【導(dǎo)讀】項(xiàng)目管理實(shí)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)教材()

　　

【正文】 MIS)。 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)包括用于收集、綜合和分并且發(fā)其他項(xiàng)目管理過程輸出的工具和技術(shù)。它常用來支持項(xiàng)目從啟動到收尾的各個(gè)方面，并且通常分為人工系統(tǒng)和自動系統(tǒng)。 Part 3項(xiàng)目計(jì)劃制訂的結(jié)果 .1 項(xiàng)目計(jì)劃。 項(xiàng)目計(jì)劃是一份經(jīng)過批準(zhǔn)的正式文件，用來管理和控制項(xiàng)目執(zhí)行。它應(yīng)當(dāng)按溝通管理計(jì)劃中所定義 的方式進(jìn)行分發(fā) (例如：對執(zhí)行組織的管理而言，需要有較廣泛的面，但并不追求細(xì)節(jié)，然而對一個(gè)承包商來說，可能需要有關(guān)某個(gè)問題的完整細(xì)節(jié) )。在一些應(yīng)用領(lǐng)域，術(shù)語 綜合項(xiàng)目計(jì)劃 （ integrated project plan）被用來代表此文件。 應(yīng)該明確區(qū)分項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行情況測量基準(zhǔn)計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)文件或文件集，隨著有關(guān)項(xiàng)目信息的獲得，而不斷變化。而項(xiàng)目執(zhí)行情況測量基準(zhǔn)計(jì)劃表示一種 管理控制（ management control） ，它通常僅間歇地改變，并通常只是對已批準(zhǔn)的范圍變作出響應(yīng)時(shí)才改變。 盡管組織和 表示項(xiàng)目計(jì)劃的方法可能各不相同，但項(xiàng)目計(jì)劃通常包括以下所有內(nèi)容： ? 項(xiàng)目章程，它是高層管理下達(dá)的一份文檔，向項(xiàng)目經(jīng)理提供在項(xiàng)目活動中應(yīng)用組織性資源的權(quán)力。 ? 項(xiàng)目管理方法和策略的描述 (來自其他知識體系的各個(gè)管理計(jì)劃的綜述 )。 ? 范圍說明，包括項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。 ? 執(zhí)行控制工作分解結(jié)構(gòu)（ WBS）的人。 ? 分配到工作分解結(jié)構(gòu)執(zhí)行控制層的費(fèi)用估算，計(jì)劃開始時(shí)間和職責(zé)。 ? 進(jìn)度和成本的執(zhí)行情況測量基準(zhǔn)計(jì)劃。 ? 主要的里程碑和每個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)日期。 ? 關(guān)鍵的或所需的人員 ? 主要風(fēng)險(xiǎn)，包括約束條件和假定，以及各自計(jì)劃的應(yīng)對措施 ? 輔 助管理計(jì)劃，包括范圍管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃等 ? 未解決事宜和未定的決策 基于各個(gè)項(xiàng)目的需求，在正式的項(xiàng)目計(jì)劃中還包括其他項(xiàng)目計(jì)劃編制的輸出。例如，一個(gè)大型項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃中，通常包括項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)圖。 .2 詳細(xì)依據(jù)。 用于項(xiàng)目計(jì)劃的詳細(xì)依據(jù)包括： ? 不包含在項(xiàng)目計(jì)劃中的來自其他計(jì)劃編制過程的輸出。 ? 在項(xiàng)目計(jì)劃制訂過程產(chǎn)生的輔助信息和文檔 (如先前不了解的約束條件和假定 )。 ? 技術(shù)文檔，如要求、規(guī)范和設(shè)計(jì)等。 ? 有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。 這些材料應(yīng)被恰當(dāng)?shù)丶右越M織，以便于它們在項(xiàng)目執(zhí)行期間使用。 第二章 通盤計(jì)劃 Part 1確定界限：必須做到的和 堅(jiān)決不做的 你想在一切都是可能的領(lǐng)域工作一即為取得你所期望的結(jié)果，你可做任何想做的事情。另一方面，你的客戶和你的組織相信你能以最小的或根本不用代價(jià)做到他們要求的每件事情。當(dāng)然，這兩種情況都是不切實(shí)際的。 就你如何處理你的項(xiàng)目以有助于在你的計(jì)劃中提出事實(shí)，和有助于闡明可能性而規(guī)定一些限制。根據(jù)下面兩條來考慮： ? 限制 你必須取得的結(jié)果、你必須滿足的既定的時(shí)間次序、你可以使用的資源以及你執(zhí)行你的任務(wù)所采用的方法等及其他方面的限制。 ? 需要 為取得項(xiàng)目成功你確定必須滿足的條件要求。 Part 2確定限制 確 定限制時(shí)，你的職責(zé)是確定在其他人的心目中你會起什么作用和你的項(xiàng)目對他們有什么影響。在這個(gè)問題上，你牽涉不到是否你可以滿足他們的 限制條件。 Part 3分解項(xiàng)目工作（ WBS） ：怎么分和分到多細(xì) 在鑒定和描述項(xiàng)目工作的時(shí)候，記住最重要的指導(dǎo)方針就是仔細(xì)思考 !我發(fā)現(xiàn)，僅僅因?yàn)槿藗儧]完全想到要完成他們的任務(wù)所必須要做的每一件事情而導(dǎo)致了他們總是低估工作所需的時(shí)間與資源。 描述你的工作的關(guān)鍵是分解，將一項(xiàng)工作分解為一些子項(xiàng)。準(zhǔn)備這個(gè)報(bào)告實(shí)際上需要三個(gè)獨(dú)立工作：寫草稿，修改草稿和準(zhǔn)備最終報(bào)告。接著，準(zhǔn)備最終報(bào)告，將包括兩個(gè)獨(dú)立工 作：寫最終報(bào)告和打印最終報(bào)告。 a)按照下列兩個(gè)準(zhǔn)則正確地分解工作： ? 無遺漏 你規(guī)定的子工作應(yīng)與整個(gè)工作保持一致。無遺漏意味著寫進(jìn)報(bào)告的所有工作都包括三個(gè)子工作。如果你覺得還有更多要做的工作，那就規(guī)定另外一個(gè)子工作把它包括進(jìn)去。 ? 無重疊 同一項(xiàng)工作不能包含在你的幾個(gè)子工作中。例如，如果修改草稿過程中已經(jīng)包括所有的修改，那你就不能說寫草稿包括讓人修改草稿的初始陸本。 用這種方法詳述你的工作迫使你考慮為完成每一項(xiàng)工作所必須做的工作。這將增強(qiáng)你不會忽略任何重要事情的信心，同時(shí)這讓你對完成你的項(xiàng)目所需的時(shí)間和資 源做出更加準(zhǔn)確與現(xiàn)實(shí)的估計(jì)。 考慮層次體系 仔細(xì)考慮是必不可少的；但是你也需要確定為完成你的項(xiàng)目需要做的所有工作。如果你不能確定你的項(xiàng)目工作的主要部分，那么你將失去詳細(xì)說明的機(jī)會 !你的任務(wù)將是既廣泛又具體。 工作分解結(jié)構(gòu)是一種將你的項(xiàng)目中要做的工作有組織、有層次的表達(dá)出來的方法，工作分解結(jié)構(gòu)細(xì)致地可分為支持計(jì)劃，任務(wù)和責(zé)任的安排以及實(shí)時(shí)監(jiān)控。 各種詳細(xì)層次包括： ? 層次 1 工作分配 ? 層次 2 任務(wù) ? 層次 3 子任務(wù) ? 層次 4 子子任務(wù) 考慮到你正在計(jì)劃為你的組織冊冤開提出一個(gè)新的培訓(xùn)方案。你的第一個(gè)問題是，“ 要完成這個(gè)項(xiàng)目需要完成工作的哪些主要部分 ?”你可以分為以下幾個(gè)部分： ? 確定需求 ? 擬定方案 ? 加工材料 ? 檢測方案 ? 建立方案 接下來，你考慮“確定需求?！蹦銌枺骸耙瓿身?xiàng)目的這部分需要完成工作的哪些主要部分 ?”你可能決定你必須 ? 確定對這個(gè)方案有興趣的人員 ? 會見這些人中的一部分人 ? 回顧關(guān)于方案所需的討論的書面材料 ? 準(zhǔn)備一份關(guān)于項(xiàng)目需要的報(bào)告 提三個(gè)關(guān)鍵的問題 決定你需要的詳細(xì)程度不是一個(gè)無關(guān)緊要的任務(wù)。有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常難以決定什么時(shí)候說什么。一位客戶告訴我她最近經(jīng)歷過的情況，她的上司要求她把她提出的工作分解成一些 20 分鐘的間隔來制訂出她明年 12 個(gè)月的工作計(jì)劃。雖然她是一位項(xiàng)目管理的強(qiáng)有力支持者，但是她有疑問， “這樣進(jìn)行是不是有點(diǎn)太快 ?” 你想通過足夠細(xì)致地描述你的工作來維持精確的計(jì)劃，和有意義的探索，但是并不是所有在額外的時(shí)間里詳細(xì)制定和維持你的計(jì)劃以及報(bào)告你的進(jìn)度都是正確的。提出下列三個(gè)問題是確定一種行動是否足夠詳細(xì)的方法。 ? 你能準(zhǔn)確地估計(jì)實(shí)施這個(gè)行動所需要的資源嗎 ?資源包括人力、設(shè)備、原材料、資金、設(shè)施和信息等等。 ? 你能準(zhǔn)確地估計(jì)實(shí)施行動所需的時(shí)間嗎 ? ? 如果你必須將這個(gè)行動安排給別人，你有把握 他或她會非常清楚要做什么嗎 ? 如果這三個(gè)問題中的任何一個(gè)問題你回答是 “不”，那么你應(yīng)該把工作分得再詳細(xì)些。 你對這三個(gè)問題的回答取決于你對要做工作的熟悉程度，為使你的項(xiàng)目能成功需采取什么樣的有決定性的行動，如果行動中出現(xiàn)了錯(cuò)誤會導(dǎo)致什么發(fā)生，你可能將這個(gè)行動安排給誰以及你對一個(gè)人的熟悉程度等等。換句話說，它取決于你的判斷。 如果你對回答這三個(gè)問題有一點(diǎn)不確定，這有一個(gè)更簡單的測試：如果出現(xiàn)以下情況，可以將你的工作分得的更詳細(xì)： ? 完成它將需要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過兩周工作日的時(shí)間。 ? 完成它將需要遠(yuǎn)遠(yuǎn) 超過 80 小時(shí)的全日工作時(shí)間。 記住，這些僅僅是指導(dǎo)原則。假設(shè)你估計(jì)準(zhǔn)備一份報(bào)告需要你一周零三天的時(shí)間，這就是充分細(xì)致。那么兩周零兩天呢 ?這也是充分細(xì)致。但是如果你判斷完成你的新產(chǎn)品將花費(fèi)大約兩到三個(gè)月的時(shí)間文會怎么樣呢 ?因?yàn)樵谶@兩到三個(gè)月的時(shí)間里，你在時(shí)間或資源的估計(jì)或者你把任務(wù)明確地分配給別人來做的能力方面，對有多大信心還存在許多不確定性，所以你需要將工作分得更細(xì)。 大小項(xiàng)目都使用工作分解結(jié)構(gòu) 你為一些很大的項(xiàng)目、很小的項(xiàng)目或是介于兩者之間的每個(gè)項(xiàng)目制定工作分解結(jié)構(gòu)。建造一座摩天大廈，設(shè)計(jì)一個(gè) 新飛機(jī)場，研究開發(fā)一種新藥以及改進(jìn)你的組織的信息系統(tǒng)都可以用工作分解結(jié)構(gòu)來描述。同樣，它也適用于寫一份報(bào)告，安排和主持一次會議，協(xié)調(diào)組織的年度人員驅(qū)車旅行以及喬遷到你的新辦公室。對于這些不同的項(xiàng)目，工作分解結(jié)構(gòu)的大小有很大的變化，但是為了制定它們所使用的層次計(jì)劃是一樣的。 偶爾，你可能看到一個(gè)詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)并判斷這個(gè)結(jié)構(gòu)使你的項(xiàng)目變化的比實(shí)際的還要復(fù)雜。我們面對它的時(shí)候，看到所有寫在紙上的 100 項(xiàng)任務(wù)可能會有一點(diǎn)失去勇氣，更不要提 10000 項(xiàng)任務(wù)了 !雖然事實(shí)是項(xiàng)目的復(fù)雜性指的是時(shí)間；工作分解結(jié)構(gòu)僅僅是 具體表現(xiàn)它。實(shí)際上，清晰地描述所做工作的所有方面確實(shí)簡化了你的項(xiàng)目。 Part 4規(guī)劃項(xiàng)目的進(jìn)度 計(jì)劃任務(wù)總有截止日期。也許你并不確切知道你的計(jì)劃將要完成什么，但你一定要清楚什么時(shí)候你必須完成你的任務(wù)。遺憾的是，經(jīng)常在你弄清最后期限的時(shí)候，你最直接的反應(yīng)是你已經(jīng)沒有足夠的時(shí)間了。 事實(shí)上，當(dāng)你第一次接到項(xiàng)目任務(wù)時(shí)，你往往不知道你要用多長時(shí)間來完成它，你的第一反應(yīng)常常更多來自于焦慮與擔(dān)心。而不是實(shí)際工作，特別是你試圖迅速處理多項(xiàng)任務(wù)，而且這個(gè)項(xiàng)目又十分復(fù)雜。你需要一套系統(tǒng)的方法來幫助你如何進(jìn)行你的項(xiàng)目工作，什么樣的計(jì)劃表一開始就是合理的，你可以考慮如何確保在截止日期之前完成任務(wù)，這個(gè)截止日期最初看起來是不現(xiàn)實(shí)的。本章將幫你準(zhǔn)備切實(shí)可行的計(jì)劃，并適應(yīng)在項(xiàng)目期限的整個(gè)過程中發(fā)生的變化。 a)活動定義 活動定義就是確定為交付在工作分解結(jié)構(gòu)中規(guī)定的可交付成果或半成品而必須進(jìn)行的具體活動，并將其形成文檔。為使項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，在這個(gè)過程中對活動作出定義無疑是必要的。 活動定義的 依據(jù) .1工作分解結(jié)構(gòu)。 工作分解結(jié)構(gòu)（ WBS）是活動定義的基本依據(jù)（工作分解結(jié)構(gòu)的詳細(xì)討論見 ）。 .2 范圍說明。 在活動定義期間必須明確 考慮范圍說明中列入的項(xiàng)目合理性和項(xiàng)目目標(biāo)說明（范圍說明的詳細(xì)討論見 ）。 .3 歷史信息 。在定義項(xiàng)目活動時(shí)應(yīng)當(dāng)考慮歷史信息（在從前的、類似的項(xiàng)目中實(shí)際必需那些活動）。 .4約束條件。 約束條件是限制項(xiàng)目管理班子進(jìn)行選擇的因素。 .5 假定。 假定是為了編制計(jì)劃而被認(rèn)為是事實(shí)、現(xiàn)實(shí)或確定性的因素。假定一般涉及風(fēng)險(xiǎn)程度，并且通常是風(fēng)險(xiǎn)識別的結(jié)果（見 ）。 活動定義的工具和技術(shù) .1 分解 。分解是指將項(xiàng)目組成部分細(xì)分為更小、更易于管理的單元以便更好地進(jìn)行管理和控制。關(guān)于分解已在 節(jié)詳細(xì)說 明。與范圍定義部分 分解 的中最主要區(qū)別是這里分解的最后成果是指活動（行動步驟），而不是指可交付成果（有形產(chǎn)品）。在一些應(yīng)用領(lǐng)域，工作分解結(jié)構(gòu)和活動清單同步開發(fā)。 .2 模板 。前一項(xiàng)目的活動清單（見 節(jié)）或部分清單經(jīng)常作為一個(gè)新項(xiàng)目的活動清單模板。而且，當(dāng)前項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)組成的活動清單又可以作為其他相似項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)組成的活動清單的模板。 活動定義的 結(jié)果 .1 活動清單 ?；顒忧鍐伪仨毎ū卷?xiàng)目中將進(jìn)行的所有活動?；顒忧鍐螒?yīng)做為工作分解結(jié)構(gòu)的擴(kuò)充，以利于確?；顒忧鍐蔚耐暾瑫r(shí)又不包含任何本項(xiàng) 目范圍中不必要求的活動。與工作分解結(jié)構(gòu)類似，活動清單應(yīng)當(dāng)包括對每個(gè)活動的說明，以確保項(xiàng)目隊(duì)伍成員能夠理解該項(xiàng)工作應(yīng)該如何去完成。 .2 詳細(xì)依據(jù) ?；顒忧鍐蔚脑敿?xì)依據(jù)應(yīng)該根據(jù)需要?dú)w檔或組織以有助于其他項(xiàng)目管理過程的使用。詳細(xì)依據(jù)應(yīng)該包括所有確定的假定和約束條件的文檔。這些詳細(xì)依據(jù)的數(shù)量隨應(yīng)用領(lǐng)域的不同而有所變化。 .3 工作分解結(jié)構(gòu)更新 。在利用工作分解結(jié)構(gòu)識別需要進(jìn)行哪些活動時(shí)，項(xiàng)目隊(duì)伍可以發(fā)現(xiàn)漏掉的可交付成果或者可以確定哪些交付成果的說明需要澄清或更正。所有此類更新必須反映在工作分解結(jié)構(gòu)和有關(guān)文檔中，例如費(fèi)用估 算。這些更新通常叫做 精煉 ，當(dāng)項(xiàng)目包含新的或未經(jīng)證明的技術(shù)時(shí)，最有可能出現(xiàn)這種情況。 活動排序 活動排序是確定各活動之間的依賴關(guān)系，并形成文檔。為了進(jìn)一步編制切實(shí)可行的進(jìn)度計(jì)劃，首先必須對活動進(jìn)行準(zhǔn)確的順序安排。活動排序可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行（例如，使用項(xiàng)目管理軟件），也可以用手工來做。在較小的項(xiàng)目中，或在大型項(xiàng)目的早期階段（當(dāng)具體細(xì)節(jié)不清晰時(shí)），手工技術(shù)更為有效。手工和自動技術(shù)也可以結(jié)合起來使用。 活動排序的工具和技術(shù) .1 前導(dǎo)圖法（ PDM） 。這是一種利用節(jié)點(diǎn)代表活動，并利用表示依賴關(guān)系的箭線將節(jié)點(diǎn)聯(lián)系起來 的編制項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖的方法（另見 ）。圖 6— 2表示用 PDM編制的一個(gè)簡單的項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。這種方法也稱為單代號網(wǎng)絡(luò)圖法（ AON），是大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件包所采用的方法。PDM可以手工或用計(jì)算機(jī)完成。 PDM包括四種依賴關(guān)系或先后關(guān)系： ? 完成 開始 – “到”活動開始前“從”活動必須完成。 ? 完成 完成 – “到”活動完成前“從”活動必須完成。 ? 開始 開始 – “到”活動開始前“從”活動必須開始。 ? 開始 完成 – “到”活動完成前“從”活動必須開始。 用前導(dǎo)圖法表示的網(wǎng)絡(luò)邏輯圖 在 PDM中 ，完成－開始是最常用的邏輯關(guān)系類型。開始－完成關(guān)系卻很少使用，僅被編制進(jìn)度計(jì)劃的職業(yè)工程師象征性地采用。由于開始 開始、完成－完成、開始－完成關(guān)系還沒有一致采用和執(zhí)行，所以在項(xiàng)目管理軟件中使用他們可能會產(chǎn)生意想不到的結(jié)果。 .2 箭線圖法（ ADM） 。這是一種 利用箭線代表活動而在節(jié)點(diǎn)處將活動聯(lián)接起來表示依賴關(guān)系的編制項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖的方法（另見 ），圖 6－ 3表示用 ADM繪制的一個(gè)簡單項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。這種方法也叫雙代號網(wǎng)絡(luò)圖法（ AOA），雖然不如單代號網(wǎng)絡(luò)圖法用得多，但在某些應(yīng)用領(lǐng)域仍然是可供選擇的方法。因?yàn)榧€圖法只使用完成－