【文章內(nèi)容簡介】 使用人員查閱。各部門的關(guān)鍵性類別文件夾密碼需上報公司管理領(lǐng)導(dǎo)，以便公司高層查閱管理。 5. 辦公經(jīng)費的預(yù)算編制、調(diào)配及管控 辦公經(jīng)費專指公司為了正常運營而對辦公場所及辦公人員所需物資或事務(wù)的資源投入，其支出范圍涵蓋辦公場所物業(yè)費、檢修費、水電費、郵電費、印刷費、其他資本性支出（如辦公設(shè)備 /耗材購置費）和其他專項支出（如招聘費、會議費、培訓(xùn)費）等，不包括因銷售事項支出費用（如差旅、招待）和財務(wù)事項支出費用（如勞務(wù)費、稅金）。 辦公經(jīng)費管理制度將根據(jù)《辦公室管理總則》中的辦公室環(huán)境管理規(guī)范守則、辦公室物資管理規(guī)范守則、培訓(xùn) /會議管理規(guī)范守則、日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)立。 辦公經(jīng)費預(yù)算的 編制 辦公經(jīng)費 預(yù)算 將根據(jù)實際工作需要和精打細(xì)算的原則進(jìn)行編制，追求準(zhǔn)確性、真實性和合理性。辦公經(jīng)費預(yù)算編制工作 涉及到 公司各部門 管理的各個方面 ， 集預(yù)測與決策為一體 ，編制方法參考如下： 1） 前期收集匯總： 辦公經(jīng)費管理人員將對公司上一年度各部門的辦公經(jīng)費開銷進(jìn)行收集匯總，并對開銷進(jìn)行細(xì)致分析，區(qū)分常規(guī)性日常辦公開銷和專項性辦公開銷。對上一年度的超額性開銷或低于常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的辦公開銷要了解原因，避免走入分析誤區(qū)。 2） 分析和總體預(yù)估： 辦公經(jīng)費管理人員須結(jié)合公司的運營情況、人員變動等背景對上一年度的辦公開銷進(jìn)行細(xì)致分 析，并根據(jù)公司的下一年度戰(zhàn)略發(fā)展進(jìn)行辦公經(jīng)費總體預(yù)估，預(yù)估的原則應(yīng)是根據(jù)公司未來一年的發(fā)展做稍微的合理性超前，以避免不能匹配公司未來辦公運營的需要。 3） 各部門上報需求： 辦公經(jīng)費管理人員制作辦公經(jīng)費預(yù)算表格供各部門填寫，各部門對目前各自的運營情況進(jìn)行精準(zhǔn)判斷，根據(jù)實際的需求預(yù)估及填寫，如銷售人員應(yīng)對未來一年中平均每個月的項目有基礎(chǔ)判斷，每個項目平均需要多少份投標(biāo)文件，平均每份投標(biāo)文件需要多少頁紙，以此來判斷未來一年在消耗紙張方面的開銷。特殊的專項辦公經(jīng)費開銷應(yīng)提前明確出來，不劃作常規(guī)性日常辦公開銷預(yù)算。 4） 匯總討論： 辦公經(jīng)費管理人員對各部門所報上來的辦公經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行匯總，并分別與各部門主管進(jìn)行討論及確定最終預(yù)算額度。所確定的最終辦公經(jīng)費總預(yù)算不應(yīng)超過原辦公經(jīng)費管理員根據(jù)上一年度辦公經(jīng)費開銷和未來公司運營規(guī)劃作出的總體預(yù)算預(yù)估。如有超過應(yīng)要求各部門重新審核提交。 另外，辦公經(jīng)費管理人員應(yīng)對公司整體辦公經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行保密，各部門只有權(quán)限知道對應(yīng)本部門的辦公經(jīng)費開銷預(yù)算。 5） 編制及上報： 辦公經(jīng)費管理人員根據(jù)各部門最終確定的預(yù)算額度，以月為時間長度單位按部門、需求類別來編制辦公經(jīng)費預(yù)算表，明確出下一年度每個月 的各項辦公經(jīng)費開銷預(yù)算規(guī)劃。最終的辦公經(jīng)費預(yù)算將提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，如審批通過，將把各部門的審批結(jié)果分別告知各部門主管；如審批未通過，辦公經(jīng)費管理人員將就未審核通過的部分或部門經(jīng)費預(yù)算開銷與對應(yīng)的部門主管進(jìn)行再次討論和編制，直至辦公經(jīng)費預(yù)算編制成功并審核通過為止。 6） 編制時間和修正： 辦公經(jīng)費預(yù)算每年度編制一次。辦公經(jīng)費管理人員將每月定期跟蹤實際開銷與預(yù)算開銷的匹配性，在每半年進(jìn)行一次修正，修正過程將再次與各部門主管進(jìn)行細(xì)致討論，確保修正過的預(yù)算更加貼合實際需求，并對實際辦公經(jīng)費開銷形成規(guī)范和約束。 辦公經(jīng)費預(yù)算的調(diào)配及管控手段 ◆ 遵循厲行節(jié)約的原則 辦公經(jīng)費支出須厲行節(jié)約，所有的辦公經(jīng)費支出前提是在預(yù)算范圍內(nèi)，公司原則上不對預(yù)算范圍外的辦公經(jīng)費支持進(jìn)行審批，如有臨時性預(yù)算外開支需做必要性說明并得到公司主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。 ◆ 量入為出，合理開支 所有員工的辦公經(jīng)費支出須遵守公司辦公室物資管理規(guī)范守則和公司日常事務(wù)管理規(guī)范守則等公司制度。正常情況下沒有預(yù)算就不能申請，沒有審批就不能支出，支出就按制度標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。員工應(yīng)不鋪張浪費，自覺提升工作效率，節(jié)約每一分公司資源。 對于類似于培訓(xùn)費、會議費或大型設(shè)備購置等專項性 辦公經(jīng)費支出，在每次支出之前辦公經(jīng)費管理員及采購管理人員應(yīng)對支出專項的明細(xì)進(jìn)行細(xì)致了解和對比，并作詳細(xì)記錄。因?qū)ｍ椥赞k公經(jīng)費支出的可控性不如常規(guī)性辦公經(jīng)費支出，所以在不降低質(zhì)量和效率的前提下，盡可能刪減專項性辦公經(jīng)費支出項。 ◆ 跟蹤預(yù)警，定期考評 辦公經(jīng)費管理員將以月為時間單位對經(jīng)費開支進(jìn)行定期跟蹤，對即將超出經(jīng)費預(yù)算的類別科目或部門進(jìn)行預(yù)警。同時設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，按季度進(jìn)行辦公經(jīng)費開支考評，公司鼓勵員工節(jié)約辦公經(jīng)費開支，倡導(dǎo)員工之間相互傳遞節(jié)約經(jīng)驗，并將按節(jié)約下來的辦公經(jīng)費一定的比例作為對節(jié)約行為的獎勵。 ◆ 關(guān)于 部門 之間的辦公經(jīng)費預(yù)算調(diào)撥 公司辦公經(jīng)費管理制度不支持部門之間的辦公經(jīng)費預(yù)算調(diào)撥、轉(zhuǎn)贈等行為，各部門的辦公經(jīng)費開支須嚴(yán)格按各自的預(yù)算執(zhí)行。 6. 人事協(xié)調(diào)及管理 公司人力資源管理 由 人力資源規(guī)劃、人力資源招聘與配置、績效管理、薪酬管理、員工流動管理、員工培訓(xùn)管理、勞動關(guān)系管理工作 構(gòu)成 。在公司未正式設(shè)立人事部門之前，除績效管理、薪酬管理工作外，公司人力資源的管理工作將放入辦公室管理工作責(zé)任范圍內(nèi)。 人力資源規(guī)劃 人 事管理部門 深入了解 公司 的發(fā)展方向，有遠(yuǎn)見地預(yù)先制訂詳細(xì)而系統(tǒng)的人 力資源 計劃， 明確公司的組織機(jī)構(gòu)， 同時爭取得到 公司管理 高層的支持，以此保證 公司 在不同發(fā)展時期，隨著組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，人員也相應(yīng)調(diào)整，不同崗位上始終都有最合適的人員。 人力資源規(guī)劃須 以公司總體戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為制定依據(jù)， 將包含以下四個部分： 1） 招聘計劃 ： 人事 管理部門 須對公司未來的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)深入了解，并向各部門了解各類人力需求和人員流動變化，根據(jù) 針對公司 發(fā)展規(guī)劃計算本年度所需人才，并計劃考察出可有內(nèi)部晉升調(diào)配的人才 ，確定各年度必須向外招聘的人才數(shù)量，確定招聘方式，尋找招聘來源 。 同時應(yīng)將 對所聘人才如何安排工作職位，并防止人才流失 列入計劃 范圍 。 2） 培訓(xùn) 計劃： 公司對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，人事管理部門 將 按照公司的業(yè)務(wù)需要和公司的戰(zhàn)略目標(biāo)， 根據(jù)公司各部門人員現(xiàn)狀、崗位素質(zhì)要求、實際工作和未來工作需要， 以及公司的培訓(xùn)能力， 合理地建立專業(yè)人員培訓(xùn)計劃、部門培訓(xùn)計劃、送選進(jìn)修計劃。 培訓(xùn)計劃應(yīng)包括：培訓(xùn)申請部門、培訓(xùn)時間和地點、培訓(xùn)內(nèi)容和型式、培訓(xùn)教師及教材、費用預(yù)算、受訓(xùn)人員等幾項內(nèi)容。 3） 考核計劃： 因為 公司各部門 分工的不同，對于人員的考核方法也不同，在提高、公平、發(fā)展的原則下， 公司將對 根據(jù)員工對于公司所作出的貢獻(xiàn)作為考核的依據(jù)。 根據(jù)公司目前實際運營情況，此處計劃職能不 列入辦公室管理工作范圍內(nèi)。 4） 發(fā)展計劃 ： 公司各部門應(yīng)主動配合人事管理部門 ，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略 目標(biāo)提出各自的人力發(fā)展規(guī)劃，包括外部招聘和內(nèi)部提升。人事管理部門 應(yīng)協(xié)助公司管理高層在結(jié)合公司 發(fā)展目標(biāo) 前提下 ，設(shè)計核心骨干員工職業(yè)生涯規(guī)劃和職業(yè)發(fā)展通道 ， 以達(dá)到提高職業(yè)忠誠度和工作積極性的作用。 人力資源 招聘與配置 人力資源招聘與配置以人力資源規(guī)劃為指導(dǎo)方案，堅持效率優(yōu)先、確保質(zhì)量的原則。 人事管理部門在人力資源招聘與配置中承擔(dān)以下職責(zé)： 1） 根據(jù)人力資源規(guī)劃擬定人力招聘標(biāo)準(zhǔn)，招聘標(biāo)準(zhǔn)將與各部門結(jié)合實際需求擬定 ，各 部門將提供科學(xué)明確的崗位說明書作為參考。 2） 了解人力資源市場， 對崗位進(jìn)行分析， 對計劃招聘的同行業(yè)人力資源崗位在市場上的薪水細(xì)致了解，并上報至公司管理領(lǐng)導(dǎo)供制定崗位薪酬提供參考。 3） 負(fù)責(zé)招聘渠 道的擴(kuò)展和管理，盡量拓展招聘渠道，整合資源，為公司降低招聘成本。 4） 負(fù)責(zé)甄選、面試 符合公司崗位需求的潛在職位人選，根據(jù)崗位的種類不同和需求程度 設(shè)計規(guī)范的面試結(jié)構(gòu)。 同時在甄選的過程中，要善于發(fā)現(xiàn)有發(fā)展?jié)摿Φ娜诉x，建立人才儲備庫。 5） 協(xié)助公司管理高層為員工構(gòu)建 職業(yè)生涯規(guī)劃體系 ， 根據(jù)每個員工的特長，建立符合員工 自身特長的職業(yè)規(guī)劃 ， 使每個員工的職業(yè)生涯目標(biāo)與組織發(fā)展目標(biāo)一致 ， 讓新員工迅速地成長并安定下來。 6） 崗位的招聘應(yīng)具有時效性，如長時間未能招聘到合適人選，應(yīng)盡快改善招聘方式、渠道或標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵急需崗位可考慮從內(nèi)部挑選合適人才進(jìn)行培養(yǎng)。 員工流動管理 員工流動管理是指從 社會資本 的角度出發(fā)，對 人力資源 的注入、內(nèi)部流動和流出進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的過程。員工流動管理的目的是確保組織人力資源的可獲得性，滿足組織現(xiàn)在和未來的人力需要和員工的 職業(yè)生涯 需要。員工流動可以分為流入、內(nèi)部流動和流出三種形式。 ◆ 員工流入 員工流入即指新進(jìn)員工進(jìn)入需求崗 位， 人事管理部門應(yīng)為新進(jìn)員工提供熟悉工作崗位環(huán)境、培訓(xùn)指導(dǎo)等協(xié)助，并為其辦理相關(guān)入職手續(xù)。 ◆ 內(nèi)部流動 內(nèi)部流動指公司內(nèi)部人員的職務(wù)晉升或調(diào)動。當(dāng)公司內(nèi)部有更高崗位可提供給公司內(nèi)部人員時，人事管理部門將協(xié)助主管部門進(jìn)行內(nèi)部人員甄選，并協(xié)助辦理