【正文】 恢復(fù)，并設(shè)立還原恢復(fù)標(biāo)準(zhǔn)，讓每個工作人員嚴格執(zhí)行。 ◆ SEISO 清掃 辦公區(qū)域應(yīng)保持潔凈無 衛(wèi)生死角，對個人辦公桌面、墻面、地面、垃圾桶的潔凈度嚴格要求，細致到辦公設(shè)備的潔凈度都做定期檢查。 前臺 、會議室、走廊、衛(wèi)生間等公共區(qū)域應(yīng)時刻保持潔凈無雜物無異味，一發(fā)現(xiàn)有臟污立即清掃處理干凈。 公司對辦公區(qū)域建立清掃責(zé)任區(qū)，將責(zé)任落實到個人，設(shè)立清掃基準(zhǔn)規(guī)范，并寫入員工制度守則，定期實行檢查。 ◆ SEIKETSU 清潔 將前面三項工作制度化、規(guī)范化，制定考評方式和獎懲方式，實行定期檢查，并貫徹執(zhí)行與維持結(jié)果。 ◆ SEITSUKE 素養(yǎng) 制定員工守則，按公司的 CI 形象識別系統(tǒng)規(guī)范員工的著裝、儀表及行為舉止、禮儀等。 定期對員工進行培訓(xùn)和組織團體活動，提升員工精神素養(yǎng)，培養(yǎng)員工按規(guī)則辦事，養(yǎng)成良好習(xí)慣，營造團體精神。 ◆ SAVETY 安全 對辦公室內(nèi)可能存在的隱患如水、電、門窗等定期排查，嚴格規(guī)范電源線纜的走線，確保辦公設(shè)備的正常安全使用，設(shè)立辦公室安全工作規(guī)范。 定期培訓(xùn)提升員工衛(wèi)生、安全意識，建立辦公室防傷病、防污、防火、防水、防盜、防損等安保措施，爭取有效預(yù)防措施，發(fā)現(xiàn)隱患予以及時消除，給員工制造安全、舒適的工作環(huán)境。 ◆ SAVE 節(jié)約 對公司的各項辦公物品進行嚴格管控，實施合理的領(lǐng)用 /配發(fā)登記制度，并限定使用額度以規(guī)范員 工的成本控制意識，提倡環(huán)保、節(jié)能。 建立廢舊辦公耗材循環(huán)再利用體系和回收、報廢體系，提升辦公用品使用效能。培養(yǎng)員工主人公心態(tài)，讓他們能夠更合理應(yīng)用公司資源。 辦公室 7S 管理體系適用于公司全體員工，公司將秉著“人人積極參與，事事遵循標(biāo)準(zhǔn)”的原則，鼓勵員工成立管理小組，制定計劃并逐步推行，最終確保辦公室 7S 管理體系持之以恒運行。 3. 辦公物資 采購、 調(diào)配 管理 辦公物資管理范圍和主旨 辦公物資管理范圍涵蓋辦公區(qū)域的設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)；各種批量材料、特殊物資、日常辦公用品及零用物資等。辦公物資管理主旨是讓公司辦公物資的 使用和管理在合理節(jié)約的前提下，更好地滿足公司的運營需求。 辦公物資管理制度設(shè)立 為使公司辦公物資管理合理化及規(guī)范化，滿足公司需求，合理節(jié)約開支，特需設(shè)立辦公物資管理制度，該制度將主要涵蓋以下幾點： ◆ 辦公物資采購管理規(guī)范 每年度公司各需求部門應(yīng)按實際運營情況編制本部門的常規(guī)性物資需求計劃，計劃須細分到月到人。辦公物資采購管理執(zhí)行遵循按辦公運營實際需要出發(fā)，根據(jù)需求部門的物資需求計劃嚴格編制采購預(yù)算，采購流程上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，采購過程中廣泛比價詢價，按質(zhì)按量進行物資采購，并將每筆采購記錄檔案。 臨時性物資采 購除遵循以上原則外，需求部門應(yīng)事先上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，在審批通過后再提交辦公室采購負責(zé)人，由辦公室采購負責(zé)人提交財務(wù)部審批，在得到財務(wù)部門對該采購項目撥款后才能進行該項采購。 ◆ 辦公物資保管、領(lǐng)用和配發(fā)管理規(guī)范 公司設(shè)立辦公室物資管理負責(zé)人和物資存放柜，對辦公物資進行細致分類，編號并記錄檔案。同時辦公物資管理負責(zé)人應(yīng)有效使用管理庫容，定期整理盤點、動態(tài)調(diào)整，保持常備物資的合理性。 公司各需求部門對辦公物資的領(lǐng)用需明確使用需求，應(yīng)在各部門編制的需求計劃中的預(yù)算內(nèi)領(lǐng)用，每次領(lǐng)用按要求填寫領(lǐng)用單據(jù)并提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室物資管理員對辦公物資的每筆領(lǐng)用手續(xù)進行審核，并進行記錄跟蹤，同時按匯總各部門當(dāng)月辦公物資的領(lǐng)用情況，編制“月度辦公物資領(lǐng)用匯總表”提交至公司管理層，以便公司管理層對各部門的辦公物資是否超出預(yù)算進行管控。 辦公室物資管理員定期對辦公耗材類物資的使用、損耗情況進行巡查，準(zhǔn)確預(yù)估月使用量，對即將超出當(dāng)月使用預(yù)算的耗材進行告警和及時發(fā)放補額，保證辦公耗材的損耗在預(yù)算控制范圍內(nèi)實現(xiàn)節(jié)約盈余。 ◆ 辦公室物資維護和報廢制度 辦公室物資管理員將對所有辦公物資進行分類編號和標(biāo)識，對公司員工進行辦公物資的使用、維護 培訓(xùn)，根據(jù)辦公物資領(lǐng)用和使用情況將辦公物資維護責(zé)任落實到個人，對于公共使用的辦公物資管理，辦公室物資管理員將承擔(dān)保管、維護的主要責(zé)任。公司設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)進行定期檢查考評，維護的主要標(biāo)準(zhǔn)除辦公物資能夠正常投入運營使用外，還應(yīng)將是否保持辦公物資的高效便捷納入考評范圍。 員工對辦公室物資的使用應(yīng)倡導(dǎo)“小心愛護、修舊利廢、節(jié)約環(huán)保”，無論是辦公設(shè)備、辦公耗材還是常規(guī)消耗品，都應(yīng)盡可能延長或循環(huán)使用壽命、達到物盡其用。公司設(shè)立合理的辦公物資維修、報廢各項標(biāo)準(zhǔn)，在衡量維修費用小于新購成本時應(yīng)堅持維修使其能夠重新投入使用，當(dāng)維 修費用接近新購成本或維修時間、空間嚴重影響辦公運營時應(yīng)盡快將該項物資報廢處理，并重新購買填補。 辦公物資管理權(quán)限與責(zé)任 辦公司物資管理權(quán)限分別指：辦公物資審批權(quán)限，辦公物資使用權(quán)限，辦公物資采購權(quán)限，辦公物資配發(fā)權(quán)限、辦公物資維護權(quán)限。 辦公物資管理責(zé)任為辦公物資庫存維護責(zé)任，辦公物資使用維護責(zé)任，辦公物資采購責(zé)任，辦公物資投入審批責(zé)任。 公司將明確辦公室物資管理的各項權(quán)限和責(zé)任，建立配套的管理流程和各項管理細節(jié)措施，各項辦公物資購買、投入、使用及維護將嚴格執(zhí)行辦公物資管理制度守則。 4. 文檔管理 公司文檔管理 作為辦公室管理中的重要環(huán)節(jié)，將按文檔載體和文檔類型進行詳細分類并制定相對應(yīng)的管理方法?？紤]到文檔種類涉及銷售、財務(wù)、行政等多個部門，公司將從文檔的產(chǎn)生、使用對象來劃分文檔管理歸屬的部門權(quán)限，文檔管理制度的設(shè)定將充分參考各部門的實際文檔運用管理情況，其工作涉及 分類、標(biāo)識、存檔、更新、流通及調(diào)閱，五個步驟。 公司紙質(zhì)文檔管理要求 公司目前紙質(zhì)文檔主要涵蓋：標(biāo)書、報價、公司資質(zhì)文件、合同、公司宣傳彩頁、傳真、通知及其他內(nèi)部管理文件。在鼓勵無紙化辦公的前提下，公司各部門紙質(zhì)文檔管理應(yīng)實現(xiàn)以下要求： 1） 分類 ：公司各部門 應(yīng)對紙質(zhì)文檔進行有效、無效性辨別。對有效性文件應(yīng)細致，無效性紙質(zhì)文檔應(yīng)作廢并納入廢紙循環(huán)利用或銷毀范疇。 2） 標(biāo)識： 各部門應(yīng)對所負責(zé)的紙質(zhì)文檔按類別歸類，同時進行名稱標(biāo)識、時間年份標(biāo)識、重要性標(biāo)識和時效性標(biāo)識，關(guān)鍵性文件應(yīng)標(biāo)識具體的負責(zé)人名字，標(biāo)識應(yīng)簡練清晰。 3） 存檔： 辦公室管理人員應(yīng)為各部門提供專門的文檔存放柜（或柜區(qū)），除機密性文件外，各部門紙質(zhì)文檔應(yīng)統(tǒng)一存放在各自的文檔存放柜（或柜區(qū)）中，不能存放在個人處。紙質(zhì)文檔在存檔中應(yīng)按類別及年份順序歸放，標(biāo)識一致對外方便調(diào)閱管理。過期失效且無意義文檔應(yīng)盡快清出存檔區(qū) 。各部門文檔存放柜（或柜區(qū)）的保管和維護由各部門指派專員負責(zé)，辦公室管理人員提供必要的管理協(xié)助。 4） 更新： 紙質(zhì)文檔的更新管理遵循分類、標(biāo)識、存檔規(guī)范，在進行文檔新舊替換時，如舊文檔已完全失效，應(yīng)盡快清出存檔區(qū)。文檔管理專員應(yīng)定期主動對文檔進行更新維護。 5） 流通及調(diào)閱： 原則上除機密性文檔外，部門內(nèi)人員有權(quán)因工作隨時調(diào)閱文案存檔。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，任何跨部門的文檔流通及調(diào)閱應(yīng)事先得到相應(yīng)部門主管的同意。 公司電子文檔管理要求 公司對電子文檔的管理分為集中管理和個人管理，在辦公室管理規(guī)劃中，僅針對電子文檔集中管理做要 求，電子文檔個人管理請參考各部門職能管理規(guī)范守則（如財務(wù)制度管理守則，銷售人員管理守則等）。未來公司將考慮建立管理更為細致的電子文檔管理系統(tǒng)以適應(yīng)公司運營發(fā)展需要。 公司將設(shè)立網(wǎng)絡(luò)公共盤以方便對電子文檔的存放和管理，具體參考以下辦法執(zhí)行： 1） 分類和標(biāo)識： 各部門在網(wǎng)絡(luò)公共盤建立各自的文件夾，并設(shè)立名稱。各部門須對電子文檔進行有效性和無效性辨別，只有有效性文檔才能導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)公共盤存放。 各部門應(yīng)對導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)公共盤的電子文檔細致分類，在部門文件夾下按類別建立子文件夾并將相對應(yīng)類別的電子文檔導(dǎo)入，電子文檔分 類方法可由各部門根據(jù)自身運營情況來設(shè)立，分類原則是一目了然，易于查閱。導(dǎo)入的電子文檔應(yīng)明確信息標(biāo)識，方便查閱。 2） 存檔和更新： 電子文檔存放的網(wǎng)絡(luò)公共盤設(shè)立在運行良好、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)暢通、常時間開放的計算機主機上，該主機不設(shè)置密碼以便隨時支持電子文檔管理。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，各部門只對自己所負責(zé)的電子文檔存放文件夾有添加、刪除、修改的權(quán)限，為防止公司電子文檔外流，網(wǎng)絡(luò)公共盤存放的主機應(yīng)安裝防護軟件或斷絕物理網(wǎng)絡(luò)作為專用主機使用。 各部門內(nèi)部的關(guān)鍵性類別文件夾應(yīng)設(shè)立密碼，并且該密碼只由該部門人員管理，密碼軟件由公司 統(tǒng)一安裝。各部門的所有人員都有責(zé)任對各自的電子文檔進行定期檢查、維護和更新，電子文檔務(wù)必保持準(zhǔn)確性和時效性。 3） 流通及調(diào)閱： 除公司資質(zhì)文件、市場彩頁、廠家資料、電子流程單據(jù)、行政通知、內(nèi)部制度、等公共性文檔支持公共查閱，公司不支持跨部門查閱電子文檔資料，如行政人員無權(quán)限查閱銷售人員投標(biāo)報價文件，銷售人員無權(quán)限查閱財務(wù)人員的賬務(wù)文件。除公司管理領(lǐng)導(dǎo)外，部門之間的電子文檔調(diào)閱應(yīng)征得相應(yīng)部門主管的同意后，單獨調(diào)出所需電子文檔供