【導(dǎo)讀】01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68

　　

【正文】 權(quán)責(zé)的確立 9． 3． 3． 1 會議主辦單位 負(fù)責(zé)會議前的 準(zhǔn)備、會議中的控制、會議后的整理及執(zhí)行。 9． 3． 3． 2 會議參加單位 準(zhǔn)時(shí)參加會議，并于會前提供報(bào)告所需的相關(guān)資料，會中遵守會場的秩序，會后對于本單位相關(guān)的決議事項(xiàng)切實(shí)執(zhí)行。 9． 3． 3． 3 會議評核單位 針對每一次單一會議評核其全程狀況及成效。評核內(nèi)容包括：事前準(zhǔn)備、進(jìn)行中控制、事后整理、成本控制、決議事項(xiàng)執(zhí)行等項(xiàng)目。 9． 3． 3． 4 會議體系管理單位 (管理部 ) 針對公司的會議體系運(yùn)作狀況進(jìn)行控制及管理。管理內(nèi)容包括： A仝公司會議的盤點(diǎn)。 B 個(gè) 別會議成效的檢討。 C 會 c 義的新增及刪除的審核。 D 會議等級的分類。 E 會議制度的訂定及修改。 9． 4 會議的計(jì)劃與注意事項(xiàng) 9． 4． 1 會議計(jì)劃考慮要項(xiàng) 9． 4． 1． 1 會議時(shí)間 配合課題的時(shí)機(jī)，在最有效的時(shí)間內(nèi)舉行會議。確定參會人選之后要提前通 知，給參會人員預(yù)留一些準(zhǔn)備時(shí)間，以免倉促開會，沒有任何準(zhǔn)備，達(dá)不到會議預(yù)期目的。 行業(yè)經(jīng)典資料 僅供參考 Page 21 9． 4． 1． 2 日期的選擇 選擇不影響工作進(jìn)度的日期做為舉行會議的時(shí)間 9． 4． 1． 3 時(shí)段的選擇 須考慮各區(qū)域總部及 門店能配合的時(shí)段。 A總部會議上午為最適時(shí)段，若參與人員涉及外地同仁，為顧慮車程則 以下午為宜。 B 門店會議：以不影響營業(yè)時(shí)間為前提。 9． 4． 1． 4 會議時(shí)間控制 開會時(shí)間的長短應(yīng)以二小時(shí)為限，至多也要在三小時(shí)內(nèi)結(jié)束，如果非得延長， 則中間須有休息時(shí)間。 9． 4． 1． 5 會議人選 為了在最少的時(shí)問內(nèi)得到最有效的結(jié)論，因此于會議之先，應(yīng)該仔細(xì)考慮與會人員的適合與否。預(yù)先與有召集會議者商量，根據(jù)當(dāng)天的議題、參 JJ口者及依據(jù)可預(yù)期的討論狀況決定最好請那些人一定出席會議 ，并事前通知或請對方隨時(shí)待命參加會議。 A與議題相關(guān)人員。 B 對該議題有豐富知識與經(jīng)驗(yàn)的人員。 C 有脅調(diào)、決定的關(guān)鍵性人員。 D 上、下階層的幅度盡量縮小，否則容易流于單向會議。 9． 4． 1． 6 會議地點(diǎn) 基本上，會議場所選擇的考慮因素依會議性質(zhì)、內(nèi)容、方式、與會人員、人數(shù)、時(shí)間而有所不同。 A場所須符合會議性質(zhì)。 B 會場大小要合宜。 C 會場環(huán)境應(yīng)安靜而無干擾。 D 會議場所避免離化妝室太遠(yuǎn)之處。 E 采光、空調(diào)良好的地方。 F 會場應(yīng)有必要的燈光、音響等輔助設(shè)施。 9． 4． 1． 7 會議成本估計(jì) 為嚴(yán)格 控制會議的質(zhì)與量，避免召開不必要或耗用成本太大的會議，須針對會議做成本效益分析。 9． 4． 1． 8 會議的費(fèi)用應(yīng)包含下列項(xiàng)目： A場地費(fèi) B 餐飲費(fèi)。 C 交通費(fèi)。 D 講義資料費(fèi)。 行業(yè)經(jīng)典資料 僅供參考 Page 22 E 聯(lián)絡(luò)費(fèi) (電話、 FAX)。 F 職務(wù)拖延的成本。 G 與會者薪資的時(shí)間成本。 H 因開會而喪失獲利機(jī)會的成本。 9． 4． 2 會議的禁忌 9． 4． 2． 1 四不 會而不議、議而不決、決而不行、行而不果。 9． 4． 2． 2 主題模糊，資料不足，內(nèi)容天馬行空，不知所云，浪費(fèi)與會者時(shí)間。 9． 4． 2． 3 與會命令系統(tǒng)太多，階層太雜，將使會議事項(xiàng) 無法裁定，且使會議流于單向陳述。 9． 4． 2． 4 應(yīng)按會議時(shí)間作息 A不得遲到、早退。 B 不得無故中途離席，若不得已須經(jīng)主席 l百】意。 C 避免會議時(shí)間延長。 9． 4． 2． 5 遵守會議規(guī)定及尊重主席 未經(jīng)主席同意不得任意發(fā)言或私下討論，更禁止做人身攻擊或暴力行為。 9． 4． 2． 6 會議中不得接聽電話。 9． 4． 2． 7 不得精神散漫，也不得吃東西。 9． 4． 2． 8 發(fā)言時(shí)不可長篇大論，滔滔不絕 (原則上以 3 分鐘為限 ) 9． 4． 2． 9 不可從頭到尾沉默到底 。 9． 4． 2． 10 不可取用不正確的資料。 9． 4． 2． 11 不要盡談些期待性的預(yù)測。 9． 4． 2． 12 不可不懂裝懂，胡言亂語。 9． 4． 2． 13 不要談到抽象論或觀念論。 9． 4． 2． 14 不可對發(fā)言者吹毛求疵。 9． 5 會議作業(yè)程序 9． 5． 1 會議前準(zhǔn)備 9． 5． 1． 1 開會時(shí)日的事前通知 開會時(shí)日最遲要在一周前通知有關(guān)人員。但臨時(shí)會議、緊急會議不在此限。又對于主要干部人員最好于月初分發(fā)下月份會議開會一覽表。 9． 5． 1． 2 議案的事前通知 會議時(shí)要討論什 么議案要事前通知，議案要盡量寫得具體。同時(shí)，事前通知議案乃是要求參加者養(yǎng)成事前作充分之知識及準(zhǔn)備的習(xí)慣。 9． 5． 1． 3 場地確認(rèn) A會議時(shí)間決定后，即應(yīng)依照會議討論的內(nèi)容，所需時(shí)間、時(shí)段等因素，于會議召開三 行業(yè)經(jīng)典資料 僅供參考 Page 23 天前，應(yīng)向會議場地負(fù)責(zé)單位辦理使用登記的手續(xù)。 B 直至?xí)h召開前一天，應(yīng)再行向管理場地的單位，確認(rèn)場地是否能依需要使用。 C 例行性會議之場地應(yīng)事先與場地負(fù)責(zé)單位通知辦理固定的場地預(yù)留。如有臨時(shí)變更應(yīng)事先以書面通知場地負(fù)責(zé)單位。 9． 5． 1． 4 與會人員的通知確認(rèn) 9． 5． 1． 4． 1 會議確定后，應(yīng)即以 (會議通知單 )通知與會人員。 9． 5． 1． 4． 2 通知與會人員和內(nèi)容為： A會議的名稱及日的。 B 討論的議題 (大綱 )及每項(xiàng)議題預(yù)定使用的時(shí)間。 C 會議的起迄時(shí)間及地點(diǎn) (含結(jié)束時(shí)間 )。 D 召集人、主席及與會人員姓名 (或與會人員背景資料的介紹 )。 E 與會人員應(yīng)準(zhǔn)備提報(bào)的資料或事項(xiàng)。攜帶出席物品的事前通知。不要在開會中有離席去拿東西的情形發(fā)生。 9． 5． 1． 4． 3提醒與會人員注意事項(xiàng)。 A會議地點(diǎn)介紹，或路線圖。 B 當(dāng)日是否有為與會人員準(zhǔn)備飯盒。 C 當(dāng)日會議室可用的設(shè)備、輔助器材。 9． 5． 1． 4． 4 會議前一天 (公刮內(nèi)部當(dāng)天即可 )須再以電話向與會人員確認(rèn)是否能依原汀時(shí)間參加會議。 9． 5． 1． 5 缺席者之事前把握 絕對不要有無故缺席者。不要有因?yàn)槟衬橙藨?yīng)該會來，再等一下而開始的作法，開會通知一發(fā)出去，當(dāng)天不方便參加者，一定要請其與總務(wù)部門聯(lián)系，經(jīng)過總務(wù)部門向召集者請假獲得同意。如果主要人物當(dāng)天會缺席時(shí)，會議就失去意義，所以可改變開會時(shí)間。 9． 5． 1． 6 會議資料的準(zhǔn)備與確認(rèn) 會議當(dāng)天必要的資料要事 前分送，請于閱覽或檢討之后出席會議。當(dāng)天才看資料的話，會由于只顧看資料，因而所聽到的說明可能只會聽到一半。 9． 5． 1． 6． 1 會議資料若有要發(fā)給與會者參考，會議召集單位應(yīng)先行分送與會人員。 9． 5． 1． 6． 2 會議資料如屬于簡報(bào)資料，確認(rèn)人員也應(yīng)于會前向負(fù)責(zé)人員確認(rèn)是否已完成，并確認(rèn)報(bào)告時(shí)所用的輔助器材、設(shè)備名稱，以便提前準(zhǔn)備。 9． 5． 1． 6． 3 會議資料的制作方法 A會議應(yīng)以報(bào)告或討論為主，書面資料或簡報(bào)資料僅為輔助報(bào)告，或作佐證報(bào)告之用，故在內(nèi)容上應(yīng)力求精簡，最好能條列式，并多引用數(shù)據(jù)。 B 若非不得已，資料非常多，亦應(yīng)先行附卜大綱，讓與會者能一目了然報(bào)告內(nèi)容架構(gòu)。書面資料無須提供給主席以外其它參與人員者的資料應(yīng)以投影方式報(bào)告。 C 若使用投影片或幻燈片等輔助設(shè)備，最好能將報(bào)告內(nèi)容重點(diǎn)劃出，或以顏色區(qū)分，以突 行業(yè)經(jīng)典資料 僅供參考 Page 24 出報(bào)告的重點(diǎn)所在。 9． 5． 1． 7 會議記錄之做成及分送 會議結(jié)束時(shí)要整理做成 (會議記錄 )，同時(shí)準(zhǔn)備 (簽到簿 )以使出席者簽名。會議記錄要分送出席者及有關(guān)人員，總務(wù)將會議記錄建立檔案存檔。 9． 5． 1． 8 任務(wù)的事前協(xié)議 有時(shí)因?yàn)闀h的內(nèi)容關(guān)系，必需事前決定任務(wù)。例如在那一 個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)候請指出問題點(diǎn)等，也就是事前準(zhǔn)備安排之類的事情。 9． 5． 1． 9 會議場所的布置與確認(rèn) 會議場所布置應(yīng)由召集單位負(fù)責(zé)，并應(yīng)有 (場地布置檢核表 )以供核對準(zhǔn)備狀況。會議召開前，應(yīng)先將場地布置好，布置內(nèi)容為： A會議程序是否書寫，或張貼于明顯位置。 B 會議桌椅是否依要求做好排列，是否須準(zhǔn)備與會人員的名牌佩掛、或放在桌上 (通常于對外部會議使用 )。 C 麥克風(fēng)及報(bào)告用的器材測試是否正常。錄音、照相、或紙張等記錄器材是否準(zhǔn)備妥當(dāng)。 D 會場的空調(diào)、隔音、照明燈光測試是否正常。 E 茶水或茶 點(diǎn)是否準(zhǔn)備妥當(dāng)。 F 衛(wèi)生間檢查是否清潔。 G 冷暖氣機(jī)之檢查。冷暖氣機(jī)事前要作檢查。適當(dāng)?shù)臏囟入m然因人而異，但一般情形可以定在夏天 24— 28 度，冬天 18— 20度。但年齡較大的人冬天稍為暖和一點(diǎn)為佳。濕度一般以 50—60％為宜，但冬天會降到 20— 30％，所以要注意作調(diào)整。 H 會議中需要作說明時(shí)，要事前與報(bào)告者商量，是否要投影機(jī)、幻燈機(jī)及視聽器材，并于會議當(dāng)天準(zhǔn)備好。 9． 5． 1． 10 會議成本的預(yù)估 9． 5． 1． 10． 1 直接成本的預(yù)估 A文具紙張費(fèi)用。 B 餐費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)。 C 場地使用成本。 (含水電費(fèi)用的分?jǐn)?)。 9． 5． 1． 10． 2間接成本的預(yù)估 A與會人員的開會人力成本。 B 準(zhǔn)備會議所投人的人力成本。 C 會議成本應(yīng)于會前略做估算，并且制作成表，提供主辦單位或主席參考。 9． 5． 2 會議進(jìn)行的控制 9． 5． 2． 1 主席應(yīng)注意事項(xiàng) A主題的引導(dǎo)及議程進(jìn)行的控制 主席于會議開始，必須將會議的主題或問題做充分的說明，使全體出席者，對會議日的均 行業(yè)經(jīng)典資料 僅供參考 Page 25 能有所了解。主席進(jìn)入議程的重點(diǎn)時(shí)，要能引導(dǎo)人員發(fā)言，以使每位人員均能對主題盡情發(fā)表其意見、主張與想法。每位與會者充分 表達(dá)自己的意見后，主席應(yīng)對每個(gè)人所言做歸納整理，引導(dǎo)大家討論或做 }十 {決定。主席于引導(dǎo)過程中，不可因個(gè)人的喜好，對所提建議或問題做有失公正客觀的評價(jià)。對于已獲致大概結(jié)論的議事，主席要能明快地總結(jié)，讓與會者達(dá)成共識，并加以確認(rèn)。 B 時(shí)間的控制 對于既定的議程，主席要有能力掌握每個(gè)議程僅有的時(shí)間，以免影響到下一個(gè)議程的進(jìn)行，甚至因而拖延整個(gè)會議時(shí)間。若會議討論事項(xiàng)或內(nèi)容過于冗長，主席應(yīng)視與會人員精神狀況及會議氣氛，稍做休息。一般而言，約于 l～ 1． 5 小時(shí)后休息 5～ 1 O分鐘。若見會議已無法于既定時(shí)間完成， 主席應(yīng)衡量是否繼續(xù)開完或留待下次會議繼續(xù)討論。 C 決議事項(xiàng)的裁決與宣布 開會而無決議，就如同只說不做，因此會中討論出具有共識且具體可行的事項(xiàng)時(shí)，主席必須觀察聽取會議人員好的建議，并立即裁示交辦。 確立決議事項(xiàng)后，主席應(yīng)請記錄者立即將決議事項(xiàng)記錄下來，并記錄負(fù)責(zé)完成的人員與完成期限。會議結(jié)束前，主席應(yīng)于預(yù)定議程中再次將決議事項(xiàng)重行宣布一次，讓所有與會者確認(rèn)各自負(fù)責(zé)的事項(xiàng)與完成期限。無法做出決議或待決的事項(xiàng)，主席應(yīng)請記錄人員記錄下來，留待會后協(xié)商處理或下次會議時(shí)再行討論。 9． 5． 2． 2 會議主持 應(yīng)注意事項(xiàng) 會議必須備有主持，并在主持引導(dǎo)下進(jìn)行，重要的會議顯示必須有一定的引導(dǎo)者，才能使議事順利的進(jìn)行。 同時(shí)，并不是任何人皆可擔(dān)任主持，而須選定適合各種會議的主持，如果選錯(cuò)，可能產(chǎn)生相反的效果，例如干部會議若由董事長當(dāng)主持，則一切依照事長的意見進(jìn)行，其結(jié)果