【導讀】能，所以要在掌握復習重點和作業(yè)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，熟悉實務操作?！皩崉諟y試”涉及到的設(shè)計、案例題，根據(jù)所學知識多做一些練習。本課程的平時作業(yè)共有4次，采用的是中央電大下發(fā)的《辦公室管理形成性考核冊》；答題時加以注意。1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。5會議組織安排會議事務，并做會議記錄或綱要。6調(diào)查研究協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。8信訪工作替上司接洽外界人士。9接待工作接待來訪賓客；10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。12日程安排替上司定約會并做好記錄；自動處理例行的事務；執(zhí)行上司交辦事項。16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。只回答易耗品就可以了，要分清易耗品和非易耗品的界限。本題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作的步驟”這一知識點。1．請示方法和報告方法；

　　

【正文】 封是邀請總經(jīng)理參加定于 3月 12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參加這次研討會， 12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容 ，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。 小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。 小王處理郵件的做法是否正確 ?如果不正確，正確的做法應該是怎樣的 ? 2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： (1)市教委關(guān)于 2020年招生工作的通知； (2)東方學院關(guān)于招生工作院務擴大 會議紀要； (3)東方學院 2020年招生工作計劃； (4)東方學院關(guān)于 2020年招生工作的請示 (呈市教委 )； (5)市教委關(guān)于東方學院 2020年招生工作的批復； (6)東方學院院務會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； (7)東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； (8)東方學院關(guān)于做好開學工作的通知； (9)東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告； (10)東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告； (11)東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告； (12)東方學院 2020年度工作總結(jié)； 試題答案 一、單項選擇題 (請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題 1分，共 10分 ) 1． A 2． C 3． D 4． A 5． B 6， C 7． D 8， D 9． B 10． A 二、判斷題 (正確打 “√” ，錯誤打 “ X” 。每小題 1分，共 10 分 ) 1． √ 2． X 3． √ 4． X 5． X 6． X 7． √ 8． X 9． √ 10． √ 三、簡答題 (每小題 10 分，共 20分 ) 1． (題略 )答案 25 (1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導的信件。 (1分 ) (2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。 (2分 ) (3)認真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明 “ 參閱某 卷宗 ’’ 或 “ 可與前信印證 ” 等。提供領(lǐng)導復信所需要的資料。 (2分 ) (4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位 (人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載，便于統(tǒng)計、查找和催辦。 (1分 ) (5)認真處理。處理信伺：應該按照 “ 分級負責、歸口辦理 ” 的原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。 (2分 ) (6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人 (單位 )復信，或承辦人 (單 位 )復信兩種方式進行。 (2分 ) 2． (題略 )答案 (1)不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。 (2分 ) (2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人 (上司 )報告； (2分 ) (3)報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如： “ 結(jié)果是這樣，理由有三個，一是 ?? 。 ” (2分 ) (4)一定要簡短、扼要、流暢； ． (1分 ) (5)如報告過于復雜，應事先以 5W2H的原則檢查是否有遺漏； (2分 ) (6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作 “ 報告?zhèn)渫?” 提出來。 (1分 ) 四、設(shè)計題 (每小題 10分，共 20分 ) 1． (題略 )答案 (1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； (1分 ) (2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等； (2分 ) (3)在日歷上應該 清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。 (1分 ) (4)還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。 (1分 ) (5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。 (1分 ) (6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。 (1分 ) 26 (7)如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。 (1分 ) (8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。 (1分 ) (9)為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。 (1分 ) 2． (題略 )答案 (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結(jié)算預支的出差費用。 (2分 ) (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關(guān)事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出 報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (2分 ) (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。 (2分 ) (4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (2分 ) (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 (2分 ) 五、案例分析題 (每小題 20分，共 40分 ) 1． (題略 )答案 (1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間； (3分 ) (2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復； (3分 ) (3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動； (3分 ) (4)在回信上應簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 )，發(fā)出前復印一份，留待上司過目； (3分 ) (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系； (3分 ) (6)沒有訂購的東西不能簽收； (2分 ) (7)在移交郵包里的 物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好； (3分 ) 2． (題略 )答案 案卷一： (3分 ) 1．市教委關(guān)于 2020年招生工作的通知； 4．東方學院關(guān)于 2020年招生工作的請示 (呈市教委 )； L市教委關(guān)于東方學院 2020年招生工作的批復； 標題：市教委、東方學院關(guān)于招生工作的通知、請示、批復 (2分 ) 案卷二： (4分 ) 2．東方學院關(guān)于招生工作院務擴大會議紀要； 6．東方學院院務會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 27 7．東方學 1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學院關(guān)于做好開學工作的通知； 標題：東方學院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學工作的會議紀要、決定、通知 (2分 ) 案卷三： (2分 ) 3．東方學院 2020年招生工作計劃； 12．東方學院 2020年度工作總結(jié)； 標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結(jié) (2分 ) 案卷四： (3分 ) 9．東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告； 10．東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告； 11．東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告； 標題：東方學院各系關(guān)于開 學準備、加強學生思想工作、提高教學質(zhì)量的報告 (2分 ) 《 辦公室管理 》課程 典型考點解析 （ 1） 《辦公室管理》課程是中央廣播電視大學為開放教育（?？疲┈F(xiàn)代文員專業(yè) 、行政管理專業(yè) 開設(shè)的必修課。 《辦公室管理》是 一門專業(yè)基礎(chǔ)課程 ， 應用性非常強，為了使同學們 更好地掌握本課程的相關(guān)重難點， 電大 的責任教師以近 五次 中央電大的考題為藍本，針對考試內(nèi)容總結(jié)出典型考點，對重要的考點進行了較詳細的介紹和解析，總結(jié)出該考點可能拓展的考試方向。請同學們在期末復習時將這些重要的考點認真消化以考出更好的成績。 典型考點 1： 文 員的工作方法 （一）考點掃描 本考點是教材的 第二 章 第 3點的內(nèi)容。 文員的工作方法 包括： 1． 請示方法與報告方法 ； 2． 計劃方法和總結(jié)方法 ； 3． 受意方法 ； 4． 傳達方法 ； 5． 進言方法 ； 6． 變通方法和擋駕方法 ； 7． 分工方法與合作方法 。 28 （二）真題鏈接 [1]（ 20201） 單項 選擇題：文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ ）。 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D．重 要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記 簡答題： 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ [2]（ 20207） 判斷題： 文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ） [3]（ 20207） 判斷題： 善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 案例分析題： 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理 ，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？ [4]（ 20201） 判斷題： 文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ） 簡答題： 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？ 案例分析題： 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇 到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的，小曹應先同他通氣。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？ 29 （三）考點解析 本考點主要是希望同學們掌握文員各種工作方法的要領(lǐng)，并在日常生活中注意運用。 1． 2020年 1月的考題，關(guān)于本考點共出現(xiàn)了兩道題目。 （ 1）單項選擇題： 該題考察的是同學們對傳達方法的掌握。在傳達時我們要注意的是： 傳達是文員將上司或上級機關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關(guān)或員工、群眾。 一種是正式傳達，即由文員在正式場合上宣讀文件，或口授上司指示；另一種是非正式傳達，即由文員有意識地向傳達對象“透露”主要精神，或所謂“吹吹風”。一些尚未最后決定、需要聽取反映的政策性內(nèi)容往往采取這種方式。 無論是正式傳達還是非正式傳達，文員都要認真對待，重要的文件或口頭指示，應不折不扣、逐字逐句地傳達，即使是非正式傳達，文員也要盡量忠實于傳達內(nèi)容，不容許任意發(fā)揮，以上司口氣講話，或是曲解精神，甚至假傳圣旨。要做到： ① 傳達不走樣，不可夾進自己的意見。 ② 必要時可形成文字材料，照本宣科。 ③ 如果有些指示不便直說，可以根據(jù)上司授意，只傳達大致意思。 ④ 注意保密。不可在普通電話，普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示。 ⑤ 重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記。 根據(jù)上面的第 1點，本題應選擇 A，傳達必須忠實于領(lǐng)導的原意，不能摻雜進自己的意見。 （ 2）簡答題： 本題考核的是文員報告的方 法和要領(lǐng)。本題應從以下幾個方面回答和理解： ① 不要失去報告的適當時