【文章內(nèi)容簡介】 該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 ( ) 4．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉(zhuǎn)達。 ( ) 5．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。 ( ) 6．文員對報紙和雜志的處 理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。 ( ) 7．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。 ( ) 8．英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。 ( ) 9．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。 ( ) 10．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員，若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。 ( ) 三。 簡 答題 1．什么是受意 ?受意有幾種 ?辦公室人員應怎樣運用受意方法 ? 2．公文的完全格式包括哪幾項 ?請寫出這些項目。 四、設(shè)計題 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復印紙 (2刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢?。小李應該怎么?? 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李 ，你怎樣設(shè)計這個接待方案 ? 五、案例分析 16 1。新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月，陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字。電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者； “ 是利達公司嗎？ ” 陳小姐： “ 是。 ” 來電者： “ 你們經(jīng)理在嗎 ?” 陳小姐： “ 不在。 ” 采電者； “ 你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎 ?” 陳小姐： “ 是 。 ” 來電者： “ 你們的塑膠手套多少錢 — 打 ?” 陳小姐： “1 ． 8美元． ” 來電者： “1 ． 6美元一打行不行 ?? 陳小姐： “ 對不起，不行的。 ” 說完， “ 啪 ” 掛上了電話。 上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 1． 4美元一打賣出了 100萬打。陳小姐突口而出： “ 啊呀，上星期有人問 1． 6美元一打行不行，我知道你的定價是 1． 8，就說不行的。 ” 上司當即臉色一變說： “ 你被解雇了 ” 陳小姐哭喪著臉說： “ 為什么 ?” 上司說： “ 你犯了五個錯。 ” 陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是 什么 ?她在電話禮儀方面還犯了哪些 錯 ? 2．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導也因此矛盾加深．孫認為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對 ?錯在哪里 ?面對這種情況小曹應該怎么辦 ? 辦公室管理 試題答案及評分標準 (供參考 ) 一、單項選擇 1． B 2． A 3． D 4． C 5． C 6． A 7． B 8． A 9． C 10． A 二、判斷 1． √ 2 ． √ 3 ． X 4． X 5． X 6． √ 7 ． X 8． X 9． X 10． √ 三、簡答題 1．什么是受意 ?受意有幾種 ?辦公室人員應怎樣運用受意方法 ? (1)受意是文員接受和領(lǐng)會上司意圖。 (3 分 ) (2)一種是直接受意，另一種是間接受意。 (3 分 ) (3)文員要善于領(lǐng)會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要 打斷談話。 17 如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 (9分 ) 2．公文的完全格式包括哪兒項 ?請寫出這些項目。 (1)版頭、發(fā)文字號、印刷順序號。 (3分 ) (2)密級、緊急程度。 (1分 ) (3)簽發(fā)人姓名。 (1分 ) (4)公文標題。 (1 分 ) (5)主送機關(guān)． (1 分 ) (6)正文、附件。 (2分 ) (7)發(fā)文機關(guān)、成文日期、機關(guān)印章。 (3 分 ) (8)注釋、閱讀 (發(fā)送 )范圍。 (1 分 ) (9)主題詞。 (1分 ) (10)抄送單位、印發(fā)說明． (1分 ) 四、設(shè)計題 1． (題略 ) 電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄，電腦放在右邊， (3分 ) 新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條： (3分 ) 各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應該放在桌子上面或 伸手可以拿得到的抽屜里， (3分 ) 公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)， (3分 ) 墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層． (3分 ) 2． (題略 ) (1)接受任務， (3 分 ) (2)了解來賓， (1 分 ) (3)制訂計劃； (1 分 ) (4)預訂食宿； (1 分 ) (5)迎接來賓， (1 分 ) (6)商議日 程， (1 分 ) (7)安排會談： (3 分 ) (8)陪同參觀； (1 分 ) (9)送別客人； (1 分 ) (10)接待小結(jié)。 (2分 ) 五、案例分析題 (兩題中任選一題， 20分。若兩題都做了，取前面一題計分 ) 1． (題略 ) (1)該問的沒有問 (指對方情況，手套的需要量 )； (3分 ) (2)該記的沒有記錄 (對方的姓名、公司、電話號碼 )； (3分 ) (3)該說的沒有說 (沒有及時向上司匯報 )； (3 分 ) (4)不該說的卻說了 (價格上的自作主張，不向上司請示 )； (3分 ) (5)不懂得保護自己 (即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要 告訴上司，使自己陷入被解雇的境地 )， (3分 ) (6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門， (3 分 ) (7)不等對方說完，就 “ 啪 ” 掛上電話。 (2分 ) 2． (題略 ) (1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導請示 18 了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示， (5分 ) (2)在工作中不應過分親近或疏遠某領(lǐng)導，以至落到尷尬的境地： (3 分 ) (3)兩位領(lǐng)導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦， (4分 ) (4)如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領(lǐng)導分 別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行， (4分 ) (5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。 (4分 ) 試卷二 一、單項選擇題 (請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題 1 分，共 10分 ) 1．辦公室布置要注意 ( )。 A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對面放置 C．打字、復印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 2．傳真機的使用哪一項是不對的 ( ) A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 3．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?( )。 A．協(xié)助簽到 B．分發(fā)資料 C．作會議記錄時離開會議室接聽電話 D．暫時保管與會者的物品 4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的 ( )。 A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D．用庫存一覽表來儲備辦公用 品 5．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的 ( )。 A．沒有任何設(shè)想就應著手從事該項工作 B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力 C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施 6．文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)?( )。 A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 B．作出預算，按月或季度預計辦公室的開銷來控制開支 C．采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品 D．限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務 7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的 ( ) A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任 8．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的 ( )。 A．審查功能 B．保密功能 C．歡迎詞播放功能 D．報數(shù)功能 9．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中；哪一項是正確的 ( )。 A．用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 19 B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 (2． El內(nèi)含有食物與人說話 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免 ( ) A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上 B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號 C．制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間 D．日程安 排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 二、判斷題 (正確打“√ ，錯誤打“ o每小題 1分，共 10分 ) 1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹 ( ) 2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 ( ) 3．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。 ( ) 4．文書部 門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 ( ) 5．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。 ( ) 6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 ( ) 7．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。 ( ) 8．如果上司一年之中 交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。 ( ) 9．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。 ( ) 10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 ( ) 三、簡答題 (每小題 10分．共 20分 ) 1．文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么 ? 2．什么是文書的立卷特征 ?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷 ? 四、設(shè)計題 (每小題 10分。共 20分 ) 1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定 召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會 ? 2．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務人員 4人，會議時間為 5 小時。參加會議人員月平均工資為 2400元，其他收入 600元，假設(shè)一個月工作 30天、一天工作 8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。請計算會議的成本。 五、案例分析題 (每小題 20分，共 40分 ) 1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談談。小趙客