【正文】 草擬人： gengjingyan 校準(zhǔn)人： 辦公室管理規(guī)劃 目錄 1. 辦公室管理總則 .......................................... 4 2. 辦公室環(huán)境管理 .......................................... 4 辦公室環(huán)境管理內(nèi)容 ................................... 4 辦公室環(huán)境管理目標(biāo) ................................... 5 辦公室環(huán)境管理方法 —— 7S 管理體系 ...................... 6 3. 辦公物資采購(gòu)、調(diào)配管理 .................................. 8 辦公物資管理范圍和主旨 ............................... 8 辦公物資管理制度設(shè)立 ................................. 8 辦公物資管理權(quán)限與責(zé)任 ............................... 9 4. 文檔管理 ............................................... 9 公司紙質(zhì)文檔管理要求 ................................ 10 公司電子文檔管理要求 ................................ 10 5. 辦公經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、調(diào)配及管控 .......................... 11 辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制 .................................. 12 辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的調(diào)配及管控手段 ......................... 13 6. 人事協(xié)調(diào)及管理 ......................................... 14 人力資源規(guī)劃 ....................................... 14 人力資源招聘與配置 .................................. 15 員工流動(dòng)管理 ....................................... 16 員工培訓(xùn)管理 ....................................... 17 勞動(dòng)關(guān)系管理 ....................................... 17 7. 培訓(xùn) /會(huì)議組織 .......................................... 17 公司員工培訓(xùn)管理 .................................... 17 公司會(huì)議組織管理 .................................... 19 8. 日常事務(wù)及日常接待 ..................................... 20 員工著裝儀表規(guī)范 .................................... 20 員工工作行為規(guī)范 .................................... 21 辦公室考勤制度 ...................................... 21 印章管理 ........................................... 22 發(fā)文管理 ........................................... 22 接待管理 ........................................... 22 9. 應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理 ............................... 23 10. 公司制度制定、完善及執(zhí)行 .............................. 24 1. 辦公室管理總則 辦公室最基本的職能是事務(wù)管理和政務(wù)服務(wù)工作。根據(jù)我公司目前的發(fā)展?fàn)顩r，辦公室的主要職能總結(jié)如下： ◆ 辦公室環(huán)境管理 ◆ 辦公物資采購(gòu)、 調(diào)配 管理 ◆ 文檔管理 ◆ 辦公經(jīng)費(fèi)的計(jì)劃、調(diào)配及管控 ◆ 人事協(xié)調(diào)及管理 ◆ 培訓(xùn) /會(huì)議組織 ◆ 日常事務(wù)及日常接待 ◆ 應(yīng)急事務(wù)及安全預(yù)防、管理 ◆ 公 司制度制定、完善及執(zhí)行 ◆ 其他臨時(shí)事務(wù) 本文將對(duì)辦公室工作的以上職能進(jìn)行闡述和規(guī)劃，但各項(xiàng)職能各自所需的支撐性規(guī)范制度條款將另行編制。 2. 辦公室環(huán)境管理 辦公室環(huán)境管理內(nèi)容 辦公室作為公司的主要辦公和來(lái)訪接待環(huán)境，其直接直觀地體現(xiàn)了公司的管理理念和企業(yè)形象是否具備先進(jìn)性、高效性，辦公室環(huán)境管理的主要內(nèi)容如下： ◆ 辦公室視覺(jué)環(huán)境管理 辦公室視覺(jué)環(huán)境管理包含：辦公室整體布局規(guī)劃、辦公室整體的統(tǒng)一和潔凈（地面、墻面、天花板、 前臺(tái)背景 、衛(wèi)生間、會(huì)議室等），辦公桌椅的整潔及統(tǒng)一。辦公設(shè)備的擺放，電源線纜的安全擺放、綠植或魚(yú) 缸的維護(hù)，燈光及日常采光的調(diào)整等。 ◆ 辦公室聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理 辦公室聽(tīng)覺(jué)環(huán)境管理包含：?jiǎn)T工工作語(yǔ)言和言辭的統(tǒng)一，公司座機(jī)鈴聲的統(tǒng)一，會(huì)議室的噪音消除，與室外噪音隔離等。 ◆ 辦公室空氣環(huán)境管理 辦公室空氣環(huán)境管理包含：辦公環(huán)境溫度及濕度適宜，空氣保持通風(fēng)流通，保持空氣新鮮，無(wú)異味，禁煙管理等。 辦公室環(huán)境管理目標(biāo) 辦公室環(huán)境管理將優(yōu)化人文環(huán)境和職能環(huán)境，達(dá)到整潔舒適、規(guī)范統(tǒng)一、高效高品質(zhì)、安全無(wú)隱患的總體目標(biāo)，具體體現(xiàn)如下： 1）辦公室布局應(yīng)按工作流程、職能和職位進(jìn)行安排，講究合理有序，錯(cuò)落有致，功能清楚，互不干擾， 盡可能騰出更大的空間。經(jīng)理室、財(cái)務(wù)室、會(huì)議室、會(huì)客室、辦公區(qū)、洗手間的設(shè)立應(yīng)遵循一定的空間規(guī)范和風(fēng)水原理。 2）辦公室地面、墻面、天花板以及門(mén)板、桌柜椅、空調(diào)、冰箱的顏色應(yīng)搭配協(xié)調(diào)、色調(diào)統(tǒng)一和諧。 前臺(tái)背景 、辦公區(qū)、會(huì)議室的裝飾、布置及顏色應(yīng)與公司 VI 視覺(jué) 識(shí)別系統(tǒng)保持一致、明朗，辦公室整體顏色不應(yīng)雜亂。 3）辦公室桌椅朝向應(yīng)統(tǒng)一，擺放對(duì)走道沒(méi)有干擾阻礙，桌椅規(guī)格、樣式及顏色應(yīng)一致并協(xié)調(diào)。桌面電腦、電話(huà)、文件架等樣式、規(guī)格、顏色盡可能保持一致。桌面保持干凈整齊無(wú)雜物，員工離區(qū)時(shí)，辦公桌椅應(yīng)擺放整齊。 4）辦公設(shè) 備如打印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)等應(yīng)統(tǒng)一擺放至方便使用管理且對(duì)辦公區(qū)域、走道不構(gòu)成阻礙的區(qū)域，電源線纜應(yīng)整齊有序地?cái)[放在安全、隱蔽的暗角，不應(yīng)雜亂外露。 5）綠植 —— 魚(yú)缸應(yīng)保持生氣活力，無(wú)水露外溢，缸體干凈，照明及溫度恒定，相關(guān)魚(yú)具用品不應(yīng)擺放外露。 6）公司辦公區(qū)域的照明用燈顏色統(tǒng)一，燈光分布均勻光線無(wú)死角無(wú)強(qiáng)光，確保所有燈具正常使用。窗戶(hù)位置應(yīng)無(wú)遮擋物，窗簾透亮無(wú)積灰，關(guān)閉或打開(kāi)時(shí)應(yīng)統(tǒng)一角度無(wú)凌亂。 7）員工著裝應(yīng)遵循與公司 CI 形象 識(shí)別系統(tǒng)的一致，并且干凈整潔，除周五外盡可能穿著深色職業(yè)裝。 8）除對(duì)國(guó)外業(yè)務(wù) 外，公司員工工作語(yǔ)言應(yīng)統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)普通話(huà)，辦公區(qū)域內(nèi)員工工作言詞將嚴(yán)格遵守員工守則和文明用語(yǔ)，禁止大聲喧嘩。 9）公司座機(jī)電話(huà)鈴聲統(tǒng)一，員工手機(jī)應(yīng)避免使用個(gè)性過(guò)強(qiáng)的鈴聲。 10）辦公區(qū)域應(yīng)保持安靜，盡可能關(guān)閉朝鬧市一側(cè)的窗戶(hù)與室外雜音做到隔離。會(huì)議室在會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉會(huì)議室門(mén)，與辦公區(qū)域互不干擾。 11）辦公室內(nèi)的空氣保持新鮮流通，空調(diào)應(yīng)定期清洗，廁所保持潔凈無(wú)異味，辦公室區(qū)域定期除塵消毒。全辦公室區(qū)域禁煙，并且員工應(yīng)保持個(gè)人清潔衛(wèi)生無(wú)異味。 12）夏季確?？照{(diào)的正常運(yùn)行，冬季保障暖氣的正常使用，通過(guò)空調(diào)、暖 氣或加濕器讓辦公室的溫度、濕度保持一個(gè)恒定舒適的狀態(tài)。 辦公室環(huán)境管理方法 —— 7S 管理體系 為確保公司能夠達(dá)到辦公室環(huán)境管理目標(biāo)，并且能夠做到持之以恒不斷推進(jìn)，辦公室環(huán)境管理將嚴(yán)格采用 7S 管理方法，對(duì)人、對(duì)事、對(duì)物進(jìn)行精益規(guī)劃及管理。 ◆ SEIRI 整理 公司將制定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的所有物品、設(shè)備進(jìn)行區(qū)分。必要工作物品將統(tǒng)一歸類(lèi)、按功能性區(qū)分、配發(fā)和擺放；對(duì)無(wú)必要物品將清出辦公區(qū)域并歸類(lèi)存放至統(tǒng)一的庫(kù)房或儲(chǔ)物柜，盡可能大的騰出辦公室的使用空間，提升辦公區(qū)域內(nèi)工作物品的使用價(jià)值和使用效率。 對(duì)工作物品的使用額 度或損耗額度定期審查，決定其最佳擺放位置和日常用量，并定期檢查及保持。 ◆ SEITON 整頓 辦公區(qū)域按工作的職能、流程和職位作出最佳劃分定位，嚴(yán)格按照公司的 VI 視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)搭配公司的裝修、裝飾和辦公區(qū)域內(nèi)物品的色調(diào)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，優(yōu)化辦公環(huán)境的整潔度，讓辦公區(qū)域一目了然，提高工作效率。 保持對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的物品整齊、歸類(lèi)擺放，明確數(shù)量統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，按工作流程對(duì)物品擺放的區(qū)域進(jìn)行最佳分配，精確放置方式，做到明確、易取（易用）、易還原