xiāo)售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？ (P123) (1)會(huì)議的名稱(chēng) ； (2)出席會(huì)議者的姓名或組織 ,部門(mén)的名稱(chēng) ； (3)日期 ,時(shí)間 (開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻 )； (4)地點(diǎn) :(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室 )；（ 5)議題 (或者議事日程 )； (6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處 ,電話號(hào)碼等 ； (7)開(kāi)會(huì)所在地 ,建筑物名稱(chēng) ,幾 樓 ,電話號(hào)碼 (必要時(shí)可附上地圖 )； (8)注意事項(xiàng) ,是否備有餐點(diǎn) ,有否停車(chē)場(chǎng) ,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等 。 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145) 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？(P150) (1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者 ,能獨(dú)立思考 ,有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者 ； (2)座談會(huì)以小型為主 ,人數(shù)以七 ,八人為宜 ； 3)座談會(huì)上 ,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合 ； 4)主持人 負(fù)責(zé)引導(dǎo) ,組織 ,可不做記錄 ； (5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做 ； 6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定 ,可長(zhǎng)可短 ； (7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料 ,茶點(diǎn) ,邊吃邊談 ,可使氣氛輕松 。 6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車(chē)來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿(mǎn)結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134) (1)要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子 (2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物 ,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng) ,冒領(lǐng) (3)有留話時(shí) ,切記務(wù)必傳達(dá) (4)檢查會(huì)場(chǎng) 有無(wú)物品遺漏 (5)要為參加會(huì)議的人員送行 (6)文秘人員離去前 ,要檢查煙灰缸 ,字紙簍有無(wú)易燃的東西 ,如有 ,則必須加以熄滅 (7)桌 ,椅早先若有移動(dòng) ,必須還原 。洗滌煙灰缸 ,茶具等 ,并收拾妥當(dāng) ,倒去垃圾 (8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回 (9)關(guān)緊門(mén)窗并上鎖 。 7．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46 人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個(gè)月工作30 天、一天工作 8 小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有：文件材料費(fèi) 200 元，飲料費(fèi) 100 元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10 元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。 (P161) (1)會(huì)議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開(kāi)支 =6(G+S)T n+后勤開(kāi)支 28 (2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10元， (2400247。 30247。 8) (3)S—— 參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5 元。 (600247。 30247。 8) (4)T—— 參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為 5 小時(shí)； (5)n—— 參加 會(huì)議人數(shù)為 50 人 (46+4)； (6)后勤開(kāi)支 —— 等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會(huì)議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？ (P196) (1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù) ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo) ,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用 (2)回到公司上班后 ,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào) .如果是與上司同行的 ,可根據(jù)上司 的原始記錄整理出報(bào)告 ,送上司過(guò)目或批準(zhǔn) ,然后存檔備案 (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來(lái)有用 (5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員 ,分別去函或去電表示感謝 。 9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？ (P186)履行哪些職責(zé)？ (P1182) (1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息 .旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn) ,是乘飛機(jī)還是汽車(chē) ,火車(chē)或輪船 ,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間 ,座位情況 ,旅館情況 . (2)制定約會(huì)計(jì)劃 .約會(huì)計(jì)劃表包括 :城市名和省 (州 )名 (如果是國(guó)外旅行 ,寫(xiě)明城市名和國(guó)家名 ),日期和時(shí)間 ,與上司約會(huì)者的姓名 ,公司和地址 ,電話號(hào)碼 . (3)為商務(wù)洽談收集