【導(dǎo)讀】興鴻業(yè)（南京）物業(yè)管理有限公司。鴻興物業(yè)行政服務(wù)部管理服務(wù)細(xì)節(jié)規(guī)范。編制∶行政服務(wù)部。04年7月14日發(fā)布04年7月25日實(shí)施。7合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程及細(xì)節(jié)要求XZ/QEW02-07. 16員工入職與試用標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)程及細(xì)節(jié)要求XZ/QEW02-16. 1行政服務(wù)部員工周檢/月檢/抽查考評(píng)表XZ/QEW02-02-RI. 3部門周工作計(jì)劃XZ/QEW02-03-R1. 4部門月工作總結(jié)XZ/QEW02-03-R2. 9檔案銷毀清單XZ/QEW02-05-R4. 10合同評(píng)審記錄XZ/QEW02-07-RI. 11合同更改通知書XZ/QEW02-07-R2. 20員工服裝發(fā)放登記卡XZ/QEW02-12-RI. 33員工投訴調(diào)查處理表XZ/QEW02-18-R2. 行政服務(wù)部主管職責(zé)與權(quán)限。段保護(hù)公司的合法權(quán)益。年度培訓(xùn)計(jì)劃編排與實(shí)施，指導(dǎo)各部門對(duì)所有員工的崗位培訓(xùn)工作及在職人員培訓(xùn)、規(guī)劃及督導(dǎo)執(zhí)行。制定公司行政管理規(guī)定,審核、處理公司內(nèi)部文書、傳真及對(duì)外文書、傳真等往來文件。制定公司內(nèi)部規(guī)章管理規(guī)定，并監(jiān)督執(zhí)行，不斷根據(jù)公司實(shí)際情況予以完善。辦理公司的各類資質(zhì)證書的年檢等工作。審核控制各項(xiàng)費(fèi)用的支出，杜絕浪費(fèi)。制定及編制各類人員的培訓(xùn)檔案、收集培訓(xùn)課程信息、整理勞資糾紛相關(guān)資料。

　　

【正文】 公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理； 顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償 服務(wù)的合同； 公司車位使用或泊車合同； 其他對(duì)外提供服務(wù)的合同； 對(duì)外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類： 采購合同； 招標(biāo)合同； 勞動(dòng)合同； 公司委托顧客（供應(yīng)商或其他受委托部門）進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同； 其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)合同。 合同的形式包括以下幾種形式。 書面的和非書面的。 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)程和要求。 規(guī)范合同和格式合同。 口頭承諾。 招 、投標(biāo)書。 合同的制定。 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款： 標(biāo)的； 數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）； 價(jià)款或酬金； 履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件； 合同終止條件； 違約責(zé)任； 專用合同約定的其他必要條款。 各種合同若有合同范本，可依照合同范本填寫或修改各條款。 合同的評(píng)審。 評(píng)審權(quán)限： 標(biāo)的在 5萬元以下的合同，由總經(jīng)理委托分管副總經(jīng)理組織合同執(zhí)行部門及行政服務(wù)部主管進(jìn)行評(píng)審； 標(biāo)的在 5萬元 以上的合同，由總經(jīng)理組織評(píng)審。 評(píng)審內(nèi)容。 對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： —— 公司的履約能力； —— 顧客提供的價(jià)格； —— 合同的風(fēng)險(xiǎn)； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否合法； —— 合同的社會(huì)效益； —— 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： —— 分供方的履約能力； —— 分供方提供的價(jià)格； —— 分供方的信譽(yù)； —— 分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否違法； —— 合同的風(fēng)險(xiǎn)； —— 合同 履約監(jiān)控能力； —— 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 合同的簽署與生效。 合同經(jīng)評(píng)審合格，由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。 經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。 所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎封章。 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，須公證的合同，經(jīng)公證后生效。 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。 生效的合同原則上一式四份，公司與顧客各兩份，需進(jìn)行公證的須報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。 合同的編號(hào)與歸檔。 書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 一般情況下書面合同由公司行政服務(wù)部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 行政服務(wù)部歸檔合同原則，合同履行完畢或需分階段付款的，報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后，由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后，須將合同返還行政服務(wù)部歸檔。 合同條款涉及保密事項(xiàng)的，有關(guān) 部門均承擔(dān)保密責(zé)任。 合同的履約。 對(duì)外委托服務(wù)的合同，由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政服務(wù)部監(jiān)督履約。 對(duì)外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理室和行政服務(wù)部監(jiān)督履約。 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向經(jīng)理匯報(bào)，重要合同須以書面形式匯報(bào)。 行政服務(wù)部監(jiān)控所有書面合同（員工勞動(dòng)合同除外）的履約進(jìn)度，對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。 合同履約完畢，對(duì)重要合同的執(zhí) 行效果再次進(jìn)行評(píng)審。 合同的變更與廢止。 合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí)，由合同執(zhí)行部門向行政服務(wù)部提出合同變更申請(qǐng)，行政服務(wù)部按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同，重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。 合同的續(xù)約。 合同期滿且需辦理續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政服務(wù)部，由行政服務(wù)部主管按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審，重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。 合同的統(tǒng)計(jì)。 每年 12月 31日前，由合同部門對(duì)書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì)，寫出專題報(bào)告內(nèi)容包括：合同清單，履約完成情況，存在或需跟進(jìn)的問題等報(bào)總經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見，由行政服務(wù)部按總經(jīng)理批示意見辦理。 記錄：書面合同必須有書面合同的評(píng)審記錄，與合同一起歸檔保管。 記錄 《物業(yè)管理合同評(píng)審記表》。 《合同更改通知單》。 相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《對(duì)外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《有償便民服 務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 評(píng)審時(shí)間 地 點(diǎn) 支持人 參加人員 合同名稱 編號(hào) 顧客名稱 要求提供服務(wù)（管理）和要求 評(píng)審記錄 評(píng)審人簽字 A. 合同要求是否明確、合理： B. 設(shè)備、設(shè)施資源： C. 有無對(duì)合同理解不一致處，是否解決： D. 人力、財(cái)力資源： E. 規(guī)范條件： 結(jié)論 具備履行合同能力 采取措施后具備能力 不具備能力 批準(zhǔn) 簽名 日期 合 同 評(píng) 審 記 錄 XZ/QEW0208R1 合同更改通知單 XZ/QEW0208R2 合同名稱 編 號(hào) 顧客名稱 地 址 合同更改內(nèi)容： 更改開始執(zhí)行日期 下達(dá)更改通知日期 通知下達(dá)部門 負(fù)責(zé)人（簽名） 批 準(zhǔn) 簽名： 日期： 七、印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程及細(xì)節(jié)要求 目的 規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。 適應(yīng)范圍 各類印章的管理。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司印章用印的審批并承擔(dān)審批責(zé)任。 管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理處印章用印的審批并承擔(dān)審批職責(zé)。 行政服務(wù)部主管負(fù)責(zé)公司及管理處印章的刻制、發(fā)布、廢 止、監(jiān)督管理， 保管公司印章并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 行政服務(wù)部會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的管理并承擔(dān)管理責(zé)任。 程序要點(diǎn) 印章刻制。 部門 /項(xiàng)目經(jīng)理提出印章刻制申請(qǐng)，并提供印章圖案要求。 行政服務(wù)部審核印章圖案是否美觀及合法，要求是否符合規(guī)格。 項(xiàng)目經(jīng)理審核后，加注審核意見。 總經(jīng)理審核后，加注審核意見。 行政服務(wù)部登記并安排刻制： a） 行政服務(wù)部依據(jù)以上審批程序擬出刻制公章證明文件； b） 行政服務(wù)部主管審批并安排刻制。 行政服務(wù)部發(fā)文公布公章印模。 行政服務(wù)部將印章登記《印章領(lǐng)用登記表》內(nèi)，并將印章交給相關(guān)部門保管。 公司及管理處行政印章的用印。 部門填寫《蓋章申請(qǐng)單》，并附蓋章文件原件。 部門負(fù)責(zé)人審核。 行政服務(wù)部報(bào)總經(jīng)理 /項(xiàng)目經(jīng)理審批。 行政服務(wù)部登記，并核對(duì)公章、文件份數(shù)。 行政服務(wù)部蓋章并留存原件一份。 行政 服務(wù)部通知部門取回文件。 行政服務(wù)部財(cái)務(wù)用印時(shí)，由行政服務(wù)部主管直接報(bào)總經(jīng)理審批后用印，并做好登記。 借用。 部門提出書面借章申請(qǐng)。 部門負(fù)責(zé)人審核借章用途是否屬實(shí)及其可靠性，原則上公章不攜帶出公司。 總經(jīng)理 /項(xiàng)目經(jīng)理審批。 行政服務(wù)部收到經(jīng)審批同意的申請(qǐng)后方可借出公章并登記。 公章必須在歸還日期前完好地交還行政服務(wù)部。如果超時(shí)歸還，需附書面說明并由部門主管確認(rèn)后報(bào)行政服務(wù)部備案。 行政服務(wù)部財(cái)務(wù)攜帶公章出公司時(shí)，由行政服務(wù)部主管直接報(bào)總經(jīng)理辦理審批手續(xù)。 損壞、丟失處理。 印章丟失后，必須立即書面寫出報(bào)告，部門主管審核確認(rèn)后，報(bào)行政服務(wù)部登記。 行政服務(wù)部及時(shí)將報(bào)告轉(zhuǎn)給總經(jīng)理，最后報(bào)董事會(huì)給出審批意見，由行政服務(wù)部予以備案，須予以登報(bào)聲明的由行政服務(wù)部辦理。 行政服務(wù)部按《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》對(duì)責(zé)任人予以行政處罰。 使用部門提出重新刻制申請(qǐng)，并經(jīng)審批、刻制。 使用部門交換舊印章至行政服務(wù)部并領(lǐng)取新印章（丟失的直接領(lǐng)?。?。 行政服務(wù)部們核對(duì)，收回舊章并登記。 印章的廢止。 相關(guān)部門提出廢止印章意見書。 總經(jīng)理審批。 行政服務(wù)部發(fā)出收回廢止印章通知并派專人收回。 行政服務(wù)部核對(duì)廢止章，記錄歸檔。 印章的保管。 公司出印章由行政服務(wù)部管理員保管，行政服務(wù)部財(cái)務(wù)印章由財(cái)務(wù)專職人員保管。 管理處印章由管理處行政服務(wù)部保管。 印章必須統(tǒng)一放置于專用保險(xiǎn)柜內(nèi)。 用印前必須履行用印手續(xù)。 記錄 《蓋章申請(qǐng)單》。 《文件用印模式》。 《公章印模登記表》。 《公章登記表》。 《廢止公章登記表》 相關(guān)支持文件 《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 蓋章申請(qǐng)單 XZ/QEW0209R1 行政服務(wù)部： 茲有 部因 原因，需加蓋 印章，共 份，請(qǐng)予以辦理為盼。 申請(qǐng)人： 審核人： 審批人： 年 月 日 蓋章申請(qǐng)單 XZ/QEW0209R1 行政服務(wù)部： 茲有 部因 原因，需加蓋 印章，共 份，請(qǐng)予以辦理為盼。 申請(qǐng)人： 審核人： 審批人： 年 月 日 借用公章登記表 XZ/QEW0209R2 部門 姓名 公章名稱 事 由 借出時(shí)間 歸還時(shí)間 批準(zhǔn)人 經(jīng)手人 備注