【導讀】電話鈴響起3聲內(nèi)接聽；左手拿起電話，右手準備紙和筆，微笑的問候：“您好，港灣家居”。30秒內(nèi)確定該人員是否在；完整，無偏差的記錄信息內(nèi)容；第一時間與相關人員溝通，確保信息傳遞不失真、不拖延。與訪客溝通明確來訪的原因、尋找的對象、訪客的基本信息；《打字、復印登記表》，使用完后務必關機。1．劃定各部門檔案范圍及分類；

　　

【正文】 表》 車輛派單作業(yè)指導書 任務 車輛派單 部門 總經(jīng)辦 適用職位 總經(jīng)辦主任及行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1． 車輛調(diào)度必須符合審批先后順序； 2． 按照需辦事務輕重緩急進行安排。 程序： 1. 用車部門提出用車申請； 2. 填寫《港灣家居派車單》，用車部門負責人審核確認； 3. 總經(jīng)辦主任審批； 4. 行政主管通知司機出車； 5. 車輛返回 ,司機在“司機評價”欄中據(jù)實填寫出行情況； 6. 行政主管整理《港灣家居派車單》并歸檔。 注意事項： 1. 緊急、臨時用車可 于在返回后填寫 《港灣家居派車單》； 2. 《港灣家居派車單》中每項內(nèi)容必須如實填寫。 相關表格： 《港灣家居派車單》 物品采購 作業(yè)指導書 任務 物品采購 部門 總經(jīng)辦 適用職位 總經(jīng)辦主任或后勤主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 物品的采購 100%真實； 2. 采購時必須由兩人或兩人以上完成 ； 3. 采購負責人于每月 23 日之前必須完成采購（緊急、臨時采購除外）。 程序： 1． 需采購部門每月 18 日前集中統(tǒng)籌填寫《港灣家居物品購買申請單》，依次由部門、總經(jīng)辦、總經(jīng)理審批； 2． 庫房負責人 根據(jù)批準的《 港灣家居物品購買 申請單》， 詳細 對庫存物品進行核查，若有相應的物品 且不低于庫存量下線 則通知 采購負責人不 予購買； 3． 采購負責人 根據(jù) 已審批且確定購買的 《港灣家居物品購買申請單》，進行分類整理 , 便于分類統(tǒng)籌并確定從何處購買； 4． 預算采購成本，報總經(jīng)理簽字確認，從財務部預借款項； 5． 每月 22 日進行采購，如果沒有和相應供應商簽定相關的物品供應協(xié)議或合同，采購人員必須由指定人員陪同進行市調(diào)，貨比三家，遵循詢價、議價、比價，最后選擇物美價廉的物品；有相應供應協(xié)議或合同的，則通知對方根據(jù)需求送貨上門或者前往采購； 6． 索取正規(guī)發(fā)票，采購人與證明人簽字； 7． 清點入庫，庫房負責人根據(jù)清單據(jù)實對應上帳； 8． 費用報銷：依次為財務審核、總經(jīng)理審 核、報銷、抽取借條（退回剩余現(xiàn)金）。 注意事項： 1. 緊急特殊需求的物品采購隨機進行 ； 2. 固定資產(chǎn)采購，必須事先由總經(jīng)辦主任財務人員請購人員的比價小組進行詳 細市調(diào)后，出具書面報告，經(jīng)總經(jīng)理審核批準后方可進行購買； 3. 在價格及質(zhì)量穩(wěn)定情況下，嚴禁隨意更換品牌； 4. 采購的物品必須要有發(fā)票和蓋章的清單。 相關表格： 《港灣家居物品購買申請單》 《借款單》 固定資產(chǎn)及耐用品建檔作業(yè)指導書 任務 固定資產(chǎn)及耐用品建檔 部門 總經(jīng)辦 適用職位 行政主管 及相關人員 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 固定資產(chǎn)及耐用品 100%編碼 準確， 并由指定人員保管； 2. 固定資產(chǎn)每季度的第三個 25 日 — 30 月進行一次盤點，并記錄固定資產(chǎn)及耐用品使用和損壞情況等。 程序： 1. 物品購入，行政主管對固定資產(chǎn)或耐用品進行編碼。無遺漏、編碼準確； 2. 行政主管在《港灣家居物品使用一覽表》上進行登記； 3. 分配部門。根據(jù)物品申購單的內(nèi)容，下發(fā)部門，無差錯、無遺漏； 4. 使用部門在《港灣家居物品使用一覽表》上對相應物品簽字確認 。 確定保管責任人 ； 5. 若發(fā)生調(diào)配，則按《物品調(diào)配作業(yè)指導書》進行。 注意事項： 1. 固定資產(chǎn)或耐用品編碼按原編 碼標準進行； 2. 固定資產(chǎn)及耐用品調(diào)配由調(diào)出方和調(diào)入方簽字確認，并征得總經(jīng)辦許可； 3. 物品必須由行政主管和使用部門雙方確認并由使用部門人員簽字，并確定保管責任人。 相關表格： 《港灣家居物品使用一覽表》 物品調(diào)配 作業(yè)指導書 任務 物品調(diào)配 部門 總經(jīng)辦 適用職位 行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 責任人必須明確 ； 2. 確保物品調(diào)換前 100%完好； 3. 記錄 100%清晰，有據(jù)可依。 程序： 1. 部門提出物品需求； 2. 行政主管根據(jù)各部門物品使用情況提出調(diào)配意見； 3. 總經(jīng)辦主任審批； 4. 行政主管與物品原使用部門負責人溝通，并在 《港灣家居各部門使用物品一覽表》上并 簽字； 5. 安排人員搬運； 6. 接手部門負責人在 《港灣家居各部門使用物品一覽表》 上 簽字。 注意事項： 1． 接手人和行政主管必須檢查物品是否完好； 2． 物品調(diào)配時必須由總經(jīng)辦主任審批，有調(diào)出部門負責人和接手部門負責人簽字確認； 3． 物品有損壞或丟失情況則按照《 物品損壞丟失賠償作業(yè)指導書》 進行處理。 相關表格： 《港灣家居各部門使用物品一覽表》 物品報廢作業(yè)指導書 任務 物品報廢 部門 總經(jīng)辦 適用職位 總經(jīng)辦主任 及行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 2. 無利用價值，不能再為企業(yè)發(fā)揮作用的物品； 3. 屬人為破壞的必須明確責任人且需 按規(guī)定賠償。 程序： 1. 部門發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)或耐用品損壞（以及正常老化無法繼續(xù)使用的），及時報知總經(jīng)辦； 2. 總經(jīng)辦檢查并追查損壞原因并確定人為損壞責任人； 3. 總經(jīng)辦負責對損壞物品進行修復，屬于人為損壞的應向責任人追償維修費用； 4. 物品損壞不可修，屬于人為損壞的應向責任人按物品原價賠償； 5. 使用部門填寫《資產(chǎn)報廢單》； 6. 總經(jīng)辦對《資產(chǎn)報廢單》進行核實并報總經(jīng)理審批； 7. 有變賣價值的，總經(jīng)辦簽單，物業(yè)部執(zhí)行變賣； 8. 變賣所得款項由總經(jīng)辦交至財務部，財務部開具“收據(jù)”； 9. 總經(jīng)辦對變賣或報廢處理產(chǎn)生的清運費用由總經(jīng)理審批后到財務部報 銷。 注意事項： 1. 物品報廢申請?zhí)岢龊?，應嚴格審核是否達到報廢標準，達到的應按報廢程序處理，達不到報廢標準的應進行維修后繼續(xù)使用。 被申請報廢的物品應確定是否是人為因素導致?lián)p壞維修或報廢，如屬于人為因素的應追償維修費用和賠償費用。 2. 3. 在報廢處理程序中發(fā)現(xiàn)物品可變賣，則由總經(jīng)辦簽單，物業(yè)部執(zhí)行變賣，變賣所得款項由總經(jīng)辦上繳財務部。 相關表格： 《資產(chǎn)報廢單》