【導(dǎo)讀】薄袁肄羅芄蚄羀羄莆袀袆羃蒈螞螂肂薁蒅肀肁芀蟻羆肁莃蒄肀薅蝿袈聿芅薂螄肈莇螇肅肇葿薀罿肆薂螆裊膅芁薈螁膅莄螄蚇膄蒆薇

　　

【正文】 節(jié)、中秋節(jié)等； (2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等； (3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 (4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。 (5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。 (6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并 應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 (7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。 (8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。 (9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 12. 文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ 答： （ 1）文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個完整結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點。（ 2）會議上注意自己的表情和說 話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。（ 3）對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。（ 4）在會上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人的意見，不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。（ 5）要求與會者記筆記，自己做好筆記并把會議紀(jì)要的打印件放進文件夾，以作查證。 13. 文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作 ? 辦公室管理 第 16 頁（共 22 頁） 答： (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。 (2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記 錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。 (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝 14. 文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項目？履行哪些職責(zé)？ 答： （ 1）準(zhǔn)備旅行計劃和旅行信息，旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（ 2）制定約會計 劃。約會計劃表包括：城市名和省州名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會的者的姓名、公司和地址，電話號碼。（ 3）為商務(wù)洽談收集資料。（ 4）覺決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時需要帶的用品列出清單。（ 5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。（ 6）安排差旅費。（ 7）建立旅行 旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫。（ 8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。 15. 小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各 種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做 ? 答： （ 1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊，（ 2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條：（ 3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。（ 4）公司印 章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)。（ 5）墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。 16. 總經(jīng)理把保管單位公章和蓋卬的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？ 答： 小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙內(nèi)，鑰匙隨身攜帶 。每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖；如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記。加蓋印章必須做到力均勻，使印章端正、完整。 四 、簡答題 1. 按照 2021 年《國務(wù)院行政機關(guān)公 文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答： （ 1） 命令 （ 令 ）； （ 2）決定； （ 3）公告；通告；（ 4）通知；通報； （ 5）議案；（ 6）報告；（ 7）請示；（ 8）批復(fù)；意見；（ 9）函；（ 10）會議紀(jì)要。 2. 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 答： (1) 清楚地知道在所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點； (2) 說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機；(3) 偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見， 或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等； (4) 要辦公室管理 第 17 頁（共 22 頁） 具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服； (5)主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等； (6)以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用另對方反感的言詞； (7)讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對方認(rèn)同自己）； (8)不可傷害對方的自尊心。 3. 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答： （ 1）單位印章、套印章； （ 2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽 名章、其他印章；（ 3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)；（ 4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用； （ 6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；（ 7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細(xì)登記； （ 8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（ 9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。 4. 公文的完全格式包括 哪幾項 ?請寫出這些項目。 答： (1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。 (2)密級、緊急程度。 (3)簽發(fā)人姓名。 (4)公文標(biāo)題。 (5)主送機關(guān)。 (6)正文、附件。 (7)發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。 (8)注釋、閱讀 (發(fā)送 )范圍。 (9)主題詞。 (10)抄送單位、印發(fā)說明。 5. 來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么 ? 答： (1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。 (2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的 地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。 (3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點，或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39?；?可與前信印證 等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。 (4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。 (5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按 照 分級負(fù)責(zé)、歸口辦理 的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。 (6)及時復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信，或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進行。 6. 什么是受意 ?受意有幾種 ?辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法 ? 答： (1)受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。 (2)一種是直接受意，另一種是間接受意。 (3)文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。 注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 7. 什么是文書的立卷特征 ?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷 ? 答： (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文種特征立卷； (5)按時間特征立卷； (6)按地區(qū)特征立辦公室管理 第 18 頁（共 22 頁） 卷； (7)按通訊者特征立卷； (8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特 征組合每一個案卷。 8. 什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？ 答： 文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉第達到阻擋或拒絕的目的即可。 主要的擋駕法有： （ 1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（ 2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（ 3）會議、 活動擋駕。對必必要的會議和活動，文員要替上司委婉地謝絕。 9. 提高會議效率可以有哪些做法？ 答： 遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。 10. 文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文 ,需要一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 答： （ 1）擬稿；（ 2）核稿；是指以擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實。（ 3）簽發(fā)；是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。（ 4）編號；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘 人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號。（ 5）繕印；對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復(fù)印或排版印刷。（ 6）校對；指將文件的謄寫稿、