【文章內容簡介】 不是字寫不出來，就有可能白字一大堆。所以為了避免錯字別字，注音符號或用英文、四碼字拼音，這的確也是一種好方法。錯字或別字往往都會不經意地出現在我們日常的書寫中，因此對于剛寫好的文書，重新檢查的工作是必要的。萬一發(fā)現有別字、錯字或自己無法確定的字時，要馬上查字典改正。 書寫公司文件時應注意：文字 要力求工整，即使是寫工作日志也要工整；經常身邊要有一本字典，遇到疑惑的字，就要對它“不恥下問”了，寫報告時切忌有錯別字；寫報告首先要記住書寫格式，一張報告最好在 500個字以內完成；主述語的關系要清楚，專有名詞要特別注意；書寫人名要正確；文件寫好后，一定要用信紙袋裝好。 (10)溫柔而機敏，處亊尤謹慎 在公司里，女員工是公司的門面和顏面，所以在工作時應當自覺、溫柔而機敏。她不但會幫助公司帶來好的影響，也可以給公司帶來損失。下面有兩個例子，就反映出了兩種不同的效果：一位中年男子邊看著家電器具櫥窗，邊走近電器公司 的服務臺，向坐在那里的服務小姐客氣地詢問：“請問，擺在那兒的型烤箱，在烤魚時，是否會烤糊呢？”不巧，坐在那兒的兩位小姐正在熱烈地談論時裝的事，對中年男子愛答不理地撇了一眼，“你等一下，我們正在談要事兒呢！”說完，兩人又投入到她們的時裝世界中去了。中年男士“嗯！”了一聲，便不滿地走了。顯然這家公司將丟失一位顧客了。 公司的女員工是否有禮貌，往往直接影響到公司的聲譽。有一次辦公室電話響了：“喂！喂！徐科長，你們公司的商品??我是三大組的小陳呀！”不巧徐科長剛好不在，于是由女員工葉小姐代接電話?！笆切￡悊幔啃炜?長現在剛好到外面辦事，等科長回來，我再請他撥電話給您好嗎？”聽到葉小姐親切溫柔的聲音，小陳也鎮(zhèn)靜了許多?！鞍?！是葉小姐吧！不好意思又要麻煩你了，請多包涵。”溫柔親切這就是葉小姐的魅力，所以有很多客戶都因為欣賞她而肯主動到公司談生意。這不但為公司帶來了生意，也增加了公司的聲譽。 下面有一個例子，雖然是小事，但是恰給公司的聲譽造成不良的影響： 有一天公司女員工小林要去影印室拷貝文件，碰到了另兩名員工小王、小高。“嗨！小王、小高，要去拷貝嗎？唉！我也是呀！每天都做好幾次，真是煩透了?！比齻€女員工就這樣邊埋怨邊說， 一下子，話題就轉到化妝品的事上去了。“美容實習班，最近引進了一套新穎的美容化妝法，效果確實不錯，很值得一學。”“小林，難怪你最近變得這么漂亮，前天在電梯口看到你的時候，差點就認不出你了??” 本來只是去拷貝文件，結果三人卻在一起聊上化妝的事，而且還聊個沒完。這種情形要是落在外人的眼里，很容易使人覺得這是一個沒有效率的公司。 不管是拷貝文件或做其他事，一接到命令就要迅速地做好。迅速、扎實的工作態(tài)度，是一個女員工明朗、優(yōu)美的表現。在辦公室里圍成一堆聊天，既有礙觀瞻又妨礙工作效率，是辦公人員最忌諱的事。 (11)團結又友愛，合作加競爭 公司員工要團結友愛。建立和發(fā)展良好的同事關系，最根本的是，必須對同事關系的性質，有一個正確的認識。同事關系既有互助合作的一面，又有互相競爭的一面。 ①敢于“冒尖”。俗話說：人往高處走，水往低處流。上進之心人皆有之。時代要求我們在處理同事關系的觀念上，要拋去那些不合時代潮流的成分，敢于“冒尖”，通過不斷提高自己的才干，多為集體、社會作貢獻，來贏得同事的尊敬和喜愛。 ②正確對待他人的成績。同事之間各有所長，其他同事必然會在某些方面超過自己。應該歡迎同事超過自己，勇于承認差距，虛心學習 別人的長處，并以此為動力，激勵自己趕上并超過他們。害怕別人超過自己，害怕同事之間的積極競爭，既不利于個人進步，又不利于企業(yè)發(fā)展。 ③加強交流。信息交流是時代的特點，同事之間應當經常進行信息交流，就工作問題交換意見，開展批評與自我批評，互相幫助、互相促進。還應當有感情交流，諸如逢年過節(jié)互相拜訪，適時談談個人生活和家庭情況，一起參加單位里的文娛活動等等，都是增強友誼，增進團結較為有效的方式。 ④要妥善處理矛盾。同事相處，難免會因種種原因而產生這樣或那樣的矛盾。當矛盾出現時，每個人都應當冷靜分析，然后根據矛盾性質 的不同而采取不同的解決辦法，要發(fā)揚嚴于律己，寬以待人的美德。 ⑤互相幫助、滿腔熱情地從各方面幫助同事，是良好的同事關系的重要內容。在工作上，當看到同事忙不過來時，應當盡自己所能為其做些輔助性工作；當看到同事的工作難以獲得進展時，應當主動地為其出主意，想辦法；當看到同事正在或將要犯過錯時，應當及時地指出；當看到同事因受挫折而產生思想波動時，應當真誠地幫助其解除思想負擔，振奮精神。在生活上，當同事患病或發(fā)生家庭困難時，應該熱情地表示關心，從精神上和物質上給予力所能及的幫助，為其分憂解難。 ⑥謙虛也是很重要的。換 句話說，就是必須要使自己變成大家都欣賞的人。在公司中，每個員工都有一種協(xié)助公司達成交易的意念，這就更需要大家共同努力。對任何身份的客戶都應熱情地打招呼，千萬不可疏忽。在商場上，對客戶的親切是多多益善的。發(fā)自內心的笑容，心存感謝的禮儀態(tài)度才能制造明朗而富有人情味的生意氣氛，這一點，辦公室的每一位員工都必須做到。 (12)團隊精神意義大，公關人員勤劤力 商業(yè)公司的員工在社交場合中，有時不知不覺地在為企業(yè)做公關宣傳。盡管他不是公關人員，而只是一名普通員工。但惟其如此，其影響才比廣告、海報及新聞報道等來得更為直接、 更能令人信服。 一個企業(yè)公關工作開展得怎么樣，主要看其每個員工是不是都能在親朋好友面前通過自己的言行來為企業(yè)樹立良好的形象。但這里有個前提，即必須使員工有歸屬感或團隊精神。當然，這種精神不會是無緣無故地產生，而要靠企業(yè)公關人員的長期培養(yǎng)。 員工的歸屬感并不是很容易就能培養(yǎng)起來的，要靠企業(yè)公關人員的不懈努力，并處處從小處做起。除了制定盡可能完善合理的人事制度和獎懲制度，讓員工覺得升遷有望，獎懲得法以外，還得注意以下幾點： ①企業(yè)應通過廣告、捐贈等形式，多參加一些社會活動，如國際國內的重大體育比賽、慈善福利與救 災活動等，以提高企業(yè)在社會上的知名度和良好聲譽，激發(fā)員工的自豪感。 ②經常召開員工會議，簡要介紹企業(yè)的近況，并聽取員工的建議，讓普通員工也參與企業(yè)的重大決策，從而使他們對企業(yè)產生一種主人翁態(tài)度。 ③設立員工溝通信箱，讓員工暢其“怨”言！對這些怨言必須一一予以解釋，至少要做到有“問”必答。并保證把員工的抱怨（譬如對上級的看法或不滿）作為公司的最高機密予以保密，以避免泄露出去后員工容易受到打擊報復。 ④逢年過節(jié)，尤其是遇到企業(yè)的周年慶典，應該舉辦全體員工聚會、展覽會、成果報告會等，以報告公司近年來發(fā)展成就；同時 感謝員工的支持和合作，以鼓舞士氣。 ⑤經常舉辦舞會、郊游、體育比賽等各種文娛活動，以聯絡和協(xié)調員工之間的感情與關系。 ⑥定期邀請員工眷屬來企業(yè)參觀訪問，向他們介紹企業(yè)的歷史和成就及他們家屬在企業(yè)中的地位和所起的重要作用，感謝他們以往的支持，以取得今后更大的合作。 ⑦在員工的工作環(huán)境、健康保健及食堂伙食等方面，要經常予以必要的重視和關心。 ⑧企業(yè)應該有自己的口號、歌曲、徽章及制服等。這種形式上的統(tǒng)一，可以增強員工心理上、精神上的歸屬感。 日本的某玩具公司總裁突然臥病不起，一連幾天沒來公司上班。正好在這個時期， 公司的經營情況相當糟糕，于是，一個謠言便悄悄地在員工中流傳開來了：因為經營不善，公司已面臨倒閉破產的危險，連總裁也不來上班了，他想辭職不干了。 這個謠言使全體員工人心浮動，大家紛紛外出另謀出路，公司的生產及銷售因此急劇下降。公司副總裁為此特地召開全體員工大會，將總裁的病情及公司近期的利潤情況一一加以說明介紹，但仍無濟于事，大多數員工依然將信將疑，情緒很不穩(wěn)定。 正在這時，該公司富有經驗的公關部經理板田先生出差回來了。他聞知此事，立即把員工中的“意見領袖”找來，先耐心地聽取他們的想法和意見，然后帶他們去醫(yī)院探 望總裁，回來后再把公司近期各種收支表攤給這些“意見領袖”。不久，謠言便漸漸平息下去了。 在社會上，“意見領袖”往往是那些正式團體的負責人、民間社團領袖、報刊主編、評論家、學者、教育家等各類社會知名人士。由于他們學識淵博，富有見解，在群眾中頗具影響，因此其言談往往會獲得他人的尊重與信任。我們這里所說的“意見領袖”則指企業(yè)中一些頗有影響的人物，他們并不一定比他們的同伴更有地位，卻因消息靈通、足智多謀、或有超人的膽識和品質、或因具有非凡的經歷贏得員工的信任，逐漸形成一定的影響力和權威性。由于他們的處境地位都與普通 員工基本一致，因此他們的想法和要求往往能集中體現廣大員工的意志，而且，他們也很樂于成為他們的代言人。 由此可知，為什么那位副總裁通過全體員工會議解決不了的事情，卻輕而易舉地讓板田先生通過“意見領袖”這條渠道順利地解決了。這是因為，那種自發(fā)的、橫向的非正式溝通活動（意見領袖的作用）比起有組織的、自上而下的正式溝通活動來，具有以下三個長處： ①非正式團體的溝通活動，大多不拘形式，并且只借助于親身傳播，是面對面進行的，因此溝通的效果很好。 ②非正式團體的溝通活動大多富有濃厚的人情味，所以溝通活動頗具深度。 ③非正 式團體的溝通活動內容極為廣泛，不僅涉及工作上的關系，舉凡衣、食、住、行、娛樂，人際關系中的一切問題，都可以成為主題。 因此，公司管理層尤其是企業(yè)公關人員在與員工進行對話時，應該充分考慮到員工中“意見領袖”的作用。 (13)言而有信，知人善用 公司領導要通過自己的行動對下級產生較大的影響力，密切同下級的關系。 ①要甘做公仆。上級要樹立“領導就是服務”的思想，主動關心下級的疾苦，經常傾聽下級的呼聲，積極幫助下級解決各方面的困難，熱忱地為他們的工作、生活創(chuàng)造有利條件。 ②要實事求是。作為公司的上級要敢于公開承認自 己的短處，假若工作沒搞好，責任在自己就應當承擔，有錯誤就應該檢討并努力克服，遇到自己所不知或不能做的事情，要敢于真心地說“我不懂”或“我不行”。上級這樣做，能夠使員工感到自己的上級是一個實實在在的人，樂于同上級接近、交往，上下級關系自然會隨之融洽。 ③要言而有信。上級領導對員工許下的諾言或答應解決的問題，只要是正確并且條件允許的，就必須加以兌現。假若一時無法辦到，則應當誠懇地說明原因，不要不了了之或干脆丟到腦后忘記了。為了做到言而有信，許諾要符合實際，要經常看兌現以后的情況，要積極為實現諾言而作出具體努力。 ④要知人善任。上級知人善任，對下級員工進行合理分工，可以使下級心情舒暢，充分發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性。 ⑤要一視同仁。上級不能對下級員工抱有成見，也不能憑自己的感情而對下級員工有親有疏。對于那些犯過錯誤，當面頂撞過自己或反對過自己又反對錯了的下級員工，上級決不能嫌棄或記恨他們。對于每一個下級員工，無論其是否經常主動與自己接近，都應當一樣對待。如果只愿意接近那些總是說自己好話，為自己辦事，依順自己的人，那將助長阿諛奉承的不正之風，并容易被少數人利用，導致與更多的下級員工關系惡化。歸根到底，上級要搞好與下級的關系， 必須依靠正確的指導思想，采取合理的方式，從多方面去努力。 事、辦公室電話禮仦 ，準備充足 打電話要做到簡潔、順當。電話鈴聲一響，辦公室人員就應該拿起話筒自報家門：“這里是公司辦公室?！边@樣就可以避免浪費時間。 若電話中對方說的話很重要，辦公室人員最好準備好紙和筆放在旁邊，同時對著聽筒重復對方的話，以檢驗是否理解得正確。在打長途電話時，尤其需要如此。必要時，還須在打電話之前，草擬一個計劃，搞清楚該說些什么。比較好的辦法， 是將所要談到的幾件事預先寫在一個備忘錄上面，在這個本子上也可以記載所談的要點，日后可以作為資料查閱。這里最應引起注意的是地點和時間的準確性。 一般精于打電話的人，常常自備一本工作用電話號碼簿，將常用到的人名和電話號碼記下來。這樣，到了打電話的時候，就不必到處查找和打聽對方電話號碼了。 ，感視愉快 說話時聲調要顯得熱情、愉快。這樣對方就會對通話人乃至該公司留下好印象。美國電話電報公司，早在幾年前，就將全部的接線員換成女性，聽著接線員那悅耳動聽的聲音，顧客自然就會 產生良好的印象。實際上，外國許多企業(yè)招聘秘書，其中最重要一個條件就是聲音悅耳。當然，對于許多嗓音不足的人，不能強求所難，但力爭做到口齒清晰，這并不難。打電話時，應自然發(fā)聲，不必故意做出嗲聲嗲氣的“假嗓子”。嘴要離開話筒約一小手指的距離。 ，禮貌結束 仔細傾聽對方的講話，把耳朵貼近話筒。為了表示在專心聆聽，并且已經理解，還要不時地稱“對”道“是”，以顯示給對方的積極的反饋。最后，應該讓對方自己結束電話，然后輕輕地把話筒放回原處。有許多人結束對話時，常把話筒“啪” 地一下扔回原處，這種做法，對于對方來說是極不禮貌的，就像賭氣的孩子走出房間，憤怒地把門“砰”地甩上一樣，令人極不愉快。 ，態(tài)度友善 辦公室人員常常要遵從上司的指示，攔截各種電話，這時也應注意禮貌。應以友善的聲音說：“我能否告訴我們經理，是誰打給他的？”這樣，對方一定會把姓名及打電話的理由一起告訴辦公室人員。如有人打電話約見上司，辦公室人員一定得善意地提出想了解約見他的目的。如果有些電話必須由上司來接，而其恰恰不在時，就得做好記錄，留在上司桌上，留條最好采用有色 紙，有“醒目”的感覺。 ，熱情致謝 在電話中接到對方邀請和各種會議的通知時，辦公室人員應當熱情地致謝。如果是私人邀請，應一切都聽他的方便，并禮節(jié)性地邀請對方。 ，誠實往寵 公司內的成員，都應該有年齡和職位大致是成正比的認識。對自己的工作和職稱給予認同，