【正文】 第三章前臺(tái)文員崗位職責(zé) （一）接待來訪 第 2 頁共 6 頁 （二）電話轉(zhuǎn)接 （三）快遞及信件收發(fā) （四）票務(wù)預(yù)訂 （五）名片制作 （六）辦公用品采購(gòu)及管理 （七）公司通訊錄更新 （八）日常行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與核對(duì) （九）會(huì)議室與電話 會(huì)議預(yù)定 （十）辦公設(shè)備 /設(shè)施的維護(hù) 第四章前臺(tái)文員工作內(nèi)容 第十二條接待來訪： （一）接待來訪客人：負(fù)責(zé)進(jìn)入公司的所有訪客接待和引導(dǎo)；要求外部訪客辦理來訪登記手續(xù)并佩戴臨時(shí)胸卡進(jìn)入辦公區(qū)，非業(yè)務(wù)需要，不得將外部人員帶入公司辦公區(qū)；待外部訪客離開辦公區(qū)時(shí)需及時(shí)收回臨時(shí)胸卡并記錄離開時(shí)間，因設(shè)備檢修或設(shè)施安裝等出入辦公區(qū)的施工人員也需遵循以上要求，辦理登記手續(xù)和佩戴臨時(shí)胸卡； （二）接待面試人員：詢問應(yīng)試者姓名和應(yīng)聘部門、職位，請(qǐng)應(yīng)試者填寫職位申請(qǐng)表，待其填好表格后及時(shí) 通知 HR 招聘團(tuán)隊(duì)的相關(guān)人員并協(xié)助面試人員安排會(huì)議室進(jìn)行面試； （三）無關(guān)人員、上門推銷者：阻擋在外或協(xié)助有關(guān)人員進(jìn)行處理。 第十三條電話轉(zhuǎn)接： （一）內(nèi)外部電話轉(zhuǎn)接：根據(jù)來電人員需求，在公司通訊錄（或各部門職責(zé)表）中查找到聯(lián)系方式并轉(zhuǎn)接；（注意：?jiǎn)T工的辦公電話和私人聯(lián)系方式不得隨意透露給公司外部人員）； （二）客戶投訴：如接到客戶投訴電話，需先指導(dǎo)客戶撥打聯(lián)絡(luò)中心服務(wù)熱線，若客戶堅(jiān)持拒絕撥打客服熱線的，將協(xié)助收集信息（客戶姓名、聯(lián)系電話、具體訴求內(nèi)容、指定回復(fù)時(shí)間等）并轉(zhuǎn)交相 關(guān)人員進(jìn)行處理。 第十四條快遞及信件收發(fā)： 第 3 頁共 6 頁 （一）收取快遞：前臺(tái)文員代領(lǐng)后，按照部門將快件擺放整齊，通知收件人領(lǐng)取，收件人領(lǐng)取快件時(shí)，需在快遞簽收登記表上簽字，登記單號(hào)，以備查詢； （二）發(fā)放快遞：發(fā)件人把信息填寫完整后，按照快遞公司要求將快遞單貼于信封或包裹空白處；前臺(tái)文員需及時(shí)檢查發(fā)件人填寫的快遞單據(jù)內(nèi)容是否完整、清晰以及是否在快遞發(fā)送登記表上進(jìn)行登記?？爝f公司取件人員在收取待發(fā)貨的信件或包裹時(shí)，前臺(tái)文員需與取件人員對(duì)發(fā)貨物品的數(shù)量和底單進(jìn)行再次核對(duì)，確保無 誤。第十五條票務(wù)預(yù)訂： （一）飛機(jī)票預(yù)訂 ，出差申請(qǐng)表需得到部門負(fù)責(zé)人的審批簽字；（火車（含動(dòng)車組）車程在 12小時(shí)以上的可選擇乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙）； 發(fā)送給攜程商旅的駐場(chǎng)人員，郵箱地址： ； ，攜程駐場(chǎng)人員會(huì)主動(dòng)聯(lián)系乘機(jī)人或預(yù)訂人，核對(duì)信息，確認(rèn)無誤后出票。 ，出差申請(qǐng)表需得到部門負(fù)責(zé)人的審批簽字；（火車（含動(dòng)車組）車程在 12小時(shí)以上的可選擇乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙）； 發(fā)送給攜程商旅的駐場(chǎng)人員，郵箱地址： ； ，攜程駐場(chǎng)人員會(huì)主動(dòng)聯(lián)系乘機(jī)人或預(yù)訂人，核對(duì)信息，確認(rèn)無誤后出票?；疖嚻鳖A(yù)訂： （二）訂票人提交訂票申請(qǐng)及其部門負(fù)責(zé)人的審批郵件 員協(xié)助提供火車票售票處聯(lián)系 方式或幫忙預(yù)定火車票； 均為現(xiàn)付（無月結(jié)方式），提醒同事需要先付費(fèi)后走個(gè)人報(bào)銷流程。 第十六條名片制作：前臺(tái)文員負(fù)責(zé)收到名片申請(qǐng)表及其部門相關(guān)管理人員審批郵件后，聯(lián)系名片供應(yīng)商制作名片小樣，名片小樣須經(jīng)部 第 4 頁共 6 頁 門申請(qǐng)人校對(duì)確認(rèn)，無誤后方可進(jìn)行印制。第十七條辦公用品采購(gòu)及管理 （一）辦公用品采購(gòu) 20 日 30 日之間，將《辦公用品進(jìn)銷存匯總表》發(fā)送至總部行政相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核； 1 日 10 日之間，登錄歐 迪辦公平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)下單； 月 10 日前人力資源與行政部行政相關(guān)負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)進(jìn)行審批； ，歐迪辦公根據(jù)各地訂單發(fā)貨；各地區(qū)、各部門前臺(tái)文員或行政接口人負(fù)責(zé)收貨確認(rèn)； ，由提交人修改訂單并重新提交。 （二）非歐迪平臺(tái)的辦公用品按照公司日常行政采購(gòu)流程進(jìn)行申報(bào)審批 （三）辦公用品領(lǐng)?。? ； ，前臺(tái)文員或部門行政接口人需進(jìn)行庫房盤點(diǎn)，將庫存數(shù)量填寫在《辦公用品進(jìn)銷存匯總表》中 。第十八條公司員工通訊錄更新 （一）每周三負(fù)責(zé)更新部門內(nèi)部員工通訊錄，用紅色標(biāo)注出近一周內(nèi)新入職員工，并在周三當(dāng)天發(fā)送至總部前臺(tái)文員行政接口人處，每周四總部前臺(tái)文員行政接口人對(duì)全公司通訊錄進(jìn)行整體更新維護(hù)； （二）鑒于個(gè)人信息的風(fēng)險(xiǎn)控制：如有本公司人員需要其他部門員工的聯(lián)系方式，需說明理由，征求行政部高級(jí)經(jīng)理同意后方可告知。外部人員索要員工手機(jī)號(hào)碼不得泄露，可留下聯(lián)系方式代為轉(zhuǎn)達(dá)，給其回電。 第十九條日常行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)與核對(duì) （一）每周定時(shí)進(jìn)行部門內(nèi)部各項(xiàng)行政費(fèi)用支出匯總（包括 ：桶裝飲用水、名片、快遞、酒店、機(jī)票等）； （二）對(duì)于每月總部統(tǒng)一結(jié)賬的供應(yīng)商，協(xié)助總部行政與各供應(yīng)商就結(jié)賬月實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行核對(duì)，并將確認(rèn)金額發(fā)送至總部行政接口人處知悉； 第 5 頁共 6 頁 （三）非總部統(tǒng)一結(jié)賬的供應(yīng)商可自行確認(rèn)費(fèi)用無誤后，按照公司的付款流程進(jìn)行費(fèi)用申報(bào)。第二十條會(huì)議室與電話會(huì)議預(yù)定 （一）按需求提前預(yù)定會(huì)議室及會(huì)議相關(guān)設(shè)備，并將預(yù)訂信息填寫在會(huì)議室預(yù)定表中； （二）在會(huì)議室有沖突時(shí)，做好協(xié)調(diào)工作； （三）熟悉視頻和電話會(huì)議操作流程，協(xié)助部門召開會(huì)議。第二十一條辦公設(shè)備 /設(shè)施的維護(hù) （一）及時(shí)報(bào)修損壞的辦公設(shè)備或設(shè)施，如照明、空調(diào)、辦公家具、網(wǎng)絡(luò)、電話等； （二）隨時(shí)巡視并維護(hù)復(fù)印一體機(jī)、冰箱、微波爐等設(shè)備的正常運(yùn)行。 第 6 頁共 6 頁