【正文】 檔案并以登記單形式打印出來，客人只需簽名即可完成入住。登記單或房卡格式可根據(jù)酒店實際需要進行設置。 散客工作窗口下，執(zhí)行“主單” → “打印”，打開如圖 149 窗口。左側為不同單據(jù)打印選擇，如打印登記單，則選擇如圖的“境內賓客登記單”，右側選擇“預覽”則打開單據(jù)預覽窗口，選擇“打印”則直接打印單據(jù)，“ WORD”指某一些以 Word格式顯示的單據(jù)，如圖的“預訂確認單（散客）” 就是如此。單據(jù)的格式可根據(jù)酒店的要求進行相應的修改。 38 圖 150 第二節(jié) 團隊操作 團隊操作是預訂接待系統(tǒng)中除散客操作外的另一大功能，其設計宗旨是盡可能方便、快捷、完整地記錄團隊及其成員的各種信息。 一個完整的團隊信息包含了兩類帳：團體主單帳與各成員主單帳。團體主單記錄了整個團隊的總體信息，而成員主單則對應于各成員的具體信息。成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。但因同一團隊的各成員間又有很多共性，為了更快捷地操作，系統(tǒng)為成員信息設計了批量信息輸入等界面。 新建 團體 amp。會議預訂 團隊操作是預訂接待系統(tǒng)中除散客操作外的另一大功能，其設計宗旨是盡可能方便、快捷、完整地記錄團隊及其成員的各種信息。 一個完整的團隊信息包含了兩類主單：團體主單與成員主單。團體主單記錄了整個團隊的總體信息，而成員主單則對應于各成員的具體信息。成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。但因同一團隊的各成員間有很多共性，為了更快捷地操作，系統(tǒng)為成員處理設計了批量信息輸入等。 團體 amp。會議的基本操作包括預訂、登記、成員處理、信息錄入、查詢等，分別對應于本系統(tǒng)主菜單團體下的各 項功能。 團隊 amp。會議預訂的基本流程如下圖表所示： 39 團體主單工作窗口介紹 與散客一樣，系統(tǒng)提供了團體主單工作窗口 (如圖 21)來完成團隊的各項操作，對應于屏幕第二行工具欄中的各快捷按鈕，系統(tǒng)提供了團隊預訂、登記、修改以及成員信息輸入、批量修改等功能。下面就該窗口內容進行詳細介紹。 圖 21 如上圖所示，一個完整的團體信息主要應包含這幾個部分：主要信息、附加信息、預留 40 房信息、團體成員信息、團體付費及記帳情況、會議室預留信息等。 ： 記錄了團名、國籍、到日、離日、人數(shù)、房價、來 源、類別、是否允許記帳等基本信息。其中： 【 人數(shù)】：團體成員的人數(shù)（不包括陪同或導游的人數(shù)）。根據(jù)排房情況，該值會自動調整。該值僅供參考。 【房數(shù)】：團隊的總房間數(shù) 。根據(jù)排房情況，該值會自動調整。該值僅供參考。 【房價】：是指團體中各種房類中最高的價格，系統(tǒng)設計了專門的“房價定義”功能，此處的房價將自動根據(jù)房價定義情況進行調整。 此值僅供參考（具體的房間根據(jù)不同房類設置是不同的）。 【來源】：根據(jù)酒店銷售統(tǒng)計需要可事先對團隊來源進行設定。 【單位】：若當前團為協(xié)議單位消費，則可在此選擇其單位號。選擇正確的單位 號后，屏幕將自動彈出單位名稱及相應的協(xié)議號。 是否允許記帳：可從界面中的指示燈看出，灰色 — 禁止記帳，墨綠色 — 部分允許記帳，綠色 — 全部允許記帳。 ： 如下圖 22所示，附加信息記錄了團隊的確認人、來地、去地、抵離班次、掛帳帳號等其它信息。其中【房標】指該團體的 1位數(shù)編碼 (如 A)，這樣在實時房態(tài)表 1中就能直接看到這團體成員的房間標記。缺省值為“ G”。 圖 22 圖 21 的左下方為團體的預留房信息，反映了團體各種房類的預留數(shù)、房價、排房情況 41 等信息。無論是預訂團體，還是直接登記的 團體都須包括此信息，即成員分房以前都須先作預留房功能保留相應數(shù)目的房數(shù)。 房間預留操作可通過圖（ 21）中下部所示的“預留”、“修改”、“刪除”、“排房”等功能鍵來完成： (1) 預留房操作： 點擊功能鍵“預留”或選擇 Alt＋ U,可進入圖 23所示窗口完成預留房操作： 圖 23 該窗口顯示所有房類、總房數(shù)以及可用房數(shù)。 ? 新增預留：如要預留 3間標準房，則在標準房一欄的預留處輸入“ 3”即可。如還有其他房類，則繼續(xù)修改預留。所有預留完成后單擊“確認”即可。 ? 修改預留：預留完成后在圖 21的左下方窗口顯示預留信息。如要 對已預留未分房的記錄進行修改，則選定該記錄，單擊“修改”，打開如圖 24界面，直接修改相關項目，單擊“存盤”即可。 42 圖 24 ? 刪除預留：選中要刪除的預留記錄，單擊“刪除”，單擊“是”即可刪除該預留記錄。 (2)房價定義： 決定該團體各種預留房類的價格?？紤]到相同的房類也可能是不同的房價，例如導游的房價就可能比團體成員的房價要低，這時可修改相應房間的成員信息的實際房價。團體免房、成員加床等例外情況也都在相應的成員房間信息里修改。因此在具體分房前不能處理。 點擊功能鍵“修改” ,可進入圖 24窗口進行房價的 調整。 (3)排房操作： 點擊功能鍵“排房”或 F7鍵 ,可進入圖 25窗口進行快速排房操作： 43 圖 25 選房要求與分房策略： 系統(tǒng)默認顯示的客房列表中包含當前空閑、還未訂出的臟房。操作者也可以改變房間列表顯示的條件。同時可以通過 “ 起始房號” 、“ 房號前綴”的定義，對客房列表的內容進行調整。 系統(tǒng)提供了兩種分房決策： a. 預留分房： 主要的排房方法。根據(jù)預留房類和預留房數(shù)進行排房。操作步驟如下： 排房窗口左側選擇要排房的預留記錄，右側顯示房號。雙擊選擇要排房的房號，注意選擇的房數(shù)不能大于預留數(shù)，單擊“自動排房” 即完成分房的過程。已分房的預留記錄上方有“已分配”字樣。退出排房窗口后在團隊主單工作窗口右下角有拆分出來的成員記錄，雙擊可打開成員主單。 b. 直接分房 ：選擇相應的房類、客房后進行自動排房。其步驟與相關說明如下： 1） 單擊選擇“直接分房”，進入如圖 26的界面，選擇排房的日期范圍。默認為主要信息中的團隊抵離日期。 44 圖 26 2） 選擇相關房類。上圖的房類框中紅色顯示的房類指已預留的房類。單擊相應的房類后，在屏幕右側的客房列表中將列出該房類的滿足房間列表要求的所有客房。通過房間列表要求以及“起始房號”或“房號前綴”的定義 可對客房列表的內容進行調整。每個成員主單生成的客人數(shù)可在該房類的人數(shù)處定義。 3） 選擇客房。雙擊可選中該客房，按住 Shift鍵再雙擊可選中一批房間。 4） 執(zhí)行“自動排房”。系統(tǒng)將自動生成相應數(shù)量的客房主單及客人信息，分別列于成員列表中。 5） 若發(fā)現(xiàn)一批房間出錯，可通過雙擊選中各成員，再選擇“取消排房”功能。該功能只能取消房間號，各成員的帳號、房類、姓名等其它信息都將保留。若需真正刪除成員記錄，則只能進入“成員處理”功能來完成，具體操作方法見后面說明。 重復第一至五步可以完成多房類、多時段的成員排房。該排房方法對預留數(shù) 沒有要求，在排房的同時占用了房類資源。 在實際操作中，由于情況多種多樣，所以我們通常結合以上 2種分房策略來快速、準確地為團隊排房。 包括預訂成員和登記成員的信息。團體成員的許多信息，例如到日、離日、國籍、特殊要求、到達信息、離開信息等，一般情況下和團體主單一致，系統(tǒng)將在排房時直接取用主單的信息而不必再輸入。當然，操作員也可修改這些信息，例如當團體成員的到日或離日與團體主單不一致時，就得修改該團成員的到日或離日。以后指的團體成員均包括導游或陪同 成員信息的輸入主要通過三個功能來實現(xiàn)：快速排房、成 員批量處理和賓客信息編輯。 圖（ 21）的右下方框中列出了團隊各成員的簡單信息。成員的原始信息在快速排房時即自動生成。雙擊某一成員可進入團隊成員工作窗口進行查詢可修改操作。團隊成員工作窗口與散客工作窗口基本一致，其操作方法請參照散客工作窗口的說明?！俺蓡T批量修改”與 45 “賓客信息編輯”兩個窗口提供了快速錄入或修改成員信息的功能。 (1) 成員批量修改： 團隊主單工作窗口下，執(zhí)行“成員” → “成員批量修改”，或直接按 F3或在團體快速排房中選擇“成員處理”，都將進入如圖 27所示成員批量處理窗口。 圖 27 上圖的上方 列出了可批量處理的各個項目，主體部分列出了各成員帳的住店信息。結合屏幕右邊的各功能鍵可完成對成員的批量信息修改以及刪除、取消、恢復、入住等操作。 注意 ：此處的批量操作和當前客人列表的批量操 作方法 是一致的。批量信息修改步驟： 1） 選擇可批量修改的成員帳。單擊可選中某一成員帳，按 Shift 后單擊可選中一批連續(xù)的成員帳，按 Ctrl后單擊則可逐個選中各個成員帳，還可結合“全選”、“反選”功能來選擇。 2） 在窗口上方選擇輸入修改后的各項內容。 3） 選擇功能鍵中的“執(zhí)行”，則被選中的成員帳的相應內容已被修改。 刪除、取消、恢復、 入住等操作方法為參照上面第一步的方法選擇成員帳，再選擇相應的功能鍵即可。 (2) 賓客信息編輯： 團隊主單工作窗口下，執(zhí)行“成員” → “賓客信息編輯”，或直接按 F9或在團體快速排房中選擇“信息錄入”，都將進入圖 28所示成員批量處理窗口。 46 圖 28 上圖的上方列出了可批量處理的各個項目，主體部分列出了各成員帳的檔案信息。屏幕右邊為功能鍵區(qū)。缺省情況下，屏幕將列出所有成員帳，通過“全清”和“銷行”可篩選本次批量修改的成員帳。 批量錄入操作方法：在批量錄入?yún)^(qū)輸入相應值后再選擇“賦值”功能，再進行“存盤”。也可單擊 成員帳中的各項進行逐項修改。 團體付款設置可靈活定義團體應為其成員支付哪些款項，是自動轉帳的一種。 執(zhí)行 “其它” → “付費”，屏幕如圖 29。 47 圖 29 上圖中列出了所有的費用項目可供選擇，因此付費定義可細化到每一個營業(yè)項目。例如，可定義國內電話由團體主單支付，而國際電話則由成員自己承擔。 一般團體成員的房費由團隊支付。若事先未定義房費的團體付費，則其房費將生成到各成員帳上。事后發(fā)現(xiàn)付費定義有誤，則只有到各成員帳逐個將其相應費用手工轉帳至團體主單。 團體記帳設置的界面和含義均與散客記 帳設置一致，即可定義該團體主單在各個營業(yè)點是否允許簽單，這里不再細說。 6．會議室預留與會議備要 會議主單工作窗口與團隊主單工作窗口類似，窗口如圖 210。 48 圖 210 根據(jù)會議的特征，該窗口與團隊主單有所區(qū)別，主要是窗口下方增加了一些會議屬性的標簽頁，包括會議室、會議設備、租賃設備、消耗品、餐飲、事務和帳務等輔助功能。很多功能操作很簡單，此處主要介紹會議室預訂的操作。 選擇窗口下方“會議室”的標簽頁，窗口下半部分將顯示如圖 211： 圖 211 上圖中， 單擊空白圓圈選中該場會議，再單擊“預訂”，打 開會議室預訂窗口，如圖 212。 49 圖 212 錄入銷售員、摘要等信息，單擊“確認”，會議室預訂完成。如圖 213所示，方形為當前客戶預訂。 圖 213 在系統(tǒng)的主菜單中，還提供了查詢所有會議室預留情況的動態(tài)窗口。執(zhí)行“查詢” → “會議資源預留情況”功能，打開如圖 214所示的窗口： 50 圖 214 7．其它信息 團體主單工作窗口中還可進行留言、帳務信息查詢、協(xié)議簽單查詢等操作，這里不再一一細述。 團體預訂實例 實例 12：西軟公司第五屆用戶大會，預訂到達日期為 2021923，離店日期 為 2021926，人數(shù)為 22人，預訂標準房 10間，房價 ，大床房 1間作為會務房，房價為 ，會議簽單人：王小姐、朱小姐，團隊為成員付房費，團體主單各營業(yè)點均可掛前臺帳，結算方式為記帳。 分 析： 團隊預訂中輸入團名之后能夠保存，保存完后可以做預留房。 操作步驟： 第一步：輸入團體主要信息 選擇主菜單“預訂”中的“新建團體預訂”，打開團體主單工作窗口，輸入【團名】、【國籍】、【到日】、【離日】、【協(xié)議單位號】、【結算】、允許房帳情況等基本信息，單擊“存盤”，如圖 215所示。 51 圖 215 第二步：輸入團體附加信息 選擇切換到附加信息輸入界面，輸入【房數(shù)】、【房價】等信息，單擊存盤，如圖 216所示。 52 圖 216 第三步：房間預留 單擊“預留”或按 F6進入預留界面，分別預留標準房 10間和大床房 1間，人數(shù)修改為2（指 2人 /間），并修改房價，如圖 217所示。單擊“確認”即可。 53 圖 217 第四步：排房操作 單擊“排房”或按 F7進入排房窗口，左側選擇要分房的 10間標準房預留記錄，右側雙擊選擇 10個可分的房號，單擊“自動排房”，系統(tǒng)自動生成了 10個主單 20位成員。同樣的方法將 1間大床 房分房。如圖 218所示。 54 圖 218 第五步：成員批量處理 單擊“成員處理”或在團隊主單下按 F3進入圖 219界面，對需修改或調整的成員信息進行批量調整。 圖 219 第六步：賓客信息編輯 55 單擊“信息錄入”或在團體主單下按 F9進入圖 220界面，對相應房間的相應信息進行修改編輯，如將 A0302房設為會務房，并將客人姓名改為王小姐與朱小姐