【正文】 金庫＂(請見附件)，若有特別情況需要儲存大量現(xiàn)金，需要清晰記入帳簿，并另外得寫報告向提出申請，獲得通過審批方可。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯。[以上規(guī)例，必須嚴格遵守，違者必究]五、申請采購普通的辦公用品/大廈物品程序1. 在采購物品方面(包括：文具、辦公用品、保安用品、清潔用品等)，不管新添置或補充庫存，得辦理采購申請手續(xù) (填寫采購申請表和向采購管理負責人索取編號)；2. 一般平常用的物品，應(yīng)盡量在當?shù)卣页鰞r格合理、廉宜的供貨商，提供該等物品，以降低費用成本；而在選擇供貨商方面，負責管理采購的部門，應(yīng)持有有關(guān)供貨商們的價格比較數(shù)據(jù)，以備會計部審查；3. 在某些物品采購方面，在超逾內(nèi)部既定的額度時，得提交報價和分析資料：金額超逾RMB8,000，必須提交2個或以上的報價；金額超逾RMB10,000，必須提交3個或以上的報價；金額超逾RMB30,000，必須提交5個或以上的報價；(若未能提交5個者，便作出解釋)而有關(guān)的報價分析，應(yīng)附在采購申請單后以備部門主管/總物業(yè)經(jīng)理復核、審核和審批。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯。[以上規(guī)例，必須嚴格遵守，違者必究]六、申請采購資產(chǎn)類物品/工程用材料/非經(jīng)常性維修工程程序1. 在采購物品方面(包括：固定資產(chǎn)、低值易耗品、工程維修材料和物品、工具…等)，不管新添置或補充庫存，得辦理采購申請手續(xù)(填寫采購申請表和向采購管理負責人索取編號)；2. 一般平常用的物料和材料，應(yīng)盡量在當?shù)卣页鰞r格合理、廉宜的供貨商，提供該等物料，以降低費用成本；而在選擇供貨商方面，負責管理采購的部門，應(yīng)持有有關(guān)供貨商們的價格比較數(shù)據(jù)，以備會計部審查；3. 在某些單項對象采購和非經(jīng)常性的維修工程方面，在超逾內(nèi)部既定的額度時，得提交報價和分析資料(除卻專利性之保養(yǎng)零件更換或政府部門收費)：金額超逾RMB8,000，必須提交2個或以上的報價；金額超逾RMB10,000，必須提交3個或以上的報價；金額超逾RMB30,000，必須提交5個或以上的報價；(若未能提交5個者，便做出解釋)而有關(guān)的報價分析，應(yīng)附在采購申請單后以備部門主管/物業(yè)總經(jīng)理/總經(jīng)理復核、審核和審批。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯。[以上規(guī)例，必須嚴格遵守，違者必究]七、管理處收入程序1. 所有管理運作上發(fā)生的收費和收入(包括現(xiàn)金和支票)，應(yīng)不增不減地存入管理處指定的銀行賬戶，也不得放入庫存?zhèn)溆媒鹗褂谩Ｈ粲行枰鳜F(xiàn)金使用，必須先向香港總公司申請，獲得審批后才可作此舉行動。2. 管理處得按時向客戶發(fā)出[付款通知單]收取管理費，若有需要向客戶發(fā)出[催繳單]追討所欠的管理費；3. 管理處財務(wù)人員每日得更新客戶管理費收欠情況，隨時可提供予物業(yè)經(jīng)理參閱；每月終結(jié)，得編制客戶的管理費收欠情況表。4. 經(jīng)過物業(yè)經(jīng)理或上級審核欠款情況后，若有需要，得向客戶采取進一步行動/法律行動。八、倉庫管理及物料盤點程序1. 所有經(jīng)“采購申請＂購進的物料/物品/工具…等，全部需先行辦理入庫手續(xù)(包括驗收、繳庫和記帳)才可領(lǐng)出；2. 在領(lǐng)取物料/物品/工具出庫時，得辦理出庫手續(xù)，經(jīng)部門主管/物業(yè)經(jīng)理審核或?qū)徟?，才可到倉庫領(lǐng)用。3. 物料/物品/工具入庫后，倉管員定要將一聯(lián)入庫單、采購申請表、作付款憑據(jù)的“發(fā)票＂等一起附在報銷單后交往部門主管、物業(yè)經(jīng)理復核、審批付款；4. 物料/物品/工具申領(lǐng)出庫后，一聯(lián)出庫單得交往會計部做帳；5. 倉庫管理員得與會計部訂定物料/物品/工具庫存結(jié)算盤點日期(約在每月底前數(shù)天)，作出倉庫結(jié)余和實物盤點，編制盤點表，交往會計部門互相對帳。會計部得每2個月或3個月派出人員作監(jiān)督盤點工作；6. 固定資產(chǎn)、低值易耗品等物品損壞后不得隨意扔掉，如要報廢，需先填寫報廢申請表，經(jīng)部門主管/物業(yè)經(jīng)理審批同意后，才可報廢，并將一聯(lián)報廢表交到會計部存查。7. “入庫”和“出庫”單，必須采用3聯(lián)式的(最低限度)，一聯(lián)為倉庫存根，一聯(lián)交會計部，另一聯(lián)交所屬部門。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯。[以上規(guī)例，必須嚴格遵守，違者必究]九、工具借用程序管理處人員到倉庫借用工具時，應(yīng)辦理借用手續(xù)，在工具借用登記本上簽名；而當工具歸還倉庫時，倉庫管理員應(yīng)作驗收，如有破損者，得作出解釋，否則由物業(yè)經(jīng)理或上級作處罰或賠償決定。管理處部門主管人員有責向下屬員工/新入職員工作出以上指示，以免員工犯錯。[以上規(guī)例，必須嚴格遵守，違者必究]十、業(yè)務(wù)招待費程序1. 部門主管、經(jīng)理級以上才可作出申請，所有業(yè)務(wù)招待的事項，在招待有關(guān)單位和人員前，需填寫“業(yè)務(wù)招待費預(yù)先批核申請表＂，獲得中國資產(chǎn)管理服務(wù)部總經(jīng)理的預(yù)先批核，才可進行；午餐人均標準為40元/人,晚餐人均標準為80元/人.(包含酒水,遇例外情況需事先上報得到批準.) 2. 向會計部報銷費用時，須將上述巳獲預(yù)先批核的申請表附在報銷單后，以作證明。 [以上規(guī)例，必須嚴格遵守，違者必究]十一、公共事業(yè)費繳款流程 公共事業(yè)費用通過開戶銀行直接托收劃轉(zhuǎn)的具體項目包括：水費、電費、燃氣費或電話費。托收的首要前提條件為，付款單位與收取費用的相關(guān)部門簽訂了托收協(xié)議。方案A：使用發(fā)展商的銀行賬戶作為托收的基本賬戶2. 發(fā)展商與政府相關(guān)的收費部門簽訂費用托收協(xié)議，同意該項目發(fā)生的所有公共事業(yè)費用從發(fā)展商的銀行賬戶劃轉(zhuǎn)；3. 每月政府相關(guān)的收費部門通過銀行從發(fā)展商的賬戶上劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用。同時，發(fā)展商財務(wù)部確認此托收費用為應(yīng)收物業(yè)管理公司款項；4. 物業(yè)管理公司財務(wù)部依據(jù)發(fā)展商財務(wù)部提供的資料確認應(yīng)付款項；5. 物業(yè)管理公司財務(wù)部根據(jù)每月客戶的讀表數(shù)計算實際消耗量，乘以相應(yīng)的收費標準，確認應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費用。發(fā)展商代付的公共事業(yè)費用金額減去應(yīng)向客戶收取的金額的差額確認為公共區(qū)域的費用；6. 物業(yè)管理公司財務(wù)部應(yīng)向客戶收取的公共事業(yè)費用的金額是根據(jù)工程部每月的讀表數(shù)計算，每月工程部的讀表日期為10日，在每月12日下午5時之前，將財務(wù)部設(shè)計的讀表盤送交財務(wù)部。財務(wù)部在每月16日(如果遇到節(jié)假日將要適當提前)發(fā)送公共事業(yè)賬單給客戶，客戶自收到賬單之日起的2周內(nèi)付款；7. 每月13日前，發(fā)展商將電話托收單復印件提供給物業(yè)管理公司，以便物業(yè)公司進行賬單處理；8. 財務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商及客戶等。9. 每月月底結(jié)賬時要與發(fā)展商財務(wù)部對往來賬，雙方確認往來款項以后，作為付款申請或者費用抵扣的依據(jù)。方案B：以物業(yè)管理公司獨立的銀行賬戶作為托收的基本賬戶。1. 物業(yè)管理公司與政府相關(guān)的收費部門簽訂費用托收協(xié)議，同意所管理項目每月的公共事業(yè)開支直接從銀行賬號劃轉(zhuǎn)；2. 政府相關(guān)收費部門通過銀行從物業(yè)公司的賬號上直接劃轉(zhuǎn)每月的公共事業(yè)費用，同時在扣除應(yīng)該向客戶收取的水電費后，作為該項目的公共區(qū)域的費用；3. 水電等公共事業(yè)費用的讀表及發(fā)單方式與方案A的第5項相同；4. 此種方案不涉及應(yīng)付發(fā)展商款項的問題，也不涉及發(fā)展商與政府部門之間的問題，只是物業(yè)管理公司與政府收費部門和物業(yè)管理公司與客戶之間的往來；5. 財務(wù)部所稱的業(yè)戶包括發(fā)展商及客戶。以上是托收程序的兩種方案，具體的有關(guān)費用催繳和處理方案，在應(yīng)收賬款的管理規(guī)定中有明確規(guī)定。第 五 章物業(yè)管理公司財務(wù)交接項目明細物業(yè)管理公司財務(wù)交接項目明細1. 應(yīng)收賬款和其他應(yīng)收款清單（明細到每個單元）。2. 應(yīng)付賬款和其他應(yīng)付款清單（明細到每個單位、具體公司）。3. 與應(yīng)付款項相關(guān)的合同或協(xié)議以及采購申請（要有合同清單）。4. 有線電視收視許可證以及相關(guān)的國外頻道收視繳費協(xié)議。5. 保險合同以及保險繳費單。6. 公共事業(yè)費托收的合同或者合同編號以及相關(guān)聯(lián)系電話。7. 賬單的發(fā)送清單（明細到每一個單元）。8. 繳費人聯(lián)系清單包括聯(lián)系電話和聯(lián)系人姓名等。9. 維修基金清單包括相關(guān)的用途和金額。10. 審計報告，所有的資產(chǎn)、負債和所有者權(quán)益以審計報告為準，如果發(fā)展商或者業(yè)主委員會不能接受審計結(jié)果，管理處將要不承接原物業(yè)公司的任何負債或者資產(chǎn)。第 六 章財 務(wù) 常 用 表 格財務(wù)常用表格序號表格名稱表格編號1銀行/現(xiàn)金日記帳報表A012零用現(xiàn)金報表~申請補充備用金A023車資報銷清單 (附在“零用現(xiàn)金報銷單后＂)A034業(yè)務(wù)招待費預(yù)先批核申請表A045零用現(xiàn)金報銷單A056現(xiàn)金借款單A067請款單(費用報銷單)/采購申請單/分期預(yù)付費用申請單A07【附則】 以上內(nèi)容是世邦魏理仕對每個項目財務(wù)管理的基本要求，如果某一個項目需要對此進行修改，請及時通知資產(chǎn)服務(wù)部，以便資產(chǎn)服務(wù)部根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行補充和完善。以上規(guī)定根據(jù)每個項目的不同，適用其中的適當條款不能一概而論，如有未及之處請及時通知資產(chǎn)服務(wù)部以便進行適當?shù)男抻啞?5 / 45