【導(dǎo)讀】辦公室最基本的職能是事務(wù)管理和政務(wù)服務(wù)工作。根據(jù)我公司目前的發(fā)。的支撐性規(guī)范制度條款將另行編制。辦公設(shè)備的擺放，電源線纜的安全擺放、綠植或魚缸的維護，燈光及日常采光的調(diào)整等。的統(tǒng)一，會議室的噪音消除，與室外噪音隔離等。通，保持空氣新鮮，無異味，禁煙管理等。落有致，功能清楚，互不干擾，盡可能騰出更大的空間。會議室、會客室、辦公區(qū)、洗手間的設(shè)立應(yīng)遵循一定的空間規(guī)范和風(fēng)水原理。搭配協(xié)調(diào)、色調(diào)統(tǒng)一和諧。及顏色應(yīng)一致并協(xié)調(diào)。桌面電腦、電話、文件架等樣式、規(guī)格、顏色盡可能。桌面保持干凈整齊無雜物，員工離區(qū)時，辦公桌椅應(yīng)擺放整齊。隱蔽的暗角，不應(yīng)雜亂外露。恒定，相關(guān)魚具用品不應(yīng)擺放外露。6）公司辦公區(qū)域的照明用燈顏色統(tǒng)一，燈光分布均勻光線無死角無強光，確保所有燈具正常使用。窗戶位置應(yīng)無遮擋物，窗簾透亮無積灰，關(guān)閉或打。周五外盡可能穿著深色職業(yè)裝。域內(nèi)員工工作言詞將嚴(yán)格遵守員工守則和文明用語，禁止大聲喧嘩。

　　

【正文】 流程申請病、事假 及銷假 ，上班期間嚴(yán)格按崗位守則工作，禁止 閑聊、看電影、玩游戲等 與工作無關(guān)的行為發(fā)生 。 3） 員工就餐時間為中午 12 點至 1 點一個小時，除特殊原因外，超過就餐時間回崗位上班將會按考勤制度執(zhí)行登記。 4） 員工手機應(yīng) 24 小時保持開通，如確實有特殊原因無法開通應(yīng)事先告知辦公室或通告主管部門負(fù)責(zé)人。員工如因在假期導(dǎo)致工作郵件無法正常接收回復(fù)的，應(yīng)將郵箱設(shè)置自動回復(fù)告知假期工作暫代人或緊急聯(lián)系方式，員工應(yīng)保持 定期查收郵件。 5） 員工出差一律書面報批，出差員工應(yīng)填寫《出差申請表》由部門主管簽字批準(zhǔn)，因特殊情況出差來不及辦理手續(xù)的，應(yīng)事先電話告知部門主管事后補辦。 6） 保守公司商業(yè)秘密，不準(zhǔn)對外泄露與技術(shù)、價格、資金、質(zhì)量及與經(jīng)營管理相關(guān)的資料。 7） 員工不得 收受供應(yīng)商 、廠商或經(jīng)銷商 的禮品或宴請。 8） 員工有權(quán)利、有義務(wù)維護公司利益，愛護公司財產(chǎn)，禁止使用公司資源為私服務(wù)， 節(jié)約用水用電和紙張，嚴(yán)格按辦公室規(guī)定使用辦公設(shè)備、儀器。 辦公室考勤制度 辦公室管理部門負(fù)責(zé)制定公司考勤制度，并 安排考勤專員 負(fù)責(zé)公司全體員工的考勤工作。 考勤員應(yīng) 認(rèn)真負(fù)責(zé)、不虛報不亂報、不徇私情，記錄必須準(zhǔn)確真實，相關(guān)票據(jù)要和考勤表有照應(yīng)可追溯。 考勤表將與每月 1 日由辦公室匯總提交至財務(wù)部報送領(lǐng)導(dǎo)審查后作為當(dāng)月工資獎金發(fā)放的依據(jù)。 印章管理 辦公室 部門 管理的 印章包括除財務(wù)用印章以外的：公司 印 章、 授權(quán)章、投標(biāo)專用章、 法人章、合同章等。辦公室管理部門 應(yīng)對 印章嚴(yán)格管理，指派專人保管印章，印章要放置在安全、保險的柜子，保存印章的柜子鑰匙不得隨意亂放，當(dāng)印章保管人外出時，印章保管責(zé)任經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交接給指定人，并進行通告以便員工了解使用印章窗口的變更。 員工使用印章必須得到部門 領(lǐng)導(dǎo)的審批，使用公司印章 、法人章應(yīng)得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批，并填寫《用印登記表》，印章保管人在仔細(xì)審查用印手續(xù)后才能予以其使用印章。 印章保管人應(yīng)對印章的使用過程進行監(jiān)督，蓋印要符合規(guī)范、不準(zhǔn)在空白信紙、信封、紙張上蓋印，蓋錯印的紙張應(yīng)及時銷毀。 公司嚴(yán)禁帶印外出，如因投標(biāo)、簽合同、辦理公司業(yè)務(wù)等需帶印時，在得到公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由印章保管人或指定保管人帶上，并按規(guī)范使用。 公司禁止員工私刻印章，如印章丟失，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)，到當(dāng)?shù)毓膊块T登記，并聲明作廢。其補刻印章按印章頒發(fā)授權(quán)和公司規(guī)定刻制，新印章應(yīng)與舊印章有 明顯區(qū)別。 發(fā)文 管理 公司行政類文件的發(fā)布由辦公室管理部門負(fù)責(zé)， 重要文件需得到公司領(lǐng)導(dǎo)的審批后，根據(jù)文件涉及承辦業(yè)務(wù)內(nèi)容和部門，通過電子郵件下發(fā)給相關(guān)部門處理，重要文件需復(fù)印并蓋章下發(fā)至對應(yīng)部門。 所有發(fā)文都應(yīng)按文檔管理辦法進行分類、編號、存檔管理。 接待管理 辦公室負(fù)責(zé)的接待管理 工作 指工作來往關(guān)系的單位或人員到訪公司進行的接待、交流、宴請等事項，不包含因業(yè)務(wù)開展而進行的招待宴請。 辦公室管理人員應(yīng)提前了解到訪公司需要接待的單位或人員、到訪目的、到訪以及接待時間，確認(rèn)接待的 必要性、接待 規(guī)格、交流的時間、 出席人員、 是否需要宴請及宴請規(guī)格，并 告知相關(guān)部門或相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。 除會議或公司領(lǐng)導(dǎo)安排外，接待按工作往來關(guān)系，誰主管誰陪同，誰申請誰陪同，需要跨部門協(xié)助時，由主管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。如需宴請來訪人員，需招待承辦部門提前填寫《招待申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理，不得超標(biāo)準(zhǔn)或先斬后奏招待，接待用煙、水果、鮮花、禮品等由辦公室主管部門按公司物資采購管理辦法進行采購。 辦公室管理部門須界定來訪人員的接待性質(zhì)，了解所對應(yīng)的公司部門或人員，確定接待人員和陪同人員的出席必要性。如需公司高層出席接待活動的，則應(yīng)提前 2 日告知公司 相對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，了解其日程是否能夠安排，并于接待當(dāng)日提前半天提醒公司領(lǐng)導(dǎo)。 如遇非正常到訪的來訪單位或人員，如糾紛或執(zhí)法等，辦公室管理部門應(yīng)邀請其到封閉的會議室溝通交流，視必要性確保公司相關(guān)人員的 出面或 回避，避免影響公司的正常運營。 9. 應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理 應(yīng)急事務(wù)主要包括自然災(zāi)害、人為 事故等。辦公室管理部門應(yīng)制定公司應(yīng)急事務(wù)管理措施和預(yù)案，對潛在的自然災(zāi)害和容易發(fā)生的人為事故提出應(yīng)對措施辦法，有效組織和處理公司發(fā)生的應(yīng)急事務(wù)，確保公司快速反應(yīng)和處理應(yīng)急事務(wù)的能力，維護公司員工的生命安全和財產(chǎn)安全，保障公司經(jīng) 營次序不受影響。 1） 辦公室主管部門 定期對 公司工作流程和辦公環(huán)境中存在的潛在隱患 進行逐一排查 。對于高風(fēng)險崗位，應(yīng)定制崗位安全操作守則，確保員工按規(guī)范工作。 2） 辦公室主管部門將嚴(yán)格規(guī)范公司的水、電使用，杜絕接線雜亂或過度用水、用電的情況。辦公區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁用火，禁煙。 3） 向員工告知大樓應(yīng)急通道和消防設(shè)施所在位置，定期參加小區(qū)、大樓物業(yè)的安全培訓(xùn)，并向員工傳達(dá)安全知識 ，提升員工自救、互救和應(yīng)對各種突發(fā)事故的綜合素質(zhì) 。 4） 辦公室主管部門應(yīng)主動向員工傳達(dá)社會上正在流傳的疾病，提高員工的預(yù)防意識，如員工感染急性傳染病毒，應(yīng)將其隔離并 讓其到醫(yī)院就醫(yī)。 5） 主動配合政府做災(zāi)害前預(yù)防宣傳、應(yīng)對措施和轉(zhuǎn)移措施。 辦公室主管部門應(yīng)從各部門調(diào)人成立應(yīng)急小組， 協(xié)同處理應(yīng)急事務(wù)。 6） 當(dāng)應(yīng)急事務(wù)發(fā)生時，應(yīng)急小組應(yīng)以保障員工的生命財產(chǎn)安全作為處置突發(fā)事務(wù)的首要任務(wù)。不能處理的重大應(yīng)急事務(wù)，應(yīng)主動報告相關(guān)安全機關(guān)，以便協(xié)助處理。 7） 建立恢復(fù)體系，指導(dǎo)公司和員工在應(yīng)急事務(wù)結(jié)束后，盡快恢復(fù)正常的工作運營狀態(tài)。 10. 公司制度 體系 制定、完善及執(zhí)行 辦公室管理部門有義務(wù)和責(zé)任協(xié)助公司高層根據(jù)公司的 發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營狀況制定和完善公司管理制度體系。公司制度體系涵蓋三個形式：管理手冊，它 闡明方針和目標(biāo)，描述管理體系架構(gòu)和要素，是整個體系運行的總綱；程序文件，是運行方法的具體描述，是開展各項管理工作的控制程序，是體系的主題，是管理手冊的量化和細(xì)化；作業(yè)指導(dǎo)書，是各項具體工作管理活動的指導(dǎo)性文件和相關(guān)工作記錄表單，是控制程序的支持性文件。 制度的分類管理 1） 按內(nèi)容劃分，包括基本規(guī)章、作業(yè)流程、報表圖表、崗位責(zé)任等。 2） 按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分，包括組織經(jīng)營制度、人力資源管理制度、銷售管理制度、客戶服務(wù)制度、辦公室管理制度、財務(wù)管理制度、技術(shù)管理制度等專項制度。 制度體系 制定前提 及條件 制度設(shè)計之前需要在 企業(yè)中創(chuàng)造規(guī)范的制度環(huán)境和條件，減少將來制度執(zhí)行中可能遇到的阻力，避免管理制度扭曲。制度的設(shè)立和執(zhí)行環(huán)境需要具備兩個規(guī)范：編制的制度是規(guī)范的，符合企業(yè)管理的科學(xué)原理、符合企業(yè)行為涉及到的每一個事物的發(fā)展規(guī)律或規(guī)則；實施管理制度的全過程是規(guī)范的，它要求全體員工的整體職務(wù)行為或工作程序師規(guī)范的。 制度的設(shè)立需要員工的認(rèn)同，它必須得到制度約束的對象 —— 廣大員工的認(rèn)同，與員工的利益和期望相適應(yīng)。制度避免單純強調(diào)懲罰，其體現(xiàn)倡導(dǎo)的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，不能 造成人際關(guān)系緊張 。 制度體系制作步驟 制度制作部門需要在明確分工 和完全清楚設(shè)計目的的情況下，按一下步驟操作： 1） 明確制度制定的依據(jù)、時機的選擇是否明智、制度需要達(dá)到的目的等。 2） 提煉企業(yè)文化使命、企業(yè)精神、企業(yè)作風(fēng)、質(zhì)量方針、服務(wù)理念等價值理念，在調(diào)查分析的基礎(chǔ)上，經(jīng)過各相關(guān)部門的充分討論 3） 設(shè)計管理制度（含程序、表單）草案，反復(fù)修改后由高層管理者審定。 4） 實行、修訂后全面推開，同時根據(jù)運行情況制定配套措施。 制度體系制定原則 1） 制度必須支撐戰(zhàn)略規(guī)劃： 制度作為公司戰(zhàn)略與理念落實的載體，它的設(shè)計方向應(yīng)是在戰(zhàn)略指引下進行，各種制度內(nèi)容的相互聯(lián)系和匹配的形成在制定和實施企業(yè)戰(zhàn) 略中形成。 2） 制度與職能一體化：各項制度的設(shè)立需要與各對應(yīng)職能匹配，相互影響。 3） 制度設(shè)立應(yīng)貼切企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段和經(jīng)營特點進行調(diào)整完善，不宜過度超前。 4） 制度設(shè)立應(yīng)融入企業(yè)文化，公司積極倡導(dǎo)和培養(yǎng)企業(yè)文化，并著重用其解決問題，而不是全依靠制度來進行約束管理，盡可能吧制度約束的范圍限定在最小最有效的部分。 公司制度執(zhí)行管理 辦公司管理部門應(yīng)通過宣傳、培訓(xùn)等手段提升員工對制度的認(rèn)識，同時創(chuàng)造良好的環(huán)境和方法，在制度執(zhí)行的過程中審查制度內(nèi)容的可執(zhí)行性和連貫性，為制度執(zhí)行提供保證措施。 根據(jù)公司目前 的 經(jīng)營現(xiàn)狀和發(fā)展戰(zhàn)略，目前公司提倡在嚴(yán)格執(zhí)行制度管理的同時，以溫情管理的方式進行輔助，通過任務(wù)和感情與員工建立長久合作關(guān)系。在這種模式下，不經(jīng)可以逐步完善各種管理制度，加強公司凝聚力，而且也以這種企業(yè)文化給員工以尊重和理解。 11. 其他事務(wù)管理 辦公室其他事務(wù)主要指除正常崗位職能以外的雜項事務(wù)，包括領(lǐng)導(dǎo)臨時交代辦理的非工作職能事項、承接其他部門的臨時工作等，辦公室部門將在不影響 自身 正常工作的情況下盡快完成。