【正文】 53 圖 217 第四步：排房操作 單擊“排房”或按 F7進(jìn)入排房窗口，左側(cè)選擇要分房的 10間標(biāo)準(zhǔn)房預(yù)留記錄，右側(cè)雙擊選擇 10個可分的房號，單擊“自動排房”，系統(tǒng)自動生成了 10個主單 20位成員。 圖 213 在系統(tǒng)的主菜單中，還提供了查詢所有會議室預(yù)留情況的動態(tài)窗口。事后發(fā)現(xiàn)付費(fèi)定義有誤，則只有到各成員帳逐個將其相應(yīng)費(fèi)用手工轉(zhuǎn)帳至團(tuán)體主單。 批量錄入操作方法：在批量錄入?yún)^(qū)輸入相應(yīng)值后再選擇“賦值”功能，再進(jìn)行“存盤”。單擊可選中某一成員帳，按 Shift 后單擊可選中一批連續(xù)的成員帳，按 Ctrl后單擊則可逐個選中各個成員帳，還可結(jié)合“全選”、“反選”功能來選擇。雙擊某一成員可進(jìn)入團(tuán)隊成員工作窗口進(jìn)行查詢可修改操作。該排房方法對預(yù)留數(shù) 沒有要求，在排房的同時占用了房類資源。 3） 選擇客房。 b. 直接分房 ：選擇相應(yīng)的房類、客房后進(jìn)行自動排房。操作者也可以改變房間列表顯示的條件。如要 對已預(yù)留未分房的記錄進(jìn)行修改，則選定該記錄，單擊“修改”，打開如圖 24界面，直接修改相關(guān)項目，單擊“存盤”即可。缺省值為“ G”。 【房價】：是指團(tuán)體中各種房類中最高的價格，系統(tǒng)設(shè)計了專門的“房價定義”功能，此處的房價將自動根據(jù)房價定義情況進(jìn)行調(diào)整。 圖 21 如上圖所示，一個完整的團(tuán)體信息主要應(yīng)包含這幾個部分：主要信息、附加信息、預(yù)留 40 房信息、團(tuán)體成員信息、團(tuán)體付費(fèi)及記帳情況、會議室預(yù)留信息等。團(tuán)體主單記錄了整個團(tuán)隊的總體信息，而成員主單則對應(yīng)于各成員的具體信息。 38 圖 150 第二節(jié) 團(tuán)隊操作 團(tuán)隊操作是預(yù)訂接待系統(tǒng)中除散客操作外的另一大功能，其設(shè)計宗旨是盡可能方便、快捷、完整地記錄團(tuán)隊及其成員的各種信息。設(shè)置方法很簡單， 單擊目標(biāo)費(fèi)用前 “ □” ，使框內(nèi)出現(xiàn)“√”符號，單擊 “確定”即可 。 注意 ：去向的操作方法與留言類似。備注用于記錄飯店對該客人的備注信息，一般情況下該信息不讓客人知曉。如輸入條件“王兵”，則包含“王兵”兩 字的（王兵、王小兵、李王二兵等）所有客人均能找到。其中主要有“當(dāng)前賓客列表”與“帳號查詢”兩種。單擊 “ 確定”，系統(tǒng)復(fù)制生成另外兩個主單。 分 析 ：若按一般的登記方式操作，則比較浪費(fèi)時間。 （ 2）、單擊“附加信息”，單擊“類別”，選擇“共享房”，單擊“保存”。其它個人信息從略。 圖 137 九、臨時掛帳客人轉(zhuǎn)入住 實例 9：假設(shè)臨時掛帳客人王夢杰幾天后到酒店要求重新入住。單擊“確定”即可。 27 圖 132 六、 免費(fèi)房登記 免費(fèi)房 登記操作只要在 【房價】處輸入 0，同時在優(yōu)惠理由處選擇“免費(fèi)房”即可，其余操作請參見各節(jié)實例。 （ 2）、在【姓名】處輸入 李總 ，在【房類】處，按 F1打開幫助，單擊“大床房”；在【房號】處，按 F1，打開客房簡報，選擇一個房間。 （ 4）、單擊“確認(rèn)”，系統(tǒng)提示“快速登記成功！”，如圖 130所示，單擊“確定”即可。 分 析 ：一批客人同時到酒 店或者前臺業(yè)務(wù)繁忙時，可以用快速登記。 （ 2）、散客工作窗口下， 執(zhí)行“主單” →“另存（主單）”，打開如圖 125窗口。對于這種情況， FOXHIS 系統(tǒng)利用已有的客人信息，中提供了多種靈活、快捷的處理方法，為便于操作者的理解，下面逐個說明。 圖 124 （ 6）、系統(tǒng)自動生成 3張主單，并且這 3張主單是自動聯(lián)房的。 （ 2）、單擊工具欄上的【姓名】，輸入 林天標(biāo) ，單擊“確定”，查找出林天標(biāo)的預(yù)訂信息，雙擊打開主單。雙擊，打開王海燕的信息主單， 單擊【房號】后的 ， 打開客房簡報，選擇一個房號。 日志：系統(tǒng)提供了完備的日志記錄可供查詢， 以便管理員對該主單的操作過程進(jìn)行跟蹤。 17 圖 116 客人信息可登記的內(nèi)容有：另名、稱謂、民族、職業(yè)、來地、去地、地區(qū)碼、簽證的有關(guān)信息、特要、備注等，這些信息的錄入，可視實際情況而定，這里不再逐一介紹。 主單信息中的項目與散客預(yù)訂工作窗口類似，此處不再贅述。這一部分和散客預(yù)訂工作窗口類似，區(qū)別如下： ◆ 帳號欄信息：【狀態(tài)】處顯示為“ I”。 （ 8）、信息輸入完畢，單擊工具欄上的 ，保存所輸信息。房價保密在【特要】中輸入，所有信息保密在【保密】中選擇。方法是找到無效預(yù)訂主單后，選擇“狀態(tài)”下的 “恢復(fù)”功能并 確認(rèn)即可。具體方法是找到該預(yù)訂主單后，選擇“狀態(tài)”下的“確認(rèn)”功能來進(jìn)行預(yù)訂確認(rèn)。 在散客主單下，還可單擊“操作日志”按鈕查看該客人的操作日志：若操作員執(zhí)行“存盤”功能對該主單的重要信息作過某些修改，系統(tǒng)將自動作必要的日志記錄工作，以備今后跟蹤該客人的操作過程，明確操作員的責(zé)任。若選擇的項目在左邊顯示區(qū)中列號是紅色的，則可以按 F1獲得幫助。界面顯示了各種可輸入的條件，操作員可以同時輸入多個條件，單擊“確認(rèn)”即可。為了方便初學(xué)者掌握，只要 把鼠標(biāo)指向某一標(biāo)志燈，系統(tǒng)自動顯示相應(yīng)的含義。 C區(qū)：關(guān)于該預(yù)訂的簡要信息和簡要功能按鈕。 【房價】：兩個輸入框主要針對于兩種不同的房價折扣方法。 8 【房號】： 客人預(yù)訂或入住的房間號。 4. 【到達(dá)】、【離開】：客人的抵離日期。主要如下： 2. 【訂房】：在預(yù)訂人和客人不是同一個人時，可輸入預(yù)訂人姓名。可輸入客人姓名、國籍、性別、 VIP和保密等。第一個用于輸入實價優(yōu)惠，第二個用于輸入百分比優(yōu)惠。在確定當(dāng)前客人就是歷史客人時，回車，系統(tǒng)將自動把歷史檔案中的有關(guān)信息錄入到“散客工作窗口”，同時“歷 史檔案主單”窗口自動消失。 新建散客預(yù)訂 在預(yù)訂接待過程中操作最多的即為散客工作窗口，因為該窗口包含了散客或團(tuán)體成員的所有信息，對散客進(jìn)行的所有操作都可在本窗口中完成，如新建散客登記、預(yù)訂、查詢、修改以及針對該主單的留言、聯(lián)房、記帳設(shè)置、電話開關(guān)、制定門卡、 VOD 管理等。屏幕第三行顯示了該主單的帳號、狀態(tài)、團(tuán)隊信息（針對團(tuán)隊成員）以及聯(lián)房信息等。 如果王海燕不是酒店的歷史客人，則在客人信息處手工輸入有關(guān)信息。 上面我們用簡單基礎(chǔ) 的實例說明了散客預(yù)訂的操作，下面我們來了解一下散客預(yù)訂常用的方法。其中： 1. 【姓名】： 輸入 客人的姓名，缺省值為“ NO NAME”。 【電話】：可輸入客人或預(yù)訂人電話。 【人（孩）】：分別對應(yīng)大人數(shù)和小孩數(shù)。單擊問號可打開“房間簡報”窗口。 A．實價優(yōu)惠：如給一客人 300元／間，在第一個輸入框內(nèi)輸入 300元； B．百分比優(yōu)惠：如為 8 折，在第二個輸入框內(nèi)輸入 ，即優(yōu)惠 20%，系統(tǒng)會自動顯示 8折后的房價； 若該主單為協(xié)議單位客人并已選擇相應(yīng)的單位號時，系統(tǒng)將自動顯示該單位可享受相應(yīng)房類的協(xié)議價。 D區(qū)： 顯示該主單的付款信息，以及建立與當(dāng)前修改該主單的操作員信息。 房價──顯示房價的顏色默認(rèn)是黑色，紅色顯示的房價 ，表示房費(fèi)保密。 圖 111 11 自定義組合查詢：單擊屏幕右下角“ ”按鈕，打開如圖 112通用條件生成器進(jìn)行查詢。 （ 3）、組合條件輸入完整后，單擊窗口右邊的“確認(rèn)（ O）”。 取消預(yù)訂 賓館可能因客人要求、客房緊張或者操作失誤等情況，需要取消客人的預(yù)訂單，本系統(tǒng)提供以下幾個功能： （ 1）批量取消預(yù)訂單：賓客預(yù)訂列表下，選擇要批量處理的記錄，可通過 CTRL和 SHIFT鍵進(jìn)行多選，單擊“ 1”，打開批量處理窗口，如圖 113。 注意：預(yù)訂經(jīng)確認(rèn)后，若無任何帳務(wù)信息，則用 單個取消預(yù)訂客人方法照樣能取消。 清空房號 如果有多間房間要重新排房 ，可以使用該 功能先清空房號，再重新排房。 操作步驟 ： （ 1）、執(zhí)行“接待” →“散客直接登記”，打開“散客工作窗口”，如圖 114所示（可以看到預(yù)訂和登記的散客工作窗口是類似的，關(guān)鍵的區(qū)別在帳號欄、客人信息等，具體詳見散客登記窗口介紹）。保存后，系統(tǒng)產(chǎn)生一個帳號，散客工作窗口如圖 115所示，至此散客直接登記成功。 ◆ 客人信息：相對于散客預(yù)訂工作窗口而言，散客登記工作窗口包含了該客人的詳細(xì)個人信息，其中： 1. 【標(biāo)識】 ： 第一次保存客人資料時電腦自動生成的客人流水號； 【別名】 ： 即客人的其它姓名。 注意 ： ① 若輸入的姓名 在特別提醒檔案、當(dāng)前客人檔案或客史檔案中出現(xiàn)，系統(tǒng)將自動在屏幕中顯示提醒檔案或客史檔案信息，以便操作員確認(rèn)。 主單信息可登記的內(nèi)容有：類別、結(jié)算、加床、帳號、擔(dān)保人及單位、市場碼、抵離班次等，其中最常用的是類別和加床這兩項，其他信息的錄入，也可視實際情況而定。 帳務(wù)信息：按 Ctrl＋ T可顯示該客帳的所有帳務(wù)信息，如圖 118 所示。 （ 4）、執(zhí)行“狀態(tài)” →“入住”，系統(tǒng)提示“確信要辦預(yù)訂轉(zhuǎn)入??？”，單擊“是（ Y）”，帳號欄 【狀態(tài)】由 R→ I，同時 系統(tǒng)提示“預(yù)訂轉(zhuǎn)入住成功”，如圖 120所示，單擊“確定”即可。 （ 3）、在【證件】處，按 F1，在幫助中單擊 “居民身份證”（或者直接輸入居民身份證代碼 C01），此時光標(biāo)自動轉(zhuǎn)移到【編號】欄，輸入身份證號碼 110225680123351，回車，根據(jù)身份證號碼系統(tǒng)自動顯示林天標(biāo)的 【籍貫】、【性別】、【生日】、【地址】等信息。在 A0415主單下，執(zhí)行“狀態(tài)”→“入住”，系統(tǒng)提示“確信要辦理預(yù)訂轉(zhuǎn)入??？”，單擊“是（ Y）”，系統(tǒng)提示“預(yù)訂轉(zhuǎn)入住成功”。 方法一 ： 重新登記客人，系統(tǒng)將當(dāng)回頭客處理。 圖 125 選擇“復(fù)制”、“登記單”，選取客房，修改“離開”時間，取消“自動聯(lián)房”，窗口如圖 126所示。等到客人少時，再根據(jù)手工單補(bǔ)充輸入客人的其它信息。 圖 130 注意 ： （ 1）、快速登記默認(rèn)聯(lián)房，因此如果不需要聯(lián)房時，單擊左下方“聯(lián)房”，去掉聯(lián)房前的√，即可。 （ 3）、在【房價】處，輸入 0，【理由】是“自用房”。 七、協(xié)議單位客人登記（生日提醒） 實例 8：假設(shè) A01 表示標(biāo)準(zhǔn)房、南京市中醫(yī)院是酒店的協(xié)議單位，協(xié)議中規(guī)定 A01 房類的協(xié)議價格為 300 元 /間。 28 圖 133 （ 3）、在 【單位】處按 F1打開協(xié)議單位幫助窗口，對應(yīng)“名稱”一欄，輸入 南京市中醫(yī)院 ，查找到目標(biāo)，回車選定，則系統(tǒng)自動顯示【協(xié)議單位】和【協(xié) 議號】，如圖所示。 分 析 ：臨時掛帳在“前臺收銀系統(tǒng)”中處理，預(yù)訂接待操作員只要能查到掛帳客人并讓客人入住即可。我們假設(shè)客人 A先于客人 B 入住。 （ 3）、假設(shè)客人 B入住，第一部分操作類似于（ 1）， 執(zhí)行“接待” →“散客直接登記”，打開一登記主單，按照客人填寫的臨時住客登記單輸入客人的有關(guān)信息。建議用散客工作窗口中的“另存（主單）”功能。 圖 142 注意 ：用另存（主單）功能登記的房間，客人信息默認(rèn)為復(fù)制，并且默認(rèn)各房間聯(lián)房。 當(dāng)前賓客信息列表： 執(zhí)行“接待” →“當(dāng)前賓客列表” ，或直接按“ F2”鍵，即可進(jìn)入“當(dāng)前住客檔案”界面，如下圖。如上圖狀態(tài)下直接單擊“房號”，則系統(tǒng)將列出所有在住 34 的房間帳，如下圖顯示的房間帳主單及客人一覽表： 圖 145 上圖的主體部分顯示了滿足查詢條件的主單及客人的主要信息。去向用于記錄該客人的去向，便于他的親朋好友尋找。 聯(lián)房設(shè)置 聯(lián)房設(shè)置主要針對幾個房間為同一批客人，其帳務(wù)信息有一定聯(lián)系的情況。如設(shè)置房費(fèi)、商務(wù)中心―傳真、商務(wù)中心―復(fù)印允許記帳，單擊選擇這些費(fèi)用，如下圖 149所示即可，記帳燈顯示 為墨綠色 ；若所有營業(yè)點均允許記帳，則標(biāo)志燈為綠燈。 一個完整的團(tuán)隊信息包含了兩類帳：團(tuán)體主單帳與各成員主單帳。成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。 ： 記錄了團(tuán)名、國籍、到日、離日、人數(shù)、房價、來 源、類別、是否允許記帳等基本信息。 此值僅供參考（具體的房間根據(jù)不同房類設(shè)置是不同的）。 圖 22 圖 21 的左下方為團(tuán)體的預(yù)留房信息，反映了團(tuán)體各種房類的預(yù)留數(shù)、房價、排房情況 41 等信息。 42 圖 24 ? 刪除預(yù)留：選中要刪除的預(yù)留記錄，單擊“刪除”，單擊“是”即可刪除該預(yù)留記錄。同時可以通過 “ 起始房號” 、“ 房號前綴”的定義，對客房列表的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。其步驟與相關(guān)說明如下： 1） 單擊選擇“直接分房”，進(jìn)入如圖 26的界面，選擇排房的日期范圍。雙擊可選中該客房，按住 Shift鍵再雙擊可選中一批房間。 在實際操作中，由于情況多種多樣，所以我們通常結(jié)合以上 2種分房策略來快速、準(zhǔn)確地為團(tuán)隊排房。團(tuán)隊成員工作窗口與散客工作窗口基本一致，其操作方法請參照散客工作窗口的說明。 2） 在窗口上方選擇輸入修改后的各項內(nèi)容。也可單擊 成員帳中的各項進(jìn)行逐項修改。 團(tuán)體記帳設(shè)置的界面和含義均與散客記 帳設(shè)置一致，即可定義該團(tuán)體主單在各個營業(yè)點是否允許簽單，這里不再細(xì)說。執(zhí)行“查詢” → “會議資源預(yù)留情況”功能，打開如圖 214所示的窗口： 50 圖 214 7．其它信息 團(tuán)體主單工作窗口中還可進(jìn)行留言、帳務(wù)信息查詢、協(xié)議簽單查詢等操作，這里不再一一細(xì)述。同樣的方法將 1間大床 房分房。單擊“確認(rèn)”即可。如圖 213所示，方形為當(dāng)前客戶預(yù)訂。若事先未定義房費(fèi)的團(tuán)體付費(fèi)，則其房費(fèi)將生成到各