【正文】 ................................................ 73 客房列表 ........................................................................................................ 73 客房簡報 ........................................................................................................ 74 實時房態(tài)表 1 ................................................................................................. 75 實時房態(tài)表 2 ................................................................................................. 76 實時房態(tài)表 3 ................................................................................................. 77 第二章 預(yù)訂接待系統(tǒng)使用說明 第一節(jié) 散客操作 本系統(tǒng)所指的 散客 是一般零星客人、長住戶（寫字間）、散客團(tuán)體成員等客人的總稱。（要求完整輸入所有已知信息）。預(yù)訂房類后，系統(tǒng)自動顯示定價、房價方案，在“房價”的第二個空格輸入 ，回車，系統(tǒng)自動顯示打 折之后的實際房價 ，光標(biāo)停留在“理由”處。 6 圖 15 輸入界面說明：（非常重要，請熟記） 1． 通過選擇 Alt+阿拉伯?dāng)?shù)字 可快速將光標(biāo)定位至屏幕的相應(yīng)位置。 A區(qū) B區(qū) D 區(qū) C區(qū) 7 圖 16 若該客人確為檔案中客人，則按回車鍵可選定該客人檔案，那么該客人的檔案信息自動導(dǎo)入到該散客主單中。 【訂號】： 系統(tǒng)自動生成 的預(yù)訂號。值得注意的是若選擇了主單特要中的“房費(fèi)保密”，預(yù)訂列表 和當(dāng)前住客檔案中，該房間的房價將紅色顯示。 【加床】：若主單要加床，則必須選中該復(fù)選框，框內(nèi)“√”符號出現(xiàn)后，才能輸入加床的價格。如有優(yōu)惠，則此項必須輸入，且不可以超過該理由的最高權(quán)限額度。首先我們來介紹如何查找客人信息，然后再來看看預(yù)訂之后的常見操作。 ◆ 查詢方法介紹 圖 17界面右邊是提供查詢的各種條件，查詢主要可以分為以下幾種方法： 查詢不同類的散客：單擊標(biāo)簽列表中的某一項，查詢某一類散客的情況； 標(biāo)簽頁 查詢條件及功能清單 主單狀態(tài) 信息燈 有關(guān)統(tǒng)計 單擊表頭按升序或降序排列 10 查詢不同狀態(tài)的散客：單擊右上角的“ I”，打開狀態(tài)下拉菜單，如圖 19所示。 圖 112 通用條件生成器介紹： 如圖 111所示，通用條件生成器有兩個標(biāo)簽頁：自由組合和定義組合。 （ 2）、【重輸項目】：單擊此按鈕，可以再次選擇、更換條件項目。 圖 113 （ 2）單個取消預(yù)訂客人：通過 散客信息查詢查找到需取消的預(yù)訂單，打開散客工作窗口后，執(zhí)行工具欄中的取消功能即可。您最好先在“備注”處記錄下他新去的飯店名稱。 注意：對于團(tuán)隊成員也可以使用清空房號功能。 （ 3）、單擊【保密】欄的空白處，彈出下拉框，選擇保密等級。其中主要有以下幾種方法 : (1)執(zhí) 行“接待” →“散客直接登記” ； (2)直接從房態(tài)表上進(jìn)行操作，把鼠標(biāo)指向某一房間，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在下拉菜單中選中“散客登記”功能； (3)在散客工作窗口的第二行工具欄中選擇“新建登記 ” 按鈕； (4)當(dāng)前客人檔案界面中在狀態(tài)為 “ I” 的情況下選擇 “ 新建 ” 。 2. 【 證件 】： 輸入各類證件的代碼，如身份證、護(hù)照等，按 F1獲得幫助，選擇登記證件。 ② 系統(tǒng)將按輸入的證件號碼自動與特別提醒檔案、當(dāng)前客人檔案或客史檔案相匹配，若找到相同證件者，系統(tǒng)可將其證件、單位地址等信息自動彈出，以已達(dá)到快速入住的目的。 可選擇項為：獨(dú) 占 房：一般的散客用房方式，一個房間對應(yīng)于一個客房帳號； 共 享 房：即拼房，也即按床賣房，每個房間可對應(yīng)多個客房帳號，同一房間的不同散客或成員間帳務(wù)需要獨(dú)立核算時應(yīng)選擇該項； 長 包 房：常租房或長期包房時應(yīng)選此項，系統(tǒng)將提供相應(yīng)報表可備查詢與審核，在房態(tài)表中長包房的代號為“ L”； 自用占房：賓館內(nèi)部用房可將類別設(shè)為該項，在房態(tài)表中代號為“ H”。 散客登記實例集錦 一、 預(yù)訂一個房間的散客登記入住 實例 3: 實例 1 中的客人王海燕來到酒店轉(zhuǎn)入住。 （ 2）、對于預(yù)訂無房的客人，操作者在沒有分房的情況下，直接執(zhí)行 “狀態(tài)” →“入住”，則系統(tǒng)提示“房號確定以后才能自動轉(zhuǎn)入住”，如圖 121所示，單擊“確定”后，選擇房號再轉(zhuǎn)入住。 圖 122 該窗口顯示了“分配客房要求”和“客人信息復(fù)制”。 （ 7）、單擊帳號欄【聯(lián)房】處，打開聯(lián)房信息，選擇 A0416 房間 ，主單切換到 A0416房間，用同樣的方法預(yù)訂轉(zhuǎn)入住。該方法是比較快捷的方式。 方法三操作步驟 ： （ 1）、執(zhí)行“收銀” →“前臺帳務(wù)” ，查找到當(dāng)天結(jié)帳的客人，打開帳務(wù)主單。該窗口中的登記項目可以在“前臺維護(hù)系統(tǒng)”中，根據(jù)酒店的具體需求進(jìn)行定義。 （ 3）、在實時房態(tài)表 2中，也可以進(jìn)行快速登記的操作，類似于該實例。 （ 5）、信息輸入完畢，按 CTRL+S保存，自用房登記成功 ,主單窗口如圖 131所示。 劉青（南京市中醫(yī)院）登記一標(biāo)準(zhǔn)間，身份證號碼是 140101691018102。 圖 135 （ 5）、【房號】處選擇房號，單擊“存盤”，產(chǎn)生“帳號”，登記成功，如圖 136所示。 （ 2）、鼠標(biāo)指向窗口右上方，選擇“ S 臨時掛帳”，系統(tǒng)顯示所有當(dāng)前掛帳客人記錄，如下圖所示。拼房也稱按床賣房 (或不包房 )。 （ 4）、單擊“附加信息”，單擊【類別】，選擇“共享房”，單擊“保存”，系統(tǒng)自動產(chǎn)生一個帳號。執(zhí)行“接待” →“散客直接登記”，輸入客人的姓名 張力勇 ，身份證號碼，選擇房類標(biāo)準(zhǔn)間，選擇房號 A0522，房價 8折，錄入優(yōu)惠理由“接待”，單擊“存盤”。 十二、換房 換房就是修改賓客的房間號碼，在本系統(tǒng)中有兩種方法進(jìn)行換房操作 ： A． 找到客人主單信息后，修改他的房號。 帳號查詢 散客工作窗口下，執(zhí)行“主單” → “打開 ” ，屏幕將彈出如下圖“帳號查詢”窗口： 圖 144 這種查詢方法在本系統(tǒng)的各個模塊中多次得到應(yīng)用。最底欄還可 在 對應(yīng)表頭的相應(yīng)項目輸入對應(yīng)項目進(jìn)行查找，如：在姓名處輸入“張紅”，就可以查詢到張紅的記錄，單擊后即進(jìn)入散客工作窗口，可查詢或修改該客人的更詳細(xì)的信息。由于這些內(nèi)容的操作方法基本類似，以下將以留言為例作簡單的介紹。 散客工作窗口下，執(zhí)行“其他” → “聯(lián)房”，也可以直接在實時房態(tài)表 _2 中選擇相應(yīng)房間，再通過選中右鍵彈出的設(shè)置聯(lián)房，進(jìn)入聯(lián)房設(shè)置界面，如下圖所示： 36 圖 147 單擊“增加”，打開“帳號查詢”窗口（如圖 144），輸入相關(guān)查找到要聯(lián)房的房間，單擊“房號”即可。特別是回頭客或有檔案客人的入住，可從系統(tǒng)中調(diào)出其檔案并以登記單形式打印出來，客人只需簽名即可完成入住。成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。 團(tuán)體 amp。根據(jù)排房情況，該值會自動調(diào)整。 【單位】：若當(dāng)前團(tuán)為協(xié)議單位消費(fèi)，則可在此選擇其單位號。 房間預(yù)留操作可通過圖（ 21）中下部所示的“預(yù)留”、“修改”、“刪除”、“排房”等功能鍵來完成： (1) 預(yù)留房操作： 點(diǎn)擊功能鍵“預(yù)留”或選擇 Alt＋ U,可進(jìn)入圖 23所示窗口完成預(yù)留房操作： 圖 23 該窗口顯示所有房類、總房數(shù)以及可用房數(shù)。考慮到相同的房類也可能是不同的房價，例如導(dǎo)游的房價就可能比團(tuán)體成員的房價要低，這時可修改相應(yīng)房間的成員信息的實際房價。根據(jù)預(yù)留房類和預(yù)留房數(shù)進(jìn)行排房。 44 圖 26 2） 選擇相關(guān)房類。系統(tǒng)將自動生成相應(yīng)數(shù)量的客房主單及客人信息，分別列于成員列表中。團(tuán)體成員的許多信息，例如到日、離日、國籍、特殊要求、到達(dá)信息、離開信息等，一般情況下和團(tuán)體主單一致，系統(tǒng)將在排房時直接取用主單的信息而不必再輸入。 (1) 成員批量修改： 團(tuán)隊主單工作窗口下，執(zhí)行“成員” → “成員批量修改”，或直接按 F3或在團(tuán)體快速排房中選擇“成員處理”，都將進(jìn)入如圖 27所示成員批量處理窗口。 刪除、取消、恢復(fù)、 入住等操作方法為參照上面第一步的方法選擇成員帳，再選擇相應(yīng)的功能鍵即可。 執(zhí)行 “其它” → “付費(fèi)”，屏幕如圖 29。 48 圖 210 根據(jù)會議的特征，該窗口與團(tuán)隊主單有所區(qū)別，主要是窗口下方增加了一些會議屬性的標(biāo)簽頁，包括會議室、會議設(shè)備、租賃設(shè)備、消耗品、餐飲、事務(wù)和帳務(wù)等輔助功能。 分 析： 團(tuán)隊預(yù)訂中輸入團(tuán)名之后能夠保存，保存完后可以做預(yù)留房。 54 圖 218 第五步：成員批量處理 單擊“成員處理”或在團(tuán)隊主單下按 F3進(jìn)入圖 219界面，對需修改或調(diào)整的成員信息進(jìn)行批量調(diào)整。 51 圖 215 第二步：輸入團(tuán)體附加信息 選擇切換到附加信息輸入界面，輸入【房數(shù)】、【房價】等信息，單擊存盤，如圖 216所示。 選擇窗口下方“會議室”的標(biāo)簽頁，窗口下半部分將顯示如圖 211： 圖 211 上圖中， 單擊空白圓圈選中該場會議，再單擊“預(yù)訂”，打 開會議室預(yù)訂窗口，如圖 212。例如，可定義國內(nèi)電話由團(tuán)體主單支付，而國際電話則由成員自己承擔(dān)。 46 圖 28 上圖的上方列出了可批量處理的各個項目，主體部分列出了各成員帳的檔案信息。結(jié)合屏幕右邊的各功能鍵可完成對成員的批量信息修改以及刪除、取消、恢復(fù)、入住等操作。以后指的團(tuán)體成員均包括導(dǎo)游或陪同 成員信息的輸入主要通過三個功能來實現(xiàn)：快速排房、成 員批量處理和賓客信息編輯。該功能只能取消房間號，各成員的帳號、房類、姓名等其它信息都將保留。單擊相應(yīng)的房類后，在屏幕右側(cè)的客房列表中將列出該房類的滿足房間列表要求的所有客房。雙擊選擇要排房的房號，注意選擇的房數(shù)不能大于預(yù)留數(shù)，單擊“自動排房” 即完成分房的過程。因此在具體分房前不能處理。如還有其他房類，則繼續(xù)修改預(yù)留。 是否允許記帳：可從界面中的指示燈看出，灰色 — 禁止記帳，墨綠色 — 部分允許記帳，綠色 — 全部允許記帳。 【房數(shù)】：團(tuán)隊的總房間數(shù) 。 團(tuán)隊 amp。 新建 團(tuán)體 amp。 散客工作窗口下，執(zhí)行“主單” → “打印”，打開如圖 149 窗口。一旦聯(lián)房成功，在散客工作窗口的上方“聯(lián)房”處會顯示聯(lián)房房間的帳號；在“當(dāng)前住客檔案”列表中，其黃色聯(lián)房燈會變亮，直接雙擊聯(lián)房燈可以查看聯(lián)房情況。這樣留言的內(nèi)容就不能再修改了，同時對傳達(dá)的時間進(jìn)行記錄。 賓客留言 /去向 具體包括留言、記事、備注、去向等四類內(nèi)容。該界面還支持模糊匹配功能。 換房以后，還需輸入換房的理由碼（有幫助窗口），原房間的狀態(tài)相應(yīng)地改為臟房。 圖 141 32 （ 3）、單擊客房，單擊 “ 選取”，在 “ 客房簡報”窗口中選取需要的房間，可以選取多個也可以選取單個。 注意 ：散客也有可能會和團(tuán)隊成員拼房，由于該章節(jié)沒有學(xué)習(xí)到團(tuán)隊的相關(guān)情況，該知識點(diǎn)的學(xué)習(xí)請參考本章的 《 團(tuán)隊成員與散客的拼房 》 。 操作步驟 ： 掛帳 S 狀態(tài) 31 （ 1）、 假設(shè)客人 A登記入住。 圖 139 （ 4）、雙擊打開該客人主單，修改 【離開日期】，根據(jù)需要修改【房類】、【房號】、【房價】等信息，執(zhí)行“狀態(tài)”→“入住” ，系統(tǒng)提示“是否確定該臨時掛帳客人回店入住”（如下圖所示）。若該房有其他預(yù)訂，系統(tǒng)將提示注意沖突的信息。 操作步驟 ： （ 1）、執(zhí)行“接待” →“散客直接登記 ”，打開“散客工作窗口”。 注意 ： （ 1）、長包房的登記和普通散客也基本一致，只是在主單 【類別】欄中選擇“長包房”加以識別。 分 析 ：登記自 用房（長包房）操作和普通散客登記操作基本一致，關(guān)鍵要掌握兩點(diǎn)： （ 1）、 自用房 【 房價 】 為 0， 【理由】 選擇“自用房”；長包房同散客。 圖 128 系統(tǒng)默認(rèn)住 1天，單擊“選取”，打開客房簡報窗口，選擇房號；在【姓名】處，輸入張紅 ；單擊“確定”。 （ 2）、執(zhí)行“接待” →“當(dāng)前賓客列表” ，打開“當(dāng)前住客檔案”，查詢到客人信息，雙擊打開客人主單。 方法三 ：撤消客人的結(jié)帳狀態(tài)，恢復(fù)入住。操作完成。 21 圖 123 （ 5）、單擊 “確定（ O）”。林天標(biāo)身份證 110225680123351。 操作步驟 ： （ 1）、執(zhí)行“預(yù)訂” →“賓客預(yù)訂列表”（或者直接按快捷鍵 CTRL+F2），打開“賓客預(yù)訂列表”。 其它