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正文內(nèi)容

辦公室管理規(guī)劃(編輯修改稿)

2024-10-14 17:02 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 使用人員查閱。各部門的關(guān)鍵性類別文件夾密碼需上報(bào)公司管理領(lǐng)導(dǎo),以便公司高層查閱管理。 5. 辦公經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、調(diào)配及管控 辦公經(jīng)費(fèi)專指公司為了正常運(yùn)營(yíng)而對(duì)辦公場(chǎng)所及辦公人員所需物資或事務(wù)的資源投入,其支出范圍涵蓋辦公場(chǎng)所物業(yè)費(fèi)、檢修費(fèi)、水電費(fèi)、郵電費(fèi)、印刷費(fèi)、其他資本性支出(如辦公設(shè)備 /耗材購(gòu)置費(fèi))和其他專項(xiàng)支出(如招聘費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi))等,不包括因銷售事項(xiàng)支出費(fèi)用(如差旅、招待)和財(cái)務(wù)事項(xiàng)支出費(fèi)用(如勞務(wù)費(fèi)、稅金)。 辦公經(jīng)費(fèi)管理制度將根據(jù)《辦公室管理總則》中的辦公室環(huán)境管理規(guī)范守則、辦公室物資管理規(guī)范守則、培訓(xùn) /會(huì)議管理規(guī)范守則、日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)立。 辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的 編制 辦公經(jīng)費(fèi) 預(yù)算 將根據(jù)實(shí)際工作需要和精打細(xì)算的原則進(jìn)行編制,追求準(zhǔn)確性、真實(shí)性和合理性。辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制工作 涉及到 公司各部門 管理的各個(gè)方面 , 集預(yù)測(cè)與決策為一體 ,編制方法參考如下: 1) 前期收集匯總: 辦公經(jīng)費(fèi)管理人員將對(duì)公司上一年度各部門的辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷進(jìn)行收集匯總,并對(duì)開(kāi)銷進(jìn)行細(xì)致分析,區(qū)分常規(guī)性日常辦公開(kāi)銷和專項(xiàng)性辦公開(kāi)銷。對(duì)上一年度的超額性開(kāi)銷或低于常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的辦公開(kāi)銷要了解原因,避免走入分析誤區(qū)。 2) 分析和總體預(yù)估: 辦公經(jīng)費(fèi)管理人員須結(jié)合公司的運(yùn)營(yíng)情況、人員變動(dòng)等背景對(duì)上一年度的辦公開(kāi)銷進(jìn)行細(xì)致分 析,并根據(jù)公司的下一年度戰(zhàn)略發(fā)展進(jìn)行辦公經(jīng)費(fèi)總體預(yù)估,預(yù)估的原則應(yīng)是根據(jù)公司未來(lái)一年的發(fā)展做稍微的合理性超前,以避免不能匹配公司未來(lái)辦公運(yùn)營(yíng)的需要。 3) 各部門上報(bào)需求: 辦公經(jīng)費(fèi)管理人員制作辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算表格供各部門填寫,各部門對(duì)目前各自的運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行精準(zhǔn)判斷,根據(jù)實(shí)際的需求預(yù)估及填寫,如銷售人員應(yīng)對(duì)未來(lái)一年中平均每個(gè)月的項(xiàng)目有基礎(chǔ)判斷,每個(gè)項(xiàng)目平均需要多少份投標(biāo)文件,平均每份投標(biāo)文件需要多少頁(yè)紙,以此來(lái)判斷未來(lái)一年在消耗紙張方面的開(kāi)銷。特殊的專項(xiàng)辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷應(yīng)提前明確出來(lái),不劃作常規(guī)性日常辦公開(kāi)銷預(yù)算。 4) 匯總討論: 辦公經(jīng)費(fèi)管理人員對(duì)各部門所報(bào)上來(lái)的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行匯總,并分別與各部門主管進(jìn)行討論及確定最終預(yù)算額度。所確定的最終辦公經(jīng)費(fèi)總預(yù)算不應(yīng)超過(guò)原辦公經(jīng)費(fèi)管理員根據(jù)上一年度辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷和未來(lái)公司運(yùn)營(yíng)規(guī)劃作出的總體預(yù)算預(yù)估。如有超過(guò)應(yīng)要求各部門重新審核提交。 另外,辦公經(jīng)費(fèi)管理人員應(yīng)對(duì)公司整體辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行保密,各部門只有權(quán)限知道對(duì)應(yīng)本部門的辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷預(yù)算。 5) 編制及上報(bào): 辦公經(jīng)費(fèi)管理人員根據(jù)各部門最終確定的預(yù)算額度,以月為時(shí)間長(zhǎng)度單位按部門、需求類別來(lái)編制辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算表,明確出下一年度每個(gè)月 的各項(xiàng)辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷預(yù)算規(guī)劃。最終的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算將提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,如審批通過(guò),將把各部門的審批結(jié)果分別告知各部門主管;如審批未通過(guò),辦公經(jīng)費(fèi)管理人員將就未審核通過(guò)的部分或部門經(jīng)費(fèi)預(yù)算開(kāi)銷與對(duì)應(yīng)的部門主管進(jìn)行再次討論和編制,直至辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制成功并審核通過(guò)為止。 6) 編制時(shí)間和修正: 辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算每年度編制一次。辦公經(jīng)費(fèi)管理人員將每月定期跟蹤實(shí)際開(kāi)銷與預(yù)算開(kāi)銷的匹配性,在每半年進(jìn)行一次修正,修正過(guò)程將再次與各部門主管進(jìn)行細(xì)致討論,確保修正過(guò)的預(yù)算更加貼合實(shí)際需求,并對(duì)實(shí)際辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷形成規(guī)范和約束。 辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的調(diào)配及管控手段 ◆ 遵循厲行節(jié)約的原則 辦公經(jīng)費(fèi)支出須厲行節(jié)約,所有的辦公經(jīng)費(fèi)支出前提是在預(yù)算范圍內(nèi),公司原則上不對(duì)預(yù)算范圍外的辦公經(jīng)費(fèi)支持進(jìn)行審批,如有臨時(shí)性預(yù)算外開(kāi)支需做必要性說(shuō)明并得到公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。 ◆ 量入為出,合理開(kāi)支 所有員工的辦公經(jīng)費(fèi)支出須遵守公司辦公室物資管理規(guī)范守則和公司日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度。正常情況下沒(méi)有預(yù)算就不能申請(qǐng),沒(méi)有審批就不能支出,支出就按制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。員工應(yīng)不鋪張浪費(fèi),自覺(jué)提升工作效率,節(jié)約每一分公司資源。 對(duì)于類似于培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)或大型設(shè)備購(gòu)置等專項(xiàng)性 辦公經(jīng)費(fèi)支出,在每次支出之前辦公經(jīng)費(fèi)管理員及采購(gòu)管理人員應(yīng)對(duì)支出專項(xiàng)的明細(xì)進(jìn)行細(xì)致了解和對(duì)比,并作詳細(xì)記錄。因?qū)m?xiàng)性辦公經(jīng)費(fèi)支出的可控性不如常規(guī)性辦公經(jīng)費(fèi)支出,所以在不降低質(zhì)量和效率的前提下,盡可能刪減專項(xiàng)性辦公經(jīng)費(fèi)支出項(xiàng)。 ◆ 跟蹤預(yù)警,定期考評(píng) 辦公經(jīng)費(fèi)管理員將以月為時(shí)間單位對(duì)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支進(jìn)行定期跟蹤,對(duì)即將超出經(jīng)費(fèi)預(yù)算的類別科目或部門進(jìn)行預(yù)警。同時(shí)設(shè)立標(biāo)準(zhǔn),按季度進(jìn)行辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支考評(píng),公司鼓勵(lì)員工節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,倡導(dǎo)員工之間相互傳遞節(jié)約經(jīng)驗(yàn),并將按節(jié)約下來(lái)的辦公經(jīng)費(fèi)一定的比例作為對(duì)節(jié)約行為的獎(jiǎng)勵(lì)。 ◆ 關(guān)于 部門 之間的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)撥 公司辦公經(jīng)費(fèi)管理制度不支持部門之間的辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)撥、轉(zhuǎn)贈(zèng)等行為,各部門的辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支須嚴(yán)格按各自的預(yù)算執(zhí)行。 6. 人事協(xié)調(diào)及管理 公司人力資源管理 由 人力資源規(guī)劃、人力資源招聘與配置、績(jī)效管理、薪酬管理、員工流動(dòng)管理、員工培訓(xùn)管理、勞動(dòng)關(guān)系管理工作 構(gòu)成 。在公司未正式設(shè)立人事部門之前,除績(jī)效管理、薪酬管理工作外,公司人力資源的管理工作將放入辦公室管理工作責(zé)任范圍內(nèi)。 人力資源規(guī)劃 人 事管理部門 深入了解 公司 的發(fā)展方向,有遠(yuǎn)見(jiàn)地預(yù)先制訂詳細(xì)而系統(tǒng)的人 力資源 計(jì)劃, 明確公司的組織機(jī)構(gòu), 同時(shí)爭(zhēng)取得到 公司管理 高層的支持,以此保證 公司 在不同發(fā)展時(shí)期,隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整,人員也相應(yīng)調(diào)整,不同崗位上始終都有最合適的人員。 人力資源規(guī)劃須 以公司總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為制定依據(jù), 將包含以下四個(gè)部分: 1) 招聘計(jì)劃 : 人事 管理部門 須對(duì)公司未來(lái)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)深入了解,并向各部門了解各類人力需求和人員流動(dòng)變化,根據(jù) 針對(duì)公司 發(fā)展規(guī)劃計(jì)算本年度所需人才,并計(jì)劃考察出可有內(nèi)部晉升調(diào)配的人才 ,確定各年度必須向外招聘的人才數(shù)量,確定招聘方式,尋找招聘來(lái)源 。 同時(shí)應(yīng)將 對(duì)所聘人才如何安排工作職位,并防止人才流失 列入計(jì)劃 范圍 。 2) 培訓(xùn) 計(jì)劃: 公司對(duì)員工進(jìn)行定期的培訓(xùn),人事管理部門 將 按照公司的業(yè)務(wù)需要和公司的戰(zhàn)略目標(biāo), 根據(jù)公司各部門人員現(xiàn)狀、崗位素質(zhì)要求、實(shí)際工作和未來(lái)工作需要, 以及公司的培訓(xùn)能力, 合理地建立專業(yè)人員培訓(xùn)計(jì)劃、部門培訓(xùn)計(jì)劃、送選進(jìn)修計(jì)劃。 培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括:培訓(xùn)申請(qǐng)部門、培訓(xùn)時(shí)間和地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容和型式、培訓(xùn)教師及教材、費(fèi)用預(yù)算、受訓(xùn)人員等幾項(xiàng)內(nèi)容。 3) 考核計(jì)劃: 因?yàn)?公司各部門 分工的不同,對(duì)于人員的考核方法也不同,在提高、公平、發(fā)展的原則下, 公司將對(duì) 根據(jù)員工對(duì)于公司所作出的貢獻(xiàn)作為考核的依據(jù)。 根據(jù)公司目前實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況,此處計(jì)劃職能不 列入辦公室管理工作范圍內(nèi)。 4) 發(fā)展計(jì)劃 : 公司各部門應(yīng)主動(dòng)配合人事管理部門 ,根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略 目標(biāo)提出各自的人力發(fā)展規(guī)劃,包括外部招聘和內(nèi)部提升。人事管理部門 應(yīng)協(xié)助公司管理高層在結(jié)合公司 發(fā)展目標(biāo) 前提下 ,設(shè)計(jì)核心骨干員工職業(yè)生涯規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道 , 以達(dá)到提高職業(yè)忠誠(chéng)度和工作積極性的作用。 人力資源 招聘與配置 人力資源招聘與配置以人力資源規(guī)劃為指導(dǎo)方案,堅(jiān)持效率優(yōu)先、確保質(zhì)量的原則。 人事管理部門在人力資源招聘與配置中承擔(dān)以下職責(zé): 1) 根據(jù)人力資源規(guī)劃擬定人力招聘標(biāo)準(zhǔn),招聘標(biāo)準(zhǔn)將與各部門結(jié)合實(shí)際需求擬定 ,各 部門將提供科學(xué)明確的崗位說(shuō)明書作為參考。 2) 了解人力資源市場(chǎng), 對(duì)崗位進(jìn)行分析, 對(duì)計(jì)劃招聘的同行業(yè)人力資源崗位在市場(chǎng)上的薪水細(xì)致了解,并上報(bào)至公司管理領(lǐng)導(dǎo)供制定崗位薪酬提供參考。 3) 負(fù)責(zé)招聘渠 道的擴(kuò)展和管理,盡量拓展招聘渠道,整合資源,為公司降低招聘成本。 4) 負(fù)責(zé)甄選、面試 符合公司崗位需求的潛在職位人選,根據(jù)崗位的種類不同和需求程度 設(shè)計(jì)規(guī)范的面試結(jié)構(gòu)。 同時(shí)在甄選的過(guò)程中,要善于發(fā)現(xiàn)有發(fā)展?jié)摿Φ娜诉x,建立人才儲(chǔ)備庫(kù)。 5) 協(xié)助公司管理高層為員工構(gòu)建 職業(yè)生涯規(guī)劃體系 , 根據(jù)每個(gè)員工的特長(zhǎng),建立符合員工 自身特長(zhǎng)的職業(yè)規(guī)劃 , 使每個(gè)員工的職業(yè)生涯目標(biāo)與組織發(fā)展目標(biāo)一致 , 讓新員工迅速地成長(zhǎng)并安定下來(lái)。 6) 崗位的招聘應(yīng)具有時(shí)效性,如長(zhǎng)時(shí)間未能招聘到合適人選,應(yīng)盡快改善招聘方式、渠道或標(biāo)準(zhǔn),關(guān)鍵急需崗位可考慮從內(nèi)部挑選合適人才進(jìn)行培養(yǎng)。 員工流動(dòng)管理 員工流動(dòng)管理是指從 社會(huì)資本 的角度出發(fā),對(duì) 人力資源 的注入、內(nèi)部流動(dòng)和流出進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的過(guò)程。員工流動(dòng)管理的目的是確保組織人力資源的可獲得性,滿足組織現(xiàn)在和未來(lái)的人力需要和員工的 職業(yè)生涯 需要。員工流動(dòng)可以分為流入、內(nèi)部流動(dòng)和流出三種形式。 ◆ 員工流入 員工流入即指新進(jìn)員工進(jìn)入需求崗 位, 人事管理部門應(yīng)為新進(jìn)員工提供熟悉工作崗位環(huán)境、培訓(xùn)指導(dǎo)等協(xié)助,并為其辦理相關(guān)入職手續(xù)。 ◆ 內(nèi)部流動(dòng) 內(nèi)部流動(dòng)指公司內(nèi)部人員的職務(wù)晉升或調(diào)動(dòng)。當(dāng)公司內(nèi)部有更高崗位可提供給公司內(nèi)部人員時(shí),人事管理部門將協(xié)助主管部門進(jìn)行內(nèi)部人員甄選,并協(xié)助辦理
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