【導讀】人事行政部工作手冊。北京世邦魏理仕物業(yè)管理服務有限公司。第二章人事管理制度。第三章行政管理制度

　　

【正文】 材等單位價值在 100 元以上，使用年限 1 年以上，由個人保管和使用的物品，均為個人保管物品。 二、 個人保 管使用物品的管理 個人保管使用物品均屬管理處資產(chǎn)，保管者有責任和義務妥善保管，合理使用。不得丟失或損壞，也不能隨意轉交他人。由于工作變動不再需要原個人保管的物品，可辦理退庫手續(xù)；新調入人員因工作需要應按規(guī)定辦理領用手續(xù)。 個人保管的物品丟失與報廢。 因為使用者使用不當造成物品損壞，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程度折價賠償。 凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人保管物品損壞，由保管者填寫報廢申請表（見附件），說明原因和理由，經(jīng)部門經(jīng)理審核。單位價值在 50 元以下，由副總經(jīng)理審批， 50 元以上 的物品由總經(jīng)理、副總經(jīng)理審批后辦理報廢手續(xù)，進行有關帳務處理，并辦理補充新品的領用手續(xù)。 個人物品的保管與監(jiān)督。 各部門經(jīng)理應嚴格控制個人保管物品的領用，對其使用的保管進行檢查和監(jiān)督，確保本管理處資產(chǎn)的完整及合理使用性。 三、 所有離職人員，必須先到人事行政部辦理物品退庫手續(xù)或按規(guī)定程序辦理物品移交有關手續(xù)，否則人事行政部不予簽字。人事行政部有權拒絕辦理離職手續(xù)。對不辦理手續(xù)擅自離職的員工，人事行政部將個人物品清單交保安部，由保安部負責追回并交回人事行政部辦理退庫手續(xù)。凡拒不交者，由保安部按《治安管理條例》提交法 律機構依法處理。 管理處藥箱的管理規(guī)定 一、 為了應付管理處員工在工作期間內突發(fā)疾病和意外傷害發(fā)生時的緊急救治，管理處配備了藥箱，為了明確藥箱的使用范圍，特公布如下之規(guī)定，望全體員工遵照執(zhí)行。 二、 藥箱是為管理處員工在大廈工作期間內遇到突發(fā)疾病或意外傷害時緊急救治之用，不提供日常疾病治療之用。 三、 藥箱指定專人負責，并詳細登記使用人、病情、用藥數(shù)量。 四、 員工在申請用藥時，應對自己以往有藥品過敏史告知管理人員，仔細斟酌用藥。 五、 藥箱僅供管理處內所有員工使用（除經(jīng)總經(jīng)理 /副總經(jīng)理批準外）。 六、 每月月底對藥品盤點一次 ，根據(jù)藥品用量情況進行補充申購。 勞保用品管理規(guī)定 為了加強對勞保用品的管理，規(guī)范勞保用品的領用手續(xù)和更換期限，并結合工程部目前的實際情況，現(xiàn)對勞保用品的領用、保管和更換作如下規(guī)定： 一、 公共勞保用品：公共勞保用品是指發(fā)放給各系統(tǒng)員工工作時共同使用的勞動保護用品，如：雨衣、大衣、安全帶等。公共勞保用品按規(guī)定定期更換；特殊情況下，由總工批準更換。 二、 個人勞保用品：個人勞保用品是指發(fā)放給員工個人工作時使用的勞動保護用品，如：絕緣鞋、手套、毛巾、肥皂等。個人勞保用品由員工個人簽字領用，個人保管。損壞或丟失時由個人 負責賠償。一般情況下，個人勞保用品按規(guī)定定期更換或發(fā)放。 三、 勞保用品的使用：員工在工作時，應該穿帶好勞保用品，特別是危及安全的工種和相關區(qū)域，員工必須穿帶相關勞保用品，穿帶勞保用品時，應保證整潔、干凈。 四、 勞保用品的退換： 按規(guī)定更換勞保用品時，原則上以舊換新（消耗品除外）。員工辭職或離職時應交還所領用的勞保用品。 對講機使用管理制度 一、 使用對講機，要注意控制音量，以免影響業(yè) /租戶辦公。 二、 為保障對講機完好，誰使用誰負責，使用期間對講機不準離身。 三、 如在使用過程中發(fā)生故障，應立即報告部門主管并上交，使用者不得擅 自拆卸檢查對講機，如因此而造成損壞負責自負，并進行相應賠償。 四、 工作交接時，接班人員必須認真檢查對講機外觀和通訊功能，如有問題，應由交、接班雙方領班簽字確認，查找原因，跟進處理。 五、 使用對講機聯(lián)絡，必須使用規(guī)范語言，凡涉及業(yè) /租戶、公司內部等秘密事宜，嚴禁使用對講機通話。 微波爐使用管理制度 一、 微波爐僅用于員工工作餐。 二、 使用時間為：各班組就餐時間。 三、 不得熱異味較重的食物。 四、 使用時必須參照微波爐使用說明，不得擅自破壞。 五、 使用人操作時不得擅自離開機器。 六、 使用人請隨時清理爐內、外衛(wèi)生，保持機身及周圍整潔。 七、 使用 部門應認真管理，妥善保管。 八、 相關部門員工應合理使用和細心保管公司財產(chǎn)，若有損壞之行為，一經(jīng)查實，公司有權依據(jù)“公用財產(chǎn)管理制度”視情節(jié)輕重，予以處理。 檔案管理制度 一、 管理部門 公司各部門負責對歸屬于本部門的文件進行歸檔保管。 公司檔案目錄及編號原則由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定管理。 二、 文件歸檔 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應追查后歸檔。 文件如有抽取保存者，應由該部門主管簽字認可。 檢查文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應交回相關部門補辦。 對已歸檔的每類檔案，在卷首都應有標明檔案內容的詳細目 錄。 三、 檔案分類 檔案分類應視文件內容、業(yè)務項目等因素，按大類、小類進行分類，再在同類中依序分為若干小類。 檔案分類應力求切合實際。 四、 檔案名稱及編號 檔案各級分類應有一個簡明扼要的名 稱，以充分表示檔案內容、性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 各級分類、目次的編號均以十進阿拉伯數(shù)字表示。 檔案分類各級名稱及代表數(shù)字一經(jīng)確定后，不得任意修改。 五、 保存期限 相關文件依國家有關規(guī)定保存期限保存。 財務會計檔案依財務會計檔案管規(guī)定保存。 公司內部文件及其他文件視情況進行保存。 六、 檔案清理 負責管理檔案的人員應隨時 維護檔案的清潔，定期進行整理。 凡保存期屆滿的文件檔案，銷毀前造冊呈總物業(yè)經(jīng)理核準后予以銷毀，必要時向主管機關備案。 七、 其他規(guī)定 檔案管理人員要增強檔案安全保護意識，加強安全保護措施。 嚴格檔案借閱手續(xù)，確保檔案的完整與安全。 采購物品入庫管理制度 一、 采購物品到貨后，由各部門經(jīng)理 /主管、庫管員（行政部）共同驗收，在數(shù)量、規(guī)格、質量上嚴格把關，并與《采購呈批件》上金額、數(shù)量、品牌等核實無誤，符合要求后才能辦理入庫。 二、 入庫前必須填寫《入庫單》，《入庫單》一式三份，由使用部門、行政部及公司財務部共同簽字認可。并由 上述三個部門分別存檔，以便核對。 三、 行政部在收到發(fā)票后匯總與此金額相符的所有入庫單送交財務，作為采購員報賬的依據(jù)。 第四章 人事行政部工作程序 人員招聘程序 一、 聘用條件： 招聘原則因事設職，因職招人，并按該職位的要求、所需的業(yè)務知識、相關工作經(jīng)驗及健康狀況、個人品行等做為入職標準，力求做到用人之長、人盡其才。 二、 招聘程序： 經(jīng)過仔細的篩選過程，包括口頭審查和背景核實等，人事行政部將條件最佳的申請人推薦給有關部門 負責人面試，對已通過人事行政部及相關部門經(jīng)理及副 總經(jīng)理面試的申請人亦需經(jīng)過總經(jīng)理最后審批決定，方可辦理入職手續(xù) 申請職位之員工需向人事行政部呈交： 二張免冠近照 身份證副本 學歷的副本 相關證明 被錄用的員工，須到指定醫(yī)院進行體格檢查，合格后方可正式錄用。 員工入職程序 一、 應 聘員工接到聘用通知后，攜帶有關資料按時到人事行政部報到。 二、 簽訂 《勞動合同》。 三、 閱讀《員工手冊》，并簽署《承諾書》。 四、 由人事行政部發(fā)放胸卡及工服，并錄入員工指紋作為 考勤 依據(jù) 。 五、 由人事部及部 門主管做新員工崗前培訓。 招標程序 一、 凡屬工程施工、各類維護、保養(yǎng)及大宗采購，金額在三萬元以上的，需實行招標。 二、 申請部門需將整理好的招標材料（現(xiàn)有設備情況、招標項目、具體要求、需達到的各項技術指標）交行政主管。 三、 招標材料需提前三十日、重大項目招標需提前六十日以上上報。 四、 申請招標部門可協(xié)助人事行政部進行詢價及提供廠家。 五、 人事行政部根據(jù)各部門提供的材料制定標書。 六、 行政部主管審核標書后，轉申請部門主管、項目經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準。 七、 人事行政部將審核后的標書封裝后，進行發(fā)標（交招標單位）并制定開標時間。 八、 投 標箱放管理處前臺，鑰匙由項目經(jīng)理和行政主管各持一把。 九、 按規(guī)定時間由項目經(jīng)理、行政主管、申請招標部門主管同時開啟標箱。行政部做好開標記錄，招標文件由開標人簽字后，復印給行政部存檔，其投標文件全部交申請部門主管，做開標分析并提供建議上報總經(jīng)理。 十、 人事行政部協(xié)同申請部門制定合同或協(xié)議書，由中標單位與我管理處共同簽署、加蓋公章。 十一、 合同或協(xié)議書正本由財務部存檔，復印件交申請部門一份進行請款和驗收工作。 采購程序 一、采購申請 各部門根據(jù)現(xiàn)有材料及下月工作量， 制定部門采購計劃， 填寫《采購申請表》，報部門經(jīng)理。 部門經(jīng)理審核《采購申請表》，審核表內各項內容，簽署后移交人事行政部。 人事行政部庫管員核準庫存后，根據(jù)庫存數(shù)量確定實際采購數(shù)量并 由采購員 填寫《物品采購呈批件》。 人事行政部采購員根據(jù)《物品采購呈批件》內容、要求，進行物品詢價后，報請有關部門經(jīng)理簽署意見并確認價格。 人事行政部經(jīng)理簽署意見，確定是否需要購買。 總 物業(yè) 經(jīng)理簽署意見后 將《物品采購呈批件》交人事行政部，如同意購買，人事行政部采購人員方可購買。 二、采購 人事行政部采購人員根據(jù)《物品采購呈批件》填寫《請款單》及詢價分析結果在《物品采購呈批件》中注明。 工程材料或其他部門的特殊物品采購需由該部門派專人協(xié)同。 人事行政部經(jīng)理審核簽署后報財務經(jīng)理、總 物業(yè) 經(jīng)理、總經(jīng)理 待各級領導簽署后，財務部根椐申請將支票或現(xiàn)金交人事行政部，人事行政部開始付款和進貨。 物品入庫、出庫程序 一、入庫 填寫入庫單（包括已付款和未付款）。、 庫管員根據(jù)入庫單驗收（數(shù)量及質量）并簽字（工程材料需有各專業(yè)主管驗收簽字），登帳、設卡并將物品擺放整齊。 將入庫單一聯(lián)交財務部，一聯(lián)交庫管員，一聯(lián)留存。 二、出庫領料 各部門根據(jù)原申請計劃及維修單填寫領料單，并由經(jīng)手人簽字。 所在部門經(jīng)理或主管簽署，工程材料由工程各專業(yè)主管簽字。 持領料單到庫管員處領料。 三、出庫 根據(jù)領料單、維修單開據(jù)出庫單，核對數(shù)量辦理出庫手續(xù)。 每周將領料單周匯總表及本周所有領料單、出庫單，報人事行政經(jīng)理審閱。 審查出庫單，之后轉財務部。 四、盤點 月末，庫管員結算材料數(shù)量、對帳、進行盤存工作，出具各類盤點表。（若物料屬一次性記入管理費，則每月月底盤點出庫存記錄，作財務部之記錄及有關部門購買材料前參考之用。） 將審核后的各類盤點表逐級上報各級領導。 違紀處理程序 一、 紀律處分的實施一般在事發(fā)后一周內作出。 二、 過失單由犯過失的員工所在部門列明員工所犯細節(jié)，并經(jīng)人事行政部審核 發(fā)出。 三、 員工須在過失單上簽名，若拒簽， 則以見證為據(jù)，記錄在案，而該過失單 仍將視作生效。 四、 在作出解除合同決定前，部門主管簽名，經(jīng)人事行政部主管審核，報物業(yè)總經(jīng)理批準。 五、 若員工不服任何處分，可于該處分報告發(fā)出一周內親自或書面向人事行政部申訴，人事行政部將視情節(jié)輕重召開紀律小組會議研究，小組的決定視為本公司最后裁定。 六、 員工受處分后，如能悔改，以后的工作表現(xiàn)無任何過失，警告過失六個月后撤消，小過過失一年后撤消，大過警告在合同期內一般不予撤消。撤消意見由部門主管提出，報人事行政部、物業(yè)總經(jīng)理核準后由人事行政部備案。 各種假期的申請程序 一、 病假申請 1. 員工就診須持醫(yī)療保險卡到指定的合同醫(yī)院，發(fā)生大病才歸屬